第1篇 x医院档案管理制度
****医院档案管理制度
一、归档范围
1、医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件(合同、工程的审批)。
2、重要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。
3、医院与上级单位的交流文件，包括向上级单位的递交材料以及上级单位的批复文件。
4、医院的医技人员及医疗辅助人员的任免决议、奖励以及相关的处分文件。
5、医院的年终总结、各类重要会议的报告性文件。
6、医院重大事迹的照片、音频影像材料等电子数据。
7、医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。
8、医院各项论文杂志、学术、科教资料。
9、医院的各项材料，包括但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。
10、医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。
二、归档时间
1、各科室于每个星期对档案进行分类、总结、按统一归档要求整理立卷。
2、每月最后一日为档案总结归类时间，各科室需要将已归纳好的档案材料统一交于各档案管理人员处。
3、1月为总归档时间，各档案管理人员需要对全年档案汇总、梳理、排序、分类，并向医院办公室上交统一的档案汇总报告。
三、归档条件
1、归档材料如无其他特殊情况则必须是原件。归档材料如有电子材料需要一并存档。(电子材料应统一归档名称)
2、各科室的归档材料必须保证材料干净整洁无污染，书写规范，不能随意涂改、添加与归档材料不相关的内容。
3、合同、协议类文件应符合医院关于合同、协议的签订标准，需要加盖公章的
原件，如合同内容有修改，应注明修改内容，并经承办人签字入档。
3.1、医院的单次付款(收款)金额在1000元以上的医疗材料、机器设备(产品)采购(销售)业务，均须以书面形式签订合同：;
3.2、合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。
⑴所经办合同必须先经由法务部门审核，并经院长签字确认方可签约;
⑵依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各类合同，医院至少保留两份原件。医院办公室一份，科室负责人一份，如科室需额外保留原件，应在合同签订时明确规定份数(此项不包含劳动合同)。
⑵合同的实施进度由经办人督促，并保证医院方于约定合同期内完成相关义务。
4、照片、音频影像等电子数据材料需要统一拷贝、并编排文件夹，拷贝份数为两份，其中一份为母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、档案归档处
1、医疗类(即患者病历、手术记录等)档案统一交由病案室存储。
2、非医疗类(采购、营销、行政等)档案统一交由办公室档案管理处。
3、医院的影像资料等宣传资料由宣传部管理。
4、医院的人事材料、职工信息由人力资源部管理。
5、医院的医生资质证书由医务部管理，护士资质证书由护理部管理。
五、档案借阅
1、院内各部门人员需要借用档案，须在医院各总档案负责人员处进行借用登记，如医疗类的需要找病案室档案负责人、非医疗类找办公室档案负责人，以此类推。
2、各部门人员需要借出档案时，必须出示由各部门负责人签字的《档案借出单》(可参考附件1)。借出档案时必须保证档案不污染、不破损。严禁在借阅出的档案上增改、填划、圈写。
3、查、借阅者不得私自泄露档案内容。
4、档案归还时，档案管理人员必须要核实验收，保证借出的档案无缺失、无损害、无修改方可入档。
六、归档责任
1、各科室必须保证档案的完整性、准确性，不得私自涂改、伪造。
2、各部门负责人应承担起管理档案并督促各部门下属员工及时制作档案、跟进档案的义务。
3、任何员工都不得因私用而对档案进行留用、复制、拍摄。
七、档案库存
1、档案入库必须要办理交接，所有档案必须要经各总档案管理人员统一核对，确定档案内容无瑕疵、质量无破损、无缺失后，所在部门负责的经办人员在《档案入库登记表》(可参考附件2)上签字。
2、所有档案按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，编号科学规范、标志明显、查找方便。(编号可参考附件3)
八、档案保密
1、档案管理人员须严格保管档案，不得跟无关人员讨论档案内容，不允许无关人员随意翻看档案。
2、档案管理人员应严格遵守档案接收登记制，保证一案一登，不漏登，不错登，不乱登。
3、档案柜钥匙必须由专人保管，未经允许不得交由他人保管、不得私自配备钥匙。
4、不得将医院档案随意带出档案管理处，若因工作原因需要携带档案资料，携带档案员工须做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起执行***医院
2023年6月2日
附件1：河北燕达****医院档案借出单
使用日期：*年*月*日
归还日期：*年*月*日
档案名称：
使用部门：
用途及内容：
共计**(份)×(页)
用档案申请人：
部门负责人：
附件2：河北燕达****医院档案入库登记表
档案编号
档案名称
档案内容
档案份数
所属部门
经办人
签字
备注
附件3：河北燕达****医院档案编号(参考版)
序号
所属部门
档案名称
编号
备注
1人事部
劳动合同ldp17-rs-ht001
人力资源部负责
2人事部
职工信息ldp17-rs-zx001
3办公室
采购合同ldp17-bg-ht001
办公室负责
4办公室
采购汇总ldp17-bg-cz001
5办公室
申报资料ldp17-bg-sb001
6办公室
法务资料ldp17-bg-fw001
7办公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8办公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10营销部
营销合同ldp17-yx-ht001
11营销部
推广材料ldp17-yx-tg001
12宣传部
宣传合同ldp17-xc-ht001
13宣传部
宣传资料ldp17-xc-xc001
宣传部负责
14药剂科
病案室负责
15普通血液科
16免疫实验室
17移植科
18病理医学科
19社会服务部
20科教部
21医务部
医务部
22护理部
护理部
23
24
25
附件4：档案编号：ldp17-***-**001
河北燕达****医院档案汇总表(部门)*年*月*日至*年*月*日
所属部门：
档案内容(简要版)：
档案名称：
档案内容(详细版)：
共计**(份)×(页)
档案经办人：
部门负责人：
档案管理员：
备注：
第2篇 建康医院档案管理制度
第三人民医院档案管理制度
1. 医院全部档案(病案除外)实行集中统一管理,各类档案按要求于相应期限内统一归档,任何科室或个人不得长期或私自保存应归档的文件资料保证档案的完整、准确、系统。
2. 二级甲等以上医院设立档案管理部门,其它医院应设专(兼)职人员管理,建立档案统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
3. 根据需要编制各种检索工具,并利用计算机进行检索,开展档案编研工作,积极开展档案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的档案,主要供本单位和上级主管机关利用。建立、健全档案的借阅制度和档案室保密制度,档案立卷归档制度、档案鉴定制度、档案库房管理制度、专兼职档案员职责等各种制度。
5. 根据国家的有关规定,编制本单位或本专业系统的《档案材料保管期限表》,并报档案业务管理机关备案。
6. 医院档案库房应该坚固,并做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。
7. 档案保管不善,造成毁坏和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
8. 档案保管人员必须严格执行《档案法》和《保密法》,在公共场所不得随意谈论档案中的有关秘密事项,档案保管人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。
第3篇 州医院护理部档案管理制度
自治州医院护理部档案管理制度
一、目的
护理部有关信息的储存为护理临床、教育、法律提供依据,以便有计划地、系统地进行护理管理,达到优化管理的效果,逐步达到计算机管理。
二、要求
档案分类
(一)按年度分类:即按文件的形成时间及处理日期所属的年度分类。
(二)按文件内容分类:护理档案根据工作的范围和性质分为三部分:护理行政工作档案,护理业务工作档案,护理人员业务技术档案。
(三)护理行政工作档案
1、护理管理制度、护理人员职责。
2、各类文件:上级下达文件及护理部的有关文件。
3、各种会议记录及查房记录:护理部会议及护士长例会记录,护理行政查房记录,夜查房记录。
4、向上级的请示、报告的存根、批复等。
5、护理部年度计划、总结,季度工作重点、小结评价。
(四)护理业务工作档案
1、各级护理人员培训档案:护士外出学习、进修时间、内容、收获、评语等。
2、护理质量控制资料:质量管理委员会会议记录,全院护理查房、随机检查资料及汇总统计表和每月检查记录。
3、护理缺陷报告及鉴定处理档案:护理过失登记。
4、教学档案:在职教育规划,各级护理人员培养计划。
5、护理科研情况:论文撰写、立项课题、科研成果等。
6、护理活动记录:包括技术竞赛、知识竞赛、纪念“512”国际护士节情况、全院各级护理人员理论考试、技术操作考试情况。
7、护士长工作月报情况:包括护士长手册、每月工作量、科室查房、讲座等。
8、业务学习情况:包括教学的主讲人、时间、地点、内容、参加人数、效果评价。
(五)护理人员业务技术档案即分级管理档案
一般指个人基本情况、职称晋升、进修、学历、奖励、考核成绩等。
第4篇 z医院档案管理制度
人民医院档案管理制度
第一章
第一条:根据中华人民共和国《档案法》规定要求,加强医院档案管理,更好地保护和开展档案利用,为社会主义现代化服务,特制定本管理制度。
第二条:围绕医院工作职能,积极开展各项工作,认真做好在职能活动中所形成的文件、资料、图片、文书档案、科技档案、人事和财务档案的收集、整理工作。
第三条:档案工作是医院整个工作的一部分,列入医院工作计划之内。
第二章
第四条:收发登记是文件的“帐目”,凡是正式往来条文,本院内部文件、会议材料、人民来信,均应逐件登记。
第五条:收文和发文,横向文件和纵向文件分别分开登记。
第六条:登记内容包括收(发)文机关、标题、顺序号等。
第七条:发文在经领导签发后,编号登记。收文经领导批阅后,分送经办人阅办。
第八条:每月清理一次收(发)文件,凡是办理完毕的文件及时收集妥为保管。
第九条:在办理文件过程中,注意文件整洁,不得用圆珠笔或铅笔书写,如有复写纸打印的材料应用碳素墨水书写整齐附后。
第十条:文件应做到及时登记书写清楚,及时分发,及时督办。
第三章
第十一条:归档范围:凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1.上级机关的文件材料:上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;上级机关颁发的需要执行的文件,以及普发的、非主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;上级领导视察、检查时的重要指示、讲话、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各种规定、计划、规划、方案、统计报表、预决算;党政工团各级领导召开的工作会议材料;各项工作的请示和批复;各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;新技术应用的技术资料、科研成果、技术鉴定、技术标准等技术文件材料;人员编制、工资标准、调资升级名册、干部任免文件;有保存价值的照片、录像、磁带;重要的信访材料、印模和启用印章的文件材料;本院编印的出版物原稿和样书;10万元以上设备申购的全套材料材料;房改材料、养老保险、工程计划预算决算、合同契约等。
3.个人档案:经过评聘的专业职(称)的个人申报、审批表、学历证明、总结、论文以及评委会议意见等专业技术干部的档案材料。
4.会计档案:经济活动中形成的原始凭证、帐册、收据、报表等财务档案。
第十二条:归档时间
每年办理完后的所有文件材料于次年3月份前交档案室归档。
第十三条:归档要求
1.按照归档范围,将应归档的文件材料收集齐全、完整。
2、按照文件性质立卷归档,保持联系,不同保管期限分开立卷。
3.根据文件内容和保存价值确定永久、长期、短期三种保管期限。
4.卷内目录清楚、案卷标题确切、案卷登记有序、编制检索工具。
第四章
第十四条:档案查阅
凡因工作需要查阅档案,必须持有明确的有效证件,说明查阅理由和查阅内容范围,经过同意,先登记再查阅。本单位工作人员如因工作需要查阅,提出正当理由,内容范围,尽量做到随要随查。
第十五条:借阅
档案一般不得借出档案室,如特殊情况确实需要借出,必须经过分管领导批准,办理借阅手续,阅后及时归还。
第五章
第十六条:非档案室专(兼)职人员不得随便进入档案室,进档案室查阅档案,经办理手续后,才能进入。
第十七条:查阅档案应在指定地点查阅。
第十八条:保护档案安全,根据现有条件尽量做到能防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫。
第十九条:档案库房要保持清洁每月一次对档案全面检查。
第二十条:档案人员要严格执行《保密法》,保守秘密。
第二十一条:统计
1.为了及时了解档案及档案工作情况,研究制定工作计划,提高档案管理水平,必须做好档案统计工作。
2、统计工作坚持实事求是,如实反映情况,各种数字力求准确。
3.本院档案室应建立档案、设备、利用效果、档案移进移出等统计台帐,平时做好登记,年终进行汇总。
4.对各类情况的统计要定期分析记载。
5.及时完成县档案局的统计报表任务。
第二十二条:鉴定和销毁
1.有组织、有领导、有计划地开展档案鉴定工作,以缓解档案库房和保管设备的紧张状况,减少保管工作量,提高室藏档案的质量。
2、建立鉴定小组(档案管理领导小组),其成员由分管档案的院领导、办公室主任及档案人员组成,负责鉴定工作。
3.定期对室藏档案中超过保管期限的档案直接进行鉴定,用全面的、历史的、发展的观点科学地判断档案的价值,并确定其存毁。
4.对确无保存价值的档案必须销毁时,造好档案销毁清册(一式二份)经本院分管领导签字同意后,连同须销毁的档案送交县档案局,县档案局在销毁清册上签字盖章后,一份交档案馆,一份交本院存档,其销毁档案由县档案局统一处理。
第5篇 三民医院会计档案管理制度
人民医院会计档案管理制度4
1、会计档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据,必须严格执行安全和保密制度,严防毁损、散失和泄密。
2、单位每年形成的会计档案,由财务科负责整理立卷,装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年。期满之后,编造清册移交档案室保管。财务科不得自行封包保存。
3、会计档案向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,须报上级主管部门批准。但不得拆散原卷册,并应限期归还。
4、各种会计档案保管的期限:
(1)5年保管期:会计月、季报表
(2)15年保管期:总帐、明细分类帐;原始凭证和记帐凭证;会计移交清册
(3)25年保管期:现金日记帐、银行存款日记帐
(4)永久性保管期:会计年度决算报表;会计档案保管,销毁清册;职工工资及奖金发放清册。
5、会计档案保管期满,需要销毁时,由档案室提出销毁意见,会同财务科共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。报领导批准后方可销毁。销毁时,应由档案室、财务科共同派员监督。监销人在销毁后必须在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告领导。
6、会计档案销毁前,对本单位认为重要的会计资料,应复留存,以便备查。
第6篇 z医院档案库房管理制度
人民医院档案库房管理制度
1.档案室未经档案人员许可不得入内。
2、档案库房应配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等“七防”设施,并检查登记使用情况。
3.坚持定期检查库房,保持室内整洁、空气流通。
4.库房内禁止吸烟、使用明火,严禁存放易燃易爆物品和食品。
5.档案库房钥匙应有专人保管,不得随身携带,未经批准不得交给他人。
6.每天下班前应关闭门、窗、切断电源,确保档案安全。
第7篇 医院检验科档案管理制度2
医院检验科档案管理制度(二)
1.档案管理范围:包括科室人员业务技术情况、业务资料(含有检验操作规程、质控资料、检验结果登记等)、仪器及试剂资料、财产情况、教育及科研资料、医疗纠纷资料、管理制度等。
2.档案资料应注意完整、规范、保密,不得用热敏打印纸、不得任意抽样或遗失,不得向无关人员泄露。
3.所有档案资料应登记、分类、编号,并由专人保管,档案资料多时,为便于查阅可建立索引。
4.归档资料中的质控资料、检验结果登记及操作规程至少应保存五年。销毁前必须经科室领导审批。
5.外来人员须查阅档案资料均应经科主任同意。
6.上述档案亦可存入计算机,并按上述管理办法进行管理。未经允许,不得任意打开。或用加密措施保护档案的安全。
第8篇 医院医疗设备档案管理制度
人民医院医疗设备档案管理制度
医疗仪器设备档案是医院整个档案的组成部分,也是医疗仪器设备动态管理工作中不可能缺少的部分。它对医疗仪器设备的计划、购置论证、安装、验收、使用、维护、计量、质量管理、调剂、报废等全过程管理中有着特别重要的作用,特制订如下制度:
(一)档案管理的要求:要体现真实、完整、动态。
(二)确定兼职档案员一名,负责医疗仪器设备的建档工作。
(三)凡属固定资产管理的医疗设备,均应建立医疗设备档案;5万元及以上的医疗设备应建立完整的档案,5万元以下的医疗设备建立简易档案(具体简易程度要根据仪器设备的特性、使用的场合来决定)。
(四)医疗仪器设备完整档案的内容包括:
1.筹购资料:申请报告、论证表、合同、安装调试、验收记录及有关医疗器械的合法证件等。
2.仪器设备随机资料:产品样本、使用手册、维修手册、线路图及其它有关资料。
3.管理资料:操作规程、维修保养制度、应用质量检测与评价、计量、使用维修记录、效益评价及调剂、报废情况记载等。
(五)档案的建立:
1.兼职档案员参与大型仪器设备的开箱验收,并详细记录随机所附的有关技术资料。
2.收集建档范围内的有关资料。
3.整理、分类、登记,建立设备档案。
(六)档案的管理:
1.5万元以上的医疗设备档案交医院总档案室保管,5万元以下的档案由医疗设备科负责保管。
2.上一年度的医疗仪器设备技术档案应在本年度末完成建档工作,5万元及以上的设备档案移交给医院总档案室保管。
3.及时做好动态档案信息的补充更新工作。
4.医疗设备档案的借用手续,遵守医院总档案室的规定。
5.技术档案要按规定保存时间进行保管;销毁档案资料要经过批准。
6.兼职档案管理人员工作变动时,要办理好档案移交工作。
第9篇 施美医院档案库房管理制度
施美医院档案库房管理制度
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
第10篇 p中医院档案管理制度
中医院档案管理制度
一、档案保密
1.认真学习,宣传贯彻执行(保密法);
2.对保密文件、资料、档案的划分,等级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
3.严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅览室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
4.保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
5.凡遇重大节、假日,要对全体干部、职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料进行一次清理,重点保护。
6.对造成损失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重给予必要处罚。
二、档案保管
1.机关全部档案必须由档案室集中统一保管,任何人不得据为已有。
2.加强库房管理,做好防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3.严禁无关人员进入档案库房。
4.室藏档案必须排列整齐有序,并定期进行清理,校对工作,做到目录与室藏档案相符。
5.严格按档案管理的规定履行档案移交,接收等手续。
6.认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监督的情况下,方能销毁。
7.档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
三、档案利用
1.凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2.档案原则上不外借,利用者可在阅览室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3.档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4.档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5.“三密”文件借阅范围要从严掌握.必须借阅时,要经分管领导批准。
四、档案的借、传阅
1.借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2.对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明此材料的出处和依据。
3.利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,沾污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4.普通文件一般一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5.个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证某一问题,可通过有关职能部门审档。
6.上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
7.档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内的文件情况仔细进行清点,检查无误后方可注销。
第11篇 医院档案管理制度范例
医院档案管理制度
为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。
1、适用范围
本制度适用于医院各类档案的管理。
3、职责部门
3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。
3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。
3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。
3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
4、档案收集、归档
4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。
4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。
4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。
4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。
4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。
4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。
5、档案立卷
5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。
5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。
5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。
5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。
5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。
5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。
5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
6、档案目录编制
6.1档案文件编号原则:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),a3a4为两位数年份号,b1b2为部门(科室)代字(大类)号,c1c2为文件类型(小类)号,d1d2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:j*06―*ztz―07。
6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。
6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。
6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
7、档案保管权限、期限与类型
7.1档案保管权限
7.1.1财务部档案由财务部保存;
7.1.2人事部档案由人事部保存;
7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;
7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。
7.2档案保管期限
7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。
7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。
7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。
7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。
7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。
7.3文档的保存形式:
7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。
7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。
7.4档案类型
7.4.1行政档案,包括:
营业执照正、副本,复印件;
法定代表人身份证(护照)(复印件);
对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;
各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;
各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;
院级会议的会议纪要、决议;
医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;
《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;
购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;
对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.2人事档案,包括:
全院员工个人信息资料(花名册);
劳动合同及保密协议;
考勤打卡数据;
工资、社保等薪酬相关资料;
招聘表格、人才库等相关资料;
员工绩效考核相关资料;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.3财务会计档案,包括:
各类审计帐册及报表;
各类会计帐册及报表;
固定资产资料;
其它须保存文档。
7.4.4药械设备档案,包括:
设备台帐;
设备出厂合格证、使用说明书;
设备安装、调试、验收报告;
设备保修卡、保修协议及维修联系方式;
设备运行维修、保养记录;
设备更新改造记录;
设备管理制度;
其它应保存的设备资料。
7.4.5医疗档案,包括:
档案内容由医疗管理部门提供。
8、档案查阅与复制
8.1总经理有权查阅医院所有档案。
8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。
8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。
8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。
8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。
8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。
9、档案的销毁
9.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。
9.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。
第12篇 某人民医院档案管理制度
某市人民医院档案管理制度
档案管理制度
1、认真执行档案工作法律、法规,健全档案管理制度。统一管理本单位的档案,并按规定及时向档案室移交档案。
2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3、院内各部门要按照归档范围要求,将上年形成的各资料,在本年度三月底前移交综合档案室,综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。
4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册,并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。
5、基建档案在每一项目竣工后2个月内,负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料,并收回押金,同时上交一套给综合档案室。
6、科研档案在项目完成后,由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。
7、设备档案应由综合档案室统一管理,确因工作需要的,设备科可采取借用形式保管使用,新设备开箱前,应有档案人员在场清点全部机器资料,办好归档手续。
8、综合档案室要维护档案的完整和安全,妥善保管好档案,为本单位提供利用。
档案保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人中进行保密宣传。
2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续,必要时使用阅档案保密夹。
3、会计档案、科技档案除直接责任人外,他人不得查阅。如需查阅,须经责任人同意,并由档案人员陪同查阅。
4、档案材料需要复制时,须领导批准,不得擅自转借及复制。
5、经鉴定确认无保存价值的档案,要造册登记,按有关规定手续办理,以防失密。
档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。
3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度。
4、每半年检查档案的保管状况,并作记录,及时消除各种隐患,保护档案的完好性。
5、对已破损、霉变和褪色的档案,及时进行修补抢救工作,维护档案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠),“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。
借阅制度
1、本院保管的档案原则上只供内部查阅,外单位人员借阅档案,凭介绍信、本人身份证或工作证,征得管理部门意见,经办公室负责人同意,方可查阅。
2、一般情况下查阅档案,应在阅文室或指定地点。欲外借者,需经办公室负责人批准,借期不得超过一周(设备资料除外),特殊情况需办理续借手续。对超期不还者,除及时催收外,对其进行批评教育。
3、绝密案卷不得外借和随便利用,查阅需经分管领导批准。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失,违者必究。
5、建立借阅档案登记制度,严格填写登记簿。归还的档案,进行复查其完整度,办理注销手续。
统计制度
1、做好档案的接收、移交登记工作。
2、准确及时填报档案工作情况报表。
3、做好档案的利用情况统计,包括利用人次、利用效果的登记工作。
4、做好档案的鉴定情况统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案的鉴定制度
1、成立医院档案鉴定小组,负责对医院各类档案的鉴定工作,判定档案的价值,调整档案密级,决定档案存毁。
2、做好平时鉴定、到期鉴定工作,销毁鉴定后需销毁的档案。
3、对鉴定需销毁的档案,编制鉴定清册,经批准后,指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上签名。
4、做好档案鉴定情况的统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案利用制度
1、档案人员要有责任心,熟悉业务、熟悉室藏。
2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。
3、利用者按规定办理利用手续。
4、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。
档案修改补充制度
1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档,或发现归档文件有误,表达不确切,应予修改补充。
2、修改前应填写更改通知单,通过会签的方法,取得有关科室同意,分管领导的批准。
3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。
科室预立卷制度
1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档,并按要求,做好档案的预立卷工作,于次年三月底前交院综合档案室。
2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料,由各科室兼职档案员进行预立卷工作,并于次年三月底前交综合档案室。
档案库房管理制度
1、档案库房为保存本单位全部档案的场所,全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。
2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上,排放整齐、美观,定期检查,发现问题及时处理,在适当时候进行自然通风。
3、档案架内放置樟脑丸,室内存放灭火器及温度计,相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录,室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。
4、库房内经常保持清洁卫生,非档案人员末经允许,不得入内,与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度
1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱,经办人必须通知综合档案室。
2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。
3、仪器、设备(万元以上)文件资料,在安装验收后合格,正常运行后即归档。
4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。
5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。
照片与声像档案管理制度
1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的,均应及时交院综合档案室集中统一管理,任何部门和个人不得占
为已有。
2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明,照片与影像相符。
3、向综合档案室移交的声像档案应是原片,并贴有文字说明。
4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施,应定期检查,以防损坏。
5、向综合档案室移交照片与声像档案时,交接双方根据目录清点核对,并履行签字手续。
财务档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证,会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须专人负责保管。
3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷装订成册,每年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后,由财务科编造清册移交档案部门保管,档案部门保管的会计档案,不得任意拆封,如要拆封须会同财务部门一起拆封,重新订须双方加盖印章,在不具备移交的情况下,财务科要加强管理,要有专柜存放,不得随意堆放,造成毁损散失。
4、建立会计档案查阅登记簿,详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容,会计档案原则上不得外借,如有特殊情况,须经院领导批准并办理登记手续。
5、保存期限按财政部,国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。
6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿,会计清册保存期为十五年。
7、月报、季报保存期为五年。
8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册,会计档案销毁清册保存期为二十年。
9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。
