第1篇 物业管理规章制度档案建立管理规范
物业管理规章制度和档案建立与管理
一、管理规章制度
科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。
1.公众制度
(1)《业户手册》。
(2)《业主公约》。
(3)《精神文明公约》。
(4)《楼宇使用维护管理规定》。
(5)《二次装修管理规定》。
(6)《二次装修管理协议》。
(7)《装修人员管理规定》。
(8)《出入物品管理规定》。
(9)《安全管理规定》。
(10)《消防管理规定》。
(11)《清洁卫生管理规定》。
(12)《园林绿化管理规定》。
2.岗位职责
(1)物业经理岗位职责。
(2)经理助理岗位职责。
(3)物业管理部经理岗位职责。
(4)物业管理文员岗位职责。
(5)物业管理员岗位职责。
(6)物业商务管理员岗位职责。
(7)物业清洁员岗位职责。
(8)工程管理部经理岗位职责。
(9)工程技术员岗位职责。
(10)强电技工岗位职责。
(11)弱电技工岗位职责。
(12)暖通工岗位职责。
(13)维修工岗位职责。
(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。
(15)安全经理岗位职责。
(16)安全管理员岗位职责。
(17)财务经理岗位职责。
(18)财务会计岗位职责。
(19)财务出纳岗位职责。
(20)财务收费员岗位职责。
3.运作管理制度
(1)《员工手册》。
(2)《管理人员文明服务准则》。
(3)《员工办公制度》。
(4)《各部门月工作计划及总结制度》。
(5)《物业管理工作廉洁制度》。
(6)《员工培训制度》。
(7)《内部财务管理制度》。
(8)《档案资料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申请、购买、领用制度》。
(11)《员工宿舍管理评比制度》。
(12)《接待投诉处理及回访制度》。
(13)《维修回访制度》。
(14)《机电设备的编号方法》。
(15)《机电设备的统计制度》。
(16)《配电房管理制度》。
(17)《物业防火安全检查制度》。
(18)《大厦应急灭火抢救方案》。
(19)《物业管理运作流程》。
(20)《业户投诉处理程序》。
(21)《业户入住工作程序》。
(22)《业户入住装修管理工作程序》。
(23)《物业管理档案建立工作程序》。
(24)《物业管理档案监督工作程序》。
(25)《物业资料控制工作程序》。
(26)《公共设施维修、养护工作程序》。
(27)《机电设备维修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防应急处理工作程序》。
(30)《园林绿化管理工作程序》。
(31)《清洁管理工作程序》。
(32)《社区文化开展工作程序》。
4.员工培训考核制度
(1)《新员工入职培训制度》。
(2)《在岗员工循环培训制度》。
(3)《员工工作考核及奖罚制度》。
(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。
(5)《经理助理岗位月工作考核表》。
(6)《部门经理岗位月工作考核表》。
(7)《部门员工岗位月工作考核表》。
(8)《业户意见月*统计表》。
(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。
(10)《物业管理工作情况一览表》。
二、物业档案建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的'三防'标准。
第2篇 绿景物业项目工程技术资料档案管理制度
物业项目工程技术资料档案管理制度
一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。
二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。
四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。
七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。
第3篇 物业管理公司档案管理制度8
物业管理公司档案管理制度(八)
依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施,注意保密工作。
3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。
第4篇 某某广场物业住户档案管理制度
某广场物业住户档案管理制度
管理处的服务过程是小区管理的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对住户各类服务关系。管理处的工作又是销 售工作的延续。其工作质量的优劣还会影响到日后住户对管理处的形象。
1.管业部的主要住户管理任务:
管业部的主要任务就是'服务'。只有健全住户档案及服务内容,才 可能满足各住户的需求。
2.管业部住户管理的日常工作包括:
'及时上行下达住户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
'协调与住户之间的关系,加强横向沟通;
'做好与住户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
'接听住户投诉,解决住户投诉;
'接听住户工程报修电话,及时联系修复;
3.住户档案管理
住户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般
住户档案包括以下的资料:
1)收集住户单位资料
2)住户缴费记录包括各样应付之押金
3)住户装修工程文件
4)住户迁入时填具之资料
5)住户资料补充
1.住户联络资料
2.紧急事故联络人的资料
3.管理人员在日常职务常与住户人事变迁资料
6)住户与管理处往来文件
7)住户违规事项与欠费记录
8)住户请修记录
9)住户投诉记录
10) 住户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
第5篇 物业管理公司档案管理制度9
物业管理公司档案管理制度(九)
第一条 总则
1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条 档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条 档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条 归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条 归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:2004/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:2004/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条 档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条 保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。
4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
第八条 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
第6篇 物业园区防火档案责任制度
物业园区防火档案、责任制度
档案制度
消防部门要建立防火档案,对火险隐患、消防设备状况(位置、功能、状态等)、重点消防部位、前期消防工作概况等要记录在案,以备随时查阅。还要根据档案记载的前期消防工作概况,定期进行研究,不断提高防火、灭火的水平和效率。
防火责任制度
要建立各级领导负责的逐级防火岗位责任制,上至公司领导,下至消防队伍的消防员,都对消防负有一定责任。这样做的好处是,公司人员齐心协力,共同做好消防工作。
1、按照《中华人民共和国消防法》和公安部颁布的《高层建筑消防管理规则》,认真做好'三落实':
(1)责任落实。把消防责任落实到基层、部门,落实到个人,定人员、定时间、定措施。
(2)器材落实。坚持做到每幢住宅楼宇的消防器材齐全,随时均可使用。
(3)检查落实。定期组织大检查,每月管理处进行普查,每周科室进行自查,平时设置专人重复抽查,做到发现隐患立即消除。
2、增强防火意识,组织全体业主(使用人)定期学习消防知识。
3、发动全体住户,坚决贯彻各项防火措施、技术措施和组织措施,从根本上防止火灾发生。
4、消防员的职责
(1)认真学习有关消防知识,掌握各种器材操作技术及使用方法。
(2)值班人员要忠于职守,工作严肃认真,随时准备为保卫国家财产和人民生活安全作出牺牲。
(3)管好消防监视中心的各种设备、设施,保证监视中心正常工作。
(4)做好小区(或大厦)消防器材、设备检查,保证设备处于完好状况,一旦发生火警即可投入使用。
(5)检查各楼的电器、电线、电掣、煤气管道等有无霉坏、锈坏、氧化、溶化、堵塞情况,防止短路或爆炸引起火灾。
(6)制止任何违反消防安全的行为。
(7)积极开展防火安全教育,提高全民防火意识。
第7篇 物业管理处站档案资料管理制度
项目物业管理处/站档案资料管理制度
管理处/站档案资料具有物业管理软件和保证管理服务工作可追溯的双重作用,搞好管理处/站文档的管理是物业管理工作的重要内容。因此,为规范管理处/站的文件、档案管理,特制定本规定。
一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。
二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。
三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。
四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的人员可查阅,不得给其他无关人员。
七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。
第8篇 商业大厦物业管理制度档案建设
商业大厦物业管理制度与档案建设
1 完备的管理工具
管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是**在**开展物业管理服务工作所需的依据--各类支持性文件。
**物业管理支持性文件由《业主公约》、《物业管理委托合同》、《用户手册》和各类《管理规章制度》构成。
1.1 《业主公约》是一份所有业主均需签署的有法律依据的文件,订明所有业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应互相遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的情况(如逾期不缴纳管理费及违章改变物业用途等违反管理条例的事项),《业主公约》亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。
1.2 《物业管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将承担相应的法律责任。
1.3 《用户手册》是根据**实际情况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。
1.4**的《管理规章制度》。
1.5**积累多年物业管理工作的丰富经验,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。
1.6**项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满足其各项使用要求。**以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结合《全国城市物业管理条例》和《全国城市物业管理示范大厦考评标准》的总体要求,提炼、形成**物业管理规章制度体系:(见下页图)
图1 管理规章制度结构图
**管理规章制度目录表1
序号制度类型制度目录
1公众制度精神文明公约
治安管理规定
电梯管理规定
消防管理规定
清洁卫生公约
绿化管理规定
装修管理规定
入伙管理制度
物业接管验收管理制度
公用设施维护管理制度
临明用电、用水管理规定
垃圾收集与处理管理制度
卫生消杀管理制度
2岗位职责 主任岗位职责
副主任岗位职责
客户服务中心职责
序号制度类型制度目录
部长岗位职责
部长助理岗位职责
综合部职责
部长岗位职责
人力资源主管岗位职责
后勤采购岗位职责
档案文员岗位职责
会计岗位职责
出纳岗位职责
仓管岗位职责
工程部职责
部长岗位职责
电气工程师岗位职责
通迅工程师岗位职责
结构工程师岗位职责
维护班岗位职责
维修工岗位职责
运行班岗位职责
管理部职责
部长岗位职责
物业助理岗位职责
安管班长岗位职责
大厦接待岗位职责
安管员岗们职责
消防监控员岗位职责
巡逻岗岗位职责
门岗岗位职责
义务消防员岗位职责
停车场道口岗岗位职责
停车场收费员岗位职责
3员工考核员工量化考核办法
员工量化考核标准
奖惩条例
序号制度类型制度目录
员工守则
4行政管理员工行为规范
员工招聘及辞退(离职)规定
员工培训制度
员工劳动管理规定
员工食堂管理规定
员工宿舍管理规定
员工服装管理规定
办公物品管理规定
公文处理办法
档案管理、保密、借阅制度
物资采购管理规定
仓储管理规定
合同签订管理规定
5财务管理财务管理制度
财务公开监管制度
工资管理制度
收费管理办法
有偿服务收费制度
6客户服务客户服务中心工作流程
投诉处理和分析工作流程
意见调查和回访工作流程
日检工作流程
周检工作流程
有偿服务工作流程
业主请修工作流程
7工程管理机电设备管理工作制度
供电管理制度
配电房管理规定
供配电设备设施运行管理规程
供配电设备设施维修保养规程
给排水管理制度
给排水设备设施运行管理规程
2 档案资料的建立与管理
物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对**实际情况,我们拟采取系统化、电脑化的管理手段,对**物业档案进行全面的收集和管理。
2.1 档案资料的建立及分类
2.1.1 档案资料的建立
a. 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。
b. 将收集的资料进行细分,分类标准严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知》发布后的新标准执行,做到条理清晰,分类合理,便于查阅。
c. 按照资料载体的类型采用恰当安全保存方式。
d. 所有资料档案实行'双档'(电脑档案、文本档案)管理。
2.1.2 档案资料的分类
档案资料分类表
表2 类别 资料内容
基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料、丈量报告
工程技术资料a:红线图、总平面图
b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
c:工程合同、工程预决算
d:工程设计变更通知及技术核算单
e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图
f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书
g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书
h:新材料、构配件的鉴定合格证书
i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料
j:砂浆、混凝土块试压报告
k:绿化工程竣工图
l:其它技术资料
接管验收资料a:接管验收手续
b:接管验收备确认凭证
c:接管验收物业本体确认凭证
管理合同资料a:前期物业管理服务协议
b:物业管理委托合同
物业管理委员会资料a:筹备成立文件
b:成立后运行文件
基金资料维修基金的建立、管理、使用、续筹的规定
管理目标及方案a:争创物业管理'示范小区'规划
b:物业管理实施方案
类别资料内容
公众制度资料a:业主手册
b:装饰装修管理规定
c:**业主公约
d:公众制度
基础管理 员工管理资料a:员工个人资料、聘用表
b:员工业绩考核及奖罚记录
c:员工培训计划和培训考核记录
d:员工劳动合同
e:员工外出考评及参加演练记录
f:员工住房及内务管理记录
计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明
b:计算机网络管理及记录
行政文件资料a:管理处值班及督察记录
b:政府部门及主管领导部门文件
c:**及业主单位相关文件
d:规章制度、通知、通报等文件
e:接待来访参观记录表
业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议
b:业主、客户档案
c:业主、客户维修档案
客户反馈资料a:服务质量回访记录表
b:客户意见调查、统计记录
c:客户投诉及回访处理记录
维修资料a:维修申报表
b:维修服务派工单
c:维修回访记录表
房屋管理及维修养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图
b:引路方向平面图
类别资料内容
大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录
b:装修验收记录
c:房屋安全检查记录
共用设备管理综合类a:设备安全运行规程
b:各设备运行岗位责任制度
c:定期巡回检查记录
d:维护保养记录
e:运行记录
f:设备维修档案
g:设备机房管理规定
h:相关岗位技术人员资质证书
供电系统a:送电、停电通知及记录
b:临时用电管理措施
c:停电应急处理措施
d:运行月报表
弱电系统a:智能化设施运行记录
b:智能化设施定期保养记录
消防系统a:消防24小时值班记录
b:消防设施设备清单
c:消防设施设备使用方法
d:消防应急方案、消防疏散示意图
e:相关消防宣传资料及法规
f:火灾隐患检查记录
电梯系统a:电梯准用证
b:年检合格证
c:电梯操作及保养人员资质证书
d:电梯应急处理措施及记录
类别资料内容
给排水系统a:大厦用水、供水管理制度
b:业主用水、节水计划
c:给排水设施安全检查记录
d:水池清理记录
e:二次供水卫生许可证
f:水质化验单
g:操作人员卫生健康许可证
h:限水、停水通知及相关记录
i:供水设备周围环境检查记录
j:应急处理方案及相关记录
k:运行月报表
空调采暖系统a:中央空调运行记录
b:中央空调故障处理方案及记录
c:中央空调保养记录
d:采暖设备保养记录
e:运行月报表
共用配套设施资料a:共用配套设施统计表
b:共用配套设施维修养护计划及记录
共用管线资料a:地下管网图
b:违章架空管线处理记录
照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表
b:安管人员训练计划和考核记录
安管及车辆管理 安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:安管人员训练计划和考核记录
c:社区安全防范措施
d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带
e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录
b:交通疏导图
c:停车场安全防范措施及设施记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料
类别资料内容
车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录
b:交通疏导图
c:停车场安全防范措施及设施记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料
环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表
b:环卫设备、工具更换记录
清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录
b:国家环保标准:排烟、排污、噪音
c:处理污染事件记录
d:消杀垃圾清运记录
e:水池清洗记录
f:外墙清洗记录
绿化资料a:绿化规划图纸
b:绿化设施统计表
c:绿化保养计划及记录
d:绿化检查标准及记录
社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录
b:社区文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
d:文化活动场所等设施使用情况
经济效益a:物业管理费用收缴统计表
b:有偿经营服务统计表
c:物业管理整体项目经营统计表
社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号
b:舆论相关报导
3 物业档案资料的管理
3.1 档案资料管理运作流程
重要资料接收必须指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)按照**制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。
图2 档案资料建立及管理运作流程示意图
3.2 档案资料管理要求
a. 综合部设档案管理员。
b. 档案资料由综合部统一管理。
c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。
d. 采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并采取相应的储存、保管方法。
e. 对原始文件、合同等重要资料必须严格管理,借阅、复印等必须经审批方可。
f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。
g. 注重档案管理信息开发,根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。
h. 综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。
第9篇 写字楼物业办公室档案管理制度
写字楼物业办公室档案管理制度
1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。
2)档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。
3.)凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。
4)借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。
5)凡借阅重要密件,必须经总经理批准后,方可借阅;
所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。
6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善出路。
如系认为造成,要追究有关人员的责任。
第10篇 物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度
(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。
切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。
1. 所有文档实行统一管理,并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。
第11篇 物业管理公司人事档案管理制度-7
物业管理公司人事档案管理制度(七)
一、档案分类
1、一般文档:
①人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的招聘等相关工作业务资料,由经办人保存,年终根据内容价值酌情归档。
②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、成文时间编号装订成册。
③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等,应作为公开业务资料共享。
2、人事档案
①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。
②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。
二、档案管理规定
1、人事档案管理
①总办负责公司员工人事档案的管理;
②总办在员工入职当天建立员工人事档案;
③员工离职,办理相关手续后,总办将离职人员档案永久、专门存放;
④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定,查阅员工人事档案应经总办主任批准,并办理相关手续,档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
2、人事档案建立
①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工,总办需为其建立人事档案,包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
②员工在入职前,需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责,连同求职申请表归档保存。
③员工试用期满考核合格后,公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。
④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。
⑤员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。其中不包含秘密内容,总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。
三、附则
1、公司所有人事档案仅供公司内部使用,由总办负责统一管理。
2、其他各部门人员应积极配合总办,做好档案管理工作。
第12篇 a物业管理公司日常档案资料管理制度
物业管理公司日常档案资料管理制度
1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。
2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。
6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。
