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第1篇 小区业主入住管理制度3
小区业主入住管理制度(三)
为迎接新业主入住,便于工作人员积极、有序地开展工作,本单位特制订以下管理制度。
一、入住前的准备
1.物业服务管理部在业主入住前一个月制订入住工作计划,该计划中应明确业主的入住时间、负责入住工作的人员及其职责、入住手续、入住过程中使用的文件和表格。入住工作计划应由管理处主任批准。
2.综合部应提前一个月向业主发出入住通知单,详细说明需业主准备的证明材料、需业主填写的表格、办理入住手续的程序。小区办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导。
二、入住时的审查登记
1.综合部应建立入住登记表,对业主提交的入住通知书进行查验,确认无误后收取入住通知书,在入住登记册中注明。
2.给入住申请人发放的资料应包括入住说明、住户手册、住户公约、管理协议、预交费用标准、装修须知、住户登记表、装修审批表、验收交接表,这些发放的资料应在入住登记册中由业主签收,或由管理人员注明。
3.提供给业主的入住说明中应明确由业主填写并提交的资料,这包括身份证、工作证复印件、业主登记表、购房合同的正本及复印件、已签署的住户公约、管理协议等。
4.工作人员应当对业主的资料进行审核验证,其验证的内容应当包括表格填写是否完整、正确和清晰;公约和管理协议是否已签署;身份证明文件与购房合同及业主登记表是否一致。
5.所有手续审查通过后,入住管理员可收取购房合同复印件、业主登记表、住户公约、管理协议各一份,并在入住通知书中注明签收。
三、预交费用
1.物业财务部根据国家和政府的法规及开发商或业主委员会的规定,收取各项费用,并开具相应票据给业主。其费用项目包括预交管理费、装修保证金及清运费等。
2.物业财务部应当建立费用登记表,对费用交纳完毕的业主做好详细记录。
3.以上的手续办理完成后,物业管理服务部工作人员应当及时查验入住登记表及已签署的管理协议和各项收费票据,然后向业主发放钥匙,约定验收房屋的时间和方式。
4.物业管理服务部工作人员应与业主一起验收登记水、电、气表的底数,双方在验收交接表上签字确认。验收过程中,双方确认需维修的事项则应当及时通知相关部门处理。
第2篇 小区大厦业主入住管理制度
小区(大厦)业主入住管理制度
1、目的
规范业主入住管理工作,确保业主顺利入住。
2、适用范围
适用于业主入住的管理工作。
3、办理入住的前提条件
小区(大厦)已经通过接管验收,达到入住条件。
4、接管验收标准如下。
4.1房屋无重大质量问题。
4.2工程遗留问题基本得到解决。
4.2.1工程资料已经齐备;
4.2.2业主档案资料已经移交完毕,产权确认工作已经结束;
4.2.3达到入住的条件,具体条件包括以下几点。
4.2.3.1小区实现通路、通水、通电、通气、通信、通邮、排水、排污等基本使用功能,可以满足日常生活所需;
4.2.3.2配套设施基本齐备,建成并能够使用;
4.2.3.3客户服务部有固定的办公场所并开始办公;
4.2.3.4物业管理公司已经同委托方签订《物业管理委托合同》。
5、入住准备工作
5.1入住资料准备。
5.1.1根据小区的实际情况编写和印制《业主公约》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《入住通知书》;
5.1.2《入住通知书》的内容要求写明物业公司办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。
5.1.3印刷以下各类入住表格:
5.1.3.1《〈业主证〉领用登记表》;
5.1.3.2《住宅使用说明书》;
5.1.3.3《住宅质量保证书》;
5.1.3.4《钥匙领用登记表》;
5.1.3.5开发商提供的《入住验房表》;
5.1.3.6《业主家庭情况登记表》;
5.1.3.7《入住登记表》。
5.2设计办理入住手续流程图
5.2.1入住时的环境布置:涉及服务标识区别的按《服务标识管理标准作业规程》有关规定办理。
5.2.2区内环境
5.2.2.1入口处挂欢迎横幅,插彩旗,营造热烈的气氛;
5.2.2.2插指路牌,由入口处到客户服务部沿途插指路牌,指路牌标明'**物业管理中心'字样;
5.2.2.3入口处标明客户服务部办公地址和办公时间。
5.2.3客户服务部办公环境
5.2.3.1挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感觉;
5.2.3.2张贴醒目的'办理入住手续流程图',办理手续窗口设置要求做到'一条龙服务',各窗口标识清楚,一目了然;
5.2.3.3管理人员着装整洁,精神饱满;
5.2.3.4办公室内资料摆放整齐有序。
5.3发出入住通知
5.2.1物业管理中心依据议定的入住时间,向业主发出入住通知,内容包括:
5.2.2《关于办理入住手续的通知》;
5.2.3《致广大业主的慰问信》。
5.4收到入住通知
业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到客户服务部办理入住手续。如果在规定截止期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,物业管理中心内勤应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,内勤应将情况向经理汇报决定是否再次催办。
5.5《关于办理入住手续的通知》
5.6《购房合同》原件和复印件各一份。
5.7业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份,小一寸彩照每人两张。
5.8单位购房的尚须带齐营业执照副本及复印件各一份。
5.9委托他人办理的,须带业主委托书。
以上为办理入住所需
6、入住手续办理
6.1验证
内勤在业主前来办理入住手续时,应首先对以下证件进行检查:
6.1.1《购房合同》原件;
6.1.2业主的身份证原件;
6.1.3单位购房的还须检查其单位营业执照副本;
6.1.4委托他人办理的,还须检查业主的委托书;
6.1.5检查无误后,客户服务专员将《购房合同》原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主,证件复印件及业主委托书存入业主档案;
6.1.6将业主提供的照片一张贴在《业主家庭情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。
6.2交纳入住费用
客户服务部指引业主到财务部缴纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据。一般情况下,入住费用包括以下项目。
6.2.1有线电视初装费
属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。
6.2.2水电押金
实行抄表到户的小区不需收取,未实行抄表到户的可适当收取。
6.2.3装修保证金
业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳。
6.2.4装修垃圾清运费(略)。
6.2.5管理费
以入住之日起计算当月管理费。
7、验房收楼
7.1内勤在业主交完入住费用后带业主验房,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入住验房表》中;
7.2房屋验收合格的,客户服务专员应请业主在《业主入住验房表》中签字确认;
7.3验收中发现问题,业主要求搬入或二次装修前维修的,客户服务部应通知发展商在一周内给予解决,并将整改结果通知业主。
7.3.1开发商一周内未整改完毕的,应将整改情况反馈给业主,并告之具体再验收时间;
7.3.2整改完毕后,由客户服务专员通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户服务主管进行跟进,并依据物业管理公司同发展商签订的《物业管理委托管理合同》中的保修条款要求发展商尽快解决。
7.4发放钥匙
7.4.1业主房屋验收无问题或要求在搬入后再行维修的,客户服务专员应将业主房屋钥匙全部交给业主;
7.4.2业主房屋验收有问题,客户服务专员在将钥匙交给业主的同时,应留下一把大门钥匙以供维修时用;
7.4.3业主在领取钥匙时,客户服务专员应要求业主在《钥匙领用表》内签名确认。
7.5签署《业主公约》和《消防安全责任书》
7.5.1客户服务专员将《业主公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读;
7.5.2请业主签署《业主公约》、《消防安全责任书》;
7.5.3客户服务专员将签署后的《业主公约》、《消防安全责任书》其中一份存入业主案,另一份随其他资料交业主保存。
7.6资料发放
内勤将以下资料发给业主保存并要求业主在《资料领取清单》上签名:
7.6.1《住户手册》;
7.6.2《住户指南》;
7.6.3签署后的《业主公约》;
7.6.4签署后的《消防安全责任书》;
7.6.5《住宅使用说明书》;
7.6.6《住宅质量保证书》。
7.7开通水电
7.7.1内勤应邀请业主一起将水电表读数抄录在《业主入住验房表》中;
7.7.2内勤需通知工程管理部开通该业主房屋的水电。
8、相关表格
8.1《业主家庭情况登记表》;
8.2《业主入住验房表》;
8.3《钥匙领用登记表》;
