应急救援电子档案管理制度
一、为了加强公司电子文件归档管理,保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为公司发展服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定,结合本公司实际,特作如下规定:
二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体,它和其他档案一样,应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中,由各科室专人负责。
2、电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3、电子文件实行集中统一管理。安监科要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统地使用技能,组织编制归档电子文件地各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件地作用。
三、电子文件地归档与保管
1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。
2、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。
3、归档的电子文件要编制简要检索工具,以便于查找。
4、电子文件归档做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
5、电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。
6、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存一年。
7、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备、温度控制在14℃-16℃。
四、电子文件的提供和利用
1、封存的电子档案外借时,要使用复制体,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
2、销毁电子档案,需经本单位主管、分管领导批准,方能销毁。
