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第1篇 管理处文档管理员岗位职责
管理处文档管理员岗位职责
文档管理员在管理处经理助理领导下,负责办公设备的操作、使用、保养及住宅区各类档案的系统管理工作。具体岗位职责如下:
一、熟悉各种办公设备的性能、特点和操作方法,严格执行管理处办公设备使用、管理制度,严禁未经批准人员操作。
二、能熟练使用万科物业管理软件和其他管理软件。
三、严格执行管理处文档管理制度,具有良好的职业道德和较高的业务素质。
四、制定科学的分类编码方法,对住宅区全部档案详细、系统分类,根据电脑磁盘、录音带、录像带、胶片、图片、质量记录等不同类型档案资料的特点,科学保存。
五、在各部门设置兼职档案员,负责收集各部门管理档案资料,确保住宅区档案资料的全面性、系统性和时效性。
六、严格执行住宅区档案使用、查询制度,规定不能外借的档案资料,未经批准不得外借。
七、每月底对档案室所存档案集中系统整理、盘查一次,发现丢失档案,及时报告。
八、与宣传员共同完成办理住户装修及入住手续,并妥善保管和发放钥匙,做好记录,热情接待每位顾客。
九、负责电话接听、来访人员及住户接待工作,并将收集的各类信息及时传达给相应工作人员。
十、负责日常文件的打印,以及外来文件的收集归档工作。
十一、负责办公环境的管理,确保办公环境整洁有序。
十二、负责管理处办公用品的管理,以及办公自动化设备的日常保养及管理工作。
十三、完成管理处经理助理交办的其他任务。
第2篇 管理处文档管理员岗位职责与素质要求
管理处文档管理员岗位职责及素质要求
a、岗位职责
*对管理处客户主管负责并汇报工作;
*负责部门内文秘及内外信息的收集、传递工作;
*协助客户主管进行文件资料、办公用品、档案管理;
*负责档案和资料的收集、整理、归档;
*负责对本岗位qhse管理体系的运行绩效进行测量及考评;
*负责做好自身承担的qhse管理方面的工作,完成本部门的各项工作目标。
b、素质要求
*大学专科或以上学历;
*持物业管理员上岗证;
*具有较强的文字处理能力,2年以上工作经验;
*熟悉iso9001、iso14001、ohsas18001管理体系方面的基础知识;
*熟练操作办公自动化软件;
*熟悉文档管理工作。
