县某项目办档案管理制度
县项目办档案管理制度
1、凡是反映本机关主要职能活动基本历史面貌的(包括本机关、上级、同级机关产生的),并具有在今后工作中有查考价值的文件、材料、会议记录、调查材料、群众来信、人事组织介绍信、统计报表、图纸、图像、图表、凭证、账册、反映本单位情况的重要剪报、照片、光盘以及大事记、年鉴、历史沿革等均属于归档范围之列。
2、应归档的文件、材料应收集齐全、完整,按照有关规定按件进行整理、装盒,使之能正确反映本办各项工作活动的基本历史面貌,便于保管和利用。归档文件材料要系统。凡归档文件均要区分它们不同的保存价值,按长期、短期、永久进行分类。跨年度的文件,要选择有针对性的一年来进行归档。
3、文书档案由办公室将上一年度的文件材料在次年一季度前归档完毕,放入档案室集中管理。会计档案由办公室在次年一季度前完成立卷归档,按相关规定进行保管。业务档案由各职能科室按照上级规定的时间要求进行建档。
4、档案库房要落实防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施,保持整齐、清洁、通风。应定期对档案保管的状况进行全面检查,发现问题要采取积极有效措施,确保档案的齐全完整。档案室钥匙由档案员专人保管,其他人员不得无故入内。
5、属于保管范围的档案资料,一般不予查阅,如确需查阅,应按规定报经批准后方可查阅。本办工作人员,因工作原因需要查阅与业务工作有关的档案,准予查阅,由档案管理员记录查阅情况,查阅人在记录本上签字。借阅本科室业务以外的档案,需经办公室分管领导同意方可查阅。外单位查阅本局档案,必须持有该单位介绍信,经主任同意方可查阅。
6、档案销毁应在指定地点进行,同时要有两人以上在场,并在销毁清册上签字,销毁清册列入档案保存。
7、档案人员应定期向县档案馆移交应进馆的档案,在移交进馆档案时,应按相应规定和要求执行。
8、档案人员调动工作,应认真办好交接手续。
