大厦各项专业管理制度档案管理规范
大厦各项专业管理制度及档案管理
因篇幅所限,本章对[大厦]订立的公众制度、岗位职责、考核制度标准及iso9000质量体系文件只列出目录/子目录。
1 各项专业管理制度
第一部分公众制度
物业管理公约
精神文明公约
公共设施管理规定
房屋维修及保养规定
电梯安全管理规定
装修管理规定
空调管理规定
治安管理规定
车辆管理规定
10、消防管理规定
11、绿化及室外环境管理规定
12、环境卫生管理规定
13、楼宇管理规定
14、房屋租赁管理规定
15、空置房管理规定
16、办公楼管理规定
17、宠物管理规定
18、服务指南
第二部分 岗位职责
管理处主任岗位职责
综合部主管岗位职责
综合部管理员岗位职责
综合部收银员岗位职责
综合部采购员岗位职责
保安部主管岗位职责
保安部班长岗位职责
工程部主管岗位职责
工程部维修员岗位职责
10、工程部装修监理岗位职责
11、环保部主管岗位职责
12、清洁班长岗位职责
13、清洁员岗位职责
14、绿化员岗位职责
第三部分考核制度标准(经济责任制并考核)
第四部分 iso9000质量体系文件
一、质量保证手册(一级文件):阐明公司质量方针和质量目标、描述质量体系的文件,对内是纲领性文件,对外是企业质量保证能力的文字表达。
二、程序文件(二级文件):是质量保证手册的基础文件,涉及所选要素的各项活动,阐明活动的组织分工、活动的方式方法,应采用的文件、资源和控制方法等。它对确保质量体系运行的有效性起重要作用。
三、 规范手册(三级文件)
员工守则
人事管理手册
文件及档案管理手册
综合服务规范手册
房屋接管验收服务规范手册
房屋钥匙领用管理手册
装修管理服务规范手册
设备管理服务规范手册
电梯管理服务规范手册
10、公共设施维护和房屋维修服务规范手册
11、仓库管理手册
12、小区配套设施服务规范;
13、绿化服务规范手册
14、保洁服务规范手册
15、保安服务规范手册
16、车辆管理规范手册
17、消防服务规范手册
18、专项活动规范手册
19、统计分析方法手册
2[大厦]档案建立与管理
2.1 [大厦]档案建立
档案资料的分类:
a、发展商提供的资料
b、管理处自建档案资料
2.2 [zz大厦]档案管理
档案建立和管理流程
收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查
档案资料收发管理程序
a.重要资料(如发展商提供的资料)管理处主任/指定负责人交接签收专管员分卷归档。
b.管理处自建档案资料 专管员按公司制定的文件管理程序发放与接收并立卷归档。
档案管理要求
多种形式的档案储存方式并利于保管。
电脑储存,便于查找和利用。
电脑文件设置子目录并定期清除无效文件。
原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。
档案鉴定由管理处主任/指定人员负责。
档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,原则上按不同业务部分分柜保存。
档案专管员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理主任签批手续并及时收回,防止文件流失和泄密。
档案室环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。
