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第1篇 物业其他行政管理规定工作制度格式怎样的
物业行政工作制度:其他行政管理规定22其他行政管理规定22.1.员工证2
2.1.1 所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。
2
2.1.2 员工证必须当值时按规定佩戴,不得挂在腰际或以其他外衣遮盖,违者以不配戴论处。
22.4员工须注意爱护员工证,人为损坏或遗失,除按规定及时到行政人事部补办手续外,将视实际情况可能给予一定的纪律处分。
2
2.1.4 离职员工必须将员工证交回,否则扣罚工本费30元。
22.2.更衣柜、钥匙的管理2
2.2.1 员工更衣柜不能随便与他人调换,不能私装锁头和私配钥匙,不能存放易燃易爆危险物品,不要存放贵重物品,物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。
2
2.2.2 物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。
2
2.2.3 员工离职时须将更衣柜清理干净。
2
2.2.4 物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。
领用人领用钥匙后,需在领用单上注明确认。
2
2.2.5 钥匙保管人应遵守下列条件,否则所发生损失由保管人负担责任,并按情节轻重论处或依法究办:22.2.
5.1离职时应将钥匙交回资源部。
22.2.
5.2钥匙遗失时,应立即向资源部报告。
22.2.
5.3不得复制或任意借予外人使用。
22.3电脑使用管理2
2.3.1 总则随着科学技术的发展,电脑作为企业员工进行文件处理、文件和信息传输以及企业经营管理工作的基本工具,对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。
为配合企业的制度化、程序化、规范化管理,公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。
2
2.3.2 适用范围广州物业管理有限公司全体员工。
2
2.3.3 电脑调配原则2
2.3.3 .1各管理处根据实际工作需要,制定电脑配置与采购计划,报请公司审批采购。
2
2.3.3 .2所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配,并由行政助理负责资产登记与管理。
2
2.3.3 .3外出公干需要使用笔记本电脑的员工,报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。
2
2.3.4 电脑的使用与管理22.3.
4.1各部门必须按照规定机型、外设设备、硬件配置使用电脑,不得私自拆卸或安装任何硬件设备。
并保证电脑设备在良好环境下使用,不得在设备上放置杂物,并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。
22.3.
4.2各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱,如确有需要,由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。
22.3.
4.3为防止管理处资料外泄,各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装usb接口,电脑使用者必须负责usb接口的管理,并确保相关资料不被外泄。
22.3.
4.4任何员工不得将私人可移动u盘带入公司使用,公司、管理处根据工作需要配备公用u盘。
22.3.
4.5管理处主任、财务部、客户服务部主管的电脑可根据需要开通上网功能,上网帐号和密码由电脑使用者管理并保密,其它电脑不得开通上网功能。
22.3.
4.6各管理处电脑出现重大故障,由行政助理报请公司进行维修处理。
如因员工私自卸拆卸造成电脑损坏,由该员工承担此项损失。
22.3.
4.7电脑操作应按一定的规程进行。
启动时应先开显示器、打印机等外部设备,后开主机;
时应先取出磁盘或光盘 主机,后 显示器,打印机等外部设备。
22.3.
4.8在电脑运作过程中,若发现异常声音或怪味时,应立即切断电源,并通知行政助理及供应商检查机件。
22.3.
4.9各使用部门设有专人操作电脑,每台电脑均必须设置开机密码及荧屏保护密码,电脑使用者必须对密码保密,并对自己的一切电脑操作负责。
严禁未经允许擅自使用他人电脑。
22.3.
4.10为了预防电脑病毒,使用磁盘及光盘前必须进行病毒检测,严禁员工未经管理处主任批准私自安装外来软件、程序,一经发现按情节轻重给予纪律处分。
22.3.
4.11任何时间严禁员工利用公司、管理处电脑玩游戏,严禁非公务情况下上网,一经发现按情节轻重给予纪律处分。
22.3.
4.12严禁员工使用不健康、消极或产生不良影响的图片与文字作为电脑桌面,并不得浏览或传播不健康、消极或反动的网络信息。
22.3.
4.13员工离职时,必须将电脑的所有密码如实交接给指定的交接人后方可办理离职手续。
2
2.3.5 责任及义务22.3.
5.1人事资源部:对电脑设备资产管理、调配、调试负责,有义务指导员工正确应用电脑。
22.3.
5.2员工:员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。
2
2.3.6 监督机制22.3.
6.1员工不按规定操作电脑者,将视情节轻重给予纪律处分。
22.3.
6.2员工故意损坏电脑设备者,公司将视情节轻重给予纪律处分,并追究其相应责任且有权要求其经济赔偿。
22.4复印机使用管理2
2.4.1 复印机必须由各部门指定人员负责操作,其他人员非必要请勿使用复印机。
2
2.4.2 员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记(双面复印当2张),及清理遗留的物件及废纸。
2
2.4.3 使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件,禁止复印私人文件。
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2.4.4 当连续复印文件数量达100张,必须暂停2分钟,禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。
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2.4.5 行政助理负责复印机维保工作,及监督复印机的使用状况。
22.5传真机使用管理2
2.5.1 所有文件的传真工作由各管理处指定行政助理或前台接待文员负责操作。
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2.5.2 传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作,禁止其他人员私自取走未经登记的文件。
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2.5.3 传真机操作人员必须尽快将已发出或接收到的文件登记后及时分派到各部门负责人。
2
2.5.4 使用传真机只限于传真管理处文件,禁止传真私人文件。
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2.5.5 行政助理负责传真机维保工作,及监督复核传真机的收发记录。
22.6办公费用控制2
2.6.1 文具22.6.
1.1新入职员工(保安工程除外)可领取一套必要办公文具,费用控制在人民币一百元以下,包括以下非易耗物品:笔筒、计算器、剪刀、订书机、起订器、打孔机、直尺、文件架等,上述物品一旦领用后原则上不再重复领用,唯以旧换新时也需由行政助理审核是质量原因还是使用不当所致,因个人原因造成损坏、遗失的,由个人自负,不应再向公司申请补领。
员工离职时同样要求返还整套非易耗文具。
22.6.
1.2每月文具领用原则上只是添置易耗材料,如纸薄类、笔类等,或添置必要的文件夹类。
22.6.
1.3行政助理有权根据实际情况,对各部门提交的文具申请中的数量和品种作相应的控制、调整,并视进度给予发放。
22.6.
1.4本着环保、节约的原则,公司建议各管理处善用资源,采取适当措施控制不必要的花费,如适当使用可换笔芯循环再用的笔类,使用二次用纸等。
第2篇 某物业管理公司行政例会制度
物业管理公司行政例会制度
为提高会议质量,增强行政办事效率,现对公司行政例会作出以下规定:
一、例会时间:每周一上午8:30,与会人员必须提前5分钟到场(如有变动,另行通知)。
二、出席人员:酒店总经理、各部门主管级以上人员,行政文员负责会务后勤、签到和会议记录。行政扩大会议如有参加人员变动,行政部另行通知。
三、会议内容:会议由总经理或总经理安排专人主持,常规例会安排各部门汇报上周工作完成情况、未完成工作、下周工作计划及工作建议,需要协商事务,总经理下达工作指令和质量要求;行政办负责汇总行文并传达落实。
四、例会纪律:
1、无特别紧急情况,应与会人员不得请假,都应按时参加。否则,迟到一次罚款20元,无故缺席一次罚款50元。
2、自觉维护例会秩序和办公环境,关闭通讯工具,加快会议进程,避免中途退场、接听电话或其它干扰。
3、对于会议上达成决议的要求和总经理下达的工作指令,各部门未能按时按要求贯彻、落实和传达,将追究部门负责人工作失职责任。
五、本制度自公布之日起执行。
签署人:zz物业管理有限公司
第3篇 物业行政集团网手机使用管理规定工作制度
物业行政工作制度:集团网手机使用管理规定
11集团网手机使用管理规定
11.1手机所有
手机为联通公司送给zz物管公司,所有权为zz物管公司所有,手机与手机号码统一由资源部配于zz物管公司主管级以上员工使用。
11.2手机使用管理
11.2.1cdma手机由zz公司配于主管级以上员工使用,是属于员工福利的一种,在使用cdma手机时,同时享有公司手机补助。
11.2.2ma手机统一由资源部管理,由资源部统一调配,员工不能干涉。
11.2.3员工在使用cdma手机时,必须保证在工作时间内开机,如果发现在工作时间内无故关机,无法联系的情况,资源部有权做出处理。
11.3手机费用管理
11.3.1cdma手机交由员工使用的当月起,员工相应享有与其职位相应的手机报销。具体参照'手机通信费用管理规定'。
11.3.2cdma手机话费每月由使用者自行到营业厅缴费,索取话费发票交行政核准,在限额标准内实报实销,超过报销限额的话费由持机人自行承担。
11.4其他
11.4.1员工在领取cdma手机时,需和公司签定一份公司内部手机管理协议;
11.4.2员工在领取cdma手机后,在使用过程中,如果出现手机损坏、遗失等情况,由员工负责赔偿;
11.4.3员工在离职后,需把手机交还公司,如果私自带走手机者,当在其当月工资里扣除其中费用,同时公司有权追究其法律责任;
11.4.4如员工在领取手机后,在公司工作满两年(从领取手机后开始算),公司把其使用的手机及号码送于该员工。
11.4.5如享有报销补助员工现使用中的cdma手机,想加入集团网,可把手机号码及身份证复印件交给资源部,由资源部代为办理。加入后,手机号码属员工不变,超出话费标准部分自行缴纳。不享有报销补助的员工,如想把自己使用的cdma手机加入集团网,亦可把号码及身份证交于资源部代为办理。话费方面由员工自己以预存话费方式缴费。公司不承担任何责任。
11.4.6员工如想把原属于自己的cdma手机号码退出公司集团网,可以向资源部提出申请,由资源部办理。
11.5内部手机管理协议
为便于与zz公司的沟通,提高工作效率,zz物业管理有限公司决定对主管级以上员工统一配发手机及对应的号码。为更好地进行管理,现制定以下规定:
11.5.1公司配发员工使用的手机及其配件、号码,属公司所有,员工仅享有使用权,未征得公司书面同意,使用者不能擅自更改号码或转让手机及其配件。
11.5.2使用者在手机使用期间须妥善保管好手机及配件,如有损坏或遗失,公司将视实际情况要求使用者作出相应赔偿。
11.5.3员工经公司书面批准,将获得公司配发的手机及其配件和对应的号码,并可以享有定额手机话费报销。公司每月提供给使用者的定额话费报销费用,是为满足公司通信需求及日常工作需要,使用者不能因个人原因而导致关机甚至停机,影响公司工作效率;违者将按公司管理制度追究相关责任。
11.5.4使用者实际话费如超过公司批准的定额报销费用,超出部分由使用者自行承担。
11.5.5手机号码为公司的一种资源,使用者不得利用此号码作违法违纪使用。一经发现,将会受到公司的调查,公司将保留追究使用者相关责任的权利。
11.5.6如手机存在质量问题或者通讯故障时,可向公司资源部报告,或直接致电中国联通广州分公司服务经理,以尽快解决。
11.5.7使用者与公司提前解除或终止劳动关系时,需同时返还手机及其配件、uim卡,结清话费,否则公司有权直接从使用者的薪金中扣抵配发手机的市场价款、话费及其他相关费用。
11.5.8员工一经领用手机及其配件或使用公司配发的手机号码,则视作自愿遵守上述规定。
第4篇 物业行政宿舍管理制度工作制度
物业行政工作制度:宿舍管理制度
17宿舍管理制度
因工作及管理需要,管理处为部分员工安排员工宿舍,统一配备床铺及必需生活用品,并制定员工住宿及管理规定如下:
17.1住宿员工需提供个人资料,到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。
17.2员工应保证无不良嗜好,不得携眷住宿;
17.3住宿作为员工福利,房屋租金、管理费及必要正常的修缮维护费由管理处负责,水电费用由员工自行负担。
17.4员工离职时,应于离职日内迁离宿舍,不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。
17.5单元宿舍统一由保安部住宿人员中职位最高者担任宿舍舍监,其工作任务如下:
17.5.1总管一切内务,保持整洁、维持秩序;
17.5.2备置员工资料(如暂住证资料、紧急联络人等);
17.5.3监督舍员的行为规范,宿舍制度的执行,定期向行政人事部汇报各项情况,配合行政人事部定期的宿舍检查。
17.6舍员应遵守下列规定,违犯者将视情节轻重给予必要行政处分,甚至解雇。
17.6.1服从舍监管理、派遣与监督;
17.6.2遇紧急事故时能服从召集命令,迅速到达现场增援;
17.6.3室内遵守消防规定,严禁使用及装接高负荷的电器,严禁私接电线,(禁止明炉烹饪);
17.6.4室内不得使用或存放危险及违禁物品;
17.6.5个人被铺及其他物品必须叠放整齐,保持室内清洁;
17.6.6爱护室内一切公共设施及物品,不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品,不得任意改造、改建室内现有装修及设备;
17.6.7爱护管理处统一配备的设施和物品,员工离职或损坏将按有关规定折旧或赔偿;
17.6.8各房间的清洁由舍监安排住宿人轮流清洁值日;
17.6.9任何时侯均不得制造噪音、气味;
17.6.10宿舍内不得招待、留宿外人或亲友;
17.6.11换洗衣物必须晒挂整齐,干净的收入柜内,不得堆积室内;
17.6.12贵重物品应妥善保管,遗失由当事人自行负责;
17.6.13不得在宿舍内喝酒、赌博(打扑克、麻将)或其他不良行为;
17.6.14水电使用得当,不得浪费,随手关水掣、电掣;
17.6.15不得无正当理由及事先未经批准在外留宿;
17.6.16舍员下班后外出时间超过三小时的,必须向舍监报告;
17.6.17下班后舍员着装仍需得体,不得穿着拖鞋、睡衣、背心、内衣裤甚至赤裸身躯在小区内走动;
17.6.18入住宿舍的员工,一律要向公安部门申办暂住证。
第5篇 物业行政文件、资料管理制度作业指导书
物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度
1 目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3 职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a) 内业资料;
b)图纸资料;
c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1
b) 未被质量体系引用的外来文件: 2
c) 与服务过程无关的合同协议: 3
d) 未被质量体系引用的法律法规: 4
e) 行业标准性文件: 5
f) 照片、录像带:6
g) 电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
*-*.*-**
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6 文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
4机密性文件的调用与借阅规定
a) a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e) 业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更
新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6 使用的记录表格
序号名称编号存放地点存放时间
1[印制文件登记表] qr-wd01-02-01办公室一年
2[存档备案资料目录] qr-wd01-02-02办公室长期
3[文件分发登记表] qr-wd01-02-03办公室一年
4[文件、资料借阅登记表] qr-wd01-02-04办公室一年
5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年
6[文件补发申请表] qr-wd01-02-06办公室一年
7[作废、销毁文件登记表] qr-wd01-02-07办公室一年
起草人: 审核人:审批人:
第6篇 物业公司行政管理制度9
物业公司行政管理制度(九)
第一章总则
第一条为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理体系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
第二章公文处理规定
第二条为进一步做好公司公文处理工作,使公文处理规范化、制度化,提高工作效率,参照上级有关公文处理规定,结合公司实际,特制定本规定。
第三条公文由办公室统一签收。公司的收文包括办公管理信息系统的电子收文和纸质收文。文书处理人员应每天定时浏览局内网信息并进行电子收文,范围包括上级机关和同级机关制发的本公司主管业务的文件材料、上级机关和同级机关制发的本公司非主管业务但要贯彻执行的文件材料。
第四条领导办文阅文原则实行'一日一毕'制,承办部门办文时间按领导批示办理,承办人应在处理单上注明处理结果,并及时送回办公室文书处理人员。
第五条为确保文件在办理过程中流向清晰、责任明确,办公室负责公司文件的传递、交办,严格杜绝文件横传。
第六条办公室要对承办公文情况进行检查、催办,掌握公文的运转和处理情况。紧急公文,应随收随批随送,并提出办理时限,必要时,办公室应催办,以防延误或漏办。
第七条签收的文件,一律登记编号存入微机管理,次年初统一交档案室编档入库。
第八条由部门起草的文件,经部门负责人认真审核后交办公室核稿后送分管领导会签,最后由总经理签发。经签发后的文件需登记编号,不得随意更改,确需改动,须经签发人批准。
第九条公文用纸采用国际标准a4型。发文底稿一律使用公司印制的发文纸,各部门必须同时送打印稿(附磁盘或内网共享),不得使用圆珠笔、铅笔书写。
第十条付印的文稿由起草部门指定专人校对。校对要认真负责,重要文件要'二校'后才能付印。
第十一条文件盖印完毕,办公室即留存一份,然后由主办部门自行装封、寄送,有特殊要求的由办公室装封、寄送。
第三章档案管理办法
第一节总则
第十二条为了加强公司档案工作,使档案工作制度化、规范化,不断提高档案工作的科学管理水平,更好地为公司发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省钱塘江管理局档案管理制度》,结合公司档案工作实际,特制定本办法。
第十三条本办法所指的档案,主要包括公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有查考利用价值,并按照有关规定立卷归档、集中保管的文件材料、视听资料及其它各种载体材料。它包括文书、会计、科技、声像、实物、电子等各类档案。
第十四条公司档案实行集中、统一管理,各部门应把档案工作纳入本部门职责范围,定期向档案室移交部门档案,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二节档案室工作职责
第十五条档案室工作职责:
(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和规定,在局信息中心业务指导下制定公司档案工作计划、管理办法和业务性规范。
(二)监督、指导各职能部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。
(三)负责管理公司各种门类和载体的档案,不断提高科学管理水平,以维护档案的完整与安全,积极提供利用,为公司各项工作服务。
(四)定期接收各部门的各类档案资料,并做好档案的立卷、保管、借阅工作。
(五)依法负责档案材料保管期限的确定、核查和档案的定期鉴定。
第三节档案的归档
第十六条文书档案按年度一年归档一次,在次年六月底前移交归档。
第十七条台帐由各部门按要求整理,经局年终考核后,于次年第一季度归档。
第十八条会计文件材料在会计部门保管一年,于次年六月底前移交档案室归档。
第十九条技术档案由相关部门在次年第一季度按要求整理移交档案室,各相关部门在提交纸质档案的同时,有电子稿的一并归档。
第二十条声像资料(包括工作照片等),由形成部门在工作结束后及时整理,于年中、年底各交档案室一次。
第二十一条实物档案是指单位荣获上级机关授予的奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书,旧公章、名人字画、题词等物品,在收到荣誉实物后一周内及时归档。
第二十二条各种办公、动力、汽车等大型设备仪器的使用说明书、安装说明书、系统图、线路图等资料在验收后两周内及时收集归档。
第二十三条归档要求:
(一)归档的文件材料必须完整、准确、系统,符合其形成规律。
(二)归档的文件材料,一般一式一份,重要或利用频繁的文件材料,要适当增加归档份数。
(三)科技档案、会计档案由职能部门按有关规定整理、立卷后,以案卷形式归档。
(四)声像资料归档应是原版、原件,且用文字标出材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及责任者等。
(五)科技档案形成的电子文件,归档时应使用不可擦除型光盘,须一式两份。
(六)纸质文件归档必须纸质优良,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,不得用圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝墨水、红墨水、涂改液等,且尽可能归原件,不归入复印件。
(七)文件材料向档案室移交时,应编制移交清单,移交清单一式两份,移交时按清单交点清楚,交接双方签名,各留一份,以便查考。
第四节档案的利用
第二十四条本公司人员因工作需要查、借阅本职工作范围内的有关档案,必须按规定办理登记手续,非本职范围内的档案不得借阅或查阅。
第二十五条档案的查阅必须在档案室内进行,同时需有档案管理人员陪同,不得独自进入。会计档案除财务人员外原则上不得查阅。
第二十六条借阅档案者超过一天或外借应填写《档案借阅申请表》,经公司总经理批准。外单位人员查借阅档案要写明查借阅档案的用途和具体内容,并经公司总经理批准。
第二十七条借阅期限不得超过7天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。归还时严格检查,并予以借阅登记注销。
第二十八条借阅档案者必须遵守《档案法》和档案保密制度,自觉爱护档案,妥善保管档案,不得随意转借、勾划、裁剪、抽出,未经许可,不得擅自摘抄、复印。归还时保证档案材料完整无损。
第五节档案的保管
第二十九条公司设立专用库房保存档案,由档案工作人员负责管理,无关人员不得进入档案库房。
第三十条库房内保持清洁,严禁存放易燃、易爆物品和杂物,严禁吸烟,电源设备保持完好,设置消防灭火器材,做好防火工作。
第三十一条库房内
柜架排列合理,档案排列整齐、科学,对破损和变质的文件、档案,及时进行修复。
第三十二条定期检查库房档案的数量及'八防'(即防温、防潮、防盗、防火、防虫、防尘、防光、防有害气体)措施的落实情况。及时发现问题,防患于未然。
第三十三条做好声像档案的安全保护工作,配备相应的专用装具,发现有盘片变形、断裂,照片发黄、发霉、变质等现象,应及时进行处理。
第三十四条做好档案的保密工作,不得泄露库房档案内容,若档案人员有调动,必须办妥交接手续。
第六节档案的保管期限
第三十五条根据国家档案局和有关部门的规定,结合我公司实际,认真编制各类档案归档范围及保管期限表。详见《浙江钱塘江海塘物业管理有限公司文书档案归档范围及保管期限表》、《浙江钱塘江海塘物业管理有限公司科技档案归档范围及保管期限表》、《浙江钱塘江海塘物业管理有限公司会计档案保管期限表》
第三十六条根据国家有关档案保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,提出保存或销毁意见,报公司总经理批准后实施。销毁档案时,应到国家指定场所进行监销,并由2名监销人员在销毁清册上签名。销毁清册应当归档保存。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
附件:
第7篇 物业行政制服管理规定工作制度
物业行政工作制度:制服管理规定
15制服管理规定
15.1目的
为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,具体内容如下:
15.2一般规定
15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;
15.2.2每位员工当值时,必须穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整洁,钮扣要扣齐,不允许敞开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;
15.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;
15.2.4员工应保管及爱护好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;
15.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会给予必要的纪律处分,严重者将由公司管理层作出裁决;
15.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;
15.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;
15.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可根据天气情况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际情况而定,各班组必须统一着装;
15.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。
15.3折旧标准
15.3.1男、女西装之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.3保安服、帽之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.4工程服之折旧
由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。
15.3.5工鞋之折旧
皮鞋类按一年时间折旧;布鞋类按半年时间折旧;
涉及个人卫生问题,员工离职时一律采用工鞋折旧方法,工鞋不予回收
15.3.6其他用品之折旧
如女门童使用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或根据具体情况作出决定。
15.4工衣换洗
15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会提供必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。
15.4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算
15.4.3换洗周期:(根据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)
适用范围夏季冬季备注
客服人员4次/月2次/月
保安人员2次/月1次/月
工程人员1次/月1次/月
后勤人员2次/月1次/月
15.4.4制服的保管
15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作
15.4.6员工离职时,行政人员/仓管员应仔细检查制服,将破损情况3决定回收或折旧报废,并将具体情况在员工离职手续清单上标明,如需要折旧或赔偿的,须及时通知财务部门计算费用。
15.4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须及时送厂商洗涤,做好保洁工作
15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要仔细检查制服的使用情况,对破损情况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工及时给予警告,情节严重时应及时向管理处主任汇报。
第8篇 a物业公司行政办公管理制度
物业公司为了更好的发展,特制定相关管理规定。以下是小编搜集并整理的有关内容,希望对大家有所帮助!
第一章 总则
第1条目的
为树立良好的公司形象,规范行政办公工作,维护良好的工作环境,保障公司各项业务的正常运转,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。
第3条归口管理
行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门,负责公司行政工作的各相关事项。
第二章 办公管理
第4条员工应遵守公司的规章制度,自觉维护办公环境的清洁、安静。
第5条办公室应保持整洁,无杂物,工作台上摆放的办公用品应整齐有序。
第6条保持办公室肃静,工作时间不得高声喧哗。
第7条工作时间不离岗、串岗,不聚众聊天,不打瞌睡,不在办公室内吃零食。
第8条上班时间,严禁办理私人事情,因公外出应向本部门负责人请假。
第9条接待来访,应起身相迎,做到态度和蔼,彬彬有礼;来客告辞,起身相送;在回答来客询问时,不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。
第10条下班或因事离开办公室,应人走灯熄,关好门窗、电源等。
第11条爱护公物,节约使用办公用品。
第12条讲究文明礼貌,注重仪表仪容,按规定着装;接待来访客人,应热情主动。
第三章 会议管理
第13条各种会议由召集者负责组织安排,并对出席对象提前发出通知。
第14条会议召开之前应确定议题、参会对象,准备好有关的会议资料、文件。
第15条会议出席者应安排好工作,准时到会,并带笔记本及相关会议资料,如因故无法参加会议,须提前向会议组织者请假。
第16条会议坚持效率原则,各发言者应事先做好准备,发言应简明扼要,以使会议起到应有的效果。
第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。
1.公司经理办公会议原则上每月召开一次,参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
2.项目区域办公会议于每月10日召开,参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
3.部门例会于每旬第一个星期五召开,参会对象为部门所有人员。
4.各班组每月至少组织一次例会,进行业务培训、学习(具体时间由部门确定)。
第18条如遇特殊情况,会议组织者须另行通知;上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时,以上一级别会议为主,本级别会议作相应时间调整。
第19条凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要,经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。
第四章 公文管理
第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文,统一由行政人事部行政专员收管,并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记,统一对外发送。
第22条公文处理程序
1.行政专员将公文登记、分类,交行政人事部经理审阅并提出拟办意见。
2.行政专员根据拟办意见,送有关部门相关人员阅办。
3.领导批办的公文,按批示意见交有关部门负责办理。
4.如承办过程中有疑问或问题,应及时请示、报告。
5.办理完毕后,相关部门应填写承办结果,连同原文件退回行政人事部存档。
第23条对送阅文件要抓紧时间阅读,各部门人员不得无故拖延或扣押,文件传阅后,阅文人须签名并写上时间,
第24条文件一律由专人传送,一般不得横向传阅。
第五章 印章使用管理
第25条公司印章由公司总经理指定专人保管,法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。印章未经公司总经理批准,不得随意交与他人保管、使用。
第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。
第27条印章使用审批规定如下。
1涉及人员调动(任免)、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章,由公司总经理批准。
2有关业务管理工作用章,由项目区域常务经理批准。
3使用法定代表人印章,由公司总经理批准。
4使用部门印章、有关业务管理工作用章,由部门负责人批准。
第28条未经领导批准,公司人员不得私自用章,不准携带公章外出,不准盖出空白信笺。
第29条对不符合用章规定的事项,印章保管人员有权拒绝盖章;对违反用章规定或弄虚作假,造成重大影响或经济损失的,要追究保管人、当事人的责任。
第30条刻制印章,须经公司总经理批准。作废的印章应及时封存。
第六章 传真机、复印机、计算机管理
第31条为确保办公设备的正常运行和使用,公司指定专人保管、使用,非操作人员,未经许可不得私自使用。
第32条为节约纸张和能源,公司严格控制复印和传真数量,非必要不予复印和传真。
第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真业务,特殊情况须经领导同意。
第34条计算机内存资料注意保密,凡涉及机要文件资料须加密码保存,未经批准,任何人不得提取(阅)电脑内存信息、数据资料。
第35条凡内部常用业务资料、数据,必须进行备份处理,以免丢失。
第36条严格控制计算机外部软件流入管理,严禁安装和使用游戏软件(盘),以防电脑感染病毒。
第37条工作结束后,应做好办公设备的日常保养和清洁工作,并及时处理废弃稿件,切断电源。
第七章 保密工作规定
第38条凡符合下列条款之一者,均属于公司机要文件,不得泄露。
1.关于重要决策或计划。
2.关于人事问题。
3.关于会议重要的讨论事项。
4.关于业主或租户的档案资料。
5.契约、协定或根据协商而决定的事项。
6.特别指定的事项。
第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。
1.秘密,不能向相关人员以外者公开。
2.机密,不能向外公开。
3.绝密,不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。
第40条机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的负责人负责。
第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份,一份由制发部门分类保管,另一份由所管部门的负责人保管。
第42条机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发至有关部门时,必须有收件人签字。
第43条机要文件来往传递(包括传真),应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。
第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。机要文件复制时,制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在发文簿上记载复制件的去向。
第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门负责人负责,由专人进行分发和传送。
第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁,由所管负责人负责。
第八章 档案管理
第47条档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。
第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。
第49条文件结案移送归档时,相关人员须检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查。
第50条文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。
第51条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作,对按规定程序符合立卷标准要求的文件,及时进行分类、立卷及归档。
第52条档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
第53条档案管理人员保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫措施。
第54条档案管理人员每年按规定清理一次,对已到保管期限、确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。
第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅,确因工作需要须复印或摘抄文件,须经领导批准。
第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
第57条对于归还的档案,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。
第九章 附则
第58条本制度由公司行政人事部拟定,其解释权、修改权归公司行政人事部。
第9篇 物业行政采购管理规定工作制度
物业行政工作制度:采购管理规定
9采购管理规定
9.1目的
规范物管公司各管理处物品采购,物品入仓、出仓的程序,确保采购物品符合规定要求。
9.2适用范围
适用于物管公司各管理处有形产品采购工作,供应商管理及仓库管理等。
9.3职责
9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单,并负责仓库管理
作及货款报销、采购资料存档管理工作。
9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。
9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单,并汇总编制物管公司的月资金使用计划,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。
9.3.4财务部负责资金审核及调拨。
9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。
9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。
9.4采购制度要点
9.4.1维修物料的采购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的采购每月的次数不超过(含)三次。
9.4.2采购行为分类
9.4.2.1固定资产类
指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。
9.4.2.2非固定资产物品/费用类
指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。
9.4.3采购方式
9.4.3.1长期协议范围:
员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。
9.4.3.2固定供应商范围:
文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。
9.4.3.3一般供应商
经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时寻找的供应商,采购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。
9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。
9.5其他采购要求:
9.5.1尽量要求按时送货,如需外出采购,行政助理应安排集中物品采购。
9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。
9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。
9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。
9.6.1请购
9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购计划,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划(附请购清单),依权限逐级报批。
9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划,并交总经理批准。
9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹采购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。
9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外,仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。
9.6.1.5固定资产(1000元以上)采购需填写《固定资产采购申请表》。
9.6.2询价、比价、议价
9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去采购记录进行询价作业,若因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。
9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料,内容须详细、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的详细资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。
9.6.3呈核、订购
9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。
9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料,一同呈报使用部门核准后,再依权限逐级报批。
9.6.3.3采购材料较专业复杂时,行政助理需密切联系使用部门,并先把《请购单》交使用部门确认无误后,才依权限逐级报批。
9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。
9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应密切跟进交货事宜,并及早做好相关的收货准备工作。
9.6.4验收
9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验,专业产品还需要专业人员陪同验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过一定数量,取消供货资格,另换其它供货商。
9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门,并作出跟进。
9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。
9.6.5存档跟踪管理
9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。
9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。
9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处提供准确的记录信息
。
9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。
9.7仓库管理
9.7.1.物品出仓
9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。
9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。
9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。
9.7.2物品盘点
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。
9.7.2.2根据清点结果,填写《库存物品盘点表》。
9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。
9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。
9.7.3仓库管理
9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放;
9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;
9.7.3.3仓库除仓管员外,无特殊情况其他人员不准入内;
9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;
9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;
9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;
9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必须做到人走灯关;
9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;
9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。
9.8物品供应商评审管理
9.8.1评审范围
9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方;
9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方
9.9行政助理应当对合格供应商及时建档,包括以下内容:
9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址
9.9.2营业执照复印件
9.9.3资质等级证书
9.9.4评审结果和记录
9.9.5其他证明材料
9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。具体要求:
9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况
9.10.2委托方/供应商产品价格的变化
9.10.3社会信誉的变化
9.10.4同本管理处合作的情况跟踪
9.10.5其他应当跟踪管理的要素
9.11跟踪评审结果的处置
9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。
9.12物品采购流程
采购流程
预算内预算外
第10篇 物业行政图书借阅管理规定工作制度
物业行政工作制度:图书借阅管理规定
14图书借阅管理规定
14.1图书的收集和管理
14.1.1图书馆藏书来源:
购买、定期收集、公司/管理处/部门/员工提供。
14.1.2申购、入仓、登记、借出
14.1.2.1申请购书者,先向行政助理查询管理处书籍明细,搜索所需购买的书籍或类似的书籍是否已备有。若无,再提表申购,由管理处行政人员复核后交管理处主任审批。
14.1.2.2管理处行政人员负责购买,购买图书所发生的费用由申请管理处负担。
14.1.2.3管理处行政人员办理图书登记手续,并及时更新书籍明细。
14.2图书借阅
14.2.1管理处每一位员工都可以借阅管理处图书,先向行政助理查询书籍明细,查出所需图书的编号,再填写借阅登记;
14.2.2为了提高图书的利用效率和资源共享的目的,原则上图书借阅一般不得超过三个月;因工作需要未能及时归还的,须将其原因和现用人的情况通知行政助理,并由行政助理作出追踪、登记工作;
14.2.3图书借阅人应有高度责任感,保持图书的整洁的完整,不得涂污及损坏;如有损坏或遗失,公司将酌情要求赔偿。
14.3图书归还
借阅人归还图书时,须经图书管理员检查所归还之图书是否整洁、完整、并签名确认。
14.4图书处理
14.4.1指对原借阅人自己或因转借他人而造成图书的人为损坏、或遗失的情况而作出处理;
14.4.2借阅人书面说明损坏/遗失图书的原因,管理处行政人员审核并和管理处主任作出最后赔偿意见。
第11篇 某物业公司行政和人事管理制度1
e物业公司行政和人事管理制度(1)
1.员工考勤管理规定
1.1.工时制度
1).下列岗位员工实行综合计算工时制:
内保人员、工程技术人员及值班人员等因工作性质需连续作业的岗位,以月为计算单位,平均工作时间每周不少于40小时。
1.2.定时工作制
1).除上述规定的人员,其余岗位员工均实行定时工作制,每周工作五天,每天工作8小时,每周工作不少于40小时。
2).定时工作时间(星期一至星期五作息时间):
上午工作时间:08:30-12:00
下午工作时间:13:00-17:30
午餐时间:12:00-13:00
1.3.各种假期的规定
依照公司发布的《员工手册》相应条款执行。
2.员工打卡管理暂行规定
2.1.员工出勤,执行上、下班打卡规定。
2.2.员工因公外出延误打卡,须及时填写'补卡单',月末按出勤统计。
2.3.员工患病、非因工负伤(急诊除外)或有事不能上岗工作须提前填写《请(休)假申请单》,经批准后,免打卡。
2.4.月末出勤统计,以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。
2.5.凡出勤日未打卡者,同时也无请假单、补卡单,按旷工处理。
2.6.代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虚作假者,按《员工手册》规定处理。
2.7.记录及表格
yz-zg/b*r-f08-01《请(休)假申请单》
3.计算机使用管理规定
3.1.所有员工在使用计算机时需遵守本规定。
3.2.各部门的计算机原则上只供本部门员工使用,如有特殊情况需使用其它部门的计算机时应事先取得该部门经理的许可。
3.3.初学计算机的使用者在操作中遇到难题,不得擅自处理,应向技术人员求助。
3.4.在使用过程中,因事暂时停止使用时,应保存文件,并退出应用程序。
3.5.使用完毕计算机后,必须退出应用程序,以防止意外造成对机器的损害。
3.6.各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录,避免在根目录下直接处理管理文件。
3.7.子目录的命名用各部门名称,如属个人专用文件应另设子目录进行处理。
3.8.文件名称使用汉字,要基本反映文件内容。
3.9.文件处理应在硬盘上操作,并注意保存,文件处理完毕后存储文件的同时应用软盘备份,保证软硬盘都有文件。
3.10.对硬盘上长时间不再使用的文件定期删除,只保存软盘备份。
3.11.使用软盘时应确保软盘没有病毒,否则在使用前应进行病毒检查。
3.12.软盘中存储文件时应在软盘上做出标记,便于使用查阅。
3.13.遵守软盘的使用保护规定,防止软盘损坏时文件丢失。
3.14.各部门的计算机维护由公司设专人统一负责。
3.15.维护人员定期对计算机进行维护,包括检查、处理病毒和硬盘整理等。
3.16.工作时间禁止在计算机上玩游戏或与进行工作无关的作业。
3.17.计算机出现故障时,应及时请维护人员处理,严禁未明故障原因擅自处理。
3.18.凡因使用不当造成机器损坏的,据情节轻重给予责任人相应的处罚。
4.关于印章使用管理的暂行规定
4.1.印章种类
公司印章、公司业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。
4.2.印章使用
1).公司印章的使用
i.凡以公司名义发送的公文,须经公司主管领导审批签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
ii.重要的公文,如财务、人事和业务等方面或涉及面广的公文,必须由公司总经理或主持工作的副总经理核签后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
iii.公司各部门对外定期报送各类业务报表需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
iv.对外发出的便函、证明及对外联系工作的介绍信需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
v.公司对外签订的合同、协议,按合同评审程序使用公司印章。
vi.各物管中心在所辖业务范围内对外签订的经济类合同、协议须加盖公司印章的,按合同评审程序,以公司确定的合同金额标准为限,合同金额在标准以上的,须经中心内部审核,公司审批、总经理签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章;合同金额在标准以下的,经中心内部审批、中心总经理签字后,可送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章。(合同原件要在公司备案)
vii.物管中心以公司名义对外发文、报送报表、办理相关业务等需加盖公司印章的,由中心填写《印章使用审批表》,中心总经理审批,公司相关职能部门经理、公司总经理或主管领导签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司印章。
2).各部门印章的使用:
i.凡以部门名义发出的公文或便函,须经部门经理核签后加盖部门印章。
ii.公司部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。部门仅能向外发送本部门业务权限范围内的公文。物管公司颁发的证书、奖状等,经物管公司领导签字同意后,加盖北京物业管理公司印章。
4.3.印章的保管
1).公司的印章,原则上由公司行政与人力资源部经理指定专人负责保管。遇特殊情况,由其他部门专人负责保管时,需经公司总经理批准。
2).部门的印章由各部门指定专人负责保管。
3).使用印章须有登记存底,随用随取,用毕即存,严防私用、盗用公章,以免造成损失。
4).未经公司总经理批准,任何人不得携带公司印章外出。
5).印章保管人员应严格执行本规定,履行加盖印章的手续。对不符合程序或超出授权范围的,印章保管人有权拒绝用印。
6).印章保管人员因工作疏忽而造成印章丢失或误用、错用,须承担关联责任。不能为空白信笺盖印。
4.4.记录及表格
yz-zg/b*r-f09-02《印章使用审批表》
5.女职工劳动保护管理办法
5.1.女职工的特殊保护,是指根据其身体、生理特点以及哺育教育子女的需要,而采取的对女职工在生产劳动中的安全与健康实行的管理办法。
5.2.本办法所涉及的女职工系指公司依据国家有关法律法规的规定,通过正常聘用程序正式聘用的女性员工,包括临时聘用人员和环境保洁人员。
5.3.女职工月经期的保护措施参照国家有关规定从事适当劳动强度的工作。
5.4.女职工孕期的保护措施:
1).女职工自确定妊娠之日起持医院证明向人事部门及时报告备案。
2).女职工怀孕期间不得接触超过卫生防护要求剂量当量限值的*射线、y射线和其他工业毒物和有急性中毒危险的作业及国家规定的三级强度的劳动内容。
3).妊娠女职工不应加班加点,妊娠满7个月不得上夜班,并可根据个人身体状况申请休假。
4).对不能适宜原工作的妊娠女职工,应根据医务部门证明,予以减轻劳动量或安排其它岗位工作。
5).从事立位作业的女职工,怀孕7个月以后,其工作场所应设立工间休息座位,在劳动时间内安排一定的休息时间并允许孕妇在预产期前休息两周。
6).怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查,应按劳动时间计算。
5.5.女职工生育期保护措施:
1).女职工生育期间享受国家规定的产假待遇。
2).女职工产假为90天,其中产前休假15天;晚育者(24周岁及以上初育)增加15天产假;遇难产情况延长产假30天;生育多胞胎的,每多生育一个婴儿,延长产假15天。
3).女职工怀孕期间流产的,根据医疗部门证明,给予北京市有关规定产假。
5.6.女职工哺乳期保护措施:
1).对有不满一周岁婴儿的女职工,每班工作给予两次授乳时间,每次半小时,可合并使用,并不得安排夜班及加班加点。
2).女职工哺乳期间不得安排从事接触有毒物质的作业。
第12篇 物业公司行政管理制度格式怎样的
物业公司行政管理制度范本办公室是直接对管理中心总经理负责中心行政事务管理的部门,亦可称为总经理办公室,行政事务包括中心办事处内部行政管理、部门协调、及协助总经理处理文书、租户沟通和外界联络工作。
1 内部政策管理
1.1 有关申领采购的规定1.部门员工根据工作需要申请领用文具时,须填写文具申请表。
2. 文具申请表由部门经理审核签批后,该表格于每月20日前送达办公室。
3. 办公室接收申请表后,由办公室经理审核并由办公室统筹做预算。
4. 办公室采用'先进先出'方法,发放文具用品,于次月7日、14日前,将文具送达使用者。
5.申领原则:要力尽节约,避免浪费。
1.2 有关印刷品及印刷名片的规定1.由申请人填写'印刷品申请表'及'印刷品申请表(名片)'(市场推广所用印刷品除外)2.填写申请表应列明所需印刷品的名称、数量、规格。
3. 申请表由部门经理审核签批后,于每月20日前送达办公室。
4. 由办公室统筹做预算,报总经理审批。
5.预算经总经理批准后,由办公室按财务规章支出申请ref表程序统一进行印刷。
如未批准,办公室将申请表,退还申请部门。
1.3 有关杂费报销的规则1.所有杂费须在'杂费批据'上记录,每宗以rmb300元为限。
2. '杂费批据'由申请人填写,部门经理核准,并附上这些杂费的文件资料如供应商的发票等。
3. 批准后,办公室通知申请人,收款签字后安排付款。
1.4有关电脑操作的规定1.电脑操作人员必须严格遵守电脑操作规程,做好计算机设备的安全维护工作,爱护机器设备,保持机器设备的清洁。
2. 对管理处的各种软件,严禁私自外传。
严禁使用外来磁盘,以免感染病毒。
1.5申请购买固定资产、办公室设备及用品的规定1.各部门在申请购买固定资产、办公设备及用品时,需填写'物品购买申请表'。
2. 在填写时,应列明所购物品的名称、品牌、规格、数量、理由。
3. '物品购买申请表'由申请部门经理核准后,由行政部签署意见。
如可以在部门间调拨,则优先调拨 2 物业管理处财务的管理有关预算申请、审批、执行的规定概由行政部统筹。
一贯积极提倡节约,反对浪费,将费用开支严格控制在预算之内及低于预算。
1. 严格的采购,发包制度(将专项工程包给专业公司完成),要货比三家,跟踪商品质量及维修质量。
2. 健全的材料物质收发存制度。
3. 严格借支、报销制度和审批权限。
预算内项目及预算内金额开支有严格的申请、审批、借支、报销制度,预算外开支必须向业主申请批准。
5.预算内项目及预算内金额大的合同,于洽谈后须经业主审批。
第13篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第14篇 物业公司行政管理保密制度
物业公司行政管理之保密制度
保密工作必须贯穿公司的各个环节,适用于各部门及全体组织成员,既针对各个部门负责人,又针对每一个员工。
1、公司各类资料要严格确定密级和保密期限、保密范围,并在规定的载体上予以注明。公司的所有资料(含文件、协议、证件、合同、报表、信息等)分机密、密级、非密级三级。机密级严禁张贴;密级原则不准张贴、传阅;非密级可张贴、传阅。
2、密级标准由资料的建立部门确定,经理核定。机密级必须明确阅读者姓名;密级明确阅读级别;非密级资料明确传递、张贴方式。
3、机密资料由经理统一保管或指定专人人保管;密级资料由人事行政部备案,使用部门保管;非密级资料由建立部门保管。机密资料和密级资料借阅、传阅需办理登记手续。
4、凡涉及公司机密的记录本、笔记本、电脑、图片等载体要由专人负责管理,无关人员不得动用或随意查阅。公司任何人员不得私自收藏、销毁、出售涉及企业机密的文件、实物。
5、公司各级领导及机要保管人员调离公司时,必须按规定将其使用或保管的机要资料、笔记本等移交给公司。否则,有关部门可拒绝为其办理调动或离职手续。
6、各部门建立资料而不确定密级标准、保密期限、范围,也不交经理核定,责任由建立部门负责。凡因泄密造成严重后果,将给予当事人行政处分,或追究其法律责任。
7、与保密制度同时执行的附件有《资料密级划分标准》、《资料密级登记表》、《资料借阅登记表》。
第15篇 成都万达物业公司基本行政管理制度
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成都物业公司基本行政管理制度
§考勤
一、工作时间
全年除法定节假日和公休日外均为工作日。公司夏季工作时间:
上午9:00-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-18:00
冬季工作时间:
上午8:30-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-17:30
公司实行上下班打卡制度,每月收、放卡时间为31日晚21时,按出勤卡统计出勤情况计发工资。
迟到(早退)一次扣款10元,一月迟到(早退)三次(含三次)以上,每次扣款50元,每次迟到(早退)30分钟以上视为半天事假,超过一个小时则视为旷工半天。一个月连续旷工三日以内给予扣桨金、处分处理,连续旷工三日即作辞职处理。上班时间外出办私事者按旷工论处。
二、假期
-法定假日:国家法定节日,公司按国家规定休假,如法定假日值班,则按国家规定给予换休或补发加班工资。
-婚假:员工凭结婚证可享受婚假三天。
-丧假:员工直系亲属死亡(父母、配偶、子女)给丧假三天;旁系亲属死亡(祖父母、兄弟姐妹)给丧假一天。
婚假、丧假为带薪假。员工休婚假、丧假必须提前向管理处或总经理提出申请,征得同意后报行政人事部备案。婚、丧假等与休息日和节假日重合时,其休息天数不顺延。
-病假:普通员工因病请假应提前向部门负责人提出申请(急诊须提供加盖医院急诊章的证明材料),同时须出具市级以上医院证明,急诊可于复职后第一天补办手续。病假三天以上(含三天),必须报管理处主任、公司相关部门领导审批;五天以上(含五天)由管理处或公司相关部门审核,报行政人事部核准,总经理审批。员工去医院看病时间不超过四小时且当日不病休的,仍按工作时间计算。
-事假:普通员工因事请假,二天以内(含二天),由部门经理审批;三天以上(含三天)由部门经理提出意见,管理处主任审批;五天以上(含五天),须经总经理审批。
事假及病假请假日无工资,员工一年内累计病假超过十五天,事假超过七天,当年度无年终奖金。
员工请假程序:当事人填写申请单-部门经理审批-管理处主任或公司领导审批-行政人事备案。
公司部门经理、副主管理处主管、经理以上员工请假,均须总经理批准。
所以假期如超过规定的期限,必须经总经理批准。
第16篇 物业行政电话管理制度工作制度
物业行政工作制度:电话管理制度
19电话管理制度
19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理,特制定本制度。
19.2公司及各管理处的电话,主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用,在非紧急情况下,不得使用办公电话作私人用途。
19.3任何情况下,严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现,将给予书面警告处分。
19.4任何情况下,严禁接驳信息台,一旦出现信息费,将由使用人自行负担此项费用。
19.5员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以节约话费成本。
19.6各管理处的分机号码统一使用'8'开头的三位数,各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任:801;客户服务部:802-805,客户服务部前台800;人事行政部:806;财务部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处,由公司根据实际情况另行审核批示。
19.7总机人工录音服务内容统一为'您好,**客户服务中心,请拨分机号码,查号请拨0。'、'您拨的分机正忙,请改拨其他分机号码。,或拨0由总机为您服务。'、'您拨的分机无人接听,请改拨其他分机号码。'总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。
19.8总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。
19.9前台文员接听外线电话的标准用语为'您好,**zz管理处',当对方告知分机电话时,说'请稍候!'如分机占线,说'电话占线,请稍后再拨。谢谢!'接听内线电话的用语为'您好,前台!'其他内容视情况回答,要求规范、简洁、礼貌。
19.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核,并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。
19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作,并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的,应主动联系电信部门查明原因,为费用结算提供合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调,适时向物管公司提出检讨方案。
19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%,若超出该范围,管理处主任须提交充分合理的理由,书面报告予物管公司审核,否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。
19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能,若目前使用的未有该项功能,应结合实际情况提出整改意见,并向公司报批加装。
19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设,业务拨打电话应尽可能采用总机线路。
19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预算,统一购买ip电话卡,由行政人员保管,员工因公需要拨打长途的,必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因,由部门主管或管理处主任签字确认,行政助理才予以协助拨打,并记录每次时长及消费额。若负责人不在,又确因业务需要挂长途电话的,必须通过电话请示批准后,方可进行拨打,并在三日以内补办审批手续,逾期不补办者视为私人电话,电话费由其本人全额支付。
19.16行政助理未按上述的规定执行,手续不全即帮他人拨打长途电话者,除当次电话费由其全额支付外,每发现一次罚款50元。
19.17员工未经同意私自拨打国内长途电话,或以公事为由挂国内长途电话者,经查明属实后,除全额支付当次电话费用外,每次罚款50元;私自拨打香港或澳门电话者,每次罚款100元。屡犯不改者,视情节给予处分,直至辞退处理。
第17篇 物业行政管理工作交流制度
物业行政管理之工作交流制度
为全面了解各部门各项工作,及时发现并解决工作中存在问题,建立上下一致思想共识,提高工作效率质量,以达到有效沟通与交流,特作如下规定:
1.会议制度
1.1 常规例会安排:
时 间会议名称主持参加人员
逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员
每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员
每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员
3月、6月、9月、
12月的每月30日季度总结会经理全体员工
7月1日年中总结大会经理全体员工
次年1月10日年终总结大会经理全体员工
备注以上会议时间若遇休息日,可适当提前或顺延,以通知为准。
1.2 以上未定具体时间的会议,由人事行政部提前一天通知。
1.3 以上会议记录由人事行政部负责,会后48小时以内上报会议纪要。
1.4 各部门每周必须进行一次部门内部沟通会议,自行安排并记录,会后24小时以内上报会议纪要。
1.5 会议纪律
1)与会人员应按时到会,不得迟到或早退。特殊情况者,须提前向主持人请示,经批准后方可缺席。
2)与会人员应自觉签到,关闭手机或调到震动,保持肃静。
3)会议上应保持端庄坐姿,认真聆听,维护会议气氛,不得在场下交头接耳杂谈,不得哄谈吵闹。
4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。
5)退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。
2.周/月/季/年工作报告
2.1为更好的配合工作会议顺利进行,各部门必须在会议前准备好相关工作报告,报告的工作内容包括:(按统一格式)
1)大事记(主要成绩);
2)经营目标、业绩指标完成情况;
3)部门工作进度,以及业务情况汇报;
4)下一步工作安排,及费用预算;
5)存在问题及对策,需有关部门配合或解决事宜。
2.2具体如下:
工作报告内容完成时间报告递交流程
周工作计划/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理
月工作计划/总结每月最后一天
季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前
年中述职报告6月28日前
年终述职报告次年1月5日前
3.外出参观/学习/研究性质的活动
外出参观、活动(如:踩盘),回公司须上交工作报告,阐述学习的心得与收获,达到共同交流与分享的目的。
4.工作交流要求
4.1 各种工作报告必须按照统一格式制作上报。
4.2 各部门必须高度重视,责任人须准时出席会议并完成相关工作报告,周/ 月/季/年的工作报告,应于会后结合最新会议精神,重新整理并24小时以内上交人事行政部。
4.3 外出活动报告填写使用《外出工作考察报告》,活动完毕两天内完成上报人事行政部。
第18篇 z物业项目管理处行政制度
物业项目管理处行政制度
1.物业管理处办公室守则
(1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;
(2)按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;
(3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;
(4)办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;
(5)办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;
(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;
(7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚;
(8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;
(9)办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;
(10)办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:'_同馨管理处,您好!'在接听客户电话时,请多用:'请、谢谢及麻烦你'等礼貌用语。
2.往来文书控制及保密制度
(1)文书往来需严格,其中包括:
a.外发文书:必需由总经理办公室发出。
b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。
c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。
(2)保密制度
a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。
c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。
关于公司的重要政策或计划;
关于人事问题;
关于重要会议的讨论事项;
关于业主或租户的档案资料;
契约、协定或根据协商而决定的事项;
规定、命令中特别指定的事项。
d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:
公司内部秘密,不能向公司以外公开。
绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。
f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。
g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。
h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。
i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述规定的手续。
l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。
m.凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理。
n.文件大致可分为:
法律效力文件:包括公约、手册、指南等;
报告/表格;
作业指导书/工作手册;
程序文件
3.档案系统
管理档案系统是管理工作中一重大系统,所有员工都必须积极关心,需采用简单及容易明白设计,各员工应按照下列规定处理文件:
(1)分管经理工作职责
a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。
b.要重视档案管理工作,积极解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。办公室根据'档案法'和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。
(2)档案资料员工作职责
a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。
c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。分类要准确,装订要工整,要符合立卷标准。
d.及时制订工作计划和做好工作总结,每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。
e.严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
f.妥善保管好各类档案资料。
4.会议系统
为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:
(1)会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。
(2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。
(3)会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。
(4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。
(5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。
(6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。
(7)出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。
(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。
(9)会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。
(10)与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。
5.办公室设备使用管理
(1)电话
a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;
b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。
c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。
d.不准用公司电话聊天及处理私人事务。
(2)复印、电脑、打印机
a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;
b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;
c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。
6.库存系统及计划
(1)制定小区下月耗用材料的计划,并根据实际库存情况决定请购数量,并报审批。
(2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量,合格无误方可进库。
(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人承担。
(4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明原因,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。
(5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具及时申报给上级部门。
(6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐
、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。
7.仓库管理制度
(1)凡入库物料,需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应及时在进仓单内说明。
(2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要经常核对,做到帐物相符。如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。
(3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运方便和安全不受损坏。
(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作,要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。
(5)仓库内严禁吸烟和火种入内。对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。
(6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。
(7)物料出仓后,仓管人员要及时清理库房,整理货垛,搞好库内整洁,并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。
(8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。
(9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。属配件的,还应标记'备品备件'文号。
(10)任何负责物料运输的公司,在运送途中应确保货物的安全和完好。特殊和贵重物料仓管人员应随车押运,做到接运及时、超卸安全、交接准确。
(11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册及时进行登帐。
8.各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项
(1)员工应具备的礼仪
a.仪表
制服必须穿着整齐和清洁。
头发应定期修剪及梳理整齐。
胡子必须刮好。
皮鞋必须擦亮。
手指甲必须定期修理及保持清洁。
必须注意个人卫生。
必须佩带工作证。
b.礼貌
见到相熟的业户,必须有礼貌地打招呼。
对所有业户的提问,必须有礼貌地耐心回答。
在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。
即使面对无理取闹的业户主,亦不可随便恶言相向,必须耐心地解释原因。若有必要时应转达上级处理。
在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。
即使正在向陌生人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不可无故厉声喝问,影响管理处形象。
当值时绝对不可粗言秽语。
绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食,更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。
不可无故迟到早退,即使有任何理由亦必须先向上级报告。如因故未能上班,更应预先作出通知,以便安排其它员工替补。
若有需要轮班当值,交接班必须准时,而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清楚方可离去。倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必须等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位出现真空。
'若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必须等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位出现真空。
'若在巡逻时发现有岗位出现真空,应暂时接替有关岗位,并立即通知主管处理。
'必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。即使业户主动提出,亦应该尽量礼貌地作出拒绝。
(2)礼貌培训
a.常备纸笔。
b.在正常情况下勿让电话响闹超过三下。
c.先说公司/部门名称。
d.回答勿离题。
e.讲普通话,发音清晰,咬字标准。
f.听时勿打断。
g.记事/留言要笔录,清楚,全面。
h.尊称来电者姓氏。
i.提供进一步协助/服务。
j.友善、客气。
k.让来电者先挂电话。
l.挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。
m.准备再接下一个来电。
(3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会互相开罪对方客户。工作有准则,齐来遵守,借此给予客户第一个良好印象。亦以此将服务水平提高。
a.接听和应对
'前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。请问有甚幺我可以帮您
'其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您
'说话清楚:低音且慢。
'语气:喜气而热诚。
'尊称客人:*董、*总、*经理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄称太太,除非她自己已告诉您。)
*先生,请您稍等。
不要只说:请稍等。
'转分机号:熟悉使用电话机功能。
勿乱转分机号。
勿重复胡乱再转。
勿转后不顾,不理会根本无人接听。
'套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。
如:您找的那位同事刚外出办事,如果阁下留下全名和联络电话,就更能够帮助他/她在外,即时回电话给您。谢谢。
'当事人不在时,慎说:我很抱歉,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。
切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未见过他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
'如果因事令来电者等久了
要说:我真对不起,让您久等啦,**先生,我再给您转。
或:当事人可能暂时无法接听您的电话,请您留言,我一定会帮您转达。
b.一般来电查询
转分机号之前告诉来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。一般来电查询要登记。要跟进,要处理。
c.留言
若来电者是陌生人士请他留下:
'公司/单位全名。
'听不清楚以礼再问。
'重复姓名及电话号码,保证准确性。
'写上自己的姓名。
切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。
d.留言字条
'马上亲交/托人转交当事人或其秘书。
'托人转交要确保尽快转达。
'当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。
e.接听电话/录音留言
接听限响三下,电话录音限响五下。
f.交谈完毕
说:谢谢来电,*先生,我确保代您转达。
或:谢谢来电,*先生,他/她回来时我一定会告诉他
g.电话制度
'一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟悉操作及分机号码。
'前台接待,有人值班。
'前台离位,有二线人员接一线工作。
'对答语气用一线用语。
'接触与跟进。
'令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。
'欢迎与接待。
'需要久侯着,奉茶,找人陪同或暂接待。
'每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。
'客人需要上卫生间,请详细指引。
'路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,所有客户都是管理处宝贵的客户。
'在任何情况下:
'勿胡乱泄露公司秘密。
'有客户在场,同事间要更友善,互相尊重。
第19篇 某物业公司行政和人事管理制度2
e物业公司行政和人事管理制度(2)
6.员工体格检查管理办法
6.1.为保证员工身体健康,特制定本管理办法。
6.2.本管理办法所称员工指与公司建立劳动关系的正式员工。
6.3.公司行政与人力资源部为员工体格检查的职能部门,主要职责:
1).对所有加入公司的新入职员工进行上岗前体检要求及管理。
2).对入公司工作满一年后的员工统一组织体格检查。
6.4.对入公司工作满一年后的员工体格检查费用(认可项目)由公司承担。
6.5.体格检查管理:
1).员工按接到公司发出的录用通知书要求,在正式上岗前进行体格检查。
2).入公司工作满一年后的员工由公司行政和人力资源部统一安排进行体格检查。
6.6.体格检查操作规程:
1).新入职员工:
i.在接到录用通知书后,持北京市卫生行政部门评审认可的一级以上医院(含一级医院)提供的合格的有效体检健康证明方可正式录用。
ii.体格检查项目:北京市卫生行政部门评审认可的一级以上医院(含一级医院)设置的常规体格检查项目以及血常规、尿常规、肝功能、澳抗、肾功能、血糖(包含但不限于)等化验项目。
iii.对从事过有毒有害职业,患有职业病的人员,需提供相关资料。
2).入公司工作满一年后的员工
i.公司每年定期统一安排,对入公司工作满一年后的员工进行体格检查。
ii.体格检查项目:
a.年龄在35周岁以下员工体格检查项目:常规体格检查项目以及血常规、尿常规、肝功能、澳抗、肾功能、血糖等化验项目(包含但不限于)。
b.年龄在35周岁以上(含35周岁)女员工、40周岁以上男员工、中心部门副经理以上人员(含部门副经理)体格检查项目:常规检查及化验项目(同第1)款),增加心电图及b超检查。
c.女员工体格检查附加项目:
全体女员工:外科乳腺检查、妇科b超
已婚女员工:a、妇科常规检查、b、阴道分泌物悬滴检查(查阴道滴虫、霉菌)
35周岁以上(含35周岁)女员工:子宫颈刮片(防癌普查、检查子宫颈肿瘤)、阴道脱落细胞涂片(卵巢内分泌功能、生殖器肿瘤普查)
45周岁以上(含45周岁)男员工体格检查附加项目:泌尿外科检查(检查前列腺)
iii.体格检查项目结果:
a.体格检查项目结果由行政与人力资源部(行政人事部)统一存入员工行为档案。
b.不合格者在规定时间内进行复查,所产生的费用由个人自理。
c.对于传染性疾病复查不合格者,按照劳动合同管理规定,与其解除劳动合同。
6.7.其它:政府有关部门对特殊岗位要求进行定期健康体格检查的,已进行体格检查的项目不享受本办法,未进行体格检查的项目可按本办法规定进行。
7.工伤事故管理办法
7.1.总则
1).为了保障员工在工作中遭受事故伤害和患职业病后获得医疗救治、经济补偿和职业康复的权利,促进工伤预防,根据《劳动法》《北京市企业职工工伤事故管理办法》《职业病防治法》,制定本办法。
2).北京招商局物业管理有限公司(以下简称公司),所属部门(部门系指北京招商局物业管理有限公司各部门及所管理的各项目中心)及其员工应遵照本办法的规定执行。
3).公司依照《北京市企业劳动者工伤保险规定》为本公司建立劳动关系的员工缴纳工伤保险。
4).对工伤员工按照《北京市企业劳动者工伤保险待遇给付办法》规定的标准保障职工的工伤保险待遇,提供经济补偿,公司将根据自身经营状况及物价上涨因素,适当调整由企业承担部分的费用标准。
5).公司、各部门及员工必须贯彻'安全第一,预防为主'的方针,遵守劳动安全卫生法规制度,严格执行国家劳动安全卫生规程和标准及公司各项安全操作规程,防止劳动过程中的事故,减少职业危害。
6).员工发生工伤事故或确诊为职业病,公司将及时上报劳动和社会保障部门,并由其进行工伤认定。认定为工伤的,按照国家颁布的标准评定伤残等级,根据伤残等级享受相应的工伤保险待遇。
7).公司行政与人力资源部主管公司员工工伤管理工作,各部门负责人为本部门安全生产第一责任人,各部门应设立专人负责生产安全管理工作。
8).公司工会组织负责对公司实施工伤事故管理进行监督检查。
7.2.工伤事故抢救
1).员工在工作岗位发生工伤事故,员工所在部门应立即向主管领导报告,并向公司行政与人力资源部报告,最迟不得超过1小时。
2).各部门发生死亡事故或一次负伤三人以上(包括三人)的工伤事故,公司应立即报告上级公司并上报劳动和社会保障主管部门,最迟不得超过2小时。
3).员工在工作岗位发生工伤事故,员工所在部门应立即组织抢救。
4).接到员工工伤事故通知后,主管领导及行政与人力资源部(行政人事部)负责劳动安全人员应立即到达现场,由主管领导负责指挥现场抢救工作。
5).员工工伤事故较严重时,应立即送往附近的医院进行抢救,或呼叫急救中心进行抢救。
7.3.工伤范围及其认定
1).员工由于下列情形之一负伤、致残、死亡的,应当认定为工伤:
i.从事本公司日常生产、工作或者本部门负责人临时指定的工作的,在紧急情况下,虽未经本部门负责人指定但从事直接关系本公司重大利益的工作的;
ii.经本部门负责人安排或者同意,从事与本公司有关的技术改进工作的;
iii.在生产工作环境中接触职业性有害因素造成职业病的;
iv.在生产工作的时间和区域内,由于不安全因素造成意外伤害的,或者由于部门领导同意加班加点,超负荷劳动及因病请假未获准等原因,突发疾病造成死亡或经第一次抢救治疗后全部丧失劳动能力的;
v.因履行职责遭致人身伤害的;
vi.从事抢险、救灾、救人等维护国家、社会和公众利益的活动的;
vii.因公、因战致残的军人复员转业到公司工作后旧伤复发的;
viii.因公外出期间,由于工作原因,遭受交通事故或其他意外事故造成伤害或者失踪的,或因突发疾病造成死亡或者经第一次抢救治疗后全部丧失劳动能力的;
i*.在上下班的规定时间和必经路线上,发生无本人责任或者非本人主要责任的道路交通机动车事
故的;
*.法律、法规规定的其他情形。
2).员工由于下列情形之一造成负伤、致残、死亡的,不应认定为工伤:
i.犯罪或违法;
ii.自杀或自残;
iii.斗殴;
iv.酗酒;
v.蓄意违章;
vi.法律、法规规定的其他情形。
3).公司各部门应当自工伤事故发生第一时间或者职业病确诊之日起,向公司行政与人力资源部报告,填写《工伤报告表》。公司应当自工伤事故发生之日或者职业病确诊之日起,十五日内向北京市朝阳区劳动和社会保障局提出工伤报告,填写《企业劳动者工伤报告表》;并在三十日内向朝阳区劳动和社会保障局提出工伤认定申请。
4).各部门及其员工提出工伤认定申请时,应当提交以下资料:
i.《企业职工工伤认定申请表》
ii.指定医院或医疗机构初次治疗工伤的诊断书和职业病诊断证明书,属于轻伤无需住院医院治疗的,由公司指定医院开具工伤诊断书;
iii.公司的工伤报告,或者劳动行政部门根据职工的申请进行调查的工伤报告。
iv.其他相关证明材料:
a.属于交通事故,提交公安交通管理部门的责任裁决书或相关的处理证明;
b.属于领导同意加班加点、超负荷劳动、及因病不能休假造成突发疾病的,由所在部门提交以上情况的证明材料;
c.属于因公因战致残的复员转业军人到公司工作后旧伤复发的,提交《革命伤残军人证》及医院的旧伤复发诊断证明;
d.属于从事抢险、救灾、救人等维护国家、社会和公众利益的活动的,由所在部门或者县级政府民政部门、公安部门出具的证明;
e.其他特殊情况,提交认定工伤所需的材料。
5).员工因公外出期间或者在抢险救灾中失踪的,其亲属或者公司应当向公司所在地公安部门、劳动行政部门报告。劳动行政部门应当根据人民法院宣告死亡的结论认定因工死亡。
7.4.劳动鉴定和工伤评残
1).员工在工伤医疗期内治愈或者伤情处于相对稳定状态,或者医疗期满仍不能工作的,应当进行劳动能力鉴定,评定伤残等级并定期复查伤残状况。
2).对因工负伤或者患职业病的员工伤残后丧失劳动能力的程度和护理依赖程度进行等级鉴定。符合评残标准一级至四级为全部丧失劳动能力;五级至六级为大部分丧失劳动能力;七级至十级为部分丧失劳动能力 。伤残待遇的确定和工伤职工的安置以评定的伤残等级为主要依据。
3).公司行政与人力资源部负责组织认定为工伤的员工,凭工伤认定通知书,到劳动鉴定机构进行劳动能力的鉴定,评定伤残等级。
7.5.工伤保险待遇
1).员工因工负伤治疗,享受工伤医疗待遇。
2).工伤员工治疗工伤或职业病所需的挂号费、住院费、医疗费、药费、就医路费全额报销。 员工因工负伤达到伤残等级工伤医疗费由工伤保险支付,未达到伤残等级工伤职工的医疗费等由医疗保险支付,其中个人负担部分可由公司支付。
3).工伤员工除紧急抢救外应到本人选定医疗机构和指定医疗机构治疗工伤、职业病。工伤员工经紧急抢救脱离危险后,应当及时转回本人选定医疗机构继续治疗。
4).工伤员工需要住院治疗的,按照公司职工因公出差伙食补助标准的三分之二发给住院伙食补助费;经批准转外地治疗的,所需交通、食宿费用按照本公司员工因公出差标准报销。
5).工伤员工治疗非工伤范围的疾病,其医疗费用按照医疗保险的规定执行。
6).员工因工负伤或者患职业病需要停止工作接受治疗的,实行工伤医疗期。
7).工伤医疗期是指职工因工负伤或者患职业病停止工作接受治疗和领取工伤津贴的期限。工伤医疗期应当按照轻伤和重伤的不同情况确定为一个月至二十四个月,严重工伤或者职业病需要延长医疗期的,最长不超过三十六个月。工伤医疗期满后仍需治疗的,继续享受工伤医疗待遇。工伤医疗期的时间由指定治疗工伤的医院或医疗机构提出意见,经劳动鉴定委员会确认并通知公司和工伤员工。
8).工伤员工在工伤医疗期内停发工资,改为按月发给工伤津贴。工伤津贴标准相当于工伤员工本人受伤前十二个月内平均月工资收入。工伤医疗期满或者评定伤残等级后应当停发工伤津贴,改为享受伤残待遇。
9).工伤员工经评残并确认需要护理的,应当按月发给护理费。
i.护理等级根据进食、翻身、大小便、穿衣及洗漱、自我移动五项条件,区分为全部护理依赖、大部分护理依赖和部分护理依赖三个等级。护理等级由劳动鉴定委员会评定。
ii.工伤护理费依照上述护理等级分别按上年度北京市职工月平均工资的百分之五十、百分之四十、百分之三十发给。
10).工伤员工因日常生活或者辅助生产劳动需要,必须安置假肢、仪眼、镶牙和配置代步车等辅助器具的,按国内普及型标准报销费用。
11).员工因工致残被鉴定为一级至四级的,应当退出生产、工作岗位,终止与公司的劳动关系,发给工伤伤残抚恤证件,并享受以下待遇:
i.按月发给伤残抚恤金,标准分别为本人工资的百分之九十至百分之七十五。其中:一级百分之九十,二级百分之八十五,三级百分之八十,四级百分之七十五。
ii.发给一次性伤残补助金,标准相当于伤残职工本人十八至二十四个月工资。其中:一级二十四个月,二级二十二个月,三级二十个月,四级十八个月。
iii.患病时按医疗保险有关规定执行,对其中执行由个人负担部分有困难的,由公司向工伤保险机构申请,由工伤保险基金酌情补助。
iv.易地安家的,发给相当于北京市上年度职工平均工资六个月的安家补助费。旅途所需车船费、旅馆费、行李搬运费和伙食补助费,按照公司员工因公出差标准报销。
12).因工致残被鉴定为一级至四级并按本办法第二十二条规定领取待遇的,到达退休年龄时,继续由工伤保险基金支付伤残抚恤金。伤残抚恤金低于按养老保险规定计发的养老金标准的,应当按养老金的标准由工伤保险基金补足差额部分。社会保险经办机构同时应将该员工在养老保险基金中个人帐户的个人缴费部分转入工伤保险基金。
13).员工因工致残被鉴定为五级至十级的,原则上将由公司安排适当工作,并可以享受以下待遇:
i.按伤残等级发给一次性伤残补助金,标准相当于伤残职工本人六至十六个月工资。其中:五级十六个月,六级十四个月,七级十二个月,八级十个月,九级八个月,十级六个月。
ii.因伤残造成本人工资降低时,由公司发给在职伤残补助金,标准为工资降低部分的百分之九十,本人技能提高而晋升工资时,在职
伤残补助金予以保留。
iii.旧伤复发经确认需要治疗和休息的,按照本办法规定享受工伤医疗待遇和工伤津贴。
iv.伤残程度被评为五级和六级且公司难以安排工作的,按月发给相当于本人工资百分之七十的伤残抚恤金。
v.伤残程度被评为七至十级,员工本人愿意自谋职业并经公司同意的,或者劳动合同期满终止合同后本人另行择业的,可以发给一次性伤残就业补助金,具体标准执行北京市劳动和社会保障主管部门的规定。
14).员工因工死亡,应按照以下规定发给丧葬补助金、供养亲属抚恤金、一次性工亡补助金:
i.丧葬补助金北京市上年度职工平均工资六个月的标准发给。
ii.供养亲属抚恤金发给由死者生前提供主要生活来源的死者的亲属。其标准为:配偶每月按北京市上年度职工月平均工资的百分之四十发给,其他供养亲属每人每月按百分之三十发给,孤寡老人或者孤儿每人每月在上述标准的基础上加发百分之十。抚恤金总额不得超过死者本人工资。供养亲属的范围和条件按照现行的有关规定执行,供养亲属失去供养条件时不再享受该项抚恤金。
iii.一次性工亡补助金,标准为北京市上年度职工平均工资四十八个月至六十个月的金额,具体标准由北京市劳动和社会保障部门的规定确定。符合第二十二条规定享受伤残抚恤金期间死亡的,一次性工亡补助金按全额标准的百分之五十发给。
15).由于交通事故引起的工伤,应当首先按照《道路交通事故处理办法》及有关规定处理。工伤保险待遇按照以下规定执行:
i.交通事故赔偿已给付了医疗费、丧葬费、护理费、残疾用具费、误工工资的,公司或者工伤保险经办机构不再支付相应待遇(交通事故赔偿的误工工资相当于工伤津贴)。公司或者工伤保险经办机构先期垫付有关费用的,员工或其亲属获得交通事故赔偿后应当予以偿还。
ii.交通事故赔偿给付的死亡补偿费或者残疾生活补助费,已由伤亡员工或亲属领取的,工伤保险的一次性工亡补助金或者一次性伤残补助金不再发给。但交通事故赔偿给付的死亡补偿费或者残疾生活补助费低于工伤保险的一次性工亡补助金或者一次性伤残补助金的,由公司或者工伤保险经办机构补足差额部分。
iii.员工因交通事故死亡或者致残的,除按照本条(一)、(二)项处理有关待遇外,其他工伤保险待遇按照本办法的规定执行。
iv.由于交通肇事者逃逸或其他原因,受伤害员工不能获得交通事故赔偿的,公司或者工伤保险经办机构按照本办法给予工伤保险待遇。
v.公司或者工伤保险经办机构应当帮助员工向肇事者索赔,获得赔偿前可垫付有关医疗、津贴等费用。
16).员工因公外出期间因意外事故失踪的,从事故发生的下个月起三个月内,本人工资照发,从第四个月起停发工资,对失踪员工的供养亲属按月发给供养亲属抚恤金。生活有困难的,可以预支一次性工亡补助金的百分之五十。人民法院宣告死亡的,发给丧葬补助金和其余待遇。当失踪人重新出现并经法院撤销死亡结论的,已领取的工伤待遇应当退回。
17).享受伤残抚恤金或者供养亲属抚恤金的人员到境外定居后,可以凭生存证明继续领取抚恤金,也可以按照第二十七条的规定一次性领取有关待遇,并同时终止工伤保险关系。生存证明应每年向支付抚恤金的工伤保险经办机构提供一次。
18).享受工伤保险待遇的人员,在执行劳动教养期间或者犯罪服刑期间,其工伤保险待遇可以发给。
7.6.工伤保险基金
1).本办法规定的工伤医疗费、护理费、伤残抚恤金、一次性伤残补助金、残疾辅助器具费、丧葬补助金、供养亲属抚恤金、一次性工亡补助金,由公司负责向社会保障机构申请,由工伤保险基金支付,其他费用暂按原渠道支付。
2).工伤员工应当到工伤医疗合同医院进行治疗,紧急时可以到就近医院或者医疗机构救治。工伤员工需要转院治疗或者到外地就医的,由工伤合同医院提出意见,并须经公司及工伤保险经办机构批准。
3).员工因工死亡,其丧葬事宜的办理应当执行国家有关规定。
7.7.公司和职工责任
1).公司实行租赁、兼并、转让、分立时,继续经营者必须承担原公司员工的工伤保险责任, 并到当地劳动行政部门办理工伤保险登记。员工被借调或者聘用期间发生工伤事故的,由借调或者聘用单位承担工伤保险责任。
2).各部门必须负责做好工伤预防,落实工伤医疗抢救措施,确保工伤员工得到及时救治,公司行政与人力资源部负责病伤职工管理和伤残鉴定申报工作。
3).各部门必须如实申报工资总额和员工人数,及时报告工伤和职业病情况,不得瞒报、虚报。
4).在招聘过程中,应审查应聘员工原工作背景,员工应聘时应主动说明所从事过的职业。原从事有职业危害作业的员工,应聘时应当持有职业性健康检查证明。发现患有职业病的,由原工作单位负责工伤保险的处理工作;在公司发现患有职业病的,由公司负责工伤保险的处理工作。
5).员工应当接受劳动安全卫生教育和培训,服从公司安全生产管理人员的指导,严格遵守安全操作规程。
6).工伤员工经过劳动鉴定确认完全恢复或者部分恢复劳动能力可以工作的,应当服从公司的工作安排。
7.8.争议处理
1).工伤员工及其亲属,在申报工伤和处理工伤保险待遇时与公司发生争议的,按照劳动争议处理的有关规定办理。
2).工伤员工及其亲属或者公司,对劳动行政部门做出的工伤认定和工伤保险经办机构的待遇支付决定不服的,按照行政复议和行政诉讼的有关法律、法规办理。
3).员工对劳动鉴定委员会做出伤残等级鉴定结论不服的,可以向北京市劳动鉴定委员会办公室申请复查;对复查鉴定结论不服的,可以向上一级劳动鉴定委员会申请重新鉴定。
7.9.附则
1).本办法所称员工本人工资,是指员工因工负伤或者死亡前十二个月的月平均工资标准收入。计发工伤保险待遇时,本人工资收入低于北京市职工平均工资百分之七十五的,以北京市职工平均工资百分之七十五为计发基数;高于北京市职工平均工资百分之三百以上的,以北京市职工平均工资百分之三百为计发基数。
2).本办法所称职业病,其范围、名称按照《职业病范围和职业病患者处理办法的规定》和所附的'职业病名单'执行,职业病的诊断按照《职业病诊断管理办法》及有关规定执行。
3).本办法所称因工死亡,是指因工伤事故或者职业中毒直接导致死亡、工伤或者职业病医疗期间死亡、工伤旧伤复发或者职业病旧病复发死亡,以及按照本办法第二十二条规定享受伤残抚恤金期间死亡。
4).到公司实习的大中专院校、技工学校、职业高中学生发生伤亡事故的,可以参照本办法的有关待遇标准,由北京市工伤保险经办机构发给一
次性待遇。工伤保险经办机构不向有关学校和公司收取保险费用。
8.办公用纸管理办法
8.1.为提高行政办公效率,降低整体费用成本支出和自然资源使用消耗,特制定本办法。
8.2.办公用纸选购应本着品质与价格合理搭配的原则,避免因质量问题影响正常办公使用与效率。
8.3.办公用纸以部门为单位进行申领登记,部门文员定期按实际使用情况领取纸张,并填写《办公用品领用登记表》;如遇特殊情况需临时或大量领用纸张,应取得分管领导(或本部门经理)和行政与人力资源部经理批准。
8.4.部门办公用纸使用应采取实际使用人签字领用的办法,除对外正式发文及存档文件外,其他用纸应双面使用。
8.5.部门在使用纸张进行文件打印、复印过程中应注意纸张的实际使用情况,避免因操作原因使纸张遗漏、破损对办公设备或办公环境造成破坏与污染。
8.6.办公纸张在储存与使用过程中应加强管理,避免人为原因的丢失与损坏,同时应减少各种程度的人身伤害。
8.7.设定专人负责定期回收废旧办公用纸及其他纸张杂物。
8.8.相关记录
yz-zg/b*r-f19-01《办公用品领用登记表》
9.关于法律法规及其他要求搜集、更新和培训等工作管理办法
9.1.为确定适用于本公司的法律、法规和其他要求,建立获取和更新上述法律、法规和其他要求的渠道,并及时更新、培训,特制定本办法。
9.2.职责
1).公司行政与人力资源部负责组织公司各部门、各物管中心获取相关法律法规及其他要求,会同有关部门进行适用性确认,并指导相关部门进行学习、培训。
2).物管中心行政人事部负责中心各部门相关法律法规及其他要求的获取、学习和培训。
3).公司、物管中心各部门指定专门负责人,在各自职能范围内,按相关渠道定期获取、识别和更新与本部门活动和所辖范围有关的法律法规及其他要求。
9.3.法律、法规及其他要求范围
1).中国政府签署的与本公司有关的有关质量、环境、职业健康安全等方面的国际公约。
2).国家、地方及上级主管部门和其他相关部门颁布的有关质量、环境、职业健康安全等的法律、法规、条例、规章、制度等。
3).行业规范、标准、各级政府下达的指示、本组织与政府机构的协定及其他非法规性指南等。
9.4.法律、法规及其他要求获取渠道
1).通过正常的收发文渠道获取政府主管部门颁发的相关法律、法规。
2).通过与各行业协会联系和沟通获取更多的其他要求信息。
3).通过专业服务机构、专业咨询机构、图书馆、数据中心、信息中介机构获取相关信息。
4).通过购买新的出版物(法规、标准汇编等),跟踪报纸、刊物的最新发布情况,利用广播电视、因特网等各种途径获取相关信息。
9.5.法律、法规及其他要求评价、登记和培训
1).公司、物管中心各部门专门负责人对获取的法律、法规及其他要求进行适用性识别、评价、确定使用范围,填写《法律及其他要求有效版本清单》,经主管部门领导审定,交公司行政与人力资源部汇总。
2).公司行政与人力资源部对各部门提交的《法律及其他要求有效版本清单》汇总后,形成公司的法律及其他要求文件,经管理者代表批准后,发放到相关适用部门和岗位,确保适用场所都能得到现行有效版本或有关信息。
3).公司行政与人力资源部在各级领导的指导下,会同并督促公司、中心各部门采用各种形式和方法在不同场所向员工传达相关的法律和其他要求;全体员工应结合岗位培训,认真学习领会并贯彻执行各项法律、法规及其他要求。
4).结合自身活动和服务的范围及所辖区域,公司各部门及各物管中心应把相关法律、法规及其他要求及时向客户和相关方传达,使他们能了解遵守有关要求,积极配合管理工作的开展。
9.6.法律、法规及其他要求的更新
1).公司、物管中心各部门专门负责人定期及时跟踪了解相关信息,得到更新版本或修订信息后,上报公司行政与人力资源部。
2).公司行政与人力资源部根据相关部门的评审意见,经公司管理者代表批准后,及时填写《法律和其他要求更新通知单》,并将相关信息向相关部门通告,确保新的要求得到贯彻执行。
3).公司、物管中心各部门每半年组织各部门对《法律及其他要求有效版本清单》进行修订、更新,并更新所保存的版本。
4).对于作废的法律及其他要求,公司行政与人力资源部负责及时从相关部门撤回,并填写《文件发放(回收)登记表》。
9.7.相关记录
c*5.2-03-f01-02《法律、法规及其他要求有效版本清单》
c*5.2-03-f02-02《法律、法规及其他要求更新通知单》
c*4.2.3-01-f01-01《文件发放(回收)登记表》
10.车辆使用的管理规定
10.1.车辆使用权限
1).北京物管公司车辆由公司行政与人力资源部统一管理、统一调度。
2).派车由行政与人力资源部负责。派车顺序为:办理重大事项优先、领导公务用车优先。公务用车按照工作轻重缓急顺序派车。
10.2.车辆使用申请程序
1).确需使用车辆外出办公的部门,须持部门经理签批后的《派车申请单》经行政与人力资源部经理签批后生效,《派车申请单》由行政与人力资源部备案。
2).除紧急情况外,一般用车须提前一天将《派车申请单》报行政与人力资源部。
3).用车当天由驾驶员到行政与人力资源部领取车辆钥匙,并于收车后将车辆钥匙交回行政与人力资源部。
10.3.车辆维保
1).行政与人力资源部负责车辆的维修、保养和车辆加油。
2).车辆使用人应爱护车辆,遵守交通法规,若因违章造成的事故,相关责任由当事人承担。
10.4.记录及表格
第20篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范
某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理
提要:
档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。
以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。
档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。
完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。
本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有规矩,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。
6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理
规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。
三、物业管理档案的分类
1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。
(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。
3、**区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。
