第1篇 物业管理制度与档案建立管理规范
物业管理制度与档案的建立与管理
(一)管理内容:
1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;
2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;
3、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;
4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施:
1、制定档案制度,并严格执行;
2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;
3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;
4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。
第2篇 物业公司档案管理制度怎么写
一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;
用钢笔书写,字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则,将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
第3篇 绿景物业项目工程技术资料档案管理制度
物业项目工程技术资料档案管理制度
一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。
二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。
四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。
七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。
第4篇 南湾物业文印档案室管理制度
蓝湾物业文印、档案室管理制度
一、打字、复印管理
文印室属保密部门、未经办公室允许,非工作人员不得随意进入或逗留;经允许进入文印室人员,不得随意翻阅与己无关的文件和资料,否则,管理人员有权制止或请出。
1、打印、油印和复印10张以上者,需申请办公室批准后进行;10张以下者,经文印管理员同意后方可。凡打印、油印、复印者,均应严格进行登记、记录。
2、文印员负责文印室内的计算机、打印机、复印机、油印机等设备和配件的管理,其它人员不得擅自动用。
3、集团以外的打印、复印、油印业务,根据打印的规格数量按规定到财务室交纳费用,凭收款单据办理打印业务。
4、按照规定,文印用品由文印室工作人员统一向集团文印室申请,并附出上期领用材料的使用说明,批复后办理领用。严禁浪费和私用文印用品,特别是纸张的使用必须严格把关,文印员对领取文印纸张数量应与使用登记数量、对外业务量、发放数量和结存数量基本持平并定期汇总,防止丢失和浪费。一经查出浪费和私用,对相关人员予以追究。
5、文印打字管理人员必须严守机密,如发现泄密行为,视情节程度,除赔偿造成的损失外,还将给予行政处罚。
二、档案资料管理:
1.档案管理员在接受档案室移交的档案时,要按档案内容目录及档案材料逐件逐项核实清楚,在档案收件簿上,接收人一档中签字后收入柜中存档。
2.按小区住宅编号和销售,房管建立对应的档案帐目,做到帐帐相符,帐物相符,摆放整齐、调用迅速。
3.对房屋产权人发生变更时,要及时做出档案相应的变更,做好变更登记,确保档案的准确无误。
4.档案室内做好防火、防潮、防霉、防盗等工作,要经常查验,发现问题及时采取有效措施。
5.调阅档案时,要认真填写调档纪录,详细记录调阅,档案名称、借阅人、借阅时间、归还时间。
6.对借阅的档案必须有经理或上级相关部门负责人签定批准的依据方可调阅,并及时在调入和调出、回收的记录簿上详细登记。对已调出的档案超期者必须进行催收。
7.档案管理员要做好保密工作,非档案工作人员不得入内。如发现泄密行为,视情节程度给予经济或行政处罚。
第5篇 物业管理公司档案管理制度9
物业管理公司档案管理制度(九)
第一条 总则
1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条 档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条 档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条 归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条 归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:2004/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:2004/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条 档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条 保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。
4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
第八条 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
第6篇 物业管理会计档案管理制度
物业管理公司会计档案管理制度
1.0目的
会计档案是记录和反映公司各项经济业务的重要史料和证据,财务部要切实加强对会计档案的管理工作,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度,切实把会计档案管好。
2.0适用范围
2.1会计凭证:原始凭证、记帐凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。2.2会计帐薄:现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐薄。
2.3会计报表:月、季度会计报表,年度会计报表。2.4电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序。2.5其他会计资料:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。
3.0工作职责
(略)
4.0程序要点
4.1公司每年形成的会计档案,都应由财务部按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年,期满之后,由财务部编造清册归档入库。
4.2已入库的会计档案,应保持原卷册的封装,需拆封整理的,由会计档案管理人员处理。
4.3会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密。
4.4会计档案的保管期限据财政部的有关规定执行。
4.5公司保存的会计档案应根据本单位的业务需要,积极给予利用。公司其他部门查阅会计档案,须经有关负责人同意,要向保管人说明查阅范围,并按规定进行登记,查阅后及时归档。
4.6外单位查阅会计档案,需凭查阅单位介绍信,说明查阅范围,查阅人还应出示身份证件,经财务部经理批准后,才能办理登记查阅手续。
4.7查阅会计档案必须由保管人陪同,不得让查阅人单独在场。
4.8查阅时会计档案需保持原样,不得拆抽,涂改,如需复印的,须经财务部经理同意。4.9会计档案保管期满,需销毁时,应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册,经酒店领导同意,报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始,应单独抽出,另行立卷,保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
5.0记录文件与控制表格
6.0支持文件
第7篇 物业档案管理制度范本
1目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围
适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责
3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。
4档案存放位置
4.1电脑保存一份电子文档。
4.2xx四楼资料室。
5档案管理员
5.1行政人事部
6档案编号规则(见附件1)
7部门档案内容
7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部:财务资料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
8档案管理制度
8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。
8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。
8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。
8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。
8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。
8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。
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9.1《档案编号规则》
10修订及实施
10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。
10.2本规定修订权在公司。
10.3本规定从二零零四年六月一日实行。
第8篇 物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度
(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。
切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。
1. 所有文档实行统一管理,并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。
第9篇 物业设施设备档案管理制度
物业设施设备档案管理制度
1目的对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。
2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。
如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。
接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。
小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档
4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。
由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的设备的技术资料;
c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。
5记录技术资料发放表。
第10篇 商业大厦物业管理制度档案建设
商业大厦物业管理制度与档案建设
1 完备的管理工具
管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是**在xx开展物业管理服务工作所需的依据--各类支持性文件。
xx物业管理支持性文件由《业主公约》、《物业管理委托合同》、《用户手册》和各类《管理规章制度》构成。
1.1 《业主公约》是一份所有业主均需签署的有法律依据的文件,订明所有业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应互相遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的情况(如逾期不缴纳管理费及违章改变物业用途等违反管理条例的事项),《业主公约》亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。
1.2 《物业管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将承担相应的法律责任。
1.3 《用户手册》是根据xx实际情况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。
1.4xx的《管理规章制度》。
1.5**积累多年物业管理工作的丰富经验,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。
1.6xx项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满足其各项使用要求。**以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结合《全国城市物业管理条例》和《全国城市物业管理示范大厦考评标准》的总体要求,提炼、形成xx物业管理规章制度体系:(见下页图)
图1 管理规章制度结构图
**管理规章制度目录表1
序号制度类型制度目录
1公众制度精神文明公约
治安管理规定
电梯管理规定
消防管理规定
清洁卫生公约
绿化管理规定
装修管理规定
入伙管理制度
物业接管验收管理制度
公用设施维护管理制度
临明用电、用水管理规定
垃圾收集与处理管理制度
卫生消杀管理制度
2岗位职责主任岗位职责
副主任岗位职责
客户服务中心职责
序号制度类型制度目录
部长岗位职责
部长助理岗位职责
综合部职责
部长岗位职责
人力资源主管岗位职责
后勤采购岗位职责
档案文员岗位职责
会计岗位职责
出纳岗位职责
仓管岗位职责
工程部职责
部长岗位职责
电气工程师岗位职责
通迅工程师岗位职责
结构工程师岗位职责
维护班岗位职责
维修工岗位职责
运行班岗位职责
管理部职责
部长岗位职责
物业助理岗位职责
安管班长岗位职责
大厦接待岗位职责
安管员岗们职责
消防监控员岗位职责
巡逻岗岗位职责
门岗岗位职责
义务消防员岗位职责
停车场道口岗岗位职责
停车场收费员岗位职责
3员工考核员工量化考核办法
员工量化考核标准
奖惩条例
序号制度类型制度目录
员工守则
4行政管理员工行为规范
员工招聘及辞退(离职)规定
员工培训制度
员工劳动管理规定
员工食堂管理规定
员工宿舍管理规定
员工服装管理规定
办公物品管理规定
公文处理办法
档案管理、保密、借阅制度
物资采购管理规定
仓储管理规定
合同签订管理规定
5财务管理财务管理制度
财务公开监管制度
工资管理制度
收费管理办法
有偿服务收费制度
6客户服务客户服务中心工作流程
投诉处理和分析工作流程
意见调查和回访工作流程
日检工作流程
周检工作流程
有偿服务工作流程
业主请修工作流程
7工程管理机电设备管理工作制度
供电管理制度
配电房管理规定
供配电设备设施运行管理规程
供配电设备设施维修保养规程
给排水管理制度
给排水设备设施运行管理规程
2 档案资料的建立与管理
物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对xx实际情况,我们拟采取系统化、电脑化的管理手段,对xx物业档案进行全面的收集和管理。
2.1 档案资料的建立及分类
2.1.1 档案资料的建立
a. 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。
b. 将收集的资料进行细分,分类标准严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知》发布后的新标准执行,做到条理清晰,分类合理,便于查阅。
c. 按照资料载体的类型采用恰当安全保存方式。
d. 所有资料档案实行'双档'(电脑档案、文本档案)管理。
2.1.2 档案资料的分类
档案资料分类表
表2 类别 资料内容
基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料、丈量报告
工程技术资料a:红线图、总平面图
b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
c:工程合同、工程预决算
d:工程设计变更通知及技术核算单
e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图
f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书
g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书
h:新材料、构配件的鉴定合格证书
i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料
j:砂浆、混凝土块试压报告
k:绿化工程竣工图
l:其它技术资料
接管验收资料a:接管验收手续
b:接管验收备确认凭证
c:接管验收物业本体确认凭证
管理合同资料a:前期物业管理服务协议
b:物业管理委托合同
物业管理委员会资料a:筹备成立文件
b:成立后运行文件
基金资料维修基金的建立、管理、使用、续筹的规定
管理目标及方案a:争创物业管理'示范小区'规划
b:物业管理实施方案
类别资料内容
公众制度资料a:业主手册
b:装饰装修管理规定
c:xx业主公约
d:公众制度
基础管理 员工管理资料a:员工个人资料、聘用表
b:员工业绩考核及奖罚记录
c:员工培训计划和培训考核记录
d:员工劳动合同
e:员工外出考评及参加演练记录
f:员工住房及内务管理记录
计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明
b:计算机网络管理及记录
行政文件资料a:管理处值班及督察记录
b:政府部门及主管领导部门文件
c:**及业主单位相关文件
d:规章制度、通知、通报等文件
e:接待来访参观记录表
业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议
b:业主、客户档案
c:业主、客户维修档案
客户反馈资料a:服务质量回访记录表
b:客户意见调查、统计记录
c:客户投诉及回访处理记录
维修资料a:维修申报表
b:维修服务派工单
c:维修回访记录表
房屋管理及维修养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图
b:引路方向平面图
类别资料内容
大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录
b:装修验收记录
c:房屋安全检查记录
共用设备管理综合类a:设备安全运行规程
b:各设备运行岗位责任制度
c:定期巡回检查记录
d:维护保养记录
e:运行记录
f:设备维修档案
g:设备机房管理规定
h:相关岗位技术人员资质证书
供电系统a:送电、停电通知及记录
b:临时用电管理措施
c:停电应急处理措施
d:运行月报表
弱电系统a:智能化设施运行记录
b:智能化设施定期保养记录
消防系统a:消防24小时值班记录
b:消防设施设备清单
c:消防设施设备使用方法
d:消防应急方案、消防疏散示意图
e:相关消防宣传资料及法规
f:火灾隐患检查记录
电梯系统a:电梯准用证
b:年检合格证
c:电梯操作及保养人员资质证书
d:电梯应急处理措施及记录
类别资料内容
给排水系统a:大厦用水、供水管理制度
b:业主用水、节水计划
c:给排水设施安全检查记录
d:水池清理记录
e:二次供水卫生许可证
f:水质化验单
g:操作人员卫生健康许可证
h:限水、停水通知及相关记录
i:供水设备周围环境检查记录
j:应急处理方案及相关记录
k:运行月报表
空调采暖系统a:中央空调运行记录
b:中央空调故障处理方案及记录
c:中央空调保养记录
d:采暖设备保养记录
e:运行月报表
共用配套设施资料a:共用配套设施统计表
b:共用配套设施维修养护计划及记录
共用管线资料a:地下管网图
b:违章架空管线处理记录
照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表
b:安管人员训练计划和考核记录
安管及车辆管理 安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:安管人员训练计划和考核记录
c:社区安全防范措施
d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带
e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录
b:交通疏导图
c:停车场安全防范措施及设施记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料
类别资料内容
车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录
b:交通疏导图
c:停车场安全防范措施及设施记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料
环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表
b:环卫设备、工具更换记录
清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录
b:国家环保标准:排烟、排污、噪音
c:处理污染事件记录
d:消杀垃圾清运记录
e:水池清洗记录
f:外墙清洗记录
绿化资料a:绿化规划图纸
b:绿化设施统计表
c:绿化保养计划及记录
d:绿化检查标准及记录
社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录
b:社区文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
d:文化活动场所等设施使用情况
经济效益a:物业管理费用收缴统计表
b:有偿经营服务统计表
c:物业管理整体项目经营统计表
社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号
b:舆论相关报导
3 物业档案资料的管理
3.1 档案资料管理运作流程
重要资料接收必须指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)按照**制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。
图2 档案资料建立及管理运作流程示意图
3.2 档案资料管理要求
a. 综合部设档案管理员。
b. 档案资料由综合部统一管理。
c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。
d. 采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并采取相应的储存、保管方法。
e. 对原始文件、合同等重要资料必须严格管理,借阅、复印等必须经审批方可。
f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。
g. 注重档案管理信息开发,根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。
h. 综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。
i. 要求全体员工树立档案意识、保密意识、严格执行《档案管理制度》。
第11篇 物业公司客户档案管理制度
一.制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度
二.管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三.适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料:
1. 收集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样应付之押金
3. 客户装修工程文件
4. 客户迁入时填具之资料
5. 客户资料补充
6. 客户联络资料
7. 紧急事故联络人的资料
8. 客户与管理处往来文件
9. 客户违规事项与欠费记录
10. 客户维修记录
11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序
四.注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系,加强横向沟通;
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4. 接听客户投诉,解决客户投诉;
5. 接听客户工程报修电话,及时联系修复。
第12篇 中海物业公司档案管理制度
zh物业公司档案管理制度
为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理
1.归档范围
a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
2.归档要求
a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3.归档时间
a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4.归档份数
a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围
a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管
1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。
4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理
1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3.在借阅档案时应做到以下几点:
a.办理登记手续,定期归还。
b.要爱护档案,不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁
1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2.鉴定的主要项目有:
a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3.确定保管期限原则:
a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4.鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6.销毁档案的程序:
a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
