第1篇 采购管理规定办法
采购管理办法
一、总则
为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。
二、管理体制
公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。
公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。
公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;
五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻“五适”方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。
对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。
尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。
采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。
买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。
合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。
重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。
采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。
收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。
如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。
对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。
采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。
采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1.采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
2.采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。
3.采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。
4.采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
5.会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:
采购目标成本的完成情况;
采购合同履约率和违约程度;
采购成本节约额或损失额;
采购物料质量合格率;
价格波动情况;
供应商稳定性和开拓供应商新情况;
廉法或执着收回扣、贿赂情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。
十一、附则
本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效。
第2篇 物品采购管理规定办法
工程物资采购管理制度
第一章总则
第一条为了加强公司(以下简称公司)的工程物资采购管理,规范工程物资采购工作的程序和标准,防范和降低工程物资采购中的风险,保障公司经营的效率和效益,根据<内部会计控制规范——-采购与付款>等法规的相关规定,特制定本制度。
第二条本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的材料和设备,包括:工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。
第三条本制度适用于公司开发的所有项目。
第二章部门设置与职责分工
第四条需求部门
负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门,负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工作。
第五条采购执行部门
物资部是工程物资采购的执行部门,负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。
第六条采购审核部门
集团供应公司是工程材料采购价格的审核部门,负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。
第七条采购审批部门
按照集团公司的采购审批程序执行。
第八条采购监督部门
签证部是工程物资采购工作的监督部门,负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。
合同部、财务部对采购付款情况进行监督。
第三章采购程序与工作标准
第九条月度采购计划
需求部门每月根据工程设计和施工进度编制<月度物资需求计划>,每月按时将计划提交给物资部。物资部根据上报的计划,进行汇总,形成<月度采购计划>,报公司计划会议审阅。审阅通过后,物资部根据<月度物资采购计划>套用计划或定额价格提出资金支付计划,提交资金管理部落实采购资金,并统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。
第十条需求申请
1、需求部门根据<月度物资需求计划>按照统一格式编制<物资需求申请表>。<物资需求申请>应分类填写,按照施工单位和类别连续编号,要求内容准确、明晰、完整,需求部门对申请的正确性和合理性负责。
2、需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。
第3篇 采购管理规定及流程办法
集团公司采购管理制度
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1、采购总则
1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。
1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2、采购原则
2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。
2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:
2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。
2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。
2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3、采购程序
3、1供应商的选择
3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。
3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3、2采购程序
所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。
3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。
3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。
3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
第4篇 z公司材料采购、限价管理规定
z公司材料采购和限价管理规定
第一章总则
第一条为规范**有限公司(以下简称公司)材料采购和批价行为,建立、健全监督制约机制,确保材料批价、采购能高质量、低成本、高效率进行,根据有关法律、法规,结合公司实际,制定本规定。
第二条本规定适用于公司各开发项目的材料限价和采购业务。
第二章材料采购的形式和范围
第三条根据项目实际情况,材料采购可采用公司采购、总承包单位采购两种方式。
第四条原则上除墙地砖、单元门、进户门、防火门、铝塑钢门窗、开关插座、配电箱、卫生洁具、涂料、电梯、水泵、空调及其它所有设备由公司采购供应,其他材料均由总承包单位负责,并在编制招标文件和签定合同时给予明确。通风材料、消防材料、智能化材料等在专业分包招标时一并确定。
第五条由公司采购的材料、设备采用集中招标采购并根据项目需要供应;由总承包单位采购的材料采用项目部指定品牌并批价,总承包单位采购的方式。
第六条对其它个别常用的可能影响使用功能的部分材料,由事业部通过招标选择数家战略合作供应商,在不同时期通过比价方式确定供应商.
第三章公司采购材料的供应
第七条项目部(公司)根据图纸、公司的有关要求及自身项目的成本控制指标,对材料品牌、材质、型号、规格、进场时间和用量确认后,报公司由公司相关部门统一安排供应,材料供至现场后由项目部(公司)组织对材料进场规格、数量和质量等进行验收。
第四章总承包单位供应材料的限价和批价
第八条职责分工
1、项目部(公司)根据图纸和公司的有关要求负责项目材料品牌、材质、型号、规格和用量的确认、材料价格市场行情的调研和考察、材料价格的批复。
2、计划预算部负责材料的询价和限价。
第九条限价和批价程序
1、项目部(公司)专业工程师对总承包单位所申报的材料询价表明细进行核对审查,审核材料的品牌、材质、型号、规格、用量等是否与图纸设计及我方产品定位要求相吻合,审核完毕后由项目经理签字确认后报计划预算部。
2、计划预算部根据项目部所报明细进行市场调研和询价,确定各种材料的最高限价并核实所报明细计价单位是否与预算计算规则相一致。如某种材料价格市场变化较大,而又确实需要分批次供货,则由计划预算部每月发布一次价格限价信息提供给各项目部。
3、项目部根据计划预算部的限价,结合各自项目部对市场价格调查情况以及自身项目的成本控制指标,对材料价格进行批复。如批价不高于限价,则由项目部自行批复;如批价高于限价,则项目部需将情况报给计划预算部,经批准后方可正式批价。
第十条计划预算部和各项目部均要安排专人(两人以上)对材料、设备的市场行情进行广泛而卓有成效的市场调研,并建立起材料、设备价格的信息库,信息库至少要包含:各种材料、设备各个时间段的价格情况;主要材料、设备在市场上主要的供货商及其情况。所列各种材料供货商均不应少于五家。
第十一条各项目部应对项目上已使用的材料的供货商进行评价,推荐有实力、信誉度好的供货商进入项目管理部编制的合格供应商名录。进入合格供应商名录的在以后的项目上可不用对其进行考察。
第五章附则
第十二条本办法由**负责解释。
第十三条本办法自颁布之日起执行。
第5篇 某物业部物品采购管理规定
物业部物品采购管理规定
对物品采购的计划申请、审批等过程制定相应程序,确保采购物品满足服务及质量要求并进行成本控制,特制定本规定:
1、各部门应根据本部门工作计划,结合仓库库存情况,作出下月补充物资,并填写《请购单》;
2、每月月底制定下月的采购计划,采购计划应标明物品名称、规格、数量、需要日期、质量技术要求(必要时)、单价等;
3、各部门需采购的物质须报物质供应处,经物业部经理审核并报总经理批准后方可购买;
4、各部门需采购计划外或应急物质,价格在五百元以内的,仍需填写《请购单》并经物业部经理审核批准后,由采购员统一购买;
5、采购员负责选择合格供应商,并负责对购进物品的采购记录;
6、所需物品部门负责对采购员购进物品进行质量验证,仓库管理员负责对采购物品进行数量验收;
7、采购后采购员负责编制《物品采购记录、验证单》,记录包括价格、质量规格、购买日期、合格供应商名称等相关内容。
8、采购员负责选择合格供应商,并负责对合格供应商进行评审,凡发现不合格的应立即取消资格。
第6篇 物料采购管理规定办法
公司物资采购管理制度【1】
第一章总则
第一条为进一步规范公司物资采购程序,加强内部控制,明确经济责任,确保生产经营的持续稳定,依据相关法律法规特制定本制度。
第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。
第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。
第四条公司固定资产的购置适用本制度。
第二章物资采购规定
第五条物资采购实行归口管理制。
原粮由采购供应部负责采购,辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。
特殊情况下,经董事长或总经理批准,可以指定专人进行专项物资的采购。
第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息,及时预测市场供应变化,确保质量过关,价格低廉,供货及时。
第七条推行合同管理制度,物资采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则,造成的损失由采购人员负责。
第八条实行比价采购制度,物资采购要货比三家,确保所采购物资价格低廉,质量上乘。
大宗物资采购建议实行招投标制度。
第九条实行采购质量责任制。
采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。
如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。
禁止采购人员收受回扣。
如有收受回扣,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理。
第三章发票入账及付款程序
第十条采购物资进厂后,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:
1.原粮入厂,由磅房办理入库手续,打印电子入库单,入库信息录入电脑。
2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续,填制一式三联入库单,一联交客户办理发票入账手续。
3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。
4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单,详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。
程序如下:
经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。
第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度,特殊情况下需预付款的单位,经董事长或总经理批准,可以办理采购预付款手续。
第十二条采购付款实行审批制度,执行两条线管理形式,即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。
具体程序如下:
1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后,方可进行申请付款审批。
否则财务有权不予批准付款。
2.申请付款,由经办人填写转账汇款申请单,经财务审核、总经理批准后,方可到出纳处办理汇款。
经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款
3.需要预付款的部门,直接填制转账汇款申请单,经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续,财务部据此挂账,待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。
第四章附则
第十三条本制度从批准下发之日起执行,由财务部负责解释。
第十四条本制度从年月日起下发执行。
材料物资采购管理办法【2】
第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。
第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。
第三条采购流程及职责分工
一、采购流程:
1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。
2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。
3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。
4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。
5、成立物资采购监查组。
物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。
供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。
经监查组审查通过的采购价格才能执行。
6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。
7、仓库收货、品管人员现场验货。
二、职责分工:
1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;
2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;
3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;
4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;
5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;
6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;
7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;
8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。
第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。
第五条供应商评定控制程序
1、主要材料的含义
主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;
2、对供应商的评价
2、1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写<供应商选择评定记录表>。
在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。
经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入<合格供应商名单>中。
2、2、评价供应商时一般可考虑以下因素:
a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;
b、质量保证能力,即质量控制体系;
c、业内评价、第三方认证等;
d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等
2、3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小批量试用,经测试合格后才能供货:
a、新供应商根据相关要求提供少量材料;
b、交生产车间试用,并填写<供应商评定记录表>中相关栏目,结果反馈给采购部;
c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入<合格供应商名录>。
3、供应商的日常管理
3、1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。
供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出<限期整改通知单>限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。
3、2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写<供应商业绩评定表>,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。
评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。
总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。
3、3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。
第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类
物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从<合格供应商名录>中择优录用;
第七条价格确认
1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;
2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;
第八条询价、比价、竞价
1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;
2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;
3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。
第九条执行采购
1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判。
对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。
2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:
2、1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;
2、2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;
2、3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;
2、4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款
2、5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
2、6、付款方式
2、7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。
2、8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
2、9、运输方式和销售发票的要求。
3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,
采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。
5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。
6、阶段控制及沟通
6、1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。
6、2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。
7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
7、1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
7、2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。
8、退货
经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。
第十条货物验收及付款
1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。
2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。
第十一条付款结算
1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。
2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急。
申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。
按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。
3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:
3、1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;
3、2、外埠采购且供应商要求立即付款时;
3、3、现场调试期间临时急需材料采购;
3、4、1000元以下的零星采购。
第十二条进度控制及异常反馈
1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。
2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。
第十三条质量评价
就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。
第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。
第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。
第7篇 劳动保护用品采购发放使用管理规定
1 目的与范围
为认真贯彻执行国家安全生产方针和劳动保护政策,加强劳动防护用品管理,保护从业人员在劳动过程中的安全和健康,根据国家有关规定,结合企业实际,特制定本规定。
本规定适用于公司各部门防护用品的管理。
2 引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
《劳动防护用品监督管理规定》(国家安全生产监督管理总局令第1号)
《劳动防护用品选用规则》gb 11651-89
国家其他有关规定
3职责
3.1安全生产技术部负责按国家或行业有关标准制定企业劳动防护用品发放标准、采购计划,并负责劳动防护用品的监督管理。
3.2采供部负责劳动防护用品的采购和发放。
3.2各部门负责本部门劳动防护用品的管理。
4 管理程序与要求
4.1分类
4.1.1劳动防护用品,是指由生产经营单位为从业人员配备的,使其在劳动过程中免遭或者减轻事故伤害及职业危害的个人防护装备。劳动防护用品分为特种劳动防护用品和一般劳动防护用品。
4.1.2特种防护用品目录由国家安全生产监督管理总局确定并公布,未列入目录的劳动防护用品为一般劳动防护用品。
4.1.3特种劳动防护用品实行安全标志管理,由国家安全生产监督管理总局指定的特种劳动防护用品安全标志管理机构实施,受指定的特种劳动防护用品安全标志管理机构对其核发的安全标志负责。
4.2计划、采购及验收
4.2.1计划
4.2.1.1各部门于每年12月20日前提出下一年度本部门防护用品使用计划报安全生产技术部审核,安全生产技术部根据库存数量和经审核后的部门计划定期提出公司劳动防护用品需求计划。
4.2.1.2如有急需或计划外增加防护用品的单位,库存量不够时,需用单位可直接做计划(计划须单列),经安全生产技术部登记备案(盖章)后,直接报采供部采购。未经安全部门登记备案,供应部门不得受理防护用品计划表。
4.2.1.3特殊情况下(高温、特异体型劳保用品、零星购置等临时急用),必须由使用单位向安全生产技术部提出申请,经分管领导批准后,由安全生产技术部安排有关部门购置。
4.2.2采购
4.2.2.1劳动防护用品的采购由集团公司采供部负责。集团公司采供部在接到计划表后,应按国家有关规定选择具有劳动保护用品(具)生产、经营资质的单位,按照比价程序进行招标采购。
4.2.2.2对特种防护用品,必须按规定到国家指定的劳保用品生产、经营厂家采购,产品必须具有安全标志。不得采购无安全标志的特种劳动防护用品。
4.2.2.3对检修或事故救援急需的护品,供应部门应立即组织购货,相关手续可待事后办理完善。
4.2.3质量验收应按公司有关规定进行,以仓库为主,做到数量、质量与要求相符,对特种劳动防护用品,可由安全生产技术部按照相关标准组织验收。对存在质量问题的,通知采供部做相应处理。
4.2.4仓库应按有关仓库管理规定,对各种劳保护品分类存放,健全基础台帐,保持合理库存量,每月5日前应向安全生产技术部提供一次库存数据,特殊情况及时通报,确保劳保护品不影响员工使用。
4.3配备与使用
4.3.1公司按照国家有关规定、标准,并结合企业实际情况为从业人员配备劳动防护用品和器具,并监督、教育从业人员正确佩戴、使用。
4.3.2安排用于配备劳动防护用品的专项经费,不得以货币或者其他物品替代应当按规定配备的劳动防护用品。
4.3.3为从业人员提供的劳动防护用品,必须符合国家标准或者行业标准,不得超过使用期限。
4.3.4在作业过程中,员工必须按照有关安全管理制度和劳动防护用品使用规则,正确佩戴和使用劳动防护用品;未按规定佩戴和使用劳动防护用品的,不得上岗作业。
4.3.5不得使用无安全标志的特种劳动防护用品;购买的特种劳动防护用品须经本单位的安全生产技术人员或者管理人员检查验收后方可使用。
4.3.6各种防护器具应定点存放在安全、方便的地方,并有专人负责保管、检查,定期校验和维护,并留有相关记录。
4.4劳动防护用品的发放原则
4.4.1凡属从事对身体健康有危险的生产过程的人员,都应配发相应劳防用品。
4.4.2按照国家有关规范标准,根据劳动条件,对不同工种、不同作业条件,有针对性的发放防护用品(具),以起到保护、防护作用。
4.4.3凡从事多种生产作业的员工,按其主要工种的标准发给。
4.5发放与管理
4.5.1劳动防护用品的发放必须经安全生产技术部审核同意后,由采供部仓库统一发放。
4.5.2各部门、各级领导都应认真贯彻国家劳保政策法规,定期检查劳保执行情况。安全生产技术部根据生产实际情况及时调整劳保发放标准,并会同综合管理处、工会等部门检查劳动保护政策、法律、规定与标准的执行情况,及时研究采用能增强防护能力的新产品。
4.5.3库房应做好劳动保护用品的领用、登记工作,严格领用手续,对耐用劳保用品,如棉衣、各类工作服、工作鞋等,应按规定严格实行一人一卡,按要求及时准确登记《员工防护用品领用卡》。
4.5.4各部门领回劳保用品发放给职工时,要及时登记在本部门的《个人防护用品发放使用台帐》中,并由领用者本人签字。
4.5.5职工长期病假或脱离生产岗位一个月以上者,停发当月护品;半年以上者,顺延防护用品的使用期。
4.5.6参加生产劳动或短期下班组劳动的管理人员,可发给必需的劳动用品,长期参加班组劳动的,应按其所在工种的标准发给。
4.5.7来公司实习人员,由接纳单位按实习岗位劳保领用标准为其配备基本劳保用品,一次领用不得超过2个月的使用量。
4.5.8职工在公司范围内调动,个人使用的物品可带入新部门使用。职工变更工种时,应按新工种标准发放。
4.5.9防护用品(具)属生产所需,非生产需要不得擅自挪用,必须严格执行标准,任何单位和个人都不准擅自扩大发放范围,提高标准,违者要追究责任。同时教育职工自觉爱护、保管、使用好,不得任意丢失、损坏或做他用。
4.5.10对特种防护用品(具),如安全帽、防毒面具、安全带、呼吸器、防化服、绝缘用品等,各使用单位应建立健全检验制度,使用前要严格检查,发现破损、失效、影响安全时,应及时修理或停止使用。
4.5.11凡公司发放的劳保用品,工作时必须穿戴齐全,劳保品不得虚报、冒领、无故损坏和变卖,一经查出,视情节将给予个人和部门经济制裁。护品丢失,一律不再补发,特殊情况须由安全生产技术部批准。
4.5.12职工领用的耐用防护品,如工作服、棉衣等,在按标准配发的同时实行以旧换新制度。对达到换发时间,但经主管部门认为尚需使用的,可适当延长使用期。
4.5.13职工因离职、退职等原因离开公司时,应将在劳保卡登记的个人领用的工作服等交安全生产技术部统一处理。
4.5.14各部门应根据本部门实际相应建立劳动防护用品台帐,加强对劳动防护用品使用情况的监督检查。
4.6报废
4.6.1对防毒口罩、防毒面具等特种防护用品,超过有效期不能使用或经安全人员判定达到报废要求后应立即报废更换,并实行以旧换新制度,领取新护品时必须同时交回已经报废的防护用品。
4.6.2对报废的防护用品由公司统一处理,任何个人不得私自挪作他用。
4.7变更管理
4.7.1对于新增岗位的劳动保护用品(具),由所在部门提出申请,报安全生产技术部审核,经批准后按标准执行。
4.7.2由于作业场所、劳动条件变化,需变更劳保护品(具)标准的,可根据工作实际条件对护品提出标准变更申请,报安全生产技术部审核,经批准后按标准执行。各单位不得自行购置。
4.7.3如因工作需要,工作服、安全帽等代表企业形象的劳保用品需改变样式和面料时,须经公司主要领导批准,否则不得随意变更,以保持护品的相对稳定性。
5 报告与记录
5.1部门劳动防护用品发放记录
5.2个人防护用品发放使用台帐
第8篇 附院加强采购管理的若干规定
附属医院关于加强采购管理的若干规定
一、为了规范本院采购行为,根据《中华人民共和国采购法》,结合医院实际,制定本规定。
二、采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
本规定所称采购是指有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。
本规定所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。
本规定所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
本规定所称服务,是指货物和工程以外的其他采购对象。
三、凡符合《**市政府采购集中采购目录》及上级政府集中采购有关文件规定的采购项目,原则上按规定执行;符合《**市政府采购集中采购目录》的采购项目经咨询政府相关职能部门政府不组织采购的,由院内自行组织采购。
四、采购金额在《**市政府采购集中采购目录》规定数额以下的采购类数额规定如下:
(一)采购金额在《**市政府采购集中采购目录》规定数额以下的货物类:
单项采购量或批量采购在5千元以下的由项目执行部门自行组织采购;
单项采购量或批量采购在5千元(含5千元)以上或批量采购3万元以下的由项目执行部门组织询价后提交采购小组讨论通过;
单项采购量或批量采购在3万元(含3万元)以上的原则上由院招标办组织招标采购。
(二)采购金额在《**市政府采购集中采购目录》规定数额以下的工程类:
参照*卫监[2010]333号:关于印发《**市本级卫生系统30万元以下5万元以上工程施工发包承包暂行规定》的通知的相关文件执行。
(三)采购金额在《**市政府采购集中采购目录》规定数额以下的设备维修类(含消防)等服务类:
单项采购量或批量采购在5千元以下的由项目执行部门自行组织采购;
单项采购量或批量采购在5千元(含5千元)以上或批量采购5万元以下的由项目执行部门组织询价后提交采购小组讨论通过;
单项采购量或批量采购在5万元以上的原则上由院招标办组织招标采购。
五、采购项目必须履行审批手续。审批手续由使用科室申报并经科室第一责任人签字后集中提交项目执行部门,由项目执行部门提交分管副院长、院长审批后组织采购。单项采购量或批量采购在5千元以下的由分管副院长审批。固定资产类购置由使用科室自行履行审批手续。
六、采购采用以下方式:
(一)公开招标;
(二)邀请招标;
(四)单一来源采购;
(三)竞争性谈判;
(五)询价。
七、采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
八、除招标投标法第六十六条规定的可以不进行招标的特殊情况外,有下列情形之一的,可以不进行招标:
(一)需要采用不可替代的专利或者专有技术;
(二)采购人依法能够自行建设、生产或者提供;
(三)已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供;
(四)需要向原中标人采购工程、货物或者服务,否则将影响施工或者功能配套要求;
(五)国家规定的其他特殊情形。
招标人为适用前款规定弄虚作假的,属于招标投标法第四条规定的规避招标。
九、采用招标方式采购的,适用《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国招投标法实施条例》**市级政府采购文件及《**市第一医院招标投标实施细则》的有关规定。
十、采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:
(一)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
(二)制定谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
十一、采取单一来源方式采购的,采购人必须将谈判价格及相关的采购项目信息提交相应的采购领导小组成员,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上由相应的采购领导小组进行集体采购。
十二、采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:
(一)成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
(四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
十三、采购人、采购代理机构对采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
十四、采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
十五、采购合同适用合同法规定。采购人和供应商之间的权利和义务,应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。
十六 、项目执行部门负责合同的执行工作。合同签订之前,项目执行部门须将所签订的合同提交相关的职能部门(纪检、财务、审计)以及分管副院长、院长审阅会签后在规定的时间与供应商签订合同。
十七、采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或终止合同。在合同适用时间内,对质量好、供
货及时、售后服务好的已采购货物不得无故终止采购,不得采购其他同类货物。
十八、采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。
十九、采购项目由执行部门的采购员协助仓管员负责验收。(设备项目由使用科室参与验收)
二十、采购监督部门应当加强对采购活动的监督检查。
采购人在采购活动完成后,应当将采购结果予以公布。
二十一、采购人有下列情形之一的,责令限期改正,给予警告,可以并处罚款,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由医院或院纪委给予处分,并予通报:
(一)应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的;
(二)擅自提高采购标准的;
(三)委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的;
(四)以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的;
(五)在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的;
(六)中标、成交通知书发出后无正当理由不与中标、成交供应商签订采购合同的;
(七)拒绝有关部门依法实施监督检查的。
二十二、采购人有下列情形之一,构成犯罪的,移送司法机关处理;尚不构成犯罪的,处以罚款,有违法所得的,并处没收违法所得,属于本院正式工作人员的,上报有关部门依法给予行政处分:
(一)与供应商或者采购代理机构恶意串通的;
(二)在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的;
(三)在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的;
(四)开标前泄露标底的。
二十三、有前两条违法行为之一影响中标、成交结果或者可能影响中标、成交结果的,按下列情况分别处理:
(一)未确定中标、成交供应商的,终止采购活动;
(二)中标、成交供应商已经确定但采购合同尚未履行的,撤销合同,从合格的中标、成交候选人中另行确定中标、成交供应商;
(三)采购合同已经履行的,给医院造成损失的,责任人应承担一定比例的赔偿责任。
投标人有下列情形之一的,招标采购部门不予退还其交纳的投标保证金,列入不良行为记录名单,在3年内禁止参加本院采购活动。提供虚假材料谋取中标的;
(一)采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的;
(二)与采购人、其他投标人恶意串通的;
(三)向采购人行贿或提供其他不正当利益的;
(四)在招标过程中与招标采购部门进行协商谈判、不按照招标文件和中标供应商的投标文件订立合同,或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的;
(五)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。
投标人有前款第(一)至(五)项情形之一的,中标无效。
二十四、中标供应商有下列情形之一的,招标采购部门不予退还其交纳的投标保证金,列入不良行为记录名单,在3年内禁止参加本院采购活动。
(一)中标后无正当理由不与采购人签订合同的;
(二)将中标项目转让给他人,或者在投标文件中未说明,且未经采购招标机构同意,将中标项目分包给他人的;
(三)拒绝履行合同义务的。
二十五、上级纪检监察部门有明确规定的,执行上级纪检监察部门之规定。本规定未明确条款的,适用《中华人民共和国政府采购法》及**市级政府采购文件的有关规定。
第9篇 学校超市采购管理规定
学校物业超市采购管理规定
商服部超市为便于所需商品的统一管理和采购,降低商品的采购成本,规范进、出货流程,做到人员合理分工与定位,通过标准化、简单化、专业化达到提高效益的目的,特制定此规章制度。
(一)本超市需采购商品分为直配、协配两部分,直配商品统一由商服部采购人员根据店内商品销售、陈列量及库房实际库存情况制作直配商品采购单,协配商品由分店店长根据店内商品实际库存情况制作协配商品采购单。
(二)供应商持直配商品采购单到库房送货,库房保管员按照采购单收货,按照商品验收情况在系统内生成商品验收单,并据此给供应商出具货品欠条。
(三)协配商品由店内店长直接订货,生成协配商品采购单,商品由供货商直接送到店内,并根据实际验收情况为供货商出具货品欠条。
(四)直配商品由保管员验收入库,分店店长依据店内实际库存及销售情况向库房发送分店要货单,库房配货员依据分店要货单进行配货,并生成商品配送单同货品一同送至店内。
(五)店内出现破损及抵期货物时,由店长在系统内制作分店商品退货单,并将货物返回至库房内。库房保管员依据分店商品退货单清点退回的货物,核对完毕后将货物按供货商分别退货,生成商品退货单,并为供货商出具返货欠条,作为结账时的依据。
第10篇 物业公司采购管理规定13
物业公司采购管理规定(十三)
1.0目的
保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现提供优质保障;
2.0适用范围
适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;
3.0职责
3.1管理部根据实际情况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;
3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购,管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;
3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;
3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;
3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;
4.0程序
4.1供方评审
4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于:
a)公司现状及发展目标;
b)供方基本情况,例如服务态度、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;
4.1.2管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于:
a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;
b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;
c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格;
d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格;
e)在保证质量的前提下考虑价格;
f)评审完毕,管理部填写《供方评审报告》;
4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记,合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者,由管理部填写《不合格报告》不予登记,《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制,总经理审批;
4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力,复评不合格者,应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。
4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确:
a)提供服务的范围、期限、质量要求;
b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;
c)双方的权利和义务;
d)违约责任,赔偿等事项;
4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同采购人员采取以下措施,以保证产品、服务符合要求:
a)与供应商或供方沟通,要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其提供一定的帮助。
b)严密采购的验证或检验过程,严格监控供方提供服务的过程。
c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。
4.4 采购
4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;
4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月,
《物资采购计划单》,《物资采购计划单》应包括:采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;
4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购,如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时,采购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则根据实际情况而定,至少应包括供方评审内容中的'a、d'项;
4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事件需另外购买时,部门(管理处)负责人可决定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购,大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;
4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审,并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。
4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。
4.5物资的验证与接收。
4.5.1所有采购的物资,由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,及时通知仓管员进行检验和入库,仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。
4.5.2如果有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才给予放行。
4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。
5.0相关文件
a)《合格物资供应商名单》qr-c
b)《合格供方名单》qr-c
c)《服务分包合同》
d)《物资供应商评价报告》qr-c
e)《供方评价报告》qr-c
f)《物资采购计划单》qr-c
g)《服务分包申请计划单》qr-c
h)《采购物资检验规程》
i) 《供方评审报告》qr-c
第11篇 材料采购管理规定办法
材料采购管理规定【1】
资源简介(以下内容从原文随机摘录,并转为纯文本,不代表完整内容,仅供参考。)1、采购总则
1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。
1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2、采购原则
2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。
2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:
2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。
2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。
2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3、采购程序
3、1供应商的选择
3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。
3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3、2采购程序
所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。
3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。
3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。
3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
材料采购管理制度(试行)【2】
总 则
为了进一步加强材料管理,降低工程成本,规范材料管理、采购、周转过程,增收节支,提高企业经济效益,本着分清职责,保证材料正常供应的原则,现结合实际情况,经研究,特制定本制度。
第一条、采购部工作职责
1、负责维修工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总维修部周转材料及使用材料计划,编制维修部材料成本及利润工作报告,加强工程材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制,及时反映工程材料的实际支出、盈亏。
2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。
3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集,建立建全材料合格供应商信息库。
4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作,维修部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料,零星材料及辅材类材料的采购、验收,进行质量监督。
5、负责维修部材料、设备、周转材料的使用管理及材料账目的考核、抽查、监督工作。
6、完成上级领导交办的其他工作任务。
第二条、材料计划
1、维修部提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出材
料使用计划,填制《维修材料使用计划表》(准确率允许在80%即可)维修部负责人签字确认后,由采购部进行询价、比价、定价,询价单位不少于3家。
2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期,施工部门应提
前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底,施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主,加工类材料计划填制《异型材料加工单》。
3、零星材料计划由维修部及时提出,填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。
5、对临时急需材料,项目施工员提出计划,工程部经理签字,材料员报材料部门主管批准后采购,严禁材料人员擅自采购无计划材料。
6、材料计划方面主体责任方为施工部,出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。
7、采购部材料计划工作,应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类,并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询(注:不需要施工部提供材料计划,该工作全部由材料部负责进行,主要目的是在第一时间开始材料计划工作,避免工期紧张造成材料供应不及时)
第三条、材料询价、定价程序
1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作,填写《材料(周转材料)采购比价单》 (附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章),《材料(周转材料)采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。
2、采购部在完成《材料(周转材料)采购比价单》后一天内完成会签,采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可(成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格,采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格)。
3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购,由采购部、维修部组织采取
公开招标或议标的方式,确定供应商洽商合同,经分管领导批准,总经理审核后方可采购。
5、对小型材料、设备的询价、定价、采购,由采购部自行询价报维修部
审核,由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话(确保信息准确)出现材料组织困难应及时通知施工部。
第四条、材料采购程序
1、采购部根据公司总经理审批的《材料(周转材料)采购比价单》的情况及时签订采购合同,采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场;材料员直接联系供料商,要求供货商按要求供货。
2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理,并根据工程的进展情况及时与供应商联系,确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由维修部材料员及时组织采购。
3、项目需由甲方或业主批价认可的材料,由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。
第五条、合同签订
1、壹万元以上(含壹万元)材料、设备合同的签订,采购部根据《材料(周转材料)采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况,拟订出材料合同样本(技术性指标需会同技术人员确认)随附供应商资质证明。
2、壹万元以下的零星材料采购(本材料整个项目部用量不超过壹万元),原则上可以不签订合同,项目部填写备案说明,相关人员签字后交采购部备案。
3、对项目上拟包工包料分项工程,签订合同时,需采购部、项目部共同参与,材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同,项目部配合;人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同,采购部配合,项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。
第六条、材料款付款程序
1、主要材料拨款,采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》(此单据由财务部编制),经采购部、工程部,财务部审核,报总经理审批,作为付款依据。
2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的
拨付,财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量,核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》(此单据由财务部编制),经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。
3、对于公司指定的长期合作的小型材料(指成批量的零星材料)供应商,签订合同备案说明后,原则上不必签合同,每月对所供材料的价格审核无误后,按月拨付总产值95%的货款,余留5%作为质量保证金,在工程顺利结束后,拨付总产值的3%货款,工程验收后,拨付余留的2%货款。签字程序同上。(注:供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料,如:营业执照、税务登记等)
第七条、材料备用金、台帐管理
1、原则上每个项目设一名材料员(材料员可兼),负责该项目材料总账的管理、材料验收(调拨)明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。
2、需要现金购买的材料,由采购部经办人填写备用金借款单,总经理批准后,到公司财务部领取,凭票据到财务处报销冲备用金帐。
3、采购部负责监督采购员材料资金的使用,严格控制资金在合同范围内执行。
4、材料对账、报账与盘点:
(1)每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账,填写《材料(机具)对账卡片》,由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。
(2)对账时间:每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。
(3)盘点时间:每月25日到31日与材料会计进行库存盘点
第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理
1、材料、设备入库管理
(1)材料、设备进场,材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库,
登记入帐手续,入库前仓管员应清点好材料的数量,核对对材料、设备的外观、形状,检验材料的质量,对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。
(2)所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单,填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。
2、材料验收管理
(1)材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收,砂子、石子按车量方进行抽检,钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数(过磅)进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。
(2)采购部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理,对退场材料进行整理达到验收标准,材料员组织材料退场。
(3)对现场报废的材料、物资,由项目部负责进行清理,报公司批准后进行处理,处理费用上交公司财务。
3、 材料丢失、退场、报废管理。
(1)、项目部材料员在日常工作中,如发现周转物资及现场材料有丢失情况是,第一时间将丢失情况向项目部、采购部汇报并查清原因,交采购部、工程部、财务部备案。
(2)、工程结束后,剩余材料堆公司仓库的,盘点后填写《剩余材料退库明细表》,交采购部、财务部留存。退给供应商的材料要填写《退料单》,(负值,红字体现)。同样交采购部、财务部留存。
(3)、施工过程中,现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》,每月25日后30日前交与采购部、财务部留存。
(4)、项目施工过程中,所有的产生的车辆运费,机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》(此表格又工程部编制)
第12篇 中国石化炼化三剂和油田化学剂采购管理规定
1 基本要求
1.1 管理范围界定
1.1.1 管理范围为《中国石化物料分类与代码》第10大类炼化三剂与油田化学剂（以下简称“三剂”）
1.2 管理原则
1.2.1 充分发挥总部、企业两个积极性，坚持生产技术机动使用及物资供应等相关部门协同管理的原则。
1.2.2 科学理性采购，保证安全及时经济供应，坚持性价比最优、综合成本最低、使用效果最佳的采购管理原则。
1.3 管控方式
1.3.1 运用集团化采购和企业自采方式，采取科学协调的运行机制，实现信息化监督管理。
1.3.2 采取分层管理区别控制的方式，提升集团化采购优势，增强资源获取能力；提高企业自采管理效率，降低采购管理成本。
2 组织机构和职责
2.1 总部部门职责
2.1.1 科技开发部负责制定三剂产品技术标准，建立产品准入制度；引导生产企业提高产品质量，督促指导企业做好产品质量检验；负责编制中国石油化工集团公司、中国石油化工股份有限公司（以下统称中国石化）三剂年度需求计划，牵头组织重要国产三剂和进口三剂的审批工作。
2.1.2 炼油事业部负责炼油助剂产品技术认证和化工装置三剂产品消耗控制以及使用效果评价工作，对重要三剂和进口三剂计划提出意见。
2.1.3 化工事业部负责化工助剂产品技术认证和化工装置三级产品消耗控制以及使用效果评价工作，对重要三剂和进口三剂计划提出意见。
2.1.4 石油工程管理部、油田勘探开发事业部分别负责油田钻井助剂、采油及压裂助剂产品技术认证以及产品消耗控制与使用效果评价工作。
2.1.5 物资装备部负责建立三剂产品供应商网络并对供应商进行考核、考察，按照总部集团化采购要求，负责组织企业联合谈判、签订框架协议。
2.2 企业职责
2.2.1 编制本企业三剂需求计划，组织技术与商务交流，配合集团化采购的同时实施自采品种采购。
2.2.2 建立在用三剂采购及使用分析、考评、考核机制，制定三剂质检大纲和入库检验流程。
2.2.3 运用三剂管理信息系统，进行横向比较，选择优势产品分析研究，优化三剂采购、使用方案。
3 管理规则与程序
3.1 建立上下沟通快捷高效的三剂采购管理制度，制定实用方便的操作控制流程。
3.2 授权集中采购中心及时搜集三剂市场行情，编报月度市场分析报告，提出采购策略及价格调整建议。
3.3 物资装备部根据上报的采购策略及价格调整建议按月发布采购执行价格和市场参考价格，指导需求共性企业适时优化采购。
4 重点管控内容
4.1 计划编制
4.1.1 企业需求计划应兼顾中国石化内部、外部资源，坚持实行重要国产三剂采购与进口三剂引进申报制度；对同类装置、同品种三剂优选两种以上可相互替换品种，避免造成独家采购。
4.1.2 企业采购计划应与每年底通过中国石化三剂管理信息系统上报物资装备部，并在次年一季度末做好采购计划调整工作，以提高采购计划准确率。
4.2 供应商管理
4.2.1 集团化采购供应商管理
4.2.1.1 集团化采购供应商管理由物资装备部委托授权集中采购中心组织相关企业每两年进行一次现场考察。
第13篇 公司员工食堂食品原料采购安全管理规定
附件四:
公司员工食堂食品及原料采购安全管理规定
为加强我公司员工食堂的食品及原料采购安全管理,贯彻落实新《食品安全法》等法律法规要求,规范食品采购索证、进货验收和台账记录行为,从源头治理食品污染,确保我公司的食品卫生安全,特制定本规定。
一、食品及原料采购索证管理
索证是指食品生产经营者在采购食品及原料时,查验产品是否符合相关卫生法规或标准要求,查验供货产品合格证明并索取购物凭证的行为。
购物凭证是指能够满足食品溯源所需要的有效凭证,包括发票、收据、供货清单、信誉卡等。
(一)需要索证的食品及其原料的范围和种类
1、粮、油及其制品;
2、乳及其制品;
3、肉类、水产、蛋类及其制品;
4、饮品饮料(包括定型包装饮用水)、冷饮及冷藏食品;
5、豆制品;
6、酱腌菜类;
7、凉果、蜜饯、槟榔、食用糖、糖果、糕点类;
8、罐头食品;
9、茶叶;
10、酒类;
11、调味品;
12、食品添加剂;
13、新资源食品、保健食品、营养强化食品、辐照食品,以既是食品又是药品的物品为原料加工生产的食品和特殊营养食品;
14、进口食品;
15、省级卫生行政部门认为应该索证的其它食品及原料。
(二)采购食品索证的内容
1、在采购食品及其原料时要向供应商索取卫生许可证和工商营业执照(复印件)、产品检验合格证明或者化验单。
2、采购进口食品及其原料,应当索取由口岸进口食品卫生监督检验机构出具的化验单(复印件)。
3、采购鲜(冻)肉类时,应当索取畜、禽产品动物检疫合格证明,或者查看胴体上是否加盖有效的验讫印章,采购进口鲜(冻)肉类及其制品时,应索取出入境动物产品检疫合格证明(复印件)。
4、采购保健食品、进口保健食品、辐照食品、新资源食品时,在索取卫生许可证和工商营业执照(复印件)、产品检验合格证明或者化验单的同时还须索取卫生部或国家食品药品监督管理局(限保健食品和进口保健食品)发放的《保健食品批准证书》、《进口保健食品批准证书》、《辐照食品批准证书》、《新资源食品卫生审查批件》或《新资源食品试生产卫生审查批件》(复印件)。
5、采购婴幼儿食品、特殊营养食品、营养强化食品,除索取卫生许可证和工商营业执照(复印件)、产品的检验合格证或化验单外,还应当索取省级卫生行政部门颁发的产品审查批准文件(复印件)。
《湖南省采购食品索证管理办法》规定食品生产经营者在采购食品及其原料索取检验合格证或者化验单时,销售者既可以提供生产企业出具的检验合格证或化验单,也可以提供生产企业委托卫生监测检验机构或产品质量监测检验部门出具的化验单,二者均属有效证件。
(三)采购前应按以下要求对产品进行查验
1、产品一般卫生状况、产品合格证明和产品标识是否符合国家相关法律、法规的规定。
2、从食品生产企业或批发市场批量采购食品时,应查验食品是否有按照产品生产批次由符合法定条件的检验机构出具的检验合格报告或者由供货商签字(盖章)的检验报告复印件。不能提供检验报告或者检验报告复印件的产品,不得采购。
3、采购生猪肉应查验是否为定点屠宰企业屠宰的产品并查验检疫合格证明,采购其他肉类也应查验检疫合格证明。不得采购没有检疫合格证明的肉类。
产品的检验合格证或化验单应标明产品名称、生产厂名、产品批号、检验项目及结果、检验日期等内容,并加盖检验单位公章。
产品检验合格证或化验单不得进行涂改或伪造。
索取的产品检验合格证或化验单,由食品生产经营者自行保管备查。
食品生产经营者发现采购的产品与卫生检验报告单不符或因运输、包装、货仓保管不符合卫生要求,导致采购的产品可能被污染、变质或出现其他异常情况时,应立即采取控制措施,并向当地卫生行政部门报告,不得擅自投放市场。
从固定供货商或供货基地采购食品的,应索取并留存供货基地或供货商的资质证明,供货商或供货基地应签订采购供货合同并保证食品卫生质量。
(四)采购时索取销售者或市场管理者出具的购物凭证并留存备查。
(五)禁止生产经营下列食品:(《食品安全法》第28条)
1、用非食品原料生产的食品或者添加食品添加剂以外的化学物质和其他可能危害人体健康物质的食品,或者用回收食品作为原料生产的食品;
2、致病性微生物、农药残留、兽药残留、重金属、污染物质以及其他危害人体健康的物质含量超过食品安全标准限量的食品;
3、营养成分不符合食品安全标准的专供婴幼儿和其他特定人群的主辅食品;
4、腐败变质、油脂酸败、霉变生虫、污秽不洁、混有异物、掺假掺杂或者感官性状异常的食品;
5、病死、毒死或者死因不明的禽、畜、兽、水产动物肉类及其制品;
6、未经动物卫生监督机构检疫或者检疫不合格的肉类,或者未经检验或者检验不合格的肉类制品;
7、被包装材料、容器、运输工具等污染的食品;
8、超过保质期的食品;
9、无标签的预包装食品;
10、国家为防病等特殊需要明令禁止生产经营的食品;
11、其他不符合食品安全标准或者要求的食品。
二、进货查验管理
必须建立并执行进货检查验收制度,审验供货商的经营资格,验明产品合格证明和产品标识,并建立产品进货台账,如实记录产品名称、规格、数量、供货商及其联系方式、进货时间等内容。进货台账保存期限不得少于2年。
应当向供货商按照产品生产批次索要符合法定条件的检验机构出具的检验报告或者由供货商签字或者盖章的检验报告复印件。不能提供检验报告或者检验报告复印件的产品,不得销售。
三、台账记录管理
食品生产经营者应实施进货验收和台账记录制度,在食品入库或使用前核验所购食品与购物凭证是否相符,并进行台账记录。
台账应如实记录进货时间、食品名称、规格、数量、供货商及其联系方式等内容。台账格式见附件。
从固定供货基地或供货商采购食品并签订采购供应合同的,应留存每笔供货清单,可不再重新登记台账。
购物凭证及食品索证有关的资料应按产品品种、进货时间先后次序有序整理,妥善保存备查。
食品生产经营者需妥善保管索证的相关资料和验收记录,不得涂改、伪造,其保存期限不得少于食品使用完毕后二年。
餐饮业经营者食品采购与进货验收台账(格式)
单位或部门名称:
进货时间食品名称规格数量供货商供货商联系方式食品与购物证明是否一致验收人
四、工作要求
1、各分部要广泛宣传建立食品购销台账制度的目的意义,使后勤管理人员懂得建立食品购销台账制度的好处,变为后勤管理人员的自觉行动,充分运用先进的管理经验,规范内部管理。
2、各分部要根据要求,建立食品采购索证、进货验收和台账记录制度,指定专(兼)职人员负责食品采购、索证、验收以及台账记录等工作。台账存放应方便查验。
3、负责食品采购、索证、验收和台账记录的人员应掌握餐饮业常用食品卫生法规规定、食品卫生基本知识和感官鉴别常识。
4、各分部要健全食品采购进仓验收制度,确定专人严格把好进货验收关,对相关证件不符合要求或者证件与产品不相符的产品,不得采购进仓。
5、各分部建立食品购销台账的过程中,要根据实际情况突出重点,突出抓好粮、油、肉蛋、水产品、蔬菜、调味品等容易发生污染的食品的进货台账建立和验收把关。应当相对固定供货单位并定期到食品生产加工企业或者供货单位考察,全面了解执行食品卫生法律法规的情况和卫生状况。
二
第14篇 工程建筑材料和设备采购使用管理规定
为了加强总公司工程项目建筑材料质量管理,杜绝伪劣材料进入施工现场,保证工程质量。根据本公司实际,特制定本规定:
一、 建筑材料和设备品种采购的确定
甲方工程部根据工程项目实际需要,将总公司负责采购供应的材料和施工单位(以下简称:乙方)共同招标采购的材料列表,以书面形式报总公司总经理审批,并将材料和设备的品种列入《建筑施工合同补充协议》条款中,共同遵守,相互约束。
二、建筑材料品牌的选定
1、甲方工程部和乙方,各委派一名材料员对施工中所需的建筑材料进行市场调查(条件允许可实地考察),主要对其品牌的质量、性能及价格进行分析、比较,写出书面分析报告,报总公司领导参考,并先出三家以上的经销商或生产厂家(以下简称:供方)进行招标。在招标前甲、乙双方有关材料员要在认可(统一)的材料(或设备)标底价报价单上签字,并由甲、乙双方派员成立评标小组定标。定标后任何一方不得反悔。甲方与乙方的材料结算价仍按双方合同规定的标底价格,不得增减。乙方与供方按材料中标价结算。
2、凡参加材料(或设备)供应投标的单位必须出具有效的工商营业执照、产品经营许可证、产品生产许可证、产品合格证及有关的产品质量检验报告,方可参加投标(建设部推荐产品优先考虑)。中标的供方必须与乙方按照《合同法》签定供需合同。
3、属施工承包合同指定由甲方采购提供的建筑材料、各种设备,由总公司工程部调查市场行情,提出三个以上的供货单位或厂家参加投标,由总公司领导班子和有关技术人员评标,确定中标者。
三、乙方材料员的选定和权限
乙方以委托书形式,将乙方材料员名单报甲方、监理公司、经销商及生产厂家。委托书中必须写明材料员姓名、职务、工程施工项目名称、权限、委托人要签字,乙方盖章。甲方和供方只认乙方委托的材料员签字,甲、乙方派出材料员在标底价报单和领取材料单上签字,在本规定的范围内生效,任何一方的主管领导、法定代表人不得否定。其余人员签字,甲方不予认可。
四、建筑材料、设备采购方式
1、甲方指定品牌并自行采购。(按合同约定范围)
2、甲方指定品牌乙方自行采购的材料设备。(按合同约定范围)
3、乙方自行采购的材料及设备。(按合同约定范围)
五、建筑材料进入施工现场及使用控制
供方建筑材料进场必须严格执行《商丘市建筑施工管理条例》,并提供产品合格证、产品质量检验报告。监理公司、甲方工程部、乙方材料员和供方各派一名现场见证人进行抽检。合格后,才能交乙方使用。如抽检达不到合格标准的,应立即退场。
六、建筑材料款项的结算
1、甲供材料由供方在每月7日前(或按甲方规定时间),将乙方领用的建筑材料汇总表和调拨单一式三份报甲方工程部,并交总公司领导审阅。属甲方提供建筑材料的,应从拨付乙方工程进度款中扣除,由甲方工程部书面通知财务部。
2、属乙方要求甲方代扣材料款的,乙方需出具双方签字盖章的汇总表和谳拨单并附委托书一份,甲方在拨付乙方工程进度款中扣除,由甲方工程部书面通知财务部。
3、甲方工程部根据乙方提供的建筑材料汇总表和调拨单中产品名称、金额、填写转帐、付款审批单,经总公司主管工程部副总经理、总公司总经理审批后,才能交计财务部付款,并及时将税务发票交计财务部冲帐。
七、其它
1、甲方工程部应及时了解国内、外比较成熟的新材料及应用情况,并及时向分管副总经理汇报。一旦采用新材料,要负责考评、订货、采购、保管及发货等工作。乙方应积极配合甲方使用新材料的工作。
2、乙方发现品种、质量达到甲方要求,且价格低廉的材料,可向甲方工程部提出要求,报总公司总经理审批,并按本管理规定实施。
3、对乙方材料已经材料员签字,又拒不使用现场材料组指定材料的乙方,甲方有权要求乙方服从整个项目统一管理的有并规定,否则,监理公司对不听劝阻而另购材料的有关工程分项不予签证,并勒令其自购材料退场。
第15篇 配件采购管理规定办法
备品备件采购管理规章制度
第一章总则
备品备件的采购工作是采购供应部的主要工作之一。
承担着公司所属生产企业所需国内外备品备件的采购、供应工作包括申购计划的整理、归类、采购任务的安排、供求信息的收集、整理及时向申购单位、部门经理及分管副总裁反馈、汇报相关信息与供应商谈判、签订合同跟踪收货和质量跟踪监督、反馈档案的建立等。
第二章岗位设定
采购岗位负责集团公司生产所需的备品备件的采购工作采购内业岗位负责备品备件申购单的汇总、分类及整理备品备件申购的台帐登记相发票的审核按时编制采购月、季及年度报表。
第三章工作任务
1、负责备品备件的采购供应工作。
及时了解市场行情多方收集、整理相关供应商信息不断拓宽供应渠道。
有选择地收集、建立供应商档案以备后用。
2、加强学习熟悉公司各种型号的生产设备掌握各种型号的备品备件在相关的生产设备中的功能、物性指标、性能、质量等。
采购适价、适质及符合设备技术要求的备品备件。
3、认真审核、汇总、分类各公司递交的申购单核对各种备品备件的货存情况严格按备品备件采购程序对所采申购的备品备件的型号、货期、价格等进行查询及时向各申购公司、部门经理及分管总裁反馈查询结果。
合理选择合格的分承包方。
4、严格执行备品备件的采购审批及备案程序即备品备件的型号及货期限必须由各申购单位确认备品备件的价格必须部门经理及分管总裁审批签订的合同所经办人员必须自行建档外还需要送财务部备案。
5、根据备品备件的使用功能、设备要求等参考价格因素确定国内采购或国外采购需从国外采购的将签订的合同移交进出口科按国外采购工作程序进行采购需在国内采购的按备品备件采购程序进行采购。
6、全程跟踪已签合同或已开证的备品备件的生产、发货情况。
对已到货的备品备件配合仓库清点数量、配合质检进行验货。
对不合格的备品备件负责按合同规定和客户协客户拜访纪要销售分销指标会议纪要新产品指标岗位职责及工作要求生产技术指标市场营销指标供应链指标衡量指标完成计计划编制说明供应商资质和管理办法管理制度采购管理制度终端运作模式工作指引工艺流程生产计划安排营销管理制度商退货、索赔等处理办法对合格的备品备件负责向财务部申请对外付款。
7、及时整理、归类业务档案以备部门经理、分管总裁及相关领导的检查按时按质地编制采购报表。
8、协调处理与相关部门的工作联系主动向部门经理及分管副总裁汇报工作递交资料诚恳接受检查重大问题应请示部门经理及分管副总裁核决。
第四章权限
1、有权选择合格的分承包方并送部门经理及分管总裁核定。
2、有权根据备品备件库存情况对配件进行合理调配对有疑意的申购单可提出异意送部门经理及分管副总裁审批后可以予以绝拒采购。
3、对外签订合同金额在50万人民币以下的由部门经理审批审批金额在50万人民币以上含50万人民币送分管副总裁审批签名。
4、对外付款、承兑货款时货物发票需附仓库的验收单和质检部门的检验报告单经财务部审核数量无误经办人确认价格后报部门经理及分管副总裁签名批准方可对外付款。
第五章职责
1、对备品备件的采购供应不及时而造成生产设备故障不能及时得到维修负责。
2、对备品备件的品种、规格、质量不符合公司的质量要求影响生产和工作负责。
3、对采购过程中因工作失误或价格问题及不按备品备件的采购程序进行采购使公司蒙受经济损失负责。
4、对不遵守公司的规章制度或假公济私而给公司造成不良影响或经济损失负责。
第五章工作程序
详见附图备品备件采购工作程序图
