第1篇 入住管理作业规程
一、目的
规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。
二、适用范围
适用于业主入住的管理工作。
三、职责
1、管理处经理负责组织安排入住工作。
2、服务中心主管负责协助经理安排业主入住工作。
3、服务中心管理员负责具体办理入住手续。
4、财务部负责核收各项入住费用。
5、机电维修部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。
四、名词解释
入住:是指业主收到书面入住同志,并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的,视为入住。
五、程序要点
1、办理入住手续的前提条件。
⑴小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。
⑵已经通过接管验收,标志是:
a)房屋无重大质量问题;
b)工程遗留问题基本得到解决;
c)工程资料已经齐备;
d)业主档案资料已经移交完毕,产权确认工作已经结束。
⑶达到入住的条件,这里指:
a)小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;
b)配套设施基本齐备,建成并能够使用;
c)管理处有固定的办公场所并开始办公。
⑷物业管理公司已经同委托方签订完毕《物业管理委托合同》。
2、入住的准备工作。
⑴入住资料的准备。
a)根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》。
b)《入住通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。
c)印刷以下各类入住表格:
――《〈业主证〉领用登记表》;
――《装修申请表》;
――《住宅使用说明书》;
――《住宅质量保证书》;
――《钥匙领用登记表》;
――发展商提供的《入住验房表》;
――《业主家庭情况登记表》;
――《入住登记表》。
⑵设计办理入住手续流程图。
⑶入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。
a)区内环境:
――入口处挂横幅,内容有“欢迎您乔迁***”等,插彩旗,营造热烈的气氛;
――插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明“管理处”字样;
――入口处标明管理处办公地址和办公时间。
b)管理处办公环境:
――挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受;
――张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
――管理人员着装整洁,精神饱满;
――办公室内资料摆放整齐有序。
3、办理入住手续流程图:
4、发出入住通知。
⑴服务中心依据管理公司和发展商联席办公会议议定的入住时间,会同发展商联合向业主发出入住通知,内容包括:
a)《关于
办理入住手续的通知》;
b)《致广大业主的慰问信》。
⑵业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,服务中心管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,服务中心应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件:
a)《关于办理入住手续的通知》;
b)《购房合同》原件和复印件各一份;
c)业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人各两张;
d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份;
e)委托他人办理的,须带业主委托书。
5、入住手续的办理。
⑴验证:管理员在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
a)《购房合同》原件;
b)业主的身份证原件;
c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本;
d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。
⑵检查无误后,管理员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案。
⑶将业主提供的照片中的一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。
⑷交纳入住费用:服务中心指引业主到财务部缴纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目:
a)煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
b)有线电视初装费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费;
c)水电押金:实行抄表到户的小区不需收取,未实行抄表到户的可适当收取(深圳标准:住宅5元/
第2篇 住户入住管理作业规程-9
住户入住管理作业规程(九)
1.0目的
规范业主入住管理工作,确保住户顺利办理入住手续。
2.0适用范围
适用于zz物业服务中心的住户入住管理。
3.0职责
3.1物业服务中心经理负责入住现场的布置及组织,协调、落实入住手续各项工作的进展情况,确保其顺利实施。
3.2入住手续办理人员负责接待客户,解答客户提问、安排业主验楼、办理相关手续。
4.0流程要点
4.1物业服务中心经理负责根据新建物业情况编制入住方案、入住流程、入住须知,落实相关签约文件,明确现场岗位人员及职责、现场办公地址、环境布置、业主需缴纳的费用及需购置的物品等,报总经理批准后实施。
4.2物业服务中心应派专人与开发商联系,落实入住计划及工作安排、业主房号及名册、《入伙通知书》的格式及发送办法,是否有其他资料需要同时发送等。
4.3物业服务中心指定专人负责收集、整理、准备入住的相关资料、表格和物品。
4.4办理入住手续时,依下列流程作业:验证------- -签约-------缴费-----钥匙、物品领用/发放------验楼。每道手续办理完毕后工作人员须在《入伙手续表》对应栏目签字,并引导业主办理后续手续。
4.4.1验证:核验开发商签发的《入伙通知书》,并留存;核验业主身份证或业主委托授权书及委托人身份证原件,并留存身份证复印件及委托书原件。
4.4.2签约:请业主在“签约处”签定相关协议,包括《消防安全责任书》、《委托银行代收款协议书》;留存业主及家庭成员身份证复印件各一份,业主及家庭成员一寸照片每人一张,银行存折复印件,并请业主填写《住户情况登记表》。
4.4.3缴费:缴纳的费用包括物业管理服务及水电费预收款、代收的煤气开户费和有线电视初装费及其它费用。
4.4.4钥匙、物品、资料发放:凭业主(住户)已交纳的相关入住费用发票(收据)发放钥匙、物品及相关资料(《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》、《业主手册》、《装修管理规定》等),并记录在《业主入伙资料、物品移交清单》上。对有返修问题处理的房屋,和业主商议预留户门钥匙或预约返修时间,并记录。
4.4.5验楼:物业服务中心安排专业验楼员陪同业主验房并负责抄录水、电、气表底数,经业主确认并同意收楼后,双方在《房屋验收交接表》上签字,一式两联,双方各持一联,其中,存根联由验楼员交“验楼处”暂存。对验楼时业主提出的问题,陪同验楼员应耐心解答,对发现的质量问题,应在《房屋返修申报表》中详细记录。验房完毕,如果业主同意收楼,则由业主将此表在领取户门钥匙时交“收楼处”,以便预约或预留户门钥匙安排尽快修复存在问题;如果业主因为存在房屋质量问题而不同意收楼,则陪同验楼员应做好解释工作,同时,将此表交“验楼处”,并通知办理入住手续人员终止办理后续手续。如果因为其他原因业主不同意收楼,陪同验楼员需详细了解其原因,并向物业服务中心经理汇报。
4.4.6房屋返修问题处理:当天入住手续办理完毕后,“验楼处”负责收集、统计当天的《房屋返修申报表》、填写《房屋返修处理登记表》,汇总后立即交开发商或承建商按时间顺序组织返修处理,并督促、跟踪落实。返修问题处理完毕后,物业服务中心应首先组织复查、复验,认为合格后方可通知业主复验。如在发展商承诺的期限内(一般问题7天内修复)未处理完毕,则管理中心应及时知会业主,并说明原因,做好解释工作,同时督促承建商尽快处理。
5.0支持性文件
无
6.0质量记录
6.1《入伙通知书》――――――――――qp―05―01―f001
6.2《入伙手续表》――――――――――qp―05―01―f002
6.3《房屋验收交接表》――――――――qp―05―01―f003
6.4《消防安全责任书》――――――――qp―05―01―f004
6.5《委托银行代收款协议书》―――――qp―05―01―f005
6.6《住户情况登表》―――――――――qp―05―01―f006
6.7《业主入伙资料、物品移交清单》―――qp―05―01―f007
6.8《房屋返修申请表》――――――――qp―05―01―f008
6.9《房屋返修处理登记表》――――――qp―05―01―f009
第3篇 业主入住管理标准作业规程6
业主入住管理标准作业规程(六)
1.0目的
规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。
2.0适用范围
适用于业主入住的管理工作。
3.0职责
3.1 管理处主任负责组织安排入住工作。
3.2客户服务中心主管负责协助主任安排业主入住工作。
3.3开发商营销中心负责对业主资格的审查。
3.4客户服务中心客户助理负责具体办理入住手续。
3.5开发商项目部负责工程问题的整改。
3.6公司财务部负责业主入住的收费工作。
4.0定义
3.7入伙:是指业主接到交房通知书,并办理完相应手续。
5.0程序要点
5.1入住的准备工作
5.1.1 入住资料的准备:
a)根据小区的实际情况编写和印制《业主手册》、《入伙流转表》、《入伙通知书》。
b)《入伙通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。
c)督促开发商提供《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》。
d)印刷以下各类入住表格:
-《装修申请表》
-《装修人员出入证登记表》
-《房屋验收交接表》
-《业主资料登记表》
-设计办理入住手续流程图
5.1.2业主入住流程
开发商向业主发出《交房通知书》
1.核实业主身份、《入伙流转表》、身份证、购房合同、委托证明等。
2.物管工作人员陪同业主验房。
3.抄水、电、气三表底数。
验房结果1、有意见 /对特殊2、一般意见/1.对一般意见进入整改程序,由物管公司跟进并反馈。2.继续办理接房手续。
无意见/
缴费:1.业主缴清购房余款、购房契税。
2.业主完清缴费手续后开发商财务人员在《入伙流转表》上盖章。
3.建议业主预存二个月全额物管费,管理处财务人员在《入伙流转表》上盖章后办理入伙手续。
办理入伙手续:1. 业主交回《业主资料登记表》、《业主服务需求调查表》
2. 业主签《精神文明建设公约》、《业主临时公约》
3. 发放资料
1.业主按照《业主物品领取清单》领取钥匙、资料及各类物品。
2.祝贺业主乔迁之喜。
3.业主资料归档。
5.1.3入住时的环境布置:
a)区内环境:
-入口处挂横幅,内容有'欢迎您乔迁×××'等,插彩旗,营造热烈的气氛;插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明'管理处'字样。
-入口处标明管理处办公地址和办公时间。
b)管理处办公环境:
-挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受。
-张贴醒目的'办理入住手续流程图',办理手续窗口设置要求做到'一条龙服务',各窗口标识清楚,一目了然。
-管理人员着装整洁,精神饱满。
-办公室内资料摆放整齐有序。
5.2发出入住通知
5.2.1营销中心依据议定的入住时间,向业主发出入住通知,内容包括;
a)《入伙通知书》
b)《入伙流转表》
c)《入住手续缴费明细表》
5.2.2业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在最后规定期限内,业主尚未办理入住手续的,开发商营销中心应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续,业主办理入住手续须带以下证件:
a)《入伙通知书》、《入伙流转表》。
b)《购房合同》原件和复印件各一份。
c)业主的身份证原件及复印件各一份。
d)单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份和公司公章。
e)委托他人办理的,须带业主委托书、业主身份证复印件及被委托人身份证和身份证复印件各一份。
f)所有已交款项的收据,按揭房需备齐按揭手续和证明。
5.3入住手续的办理
5.3.1入住资格验证:
1、开发商营销中心在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
a)《购房合同》原件。
b)业主的身份证原件。
c)单位购房的还须检查其单位营业执照副本。
d)委托他人办理的,还须检查业主的委托书。
e)以上问题核实后营销中心负责人在《入伙流转表》签字确认。
2、开发商财务部对业主所购房相关应缴款是否完清进行验证,并在在《入伙流转表》上签字盖章。
5.3.2业主凭以上两项办完的《入伙流转表》到管理处办理接房手续。
5.3.3客户服务中心核实《入伙流转表》,审查业主相关证件。
5.3.4缴费:客户助理指引业主到收银处交纳相关费用,收银员根据收款项目开具收款收据。一般情况下,建议业主预存2个月全额物业管理费。
5.3.5业主缴清费用后收银员《入伙流转表》上签字。
5.3.6验房收楼
a)管理处工程人员陪同业主进行验房,房屋经验收合格的,应请业主在《房屋验收表》中签字确认(智能水电表不进行底度抄录工作)。
b)验房中,如有工程质量问题,工程部陪同人员应将问题记录于《房屋验收表》中,并立即复印《房屋验收表》通知开发商项目部进行整改,如属物业管理公司范围内的问题应由物业工程部给予解决,并将整改结果反馈客户服务中心。
c)整改完毕后,由客户助理通知业主二次验收。二次验收不合格的,重新执行5.3.3(b)程序,由工程部主管进行跟进,限期尽快解决。
5.3.7验房后业主签《精神文明公约》、《入伙流转表》。
5.3.8发放《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》、《业主手册》并请业主仔细阅读资料。
5.3.9发放钥匙:
a)业主收楼后,客户助理在将钥匙交给业主的同时,留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用,发放《装修许可证》时一并交还。
b)业主在领取钥匙时,管理员应在《物品签收记录表》内注明交付钥匙数量及是否有留用,并填写《物品签收记录表》。
5.4建立业主档案,资料存档。
5.4.1客户助理将:《业主资料登记表》、《业主服务需求调查表》、《房屋验收交接表》、《入伙流转表》、《物品签收记录表》、装修资料等装入业主档案。业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理标准作业规程》。
5.4.2将客户资料录入物管软件。
5.5 本规程作为相关人员绩效考评的依据之一。
6.0 记录
6.1《入伙流转表》
6.2《房屋验收交接表》
6.3《物品签收记录表》
7.0相关支持文件
7.1《装修管理标准作业规程》
7.2《钥匙管理标准作业规程》
第4篇 业主交房入住管理作业规程－10
业主交房入住管理作业规程10
1、目的
规范业主交房入住管理工作,确保业主顺利交房入住。
2、适用范围
适用于业主交房入住的管理工作。
3、 职责
3.1主任助理负责组织安排交房入住工作。
3.2管理员负责协助助理安排业主交房入住工作。
3.3客服中心接待员负责具体办理交房入住手续。
3.4管理员及工程维修队负责带领业主验房及遗漏工程的跟进处理工作。
3.5收银员负责业主交房入住的收费工作。
4、 程序要点
4.1交房入住的准备工作
4.1.1交房入住资料的准备:
a .根据小区的实际情况编写和印制《住户手册》、《业主公约》、《收房通知书》、《房屋使用说明书及房屋质量保证书》《装修审批表》《装修管理规定》、《业主接房手续办理说明》《业主装修办理程序说明》《户型图》、《智能系统使用说明》等。
b.《收房通知书》的内容要求写明管理处办公地点、业主办理收房手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简单扼要的接房及装修流程等。
c.印刷以下各类入住表格:
- 《住房验收交楼表》
- 《业主家庭情况登记表》
- 《钥匙托管承诺书》
- 《业主签领物品登记表》
- 《业主领用钥匙记录表》
4.1.2设计办理收房手续流程图。
4.1.3交房入住时的环境布置,涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。
a.区内环境:
-入口处挂横幅,内容有'欢迎×苑×座业主喜迁新居'等,插彩旗,营造热烈的气氛;插指路牌,由入口到管理处,指路牌标明'交房处'字样;
-入口处标明管理处办公地址和办公时间。
b.办公环境
-摆放花篮、盆景、小彩带等,给人以隆重、喜庆的感受;
-张贴醒目的'办理收房手续流程图',办理手续窗口设置要求做到'一条龙服务',各窗口标识清晰、一目了然。
-管理人员着装整洁,精神饱满;
-办公室内资料摆放整齐有序。
4.2办理交房入住手续流程图(略)。
4.3发出收房通知书
4.3.1客服中心依据管理处确定的交房入住时间,提前十天左右向业主发出交房入住通知,内容包括:
a 《收房通知书》
b.《祝贺信》
c.《收房办理手续流程图》
d.《收房收费一览表》
e.其它。
4.3.2业主收到交房入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料
到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来后3天内,业主尚未办理交房入住手续的,管理员应再次发函或致电通知其前来办理收房手续;超过规定期限仍未办理收房手续的,应向管理处主任汇报决定是否登报催办。业主办理交房入住手续须带以下资料及证件:
a.《收房通知书》;注:《收房通知书》上必须有销售部签字盖章确认已结清费用可办理收房的手续。
b. 业主身份证原件及复印件,如联合购房者需所有业主均带齐身份证原件(如业主为未成年人,请带户口薄);
c.《商品房买卖合同》或《个人购房借款合同》原件;
d.《预购商品房抵押贷款合同》及办理该合同之有关单据;
e. 营业执照副本及复印件(为公司购房);
f. 如业主不能亲自办理手续的,受托人除持上述资料外,须持本人身份证原件、业主身份证原件、合法业主委托书原件办理接房手续。
4.4交房入住手续的办理
4.4.1验证:接待员在业主前来办理交房入住手续时,应首先对上述证件进行检查;
4.4.2检查无误后,将《购房合同》等原件返还业主,将相关复印件及业主委托书、复印件等存入业主档案;
4.4.3 交纳相关费用,一般情况下,需交纳的费用包括以下项目:
a. 管理费:以交房之日起计算;
b. 其它费用。
4.4.5签署相关文件
a.《住房验收交接表》;
b.《业主公约》;
c.《业主签领物品登记表》;
d. 其它。
4.4.6签领资料
a.《住户手册》、《服务指南》、《设施设备使用说明书》;
b. 户型图、小区总平面图;
c.《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》;
d. 其它。
4.4.7验房
a. 工程维修人员在业主办理完交房入住费用后与片区管理员一起带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题及验收情况填入《住房验收交接表》中;
b. 房屋验收合格后请业主在《住房验收交接表》中签字确认;
c. 验收中发现的工程遗留问题,业主要求搬入或二次装修前维修的,工程部应联系安排施工单位按照业主的合理限期进行整改,并将整改情况及时告知客服中心:
- 若在限期内未能整改完毕的,管理员应将具体情况反馈给业主,并告知具体验收时间;
- 整改完毕后,由客服中心通知业主进行二次验收,二次验收不合格的,由管理员进行督促跟进,限期尽快解决。
4.4.8发放钥匙
a. 业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的,客服中心应将业主房屋钥匙全部交给业主;
b. 业主房屋有遗漏工程需要处理的,客服前台接待员在将钥匙交给业主的同时,留下一把入户门钥匙在管理处以供维修时用,同时请业主签署《钥匙托管承诺书》;
c. 将信报箱钥匙在交房时一并发给业主。
4.5 开
通水电。
工程维修人员在验房时一并读取水表底数记录在《住房验收交接表》中。
如业主需要开通的,即刻为其开通。
4.6 业主档案管理的具体办法详见《业主档案管理作业规程》。
5、记录
5.1《业主家庭情况登记表》
5.2《房屋验收交接表》
5.3《钥匙托管承诺书》
5.4《业主签领登记表》
