财富公司档案管理制度
财富管理公司档案管理制度
1.在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。
归档范围:
1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
归档要求:
1.归档的文件材料要完整、系统、准确。
2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
3.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
7.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
8.案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。
档案管理人员职责
1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
档案的查阅和借阅
1.公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2.档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。
3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6.不准转借,必须专人专用。
7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
档案的保管:
1.要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。
2.为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
3.档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
4.公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。
5.公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。
6.经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。
7.故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。
