申购流程物资管理制度

申购流程物资管理制度

申购流程和物资管理制度

各部门如有物资需要采购,相关同事提前填写《采购申请表》,经过部门经理审核批准并交由总经办签名后,再移交到采购部。采购部可根据审批后的采购申请表到财务处借款购买物资。

对于金额大、数量多、使用频率高的物资,各部门须写申请由采购部去批量购买;对于金额小、需紧急使用、使用频率低等特殊物资,可由各部门自行购买后再向财务报销。

公司需采购的物品主要分为四大类:

服务站所需的五金维修物料和清洁用品:灯管、插座、水龙头、门锁等;拖把、扫把、洁厕精、垃圾袋等。

日常办公用品:签字笔、打印纸、文件袋、一次性水杯、纸巾、常规医药品等。

配置部所需的家具、家电、装饰品和翻新材料:板式家具;空调、热水机、洗衣机等;油漆、保护膜等。

其他物品:各部门所需的其他物品。

物业部和配置部所需的物资,由采购部购买回来后储存在各个服务站。各种物资的领取登记和发放由各服务站的客服专员负责。每次的领取要做好《物资领取登记表》的填写工作,并及时做好《库存表》的出库记录工作。

服务站的办公用品采购,每月月底由物业经理汇总需求到行政专员处,行政专员再结合办公室的办公用品需求,告知采购部进行统一购买。各服务站的物业经理再到行政管理部领取相关办公用品。

服务站进购新物资后,采购部要及时把进货单发到各服务站的客服专员处,由客服专员做好《库存表》的入库记录工作。

采购部须在每个月的固定时间去往各服务站,和客服专员一起检查物资的使用情况和盘点库存,做好相关统计工作。

对于家具家电的物资采购,在签订合同和预付订金后,采购部要确保供应商是否备货齐全,再通知配置部进行日常安装配送工作。