第1篇 某物业档案管理规程
f物业档案管理规程
1.0目的
确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。
2.0资料档案
2.1归档范围
文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;
2.2建立
2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。
2.2.2组卷
2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要注意整洁,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,所有材料都能随手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、题目分类,查找迅速方便,在档案目录里清楚的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。
2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。
2.2.3装订
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,确切,用毛笔或铅笔,字迹端正。
2.2.3.2根据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷目录。
2.3管理
2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。
2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等情况进行一定检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录;
2.4.2业主资料发生变动时,及时更新业主档案。
2.5调阅
2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准;
2.5.2本部门档案资料原则上不外借,如有借出发生时,须经部门主管书面批准;
2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料及时返还;
2.5.4未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;
2.6销毁
2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须登记,报管理处经理批准后销毁。
3.6.2销毁档案材料时,必须指派专人进行,防止失密。
4.0相关记录:
《档案调阅登记表》
档案调阅登记表
调阅时间调阅人文件名称负责人归还时间经手人备注
第2篇 物业管理公司档案管理作业规程怎么写
。
4.1.5档案编号举例:a)物业管理有限公司编号:※※※-※※-※※※-※※※档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b)管理处编号:※※※一※※※一※※一※※※一※※※档案序号类别编号部门编号管理处编号物业管理有限公司编号
4.2档案的分类
4.2.1 区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a)行政、人事类;
b)财务类;
c)物业管理类;
d)保洁类;
e)工程维修类;
f)保安类
4.2.2 全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。
根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:收文类发文类合同类a)综合部员工人事档案图纸类后勤类收文类报表类b)财务部 帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类c)管理部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类……
4.3立卷与编制目录
4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。
档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;
b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:--物业管理有限公司综合部收文:※※※--收文;
--物业管理有限公司财务部报表:※※※-cw-报表;
--管理部业主档案:※※※一※※※-gw--业主档案。
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2 编制目录:a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管
4.5.1 档案保管的工作任务是:a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2 档案保管的责任部门:a)财务部保管财务档案;
b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;
c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;
e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.5.3 档案的保管程序:a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;
c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级
4.6.1 档案的密 为三级:绝密、机密、普通:a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7档案的查阅权限
4.7.1 物业总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2 物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制
4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。
4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格:a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;
属管理处的档案,由管理处负责人审批;
属公司的档案,由物业总经理审批;
财务类的档案也应由物业总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;
机密档案由综合部负责人审批;
普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁
4.1
1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。
4.1
1.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。
4.1
1.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.1
1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期归档编号备注档案目录文件查阅/借阅/复制登记表序号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注档案查阅/借阅审批表部门姓名职务借档文件名借档理由是否复制□是 □否借还时间年 月 日至 日审批人签名档案销毁清单序号文件编号文件标题页数所属部门归档日期保管日期销毁日期备注审批人: 审批人: 制表:
第3篇 物业公司档案管理标准作业规程
物业公司档案管理标准作业规程
(五)
1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2. 0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。
3. 0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
3. 2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。
3. 3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的编码。
4.1.1公司、人事行政部编码:
(1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写);
(2)人事行政部编码为:r(人事行政部名称拼音缩写)。
4.1.2部门编码:
(1)人事行政部名称编码为:r
(2)财务部编码为:cw;
(3)客户服务中心编码为:kh;
(4)环境景观部编码为:jj;
(5)工程部编码为:gc;
(6)秩序维护部编码为:h;
(7)品质拓展部编码为:p;
(8)经营部编码为:jy;
4.2档案的分类
4.2.1 档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:
(1)业主档案,包括:a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;
b、经业主签署后的《消防安全责任书》;
c、《业主家庭情况登记表》;
d、《业主物品领用登记表》;
e、《业主入住验房表》;
f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;
g、《违章处理通知单》及处理结果资料;
h、业主的有关证件复印件;
i、业主产权确认登记(产权证书);
j、其他应保存的业主资料。
(2)工程技术档案,包括:a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);
b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;
建设工程竣工验收证书;
建设消防验收合格证;
公共配套设施综合验收合格证书;
供水合同;
供电协议书、许可证;
供气协议书、许可证;
有线电视合格证;
通信设施合格证;
电梯准用证等);
c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。
d、设备出厂合格证;
e、设备使用说明书(要求中文);
f、设备安装、调试报告;
g、保修卡、保修协议;
h、物业接管记录。
i、其他应保存的工程资料。
(3)服务档案,包括:a、设备台账;
b、设备运行记录;
c、设备维修、保养记录;
d、设备更新改造记录;
e、对外经营记录;
f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。
(4)行政档案,包括:a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。
b、管理指导文件:质量体系文件。
c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。
4.2.2 档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。
4.3立卷与编制目录。
4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。
档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:物业管理有限公司员工人事档案:※※※―r―员工档案;
物业管理有限公司财务部报表:※※※―cw―报表;
物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―kh―运作档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2 制目录:
(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限。
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管。
4.5.1 档案保管的工作任务是:
(1)便于查阅;
(2)保证档案的安全;
(3)防止档案的损坏;
(4)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2 档案保管的责任部门:
(1)财务部保管财务档案;
(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;
(3)品质拓展部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;
(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;
(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;
4.5.3 档案的保管程序:
(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
(4)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级
4.6.1 档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。
(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。
(2)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。
(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;
工程档案,如工程图纸;
计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。
4.7档案的查阅权限
4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2 副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制。
4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格。
(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。
(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;
属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;
属公司的档案,由总经理审批;
财务类的档案也应由总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;
机密档案由分管该项工作的副总经理审批;
普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁。
4.1
1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。
4.1
1.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。
4.1
1.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.1
1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0相关记录表格
5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:
5.3《文件销毁申请单》文件编码:
5.4《外来文件台账》文件编码:
5.5《合同台账》文件编码:6.0
第4篇 办公大楼物业档案管理规程
办公大楼项目档案管理规程
目的
规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。
职责
a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。
b.管理处每月一次进行检查。
c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。
工作规程
【档案收集与归档】
a.范围
凡《文书档案归档范围》中所规定的内容均属收集和归档范围。
b.时间
各部门需归档材料必须于每月底收齐并交到资料档案管理员处。
c.要求
-上交文件必须完整、无空缺,不得使用铅笔填写。
-资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥善保管,以备年底一并装订归档。
【档案接收】
a.上交档案要确保案卷质量方能接收。
b.接收的案卷,经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。
【档案查阅、借阅】
a.调卷查阅者,应说明理由、要求及内容。
b.查阅档案前,必须于'查阅、借阅登记簿'上签字登记。
c.查阅的档案不得离开管理处,如有离开管理处的必要,须经管理处经理同意,方可实施。
d.非管理处人员借阅,凭单位介绍信,经管理处经理批准并办理借阅手续后,于管理处内借阅,不得外借。
e.借阅的档案不得转借他人。
f.阅后及时归还,确有必要可借阅一星期。如继续借阅则另办续借手续。
g.借阅的档案不得涂划或拆卷。
h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。
第5篇 某物业项目用户档案管理规程
物业项目用户档案管理规程
1目的
规范用户档案的保管与跟踪工作。
2适用范围
适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。
3职责
3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。
3.2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。
4工作流程
4.1建立《用户档案》,其内容包括:
4.1.1《入伙通知书》;
4.1.2购房合同;
4.1.3《用户档案资料表》(用户营业执照的复印件张贴于表后面);
4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》;
4.1.5经用户签署后的《用户公约》;
4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》;
4.1.7《房屋交付验收表》;
4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料;
4.1.9《委托银行代收费协议书》;
4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料;
4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。
4.2档案盒的制作
4.2.1根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称,其格式一般是由文档名称、组织机构、编号、栋号楼层号房号等几部分组成,表达式如下:
×××-××-×××
以yk大厦为例:cpm-avic-001
cpm:**物业管理有限公司
avic:--园管理中心
001:编号001
标签效果图如右所示:
4.2.3将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
4.3用户档案的建立
4.3.1准备适量的 26cm×34cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写有'栋号、楼层号、房号'的标签贴纸贴在档案袋封面上。
4.3.3将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.3.4将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。
4.3.5按档案盒内的各用户的档案排列顺序,将档案有关内容登记在《用户档案》内。其内容包括:序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、备注等栏目。
4.4用户档案的跟踪
4.4.1当发生下列情况变化时,物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中:
a.通讯电话联络方式发生变化时;
b.用户产权发生更替时;
c.住房使用人发生变化时。
4.4.2《用户档案》跟踪管理,由事务管理员每季度进行一次用户情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他费用一个月以上的用户,管理员应至少每隔15天跟踪一次。
4.5《用户档案》属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理中心经理批准,经行政部资料档案员办理登记手续后方可查阅。
4.6《用户档案》应永久保存。
4.7将各用户资料输入电脑进行无纸化管理。
4.8本规程执行情况作为行政部资料档案员绩效考评的依据之一。
5相关文件和质量记录表格
5.1《管理处文件、资料管理规程》
5.2《入伙登记册》
第6篇 某某物业管理公司用户档案管理规程
某物业管理公司用户档案管理规程
1.用户档案的管理工作由服务中心文员负责。
2.服务中心文员每天将当天的用户资料、往来文件按房号整理归档。
3.大厦用户资料按房号一户一档建立,以楼层为序,统一存放在客户资料文件柜内。
4.用户档案内存放现有用户资料,迁出用户资料装订后另存于行政部文件柜内。
5.每个用户档案的排列顺序为:按日期顺序,最新的文件摆在最前面。具体排列方式如下:
a.用户来函、复函
b.非办公时间加班申请
c.公司水牌制作申请
d.电话开通通知单(电话开通通知单;电话分机租用申请表等)
e.室内安全及物品放行(关于下班后锁好房门的通知;用户室内物品放行协议书;大门封板申请;破锁申请等)
f.租户资料(业主授权书;租户承诺书;用户资料;租赁合同复印件;营业执照副本复印件;公司负责人身份证复印件;关于配备灭火器材、自救面具的通知;防火责任人任命书;关于确定防火责任人的通知;用户收楼登记表;用户室内设施检验记录表)
g.装修资料(用户室内装修申请;大门密码锁安装批准书;用户室内设施日常巡检记录;用户室内装修整改通知书;用户室内装修竣工验收申请;货梯使用申请表;临时出入证办证表等)
h.业主资料('业主资料'作为永久性文件保存于用户档案内。收楼证明书;业主身份证复印件或营业执照副本复印件等)
i.用户迁出(用户变动通知;用户迁出的通知;业主同意租户搬离通知书;安检资料;迁出用户调查问卷等)
j.其他资料
6.用户档案的标签须与档案内现用户的公司名称吻合。
7.服务中心文员每月根据业主、租户的联系途径、联系人等变更情况,及时更新档案内用户资料。
第7篇 某物业服务中心档案管理规程
物业服务中心档案管理规程
1目的
对重要资料文件等进行有效保管,以便查阅。
2范围
适用于ee物业服务中心档案管理工作。
3标准作业要求
3.1归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件:
a)管理文件:各部门在经营活动中产生的质量记录文件。
b)证照文件:经营活动中产生的各类证、照等。
c)合同文件:经营活动中产生的各类合同等。
d)员工人事档案:包括劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、廉政承诺书(后勤员工)、照片、学历证书复印件、体检报告、职称/技能证书、原单位劳动合同解除证明,包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等;特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。
3.2档案的收集整理
3.2.1质量记录文件
3.2.1.1质量记录表单按照规定时限,每月5号前由各部门负责人整理归档,行政人事专员每月检查;
3.2.1.2质量管理文件由行政人事专员归档保存;
3.2.1.3与物业管理相关的外来文件由行政人事专员收集整理,并保存。
3.2.2其他档案文件由行政人事部及时整理归档。
3.3档案保存
3.3.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保证档案完好无缺;一旦出现险情,须立即向部门经理或公司领导报告。
3.3.2严禁无关人员参阅档案,非档案管理人员不得干涉档案管理工作。
3.3.3档案发生损毁、丢失时,根据损失程度追究有关人员责任。
3.3.4离职员工的档案须保存2年以上,关键岗位保存3年以上,并建立《离职员工档案登记表》,以便查询。
3.4档案借阅
3.4.1外部门人员借阅或借出档案原件(包括复印件),须经物业服务中心经理同意后办理登记手续;使用完毕须及时、完整地归还档案,不得私自留存;使用过程中注意不遗漏、不丢失原件,否则须承担相应责任。
3.4.2任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在档案上作记号、涂改、污损;确因工作确需摘抄、复制,须经借出部门的负责人同意方可。
3.4.3借阅档案者须严守公司机密,绝不可外泄档案内容;由于泄密而给公司造成损失的,公司将追究其有关责任。
3.4.4短期使用档案借阅期不得超过7天,长期使用档案借阅期不得超过15天,如确需延期须提前办理续借手续。
3.5档案移交
3.5.1如档案需向其他部门移交,须经物业服务中心经理批准,并建立《档案移交签收表》,由经办人签字,以明确责任。
3.5.2员工进行公司间调动后,由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案,调出公司人力资源部建立《档案移交签收单》,由双方经办人当场签字,以便查询。
3.6档案检查
3.6.1检查内容:档案是否齐全,档案有无存放错误。
3.6.2检查时间:每月自行检查一次。
3.7档案销毁
档案销毁需经物业服务中心经理批准。
4质量要求
4.1行政人事专员管理档案需进行编号排序,方便能够快捷地查阅文件。
5记录表单
5.1《档案借阅登记表》aw-qr-om-13
5.2《档案移交签收单》aw-qr-om-14
第8篇 物业管理公司档案管理作业规程
物业管理公司档案管理标准作业规程
1目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2适用范围
适用于物业管理公司各类档案的管理。
3职责
3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。
3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。
3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4程序要点
4.1档案的编号
4.1.1公司、管理处编号:
a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);
b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。
4.1.2部门编号:
a)综合部编号为: zh;
b)财务部编号为: cw;
c)管理部编号为: gw
d)项目部编号为: *m
e)工程部编号为: gc;
4.1.3年份编号:引用年份序号-2002、2003、2004……。
4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、...。
4.1.5档案编号举例:
a)物业管理有限公司编号:
※※※-※※-※※※-※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业管理公司编号
b)管理处编号:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
档案序号
类别编号
部门编号
管理处编号
物业管理有限公司编号
4.2档案的分类
4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:
a)行政、人事类;
b)财务类;
c)物业管理类;
d)保洁类;
e)工程维修类;
f)保安类
4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:
收文类
发文类
合同类
a)综合部员工人事档案
图纸类
后勤类
收文类
报表类
b)财务部 帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
c)管理部员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
……
4.3立卷与编制目录
4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:
a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;
b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
--物业管理有限公司综合部收文:※※※-*z-收文;
--物业管理有限公司财务部报表:※※※-cw-报表;
--管理部业主档案:※※※一※※※-gw--业主档案。
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2编制目录:
a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管
4.5.1档案保管的工作任务是:
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2档案保管的责任部门:
a)财务部保管财务档案;
b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;
c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:
d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;
e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.5.3档案的保管程序:
a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,
移交给档案管理员;
b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;
c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级
4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7档案的查阅权限
4.7.1物业总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制
4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。
4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:
a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:
属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁
4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。
4.11.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。
4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
序号文件编号文件标题页数发文
单位发文
日期接收
日期归档编号备注
档案目录
文件查阅/借阅/复制登记表
序
号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注
档案查阅/借阅审批表
部门姓名职务
借档文件名
借档理由
是否复制□是 □否
借还时间年 月 日至 年月 日审批人签名
档案销毁清单
序号文件编号文件标题页
数所属部门归档日期保管日期销毁
日期备注
第9篇 物业管理公司档案管理标准作业规程5
物业管理公司档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司各类档案的管理。
3.0职责
3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
3.2行政部主管监督档案管理的实施工作。
3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的编号。
4.1.1公司编号为:cshy
4.1.2部门编号:
a)行政部编号为:*z
b)人力资源部编号为:rl
b)财务部编号为:cw;
c)管理部编号为:gl;
d)工程维修部编号为:gc;
e)市场拓展部编号为:sc
f)品质督察部编号为:pz;
4.1.3年份编号:引用年份序号2000、2001、2002……
4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003……
4.2档案的分类。
4.2.1区分全宗,按问题分类法划分,全宗可分为以下八类。
a)业主档案,包括:
--经业主签署后的《业主公约》;
--经业主签署后的《消防安全责任书》;
--《业主家庭情况登记表》;
--《钥匙领用登记表》;
--《业主证领用登记表》;
--《业主入住验房表》;
--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料;
--《违章处理通知单》及处理结果资料;
--业主的有关证件复印件;
--业主产权确认登记(产权证书);
--其他应保存的业主资料。
b)工程档案,包括:
--物业产权资料(项目开发批准报告;规划许可证;投资许可证;土地使用合同;建设工程开工许可证;用地红线图等);
--综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;
建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);
--施工设计资料(地质报告书;全套设计图纸;图纸会审记录;设计变更通知单;工程预决算报告书;重要的施工会议纪要;隐蔽工程验收记录;沉降观测记录;其他可能会影响将来管理的原始记录等)。
--其他应保存的工程资料。
c)设备档案,包括:
--设备台账;
--设备出厂合格证;
--设备使用说明书(要求中文);
--设备安装、调试报告;
--保修卡、保修协议;
--设备运行记录;
--设备维修、保养记录;
--设备更新改造记录;
--设备管理制度;
d)物业管理运作档案,包括:
--公司管理运作档案(物业接管记录;对外经营记录;质量体系文件;行政人事日常管理文件;其他相关运作记录);
--管理处运作档案(各部门运作相关记录;业主违章、投诉、报修处理记录;回访记录;有偿服务记录;社区文化活动记录;达标创优记录;其他相关运作记录)。
e)来往文书档案,包括:,管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。
f)合同档案,包括:采购合同;多种经营合同;物业接管类各种合同;保险类合同等。
g)员工人事档案,包括:员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。
h)财务档案,包括:固定资产类资料;会计报表及账册;审计报表及账册等记录。
4.2.2全宗内档案的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。
4.3立卷与编制目录。
4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
--物业管理有限公司员工人事档案:cshy-rl-员工档案;
--物业管理有限公司财务部报表:cshy-cw-报表;
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2编制目录:
a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限。
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管。
4.5.1档案保管的工作任务是:
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2档案保管的责任部门:
a)财务部保管财务档案;
b)行政部保管物业管理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案;人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案;品质部督察部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录。
c)客户服务中心保管业主档案;
d)各职能
部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.5.3档案的保管程序:
a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
b)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
c)档案管理员定期将《档案目录》输人电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级。
4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。
a)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。
b)机密档案包括:员工人事档案、is09000质量体系文件、重要的会议记录要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。'
c)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。
4.7档案的查阅权限。
4.7.1总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制。
4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。
a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理。
b)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅l复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;
财务类的档案也应由总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁。
4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报行政部主管审核。
4.11.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。
4.11.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0记录
5.1《档案查阅/借阅/复制审批表》。
5.2《档案查阅/借阅/复制登记表》。
5.3《档案销毁清单》。
6.0相关支持文件
6.1《文书管理标准作业规程》。
