药业企业档案管理制度
xx药业档案管理制度
1.目 的:为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。
2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。
3.权责说明:
3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。
3.2公司员工有保护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。
3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。
3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。
4.档案归档
4.1归档资料包括
4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。
4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。
4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。
4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。
4.2归档方法
4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。
4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间顺序和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。
4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰,封面用毛笔或钢笔书写。
4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。
4.3归档要求
4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。
4.3.2归档资料必须层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。
4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面;归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。
4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档,未经签署归档意见,财务部不报销差旅费。
4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需及时归档。
4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。
4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。
5.档案保管
5.1归档资料需进行登记,编制归档目录。
5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。
5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。
5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
5.7所有档案资料必须分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将处罚责任人。
6.档案借阅
6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。
6.2借阅档案,借阅人必须履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。
6.3借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料完整无损。
7.档案保密制度
7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。
7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3秘密档案:可内部公开的一般文件资料。
7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。
7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。
7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。
7.5外出工作携带秘密级以上文件,必须有保证文件安全的措施。
7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。
7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。
8.档案销毁
8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。
8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
9.附则
9.1 本规
定由总经办负责解释。
9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
