科技公司档案管理制度
某科技公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。
第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定及时归档,部分资料须在行政部备份。
第二章 文件资料的收集管理
第四条 归档范围:
公司印发的公文。
公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。
公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。
上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。
公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。
公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。
公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
公司所有员工的考核与培训资料。
公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。
公司及产品的获奖证书。
第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。
第七条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。
第八条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动,必须将重要文件资料向行政部办理归档。
第九条各部门须有一名档案管理人员,认真执行定期归档制度。
第三章 归档管理
第十条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状,编制'案卷类目' 。'案卷类目'的条款必须简明确切,并编上明细名称。
第十一条 档案管理人员应及时将文件资料按照'案卷类目'放入文件夹内,对号入座。
第十二条 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件,归放在一起,不得分开。
第十三条 对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。
第四章 附则
第十四条 本制度由公司行政部负责解释。
第十五条 本制度自颁布之日起施行。
