某办公大厦客户档案管理制度
办公大厦客户档案管理制度
a.物业部客户管理的日常工作包括:
1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格,发给相关客户的文件应做到谁接收谁签字,谁放放谁签字,并做好归档整理工作。
2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;
3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4]接听客户投诉,做好相关记录,并及时解决投诉问题;
5]听客户工程报修电话,认真填写维修单,及时联系修复。
b.客户档案管理
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:
1]收集客户公司资料
2]客户缴费记录包括各样应付之押金
3]客户装修工程文件
4]客户迁入时填具之资料
5]客户资料补充:
'客户联络资料,客户相关负责人身份证复印件
'客户紧急联络人的资料
'客户日常工作联系人的人事变迁资料
'客户申请铭牌资料
'客户公司营业执照副本复印件及年审资料
6]客户与管理中心往来文件
7]客户违规事项与欠费记录
8]客户请修记录
9]客户投诉记录
10]客户拜访、回访记录
11]客户单位有关的工程档案及施工方的相关资料(二次装修工程有关资料)
c.归档要求
1]归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
2]归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
3]所有同租户有关的各种事项均应填写清楚,存入租户档案内。
4]所有文件资料必须及时归档。
5]档案内文件按签发日期的先后顺序保存,并建立详细目录,以便日后查阅。
6]所有租户(企业资料)与管理公司及相关单位书面往来文件均需存入租户档案,不得遗漏。
7]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
d.档案销毁
1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。
2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。
3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
