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第1篇 安全社区建设档案管理制度范本
第一章安全社区的档案概念
第一条 为了加强安全社区档案管理工作,充分发挥档案在安全社区建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合安全社区档案管理工作实际,特制定本制度。
第二条 本制度所称的档案,是指在安全社区建设工作中形成、搜集起来的,经过整理具有保存价值的各种文件材料、照片、光盘、磁带等实物历史记录,以及电子文档、图片、影音视频等电子历史记录。它是我街安全社区创建以来各项工作的真实反映,是做好今后安全社区建设工作的必要条件,也是街道机关档案的重要组成部分,对提高工作效率和质量有着重要作用。
第三条 本着节约资源、便于管理的原则,在工作活动中形成的实物档案均由相关责任部门自行保管,电子档案除本部门保管外,需备份一份由安全社区促进委员会办公室保存。
第二章 档案工作机构和任务
第四条 各部门应根据工作需要,明确专人管理与本部门有关的安全社区档案。
第五条 该档案管理人员须具备一定的档案管理专业知识,政治上可靠,能够胜任本工作。且档案管理人员要保持相对稳定。
第六条 档案管理人员要坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,认真学习业务知识,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作任务的顺利完成。
第三章 归档文件整理制度
第七条 在安全社区创建活动中形成的,记录和反映本部门工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属收集归档范围,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第八条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定,载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件,并按照文件材料的有机联系,区分保存价值,分类整理。
第九条 文书档案实行随时办随时归档。录音、录像、照片、底片等档案应及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等)后进行归档。
第四章 电子文件的归档管理制度
第十条 本制度所称的电子文件是指:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。
第十一条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案,必须纳入档案管理的范畴。
第十二条 电子文件实行文档一体化管理的方式,由安全社区促进委员会办公室负责对电子文件进行管理,坚持前端控制与全程管理的原则,即收发、鉴定、归档各环节统一。
第十三条 为维护电子数据的安全,每年对归档的电子文件要备份处理,若有条件可刻录成光盘,异地保存。
第五章 档案保管制度
第十四条 建立档案的登记台帐,及时记载档案的收进、移出等变动情况,每年检查、核对一次,做到帐实相符。
第十五条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案,要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。
第十六条 采取有效措施,做好安全保管和科学保护等工作。
第十七条 档案人员工作变动,必须办好档案的清点、移交手续。
第六章 档案保密制度
第十八条 不断加强档案的保密观念,认真遵守保密纪律,严格执行《保密法》。
第十九条 秘密以上的档案,必须妥善加以保管,如需借阅,必须经有关领导批准。
第二十条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。
第二十一条 严守档案机密,查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。
第二十二条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料,必须妥善加以保管,使用完毕立即归还。
第七章 档案鉴定、销毁制度
第二十三条 根据国家有关档案保管期限的规定,对保存期满的档案,3-5年鉴定1次,销毁无继续保存价值的档案。
第二十四条 开展档案鉴定工作由安全社区促进委员会指定有关人员组成鉴定小组,提出鉴定工作意见。在主管领导组织下,直接地、逐件(卷)地、准确判定档案的价值;鉴定结束后,经安全社区促进委员会批复同意销毁后,方可销毁。
第二十五条 拟销毁档案,要编制销毁清册。销毁时,要2人以上监销,并在销毁清册上签字。
第二十六条 已销毁的档案,应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。
第二十七条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料,应视情况作相应调整。
第二十八条 鉴定工作形成的全部文件材料,即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存。
第八章 档案借阅、利用制度
第二十九条 凡借阅、利用档案者,必须逐项填写借阅登记表。
第三十条 借阅档案者必须保护档案,不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可,不得摘抄或复制档案。
第三十一条 若借阅本部门以外的档案材料,须经双方分管领导批准。
第三十二条 对借出后归还的档案,必须逐件、逐页、逐卷检查,发现问题立即报告、处理。
第九章 档案管理人员岗位职责
1、认真学习《档案法》,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守,做好本职工作。
2、认真执行文件材料归档制度,积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好相关科室档案的收集工作。
3、严格遵守档案管理制度,认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。
4、对各类档案实行安全有效管理,做到类别清楚、目录齐全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时修补,复制或其它技术处理。
6、根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集等参考材料。
7、严格执行保密、 利用制度,办理好借阅手续和利用效果登记等工作。使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全,更好地为安全社区建设工作服务。
第十章 档案收集内容
(1)安全社区建设组织机构、目标、计划等相关文件;
(2)安全促进项目计划、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的驻地单位基本信息;
(5)各种队伍建设等文件;
(6)各类创建活动记录;
(7)事故与伤害原始记录;
(8)安全检查、监测与监督的记录等。
第2篇 安全社区建设档案管理制度
第一章 安全社区的档案概念
第一条 为了加强安全社区档案管理工作,充分发挥档案在安全社区建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合安全社区档案管理工作实际,特制定本制度。
第二条 本制度所称的档案,是指在安全社区建设工作中形成、搜集起来的,经过整理具有保存价值的各种文件材料、照片、光盘、磁带等实物历史记录,以及电子文档、图片、影音视频等电子历史记录。它是我街安全社区创建以来各项工作的真实反映,是做好今后安全社区建设工作的必要条件,也是街道机关档案的重要组成部分,对提高工作效率和质量有着重要作用。
第三条 本着节约资源、便于管理的原则,在工作活动中形成的实物档案均由相关责任部门自行保管,电子档案除本部门保管外,需备份一份由安全社区促进委员会办公室保存。
第二章 档案工作机构和任务
第四条 各部门应根据工作需要,明确专人管理与本部门有关的安全社区档案。
第五条 该档案管理人员须具备一定的档案管理专业知识,政治上可靠,能够胜任本工作。且档案管理人员要保持相对稳定。
第六条 档案管理人员要坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,认真学习业务知识,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作任务的顺利完成。
第三章 归档文件整理制度
第七条 在安全社区创建活动中形成的,记录和反映本部门工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属收集归档范围,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第八条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定,载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件,并按照文件材料的有机联系,区分保存价值,分类整理。
第九条 文书档案实行随时办随时归档。录音、录像、照片、底片等档案应及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等)后进行归档。
第四章 电子文件的归档管理制度
第十条 本制度所称的电子文件是指:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。
第十一条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案,必须纳入档案管理的范畴。
第十二条 电子文件实行文档一体化管理的方式,由安全社区促进委员会办公室负责对电子文件进行管理,坚持前端控制与全程管理的原则,即收发、鉴定、归档各环节统一。
第十三条 为维护电子数据的安全,每年对归档的电子文件要备份处理,若有条件可刻录成光盘,异地保存。
第五章 档案保管制度
第十四条 建立档案的登记台帐,及时记载档案的收进、移出等变动情况,每年检查、核对一次,做到帐实相符。
第十五条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案,要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。
第十六条 采取有效措施,做好安全保管和科学保护等工作。
第十七条 档案人员工作变动,必须办好档案的清点、移交手续。
第六章 档案保密制度
第十八条 不断加强档案的保密观念,认真遵守保密纪律,严格执行《保密法》。
第十九条 秘密以上的档案,必须妥善加以保管,如需借阅,必须经有关领导批准。
第二十条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。
第二十一条 严守档案机密,查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。
第二十二条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料,必须妥善加以保管,使用完毕立即归还。
第七章 档案鉴定、销毁制度
第二十三条 根据国家有关档案保管期限的规定,对保存期满的档案,3-5年鉴定1次,销毁无继续保存价值的档案。
第二十四条 开展档案鉴定工作由安全社区促进委员会指定有关人员组成鉴定小组,提出鉴定工作意见。在主管领导组织下,直接地、逐件(卷)地、准确判定档案的价值;鉴定结束后,经安全社区促进委员会批复同意销毁后,方可销毁。
第二十五条 拟销毁档案,要编制销毁清册。销毁时,要2人以上监销,并在销毁清册上签字。
第二十六条 已销毁的档案,应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。
第二十七条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料,应视情况作相应调整。
第二十八条 鉴定工作形成的全部文件材料,即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存。
第八章 档案借阅、利用制度
第二十九条 凡借阅、利用档案者,必须逐项填写借阅登记表。
第三十条 借阅档案者必须保护档案,不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可,不得摘抄或复制档案。
第三十一条 若借阅本部门以外的档案材料,须经双方分管领导批准。
第三十二条 对借出后归还的档案,必须逐件、逐页、逐卷检查,发现问题立即报告、处理。
第九章 档案管理人员岗位职责
1、认真学习《档案法》,热爱档案事业,刻苦钻研业务,忠于职守,做好本职工作。
2、认真执行文件材料归档制度,积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好相关科室档案的收集工作。
3、严格遵守档案管理制度,认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。
4、对各类档案实行安全有效管理,做到类别清楚、目录齐全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案及时修补,复制或其它技术处理。
6、根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集等参考材料。
7、严格执行保密、 利用制度,办理好借阅手续和利用效果登记等工作。使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全,更好地为安全社区建设工作服务。
第十章 档案收集内容
(1)安全社区建设组织机构、目标、计划等相关文件;
(2)安全促进项目计划、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的驻地单位基本信息;
(5)各种队伍建设等文件;
(6)各类创建活动记录;
(7)事故与伤害原始记录;
(8)安全检查、监测与监督的记录等。
