某大学生社区管理公司档案管理制度
大学生社区管理公司档案管理制度
1、目的:
规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。
2、适用范围:
适用于各部门各种档案的管理工作。
3、职责:
3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。
3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1档案管理的内容:
4.1.1公司各部门均需保存以下档案:
a)公司各种行政文件;
b)公司与质量有关的文件;
c)部门收发文记录;
d)本部门形成的质量记录;
e)其它本部门形成的或公司下发的文件。
4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:
a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。
b)各部门保管各部门的资料。
c)办公室保管人事档案和各种合同。
4.2档案的保管目的
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)延长档案寿命;
4.3档案的密级
档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;
c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 档案的保管方式
4.4.1档案的装盒与标识
各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
4.4.2编制目录:
4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;
4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。
4.5档案的查阅权限
4.5.1总经理可查阅公司所有档案。
4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。
4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2部门档案管理员审核其资格:
a )权限内的按正常手续办理;
b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。
4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。
4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。
4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。
4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。
5相关文件
6记录
6.1《文件归档目录》
6.2《文件和资料销毁清单》
6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》
