第1篇 资料档案管理制度
一、为加强本公司资料、档案工作,特制定本制度。
二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。
三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理,收集本部门的文件、资料,并保持相对稳定,专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
四、资料归档范围
1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。
3、本公司的请示与上级部门的批复。
4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。
5、本公司与外单位签订的各种合同,协议等文件资料。
6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等,以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。
7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。
8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。
9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。
10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。
五、各部门都要建立健全平时归卷制度,对处理完毕或批复的文件材料,统一交由专 (兼)职经办人员集中保管。
六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外,最迟于每年三月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。
七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续,明确责任。
八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求,按年、部门、内容分类进行整理归档,保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。
九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密,未经公司董事长领导批准,不准翻看、抄录、复印、带走,确因工作需要,经过批准的要有详细登记,并办理有关手续。
十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料,档案室要定期(按年)清理
造册,并经总经理审核批准后,在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。
第2篇 物业顾问咨询资料、档案管理制度
物业项目顾问咨询资料、档案管理制度
为使公司顾问管理工作有效进行,加强公司顾问资料和档案的管理,确保公司顾问资料、档案的保密性,现制定以下管理制度:
一、顾问咨询资料分为共用资料与项目资料两大类。共用资料包括:专业书籍、法规、技术规范、标准、图集大样、设备样本图册、园林图集、建筑风格图集、户型图集、气象资料、新技术新成果、公司规章制度、iso9001、iso14001体系文件等。项目资料为每个项目咨询服务活动中产生的全部资料的集合。如该项目来往文件、公函、提供的资料样本、项目咨询规划、物业管理策划与设计、顾问建议书、咨询实施细则、物业管理过程实施方案、项目图纸、照片等。
二、共用资料宜做成数据库,以方便查找。项目资料应按项目分类归档,需用电子文档和书面文档两种方式进行保存,由专人进行管理。
三、项目资料的电子文档需建立专门的子目录进行管理,目录按历史项目、在管项目、前期项目三类划分,每个项目内文件按性质进行分类存档。
四、书面顾问资料的借阅,需在顾问咨询部办理借阅手续。重要、保密资料需经过公司领导批准后方可借阅。
五、对顾问咨询资料电子文档或数据库由咨询部主管设置相应权限,使用人员在得到咨询部主管同意后方可进入该文件。
六、同一项目的资料,由发件人在使用完毕后将其归纳入相应的目录。
七、顾问项目结束,该项目所有顾问资料转移至历史资料目录统一进行管理。
八、对发展商发给公司的各种传真件,接收人员需将其复印后按项目存档,特别是对于发展商对公司所给文件的签收回执,更应注意保存其原始记录。
九、未得到公司同意,任何人员不得将公司顾问资料进行拷贝和复印。
第3篇 工程化验室档案资料管理与保密制度
工程公司化验室档案资料管理与保密制度
1、目的
使化验室的检验原始记录,仪器设备档案,技术书籍处于受控状态,满足检验、设备的原始资料的保存需要。
2、使用范围
本制度适用于化验室的检测原始资料和仪器设备档案管理。
3、职责
3.1班长负责对检测原始记录进行归类,按保存期限进行保管。
3.2仪器设备管理人员负责对仪器设备档案进行管理。
4、工作程序
4.1由班长负责归档资料的整理、保管、借阅和销毁工作。
4.2由班长负责收集日常水质检测原始记录,在检测报告发出后立即归档。凡列入固定资产范围内的各类仪器设备档案资料于进站开箱验收后,立即归档。
4.3借阅存档资料应办理借阅手续。与检测无关人员不得查阅检测报告和原始记录,保密资料需经部长或总经理批准方可查阅,不得带出资料室,不得复印。
4.4档案工作人员要严格为供货商保守技术机密,并按照相关保密制度管理,否则以违反纪律处理。
4.5要注销的技术档案要造册登记,经部长和总经理审批,指定监销人共同处理,以防失密。
4.6妥善保管资料档案,定期检查防止霉变和虫蛀。
5、相关文件
6、相关记录
化验室资料档案清单
第4篇 特种设备档案资料管理制度
特种设备档案资料管理制度
一、目的
为做好特种设备档案资料管理工作，明确公司特种设备档案资料管理工作要求，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。
三、规定内容
1、特种设备档案资料主要包括以下内容：
1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；
1.2特种设备使用登记证和检验报告书；
1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；
1.4特种设备的日常运行状况记录；
1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；
1.6特种设备运行故障和事故记录；
2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。
3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为3年，重要的见证资料应永久保存。
4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。
第5篇 设备档案资料管理制度
1.目的作用
设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。
2.管理职责
2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。
2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。
3.主题释意与说明
3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。
3.2 设备档案资料应包括如下内容：
3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。
3.2.2 设备安装验收移交书。
3.2.3 设备附件及工具清单。
3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。
3.2.5 精度校验及检验记录。
3.2.6 设备改装、更新技术。
3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。
3.2.8 设备技术状况鉴定表。
3.2.9 安装基础图及土建图。
3.2.10 设备结构及易损件、主要配件图纸。
3.2.11 设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。
3.2.12 设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）。
3.2.13 其他资料。
3.3 设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。
4.设备档案资料的收集
4.1 设备管理部门负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。
4.2 新设备进公司，开箱应通知资料员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进口设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。
4.3 设备检修与维修期间，由设备管理部门组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。
4.4 随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理部门组织将全公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，进行描晒制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或带出资料室。
5.设备档案资料的整理 所有进人资料室保管的蓝图，资料员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后上架妥善保管。
5.1 图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。
5.2 底图的保管
5.2.1 所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。
5.2.2 底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明修改日期。
5.2.3 底图作废、销毁，应由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备管理部门负责人批准后方可销毁。
5.3 动力传导设备技术档案资料的保管
5.3.1 动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、，乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。
5.3.2 动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。
5.3.3 档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。
6.设备档案资料管理的具体要求
6.1 技术文件应力求齐全、完整、准确
6.2 检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备动力科分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。
6.3 所有图纸要有统一的编号 6.4 图纸上的各项技术要求标注齐全，图纸清晰。
6.5 型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。
6.6 设备经改装或改造后，图纸应及时修改。
6.7 图纸的修改应表示在底图上，并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。
6.9 订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。
6.10 严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。
7.图纸资料的借阅管理规定
7.1 资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。
7.2 借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。
7.3 绝密文件资料借阅，资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。
7.4 资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，资料管理员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。
7.5 非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员，经设备部允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应经公司领导批准。
7.6 原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。
7.7 本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。否则，办公室不得办理调动或退休手续。
8.附件
第6篇 生产设备档案资料管理制度
生产设备档案资料管理制度
1.目的作用
设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据,为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态,提高使用、维修水平,充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能,特制定本制度。
2.管理职责
2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用,对其管理的主要负责部门是公司设备动力科,主要应做好的工作是:资料来源的组织工作;归集记录工作;资料加工分析工作;归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。
2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料(主要应为复制件),凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》,加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。
3.主题释意与说明
3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造(购置)、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料,设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。
3.2 设备档案资料应包括如下内容:
3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。
3.2.2 设备安装验收移交书。
3.2.3 设备附件及工具清单。
3.2.4 设备大、中修理施工记录,竣工验收单,修理检测记录。
3.2.5 精度校验及检验记录。
3.2.6 设备改装、更新技术。
3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单(原因分析处理结果)。
3.2.8 设备技术状况鉴定表。
3.2.9 安装基础图及土建图。
3.2.10 设备结构及易损件、主要配件图纸。
3.2.11 设备操作规程(包括:岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等)。
3.2.12 设备检修规程(包括:检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等)。
3.2.13 其他资料。
3.3 设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。
4.设备档案资料的收集
4.1 设备管理部门负责图纸资料的收集工作,将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图,重要易损零件图配置完整。
4.2 新设备进公司,开箱应通知资料员及有关人员收集随机带来的图纸资料,如果是进口设备需提请主管生产(设备)的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图,在新设备安装前必须复制,以指导安装施工,原图分级妥善保管。
4.3 设备检修与维修期间,由设备管理部门组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘,经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。
4.4 随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对,发现图纸与实物不符,必须做好记录,并在图纸上修改。设备管理部门组织将全公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等,进行描晒制后供生产车间维修使用,原图未经批准一律不外借或带出资料室。
5.设备档案资料的整理 所有进人资料室保管的蓝图,资料员必须经过整理、清点编号、装订(指蓝图),登账后上架妥善保管。
5.1 图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套,并填写图纸目录和清单,详细记明实有张数,图面必须符合国家制图标准,有名称、图号,有设计、校对、审核人签字。
5.2 底图的保管
5.2.1 所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。
5.2.2 底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名(盖章)批准,注明修改日期。
5.2.3 底图作废、销毁,应由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实,确定无保存价值者,列出清单,经设备管理部门负责人批准后方可销毁。
5.3 动力传导设备技术档案资料的保管
5.3.1 动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、,乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。
5.3.2 动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘,底图交公司资料室作密级资料保管。
5.3.3 档案资料必须保持与实物或实际情况相符,根据公司管线布置变动的情况,档案资料必须作相应的变动,修改后归档。
6.设备档案资料管理的具体要求
6.1 技术文件应力求齐全、完整、准确
6.2 检
验(检测检修、验收记录等资料由设备动力科分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。
6.3 所有图纸要有统一的编号 6.4 图纸上的各项技术要求标注齐全,图纸清晰。
6.5 型号相同的设备,因制造厂和出厂年份不同,零件尺寸可能不同,应与实物核对,并在图纸索引中加以注明。
6.6 设备经改装或改造后,图纸应及时修改。
6.7 图纸的修改应表示在底图上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造厂的图纸,一律沿用原制造厂的编号。
6.9 订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号,按下列办法进行,即第一节为设备型号,第二节为部件号,第三节为零件号,每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始,以便书写整齐和查阅清楚。
6.10 严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。
7.图纸资料的借阅管理规定
7.1 资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。
7.2 借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。
7.3 绝密文件资料借阅,资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。
7.4 资料借阅时间规定为10天内,借阅期满,资料管理员应催收。需继续借阅者,应办顺延手续,该归还不归还或遗失、损失者,由设备管理部按其损失作估价赔偿。
7.5 非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员,经设备部允许,可在资料室查阅有关的档案资料,但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要,需将档案资料带出资料室,应经公司领导批准。
7.6 原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借,只能在资料室查阅。
7.7 本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前,有借阅设备档案资料未归还者,须到资料室办理归还手续。否则,办公室不得办理调动或退休手续。
8.附件
附件一-设备备案卡(一)
附件二-设备备案卡(二)
第7篇 煤矿应急资料档案管理制度
（一）为加强应急救援资料档案管理工作 , 全面提高档案管理水平 , 充分发挥档案作用 , 根据《煤矿安全规程》（2016）第 672 条“煤矿企业应当落实应急管理主体责任，建立健全事故预警、应急值守、信息报告、现场处置、应急投入、救援装备和物资储备、
安全避险设施管理和使用等规章制度”的规定，制定本制度。
（二）应急救援档案归档范围：凡是煤矿经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：
1. 具有保存价值的正式收文、发文（包括正件和附件）。
2. 本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件，包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等。
3. 本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料 ( 即内部文件 )；如规章制度、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
（三）应急救援档案归档要求
1. 已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存。
2. 归档的文件材料要收集齐全 ( 包括附件，附图 )，按照文件形成的先后次序排列清楚，剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
3. 存档文件必须为原件。
4. 文件归档时要有交接手续。
（四）应急救援档案的保管及销毁
1. 综合档案室负责集中统一管理所有档案资料。
2. 专职档案员对各部门移交的档案资料按标准进行整理，分类、编目、统计、保管，进行数据化管理。
3. 专职档案员要对各部门档案资料的归档进行监督指导。
4. 档案保管期限分为永久、长期、定期三种，定期开展档案鉴定工作，对保管期满的档案经相关手续后可以销毁，建立档案资料销毁清册。
第8篇 某煤矿应急资料档案管理制度
(一)为加强应急救援资料档案管理工作 , 全面提高档案管理水平 , 充分发挥档案作用 , 根据《煤矿安全规程》(2016)第 672 条“煤矿企业应当落实应急管理主体责任,建立健全事故预警、应急值守、信息报告、现场处置、应急投入、救援装备和物资储备、
安全避险设施管理和使用等规章制度”的规定,制定本制度。
(二)应急救援档案归档范围:凡是煤矿经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档,主要包括:
1. 具有保存价值的正式收文、发文(包括正件和附件)。
2. 本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件,包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等。
3. 本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料 ( 即内部文件 );如规章制度、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
(三)应急救援档案归档要求
1. 已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存。
2. 归档的文件材料要收集齐全 ( 包括附件,附图 ),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。
3. 存档文件必须为原件。
4. 文件归档时要有交接手续。
(四)应急救援档案的保管及销毁
1. 综合档案室负责集中统一管理所有档案资料。
2. 专职档案员对各部门移交的档案资料按标准进行整理,分类、编目、统计、保管,进行数据化管理。
3. 专职档案员要对各部门档案资料的归档进行监督指导。
4. 档案保管期限分为永久、长期、定期三种,定期开展档案鉴定工作,对保管期满的档案经相关手续后可以销毁,建立档案资料销毁清册。
第9篇 l教育学院档案图书资料报刊管理制度
为了加强规范档案图书报刊的管理,提高报纸、杂志的利用率,充分发挥教学档案在教学管理,教学改革与建设中的作用,根据国家和我校有关文件的精神,结合我院工作实际,特制订本管理制度。
一、档案员具体负责整个档案工作。档案员要认真做好各类档案的收集,整理,保管,鉴定,统计,利用,保护等项工作。
二、各类工作人员均应遵守档案保密制度,违反保密制度者,要按《档案法》和保密规定论处。
三、借阅档案要严格履行档案借阅程序,必须办理审批登记手续。
四、各部门和有关个人经手的材料要按存档要求及时送交档案室存档。
五、档案的销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。
六、资料室的图书只限教职工借阅,一次借阅最多不得超过五本。
七、教师借阅与本学期所任课程相关的专业书或专业参考书,借期2 个月,到期未看完者,须办理续借手续。
八、为保证绝大多数读者的权益,请按规定的借阅期限归还所借图书。超过借阅期限,归还图书时须交纳逾期费。
九、读者要爱护图书,不得污损、撕毁、批注和丢失,如有上述情况应按制度赔偿。对于违章的读者,在未办妥有关赔偿手续前,暂停其借阅权利。
十、书刊遗失,尽量购买原版本图书赔偿 ,否则以书刊价格的1~20倍赔偿。将所有罚款与赔书款,全部纳入购书经费。
十一、收发员对报刊要做好收发、登记工作,要做到无丢失、无差错。
十二、报刊要及时分类、整理上架。
十三、任何人不得随意将报纸携带出办公室。
第10篇 v项目档案资料管理制度
以下是小编为大家整理收集的一份关于项目档案的制度,仅供大家参考和阅读。
项目档案资料管理制度
第一条:项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚,图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质
、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件,工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷:项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
第四条、卷内编目,装订必须符合规定要求,详见综合科档案管理制度
第五条、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档
1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间
1、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记,安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。
3、电子文件的逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档(一周内)。
5、下列文件材料应随时归档:
5.1、变更、修改、补充的文件材料;
5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;
5.4、其他临时活动形成的文件材料。
项目档案的整理与移交标准
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织,其内容包括:
1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类,下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的,建设单位(并责成设计、施工及建立单位)可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目,应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交按手续:建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。
3、竣工验收以后,在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
第11篇 x乡村社区档案资料管理制度
乡村社区档案资料管理制度
一、社区各种门类的档案,由社区村委会指定专人统一管理,做到分类清楚,存放有序,查询方便。
二、资料一般按年度分类归档,各个档案卷中均附有案卷目录。
三、原始记录材料坚持做到随时发生、随时记录、随时整理归档,因特殊原因一时漏记的要及时补记。
四、根据气候变化,做好档案资料的防火、防潮和防虫蚀等,确保档案资料的完好无损。
五、档案管理人员变动时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。
第12篇 物业管理处站档案资料管理制度
项目物业管理处/站档案资料管理制度
管理处/站档案资料具有物业管理软件和保证管理服务工作可追溯的双重作用,搞好管理处/站文档的管理是物业管理工作的重要内容。因此,为规范管理处/站的文件、档案管理,特制定本规定。
一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。
二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。
三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。
四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的人员可查阅,不得给其他无关人员。
七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。
