第1篇 档案管理制度全文
档案管理是十分重要的,以下由小编为大家提供的关于档案管理制度的全文,供大家参考借鉴,希望可以帮助到大家。
档案管理制度全文
档案对大家来说是既熟悉又陌生,说熟悉是因为人人都知道自己有一份档案材料,而且都知道其在计划经济时代有着重要的作用;说陌生是因为很少有人清楚他自己的档案材料里面究竟有些什么,加上档案的保密性质,许多人都没有见过自己的档案材料。
根据《中华人民共和国档案法》的规定,档案是指过去核现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而大学毕业生的档案是通过全国统一考试被录取的大学生在毕业时的档案材料 , 它主要包括了该毕业生的高考成绩、在大学学习期间的学习成绩、表现情况、受到的奖励或处罚、家庭状况等内容。这是大学毕业生的学籍档案,大学生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或用人单位委托的人才交流机构。这时的该毕业生的学籍档案就成了人事档案,它需要毕业生与用人单位或用人单位委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序取得报到证。那么毕业时还没有确定工作,没有签订就业协议的毕业生的档案应该怎么办呢
国家教育部、人事部、公安部和劳动保障部在《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》中规定,“对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生,档案管理机构对保管其档案免收服务费用。学校可根据本人意愿,将其户口转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校,待落实用人单位后,将户口迁至工作单位所在地。超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生,学校和档案管理机构将其在校户口及档案迁回其入学前户籍所在地。”
根据对毕业生申请保留户口、档案两年的政策精神,我们可以得知这一政策在北京市的具体执行办法。国务院办公厅转发教育部等四部委《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题的意见》(简称国办 19 号文件)的相关精神规定,在毕业离校前仍未落实就业单位的可以延长择业期(不包括打算考研和自费出国留学的毕业生),从当年 7 月 1 日起,延长期限为两年。两年内与用人单位签订就业协议书、接受手续齐备的毕业生,学校为其办理相关毕业手续。其具体做法是:
• 当年毕业离校前仍未落实就业单位的京外生源毕业生须向学校申请,将其户口和档案主转至入学前户籍所在地,或保留在学校。北京生源毕业生毕业时应将户口转回入学前户籍所在地,其档案由学校统一转至北京高校毕业生就业指导中心保管。
• 户口和档案保存在学校的京外生源毕业生,应当与学校学生就业指导服务中心签订协议,其户口和学校保存的最长期限为两年。
• 毕业生档案在校保存期间,两年内可以免交档案保管费用,但毕业生应当接受学校指定的档案管理机构。协议到期后,毕业生应当自行将档案和户口迁出。逾期不办理或不与学校联系的,学校将其户口和档案迁至入学前户籍所在地。
• 根据北京市的相关规定,京外生源毕业生留京时间截止到当年的 12 月底;对于超过上述期限在北京市落实工作单位的京外生源毕业生,由录取单位按照《北京市引进人才和办理 的暂行办法》办理人才引进或北京市工作居住证,学校不再为其办理派遣手续。
根据有关规定,对于到全校统一派遣时仍未落实用人单位的京外生源毕业生,其本人需要向学校提出申请,将其户口、档案等关系转入入学前户籍所在地,或保留在学校两年继续落实就业单位(打算出国、考研的毕业生不能申请将其户口、档案等关系保留在学校)。毕业生在委托学校保管其户口档案期间,可以参加学校举办的各种招聘活动,但与学校已经无隶属关系。
全国各地区实行毕业生申请保留户档两年政策的具体办法与北京市的大体一样,但由于各地的具体情况有差异,因此在执行这一政策的具体过程中也会有差异。具体的执行办法各地的高校毕业生就业指导部门都有相应的规定,毕业生可以向所在学校的就业指导部门咨询。
目前在高校毕业生中流行着一种档案无用的观点,认为现在时市场经济体制了,用人制度日趋灵活,用人单位看中的是劳动者的能力,档案已经失去了其往日的重要作用。因此,不少毕业生在毕业的时候根本不关心自己档案的去向,有的把档案留在学校就不管了,有的换工作的时候不调档案把档案留在原单位不管,有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。
造成这种现象的原因主要有以下几点: 1 、我国的人事档案偏重静态性的资料描述,注重历史性和过去时的描述,不能很好的反映动态的个人能力和信誉。 2 、随着我国经济体制的改革,用工形式多样,许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看中档案。 3 、目前我国高校毕业生大都是自谋职业,部分毕业生在毕业的时候还没有落实工作单位,就把档案留在学校,在找到工作之后或是因为已经身在外地或是因为忘记等原因,没有再回学校办理档案移转手续。 4 、毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位,往往涉及到按照劳动合同的约定交纳违约金,许多人因为不想缴纳这笔违约金就在未经过原单位同意的情况下,跳槽去了另一个单位。而有的用人单位因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续,扣押其档案。时间一长,跳槽的员工觉得没有档案也没有什么影响,也就不再关心自己的档案关系了。 5 、还有人因为存档费太高而又没有觉得档案有什么作用而对档案置之不理。
但实际上档案是不是真的对毕业生没有用了呢回答是否定的。档案对于一个人来说并非可有可无,它作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险,以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。丢了档案可能会给自己将来的工作生活带来麻烦。例如已经毕业工作三年的 a 的档案就一直自己拿着没往单位交,在单位评职称时因其档案缺失未能参评。 b 与北京一家公司签订劳动合同,公司准许她的户口迁至北京。当她返回原学校所在地办理调动手续时,发现自己放在人才交流中心的还是学生档案。这意味着她不能办理调动。 c 购买了一套新房,在银行办理房贷时要求出具贷款人的户口证明,然而在弃档多年后,他却怎么也想不起自己的户籍档案现在何处。
专家出招
高校毕业生在毕业的时候对自己的档案应当重视,不应对其不管不顾,在面对档案关系转移时需要注意如下几个问题:
对于已经确定就业单位的毕业生,首先要弄清楚自己未来工作单位的性质,确切的说要确定签约单位是否有人事管理权。如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,它们或它们的主管单位是有人事管理权的,可以接收档案。其他各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,要通过人才交流中心来接收学生档案。其次在向学校上报档案转寄地址的时候一定要准确清楚,并及时地确认自己的档案是否寄到。
对于没有落实工作单位的毕业生来说,如果选择把档案关系转回生源地,需要注意在规定的时间内到当地人事部门报到,办理人事档案的相关手续,否则就会被认为是弃档。如果选择把档案暂时留在学校,要及时地向学校提出申请,并按照学校的要求签订《高校应届未就业毕业生户口档案托管协议书》。在找到工作之后记得把档案关系从学校迁出,以免给以后的工作生活带来不必要的麻烦。
第2篇 技术质量部工程资料档案管理制度
工程资料档案管理制度第一条 为加强工程管理，建立健全工程项目建设档案，根据国家有关法律法规的要求，制定本制度。
第二条 管理部门
工程资料档案由技术质量部负责管理。各部门与工程项目有关的资料要在工程竣工验收后，经整理统一移交。
第三条 归档范围：
（一）经营档案：由经营预算部按建设项目分单位工程立卷归档。
1、工程预算、重点工程合同预算；
2、询价、报价、投标、补充单价申请与批复，工程分析材料等；
3、工程的协议书、合同、合同附件，资格预审材料，可行性研究报告，谈判记录、协议、议定书
（二）工程技术档案：由工程技术部在工程竣工后，按建设项目分单项工程立卷归档。
1、施工依据性材料：
（1）开工报告、批准文件；
（2）协议书、合同书、施工执照。
2、施工指导性文件：
（1）施工组织设计、施工方案、技术交底；
（2）施工技术措施、施工计划。
3、 施工过程中形成的文件材料：
（1）洽商记录：建设、施工、设计单位三方会谈纪要、图纸会审纪要，修改设计通知单、技术核定单、工程变更洽商单；
（2）各种材料、构件、配件、设备等出厂合格证书 ，以及开箱记录；
（3）隐蔽工程检查验收记录，预检复核记录；
（4）各种管道的安装，试压、泄漏、探伤等记录；
（5）仪器、仪表、设备的安装、检验、调试记录，验收标准及操作规范等；
（6）施工日志：冬、雨季施工记录；
（7）分项、分部、单位工程质量评定；
（8）工程质量事故处理记录及对影响工程质量或使用的遗留问题处理意见；
（9）施工总结、技术总结。
4、竣工文件材料：
（1）竣工测量、竣工图、工程预决算、工程经济技术分析；
（2）竣工工程一览表（竣工工程项目、单位工程名称、位置、结构型式、造价、工期、工效等）；
（3）竣工验收证明书、报告及会议文件；
（4）工程质量评审材料。
5、优质工程必须具有检查评定材料、上级审批文件及检查评定结果。
（四）产品档案：由材料部、经营预算部 ，按产品型号立卷归档。
1、技术协议书、委托书以及有关的合同文件；
2、 产品合格证，使用说明书；
3、 产品加工、审核、质量检查、标准化审查、技术标准、验收等文件；
第四条 归档要求
1、归档的资料档案，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及内容进行归档。
2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。
4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目
第五条 本制度由技术质量部负责解释。
八、项目经理部劳动保障管理
项目劳动管理工作例会制度
一、本例会每月定期召开一次，遇有特殊情况可随时召开。
二、参加人员为：项目经理部领导小组全体成员、其它相关人员。
三、会议由公司项目经理主持。
四、会议内容：
1、审议各参建单位劳动力管理员提交的本月劳动管理、矛盾隐患排查相关工作开展情况；
2、总结、分析项目合同履约、结算支付、工资发放、员工变动、资料归档等各项工作开展情况；
3、讨论本月发生的变更、洽商、合同外增减量并进行及时确认；
4、核对工程款、劳务费支付情况是否符合合同约定；
5、针对劳动管理工作存在的问题制定整改方案；对纠纷、隐患制定化解方案；
6、落实上月例会提出的各项工作目标，并制定下月的工作计划。
第3篇 l公司档案管理制度
公司档案管理制度
1.目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.适用范围
本制度适用于集团各公司各类档案的管理。
3.职责
3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。
3.2人力资源及行政部经理监督管理的实施工作。
3.3人力资源及行政部行政助理负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。
4.档案分类及编号
4.1档案按其内容及关联部门可分为六大类:
4.1.1行政类
4.2.2财务类
4.3.3人事类
4.4.4业务类
4.5.5工程类
4.6.6资源类
4.7.7合同类
4.2机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
4.3档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
4.4归档后须填写《档案管理登记表》
5.机要档案
5.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
5.2划分标准
5.2.1绝密档案包括
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议等重大合同。
5.2.2机密档案包括
●财务资料;
●公司重要会议纪要;
●公司经营情况;
●人事档案、薪资性档案、劳动合同;
●技术资料。
5.2.1秘密档案包括:
●重要项目资料;
●项目合同协议。
6.档案的装订
6.1以左方装订为原则,右上角标明档案号。
6.2文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
7.保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
7.1永久保存
●公司章程
●股东名簿
●股东会、董事会、监事会会议纪要
●公司证照
●各级批文
●印鉴
●公司年度经营计划
●公司年度经营总结
●年度财务报表
●技术资料
●不动产所有权状及其他债权凭证
●人事资料
●大型活动图片、音像资料
●其他核定须永久保存的文书
7.2十五年保存:会计凭证、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定和公司财务管理制度规定执行)
7.3五年保存:期满或解除的合同协议、完结后的项目方案、其他经核定须保存五年的文书。
7.4一年保存:部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告、完结后无长期保存必要文书。
7.5公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
8.保管部门
8.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
8.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
8.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书或法务部保管。
8.4其他档案均由总经办指派专人保管。
9.档案移交
9.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
9.2公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
9.3合同协议应在签订之日移交总经办。
9.4财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
9.5其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
9.6档案移交须填写《档案移交清册》。
9.7《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
10.档案调阅
10.1因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相应核准人核准后方可调阅。
10.2行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、市场类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
10.3档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
10.4调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
10.5《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10.6档案借阅时间最长不超过8个工作时,如借阅时间需要超过8小时,应在说明理由,并经部门负责人批准。
10.7如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
11.档案的销毁
11.1超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
11.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方可销毁。
11.3部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
11.4销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》。
11.5档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
11.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
12.其他
12.1档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
12.2所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
12.3所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
12.4本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部统一编号。
12.6各部门必须严格按照
第4篇 高中档案管理制度
徒丹高中档案管理制度
档案库房管理制度
1、库房实行专人负责管理，严禁无关人员进入库房。
2、档案库房应具备防火、防盗、防光、防尘、防潮、防有害生物、防污染的设施，每年对“七防”措施进行一次检查。
3、库房内严禁烟火、严禁将食物带入库房。
4、定期对档案保管状况进行检查，并做好记录，发现问题及时报告，采取积极有效的措施，保护档案的安全。
档案借阅利用制度
1、凡本单位职工查阅档案一律在阅档室进行，如需借阅要填写借阅登记单。
2、外单位人员查阅档案，应凭单位介绍信，经领导批准后方可查阅。
3、借阅人员应对所借案卷资料的完好安全负责，不得刻划、涂改、圈点、复印。
4、每次借阅以一套为限，期限为五天，如需再借或续借须重新办理手续。
5、档案室人员要编制相应的检索工具，准确、迅速提供利用。
档案归档制度
1、归档范围：凡是反映本单位工作活动的，具有保存价值的文件材料都应归档。包括党、政、工、团、群众团体等工作中形成的各种门类和载体的文件材料。
2、归档手续和要求：归档的文件材料应由形成部门的兼职档案员按要求收集、整理、立誊卷。归档的材料要做到材料完整、准确真实、字迹端正、图文清晰、折叠规范。填写归档材料移交清单，档案室验收合格后，双方在移交单上签字（一式二份），其中一份由档案室归档。
3、归档时间：文书档案于次年三月底前移效归档。会计档案由财务部门自行保管一年，于次年底移交档案室。
档案的鉴定、销毁制度
1、根据国家有关档案保管期限的规定，定期进行档案鉴定，准确地确定档案的存毁。
2、由本单位领导、档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，必要时请上级档案部门有关人员参加，负责对档案材料的质量鉴定、密级划分、保管期限的确定和超过保管期限的案卷进行销毁鉴定、确认、监督销毁等工作。
3、销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，认真清点核对，经有关负责人批准后，由二人以上在指定地点监毁，并在销毁清册上签字。
4、销毁清册由综合档案室列入档案保管。
档案保密制度
1、档案管理人员、阅档人员应自觉遵守国家保密工作的有关规定和制度，遵守保密纪律，增强保密意识。
2、按照档案管理密级划分要求，结合本单位的实际情况，准确划分密级。
3、机密、绝密文件归档后，借阅需根据不同密级文件的阅看范围履行一定的批准手续，并在阅档室查阅，不准复印，不准摘录。
4、对违反保密规定，造成泄密后果的要及时报告，并视情节追究责任。
档案管理人员工作职责
1、认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。
2、指导文书立卷人和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作，提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。
4、保护档案的安全，做好防护工作。
5、开展档案业务指导工作，并采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作。
6、做好档案利用服务工作，编制多种检索工具，迅速准确地调查档案，汇编档案资料。
7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。
8、根据档案进馆范围的规定向上级档案馆（室）移交永久、长期保管的档案。
档案的统计制度
1、档案管理必须建立健全统计工作，统计数据要准确、可靠。
2、档案室必须按规定对档案工作下列基本情况进行统计，并及时报送有关部门。档案工作管理人员情况统计；档案保管设备数量统计；档案收集（接收）和库藏档案总量统计；档案管理情况的统计；档案保管情况检查结果的统计；档案鉴定和销毁数量的统计；档案资料利用数量；人与卷、册等和典型利用效果及编研参考资料等情况的统计。
第5篇 消防安全管理档案制度
一、明确消防档案管理的责任部门和责任人,消防档案的制作、使用、更新及销毁的要求。
二、消防档案管理应符合下列要求:
1.按照有关规定建立纸质消防档案,并宜同时建立电子档案;
2.消防档案应包括消防安全基本情况、消防安全管理情况、灭火和应急疏散预案;
3.消防档案内容应详实,全面反映消防工作的基本情况,并附有必要的图纸、图表;
4.消防档案应由专人统一管理,按档案管理要求装订成册
三、消防安全基本情况应包括下列内容:
1.基本概况和消防安全重点部位情况;
2.在建筑消防设计审核、消防验收以及场所使用或者开业前消防安全检查的许可文件和相关资料;
3.消防组织和各级消防安全责任人;
4.消防安全管理制度和保证消防安全的操作规程;
5.消防设施、灭火器材配置情况;
6.义务消防队人员及其消防装备配备情况;
7.消防安全管理人、自动消防设施操作人员、电气焊工、电工、易燃易爆化学物品操作人员的基本情况;
8.新增消防产品、防火材料的合格证明材料。
四、消防安全管理情况应包括下列内容:
1.消防安全例会纪要或决定;
2.公安消防机构填发的各种法律文书;
3.消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养记录;
4.火灾隐患、重大火灾隐患及其整改情况记录;
5.防火检查、巡查记录;
6.有关燃气、电气设备检测等记录资料;
7.消防安全培训记录;
8.灭火和应急疏散预案的演练记录;
9.火灾情况记录;
10.消防奖惩情况记录。
第6篇 公司档案管理规章制度
公司档案管理规章制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第7篇 物业设施设备档案管理制度
物业设施设备档案管理制度
1目的对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。
2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。
如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。
接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。
小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档
4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。
由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理以下情况技术资料要进行作废处理:a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的设备的技术资料;
c)因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作废的技术资料必须加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5 因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。
5记录技术资料发放表。
第8篇 机关单位的档案管理制度
第一条 为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。
第一章 档案人员岗位职责
第二条 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
第三条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。
第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。
第五条 维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。
第六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。
第二章 档案归档制度
第七条 凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。
第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。
第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。
第十条 会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。
第三章 档案保管制度
第十一条 档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。
第十二条 要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14―240c之间，湿度保持在50―65%之间。
第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。
第十四条 综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。
第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。
第四章 档案保密制度
第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。
第十七条 查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。
第十八条 档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。
第十九条 外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。
第二十条 机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。
第五章 档案利用制度
第二十一条 利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好， 如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。
第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。
第二十三条 档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。
第二十四条 任何人不得把档案占为已有。
第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。
第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果 。
第六章 档案安全制度
第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。
第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。
第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。
第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。
第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。
第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。
第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度
第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。
第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。
第三十五条 在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。
第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。
第三十七条 销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。
第三十八条 凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。
第八章 会计档案管理办法
第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。
第四十条 会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。
第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。
第四十二条 会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。
第四十三条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。
第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。
第四十六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。
第四十七条 在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。
第9篇 健康档案管理制度
一、目的
根据《中华人民共和国职业病防治法》的要求,为了搞好职业病的防治工作,保护劳动者健康及相关权益,建立健全职工健康档案,结合公司实际情况,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于柞水县国宝公司所有从事职业病管理的相关人员。
三、引用文件
中华人民共和国职业病防治法。
四、管理范围
1、由综合办负责建立健全公司职工健康档案实行一人一袋,分类管理,专柜保存。
2、妥善保存职工上岗时,在岗期间和离岗时职业性健康检查资料,并及时将检查结果通知本人。
3、对职工健康档案实行专人负责,建立登记、积累编目及时更新等,便于随时查阅。
4、职工健康档案由综合办负责保管并永久保存。
5、对每年职业健康检查和职业病防治等资料由综合办负责收集并送保存。
6、每年由安环生技科负责做好职工职业病健康资料的整理分析和统计工作,并装入档案保存。
7、实行档案查阅审批判,凡需要查阅档案者,本人提出申请,经主管领导同意后方可查阅。
8、凡在院或手术治疗的职业病患者,在治疗康复出院之后应将其入院诊断证明、出院康复后证明合同住院期间的病历资料经卫生院审核后,送综合办归档保存。
9、档案管理人员应以严谨的态度、认真负责的工作方式管理好健康档案,做好防火、防潮、防霉变、防涂改、防丢失工作。
第10篇 档案工作安全管理制度
档案工作安全管理制度
1、外单位借阅档案资料需持介绍信,经主管经理批准后,方能查阅.
2、凡公司系统的工作人员,因工作需要借阅档案的,由借阅人向档案员办理借阅手续,填写借阅登记卡,返回档案时,由档案管理人员认真检查并及时销帐.
3、借阅档案资料要妥善保管,不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏,否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任.
4、借阅各项档案人员必须遵守保密制度,不得转让他人使用.
5、公司各单位工程技术人员在工作发生变动时,必须由本人向档案室交回借用的全部资料,否则,主管调动部门不予开调令.
6、工作调出,必须将档案、科技书、资料全部交加,外出参加科技性会议带回的资料,一律交档案室存放.
7、经批准查阅的绝密档案,只能在档案室阅文,不得带出室外查阅、翻印和转借.
8、在查阅档案中不得折卷,不得损坏、涂改, 因工作需要必须摘抄的,必须抄在保密工作手册上.
9、查阅档案的部门,要及时将利用效果登记册内.
10、上级部门审查档案资料时，需派车由有关人员和专职档案管理员妥善保管共同到指定部门进行审检，待审查结束后，把档案资料安全归位。
11、档案资料按统一分类大纲进行分类、编目、划定保管期限限、密级。
12、维护国家机密，卷面、封面要注意密级。密级定为三种：（1）绝密（2）机密（3）秘密
13、加强档案的安全管理，档案必须存放在专用的保险柜内严密保管，档案室门窗要坚固，做到安全可靠。
14、保护档案库的清洁，经常检查，发现问题要及时请示处理。
15、保持好库的温湿度，经常检查调整，按规定填写温湿度记录。
16、案库房是档案保管要害部位，非本室人员一律不得进入。有查阅档案资料的同志请等候调卷，在阅览室查阅。
17、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。
第11篇 z公司档案管理部门制度
1、公司档案管理部门,设置档案专管岗位,由专人全权负责。
2、文书结案后,原稿由档案专员归档,经办部门视须要留存影本。如为特别案件因业务处置须要,原稿须由经办部门保管者,应经档案管理主管引导批准后妥为保留,档案管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。
3、检讨文件的本文及附件是否完全,如有短少,应即追查归入。
4、文件的处置手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
点收文件后,应依下列方法收拾:
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
档案分类应力求切合适用。倘因案件较多,前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。
同一小类之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷应用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
档号之表现方法如下 aa―bbccd―ee,aa为经办部门代号,bb为大类号,cc为小类号。d为档卷卷次,ee为档案目次。
档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明简要,以能充足表现档案内容 性质为原则,且有必定范围,不宜笼统含糊。
各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表现;其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。
档案分类各级名称经断定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用必定次序依次排列,以便查阅。
档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩展或业务增繁时,随时增补之用。
档案分类各级名称及其代表数字一经断定,不宜任意修正,如确有修正必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对比表,以免混杂。
第12篇 物业管理规章制度档案建立管理规范
物业管理规章制度和档案建立与管理
一、管理规章制度
科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。
1.公众制度
(1)《业户手册》。
(2)《业主公约》。
(3)《精神文明公约》。
(4)《楼宇使用维护管理规定》。
(5)《二次装修管理规定》。
(6)《二次装修管理协议》。
(7)《装修人员管理规定》。
(8)《出入物品管理规定》。
(9)《安全管理规定》。
(10)《消防管理规定》。
(11)《清洁卫生管理规定》。
(12)《园林绿化管理规定》。
2.岗位职责
(1)物业经理岗位职责。
(2)经理助理岗位职责。
(3)物业管理部经理岗位职责。
(4)物业管理文员岗位职责。
(5)物业管理员岗位职责。
(6)物业商务管理员岗位职责。
(7)物业清洁员岗位职责。
(8)工程管理部经理岗位职责。
(9)工程技术员岗位职责。
(10)强电技工岗位职责。
(11)弱电技工岗位职责。
(12)暖通工岗位职责。
(13)维修工岗位职责。
(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。
(15)安全经理岗位职责。
(16)安全管理员岗位职责。
(17)财务经理岗位职责。
(18)财务会计岗位职责。
(19)财务出纳岗位职责。
(20)财务收费员岗位职责。
3.运作管理制度
(1)《员工手册》。
(2)《管理人员文明服务准则》。
(3)《员工办公制度》。
(4)《各部门月工作计划及总结制度》。
(5)《物业管理工作廉洁制度》。
(6)《员工培训制度》。
(7)《内部财务管理制度》。
(8)《档案资料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申请、购买、领用制度》。
(11)《员工宿舍管理评比制度》。
(12)《接待投诉处理及回访制度》。
(13)《维修回访制度》。
(14)《机电设备的编号方法》。
(15)《机电设备的统计制度》。
(16)《配电房管理制度》。
(17)《物业防火安全检查制度》。
(18)《大厦应急灭火抢救方案》。
(19)《物业管理运作流程》。
(20)《业户投诉处理程序》。
(21)《业户入住工作程序》。
(22)《业户入住装修管理工作程序》。
(23)《物业管理档案建立工作程序》。
(24)《物业管理档案监督工作程序》。
(25)《物业资料控制工作程序》。
(26)《公共设施维修、养护工作程序》。
(27)《机电设备维修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防应急处理工作程序》。
(30)《园林绿化管理工作程序》。
(31)《清洁管理工作程序》。
(32)《社区文化开展工作程序》。
4.员工培训考核制度
(1)《新员工入职培训制度》。
(2)《在岗员工循环培训制度》。
(3)《员工工作考核及奖罚制度》。
(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。
(5)《经理助理岗位月工作考核表》。
(6)《部门经理岗位月工作考核表》。
(7)《部门员工岗位月工作考核表》。
(8)《业户意见月*统计表》。
(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。
(10)《物业管理工作情况一览表》。
二、物业档案建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的'三防'标准。
