置业地产档案管理制度
一、立卷档案管理制度
第一条公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》,《档案类目》的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角,背面的左上角打印页号。
第三条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第四条公司档案工作的基本原则是,集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。
第五条归档的文件材料,应按照自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
第六条全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第七条借阅档案要履行借阅手续,调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出的,要经办公室主任批准。
第八条档案管理员每天对预存档的资料进行清理归档,了解归档制度,做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。
二、声像档案管理制度
第九条公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录象、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第十条声像档案资料形成后,随档案其他载体形态的档案同时归档,并建立归档控制措施。
第十一条建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第十二条具有专利的声像档案、外单位需要利用时,应按《中华人民共和国专利法》有关规定办理。
第十三条声像档案的管理员应具有良好的职业道德和专业知识,在收集、整理、保管和统计方面认真负责。
