商业项目租费管理制度3
商业项目租费管理制度(三)
一、目的
规范租金、物业管理费等费用收取、减免、欠租欠费等工作,确保租务工作有序顺利推进。
二、术语
本制度的“租费”范围包括但不限于持有物业和销售物业的租金、物业管理费、停车费、户外广告租金、保证金、意向金、场地使用费、广告费等相关的业务收入,同时,对于业务活动的应收费用(水、电、保洁、保安费等),以及客户退款的管控也可参照本制度执行。
三、适用范围
适用于各公司开业项目营运期间的租金、物业管理费、停车场等收取、减免、欠租、租赁信息管理工作。
四、关键活动描述
4.1收租准备工作
4.1.1商业公司总经理作为收租工作的第一责任人,要将租金收缴工作列为经营管理的重要指标,把责任逐级分解,落实到人,协调一致,确保租金按时、足额收缴。
4.1.2在开展收租工作前,商业公司营运部须向项目公司(产权人)取得租金收缴的授权委托书;跟踪项目公司完成政府主管部门对《租赁合同》的登记备案工作,确保收租工作的合法有效。
4.1.3商业公司营运部应依据各地实际情况,指定专门部门及专门人员作为收租工作的责任部门及责任人。营运部及责任人要与承租方(主力店、步行街商户)保持良好的工作联系,密切关注收租过程,及时发现问题,沟通、协调、解决问题,按月向主管领导和商业集团营运中心营运部汇报租金收缴情况。
4.1.4商业公司财务部负责租金收缴的审核,负责依据《租赁合同》审核租金收缴台账,并向承租方发出收租文件,协调各地项目公司财务部开具租赁发票,按时上报租金统计报表。
4.1.5为保证收租工作顺利进行,应注意:
4.1.5.1应严格履行合同,按《租赁合同》及《物业服务合同》约定提供良好的物业服务,营造有序的经营环境,协调配合与承租方物业界面的管理,建立和保持良好的合作关系,消除和减少欠租隐患。
4.1.5.2保持与项目公司的良好沟通,妥善处理和解决可能出现的设备维保、工程整改等承租方关注的工程问题,协调项目公司与承租方的合同关系。
4.2持有性物业主力店和步行街商铺的收租工作
4.2.1租赁信息的管理
4.2.1.1商业公司营运部与项目公司和集团招商中心沟通,取得《主力店租赁合同》。
4.2.1.2商业公司营运部根据招商进度,及时归档《步行街商铺租赁合同》,并向商业集团营运中心营运部上报。
4.2.1.3商业公司营运部应建立主力店、步行街商户业务联系人台账,明确联系人、办公电话、手机、传真、注册地址等信息,并根据实际情况及时更新,归档。
4.2.2租赁合同及租金收缴台账的建立
4.2.2.1商业公司营运部依据《租赁合同》,建立主力店、步行街商铺租赁合同台账和租金收缴台账,并将合同相关信息录入商业系统,将合同文本扫描后作为附件上传商业系统。
4.2.2.2商业公司财务部依据《租赁合同》,审核主力店、商铺租赁合同台账和租金收缴台账,并对营运部录入商业系统中的合同信息进行审核确认。
4.2.2.3商业集团营运中心营运部将结合经营管理目标的管理指标,不定期对商业公司的租金收缴台账进行检查、稽核。
4.2.3物业的交付
4.2.3.1商业公司营运部根据《租赁合同》约定,及时与招商中心、项目公司沟通,确定主力店承租物业交付的时间。
4.2.3.2商业公司营运部根据整场开业计划,及时与项目公司沟通,确定步行街商铺物业交付时间。
4.2.3.3商业公司营运部、工程部参与由招商中心主持的项目公司与主力店物业交接,取得主力店物业交付确认书,掌握物业实际交付状态和进场日期。
4.2.3.4商业公司营运部、物管部参与项目公司与步行街商铺的物业交接,取得步行街商铺进场交付确认书,掌握物业实际交付状态和进场日期。
4.2.3.5若实际交付给主力店的物业未达到《租赁合同》约定的条件,商业公司营运部应组织协调项目公司确定承租方进场条件整改时间表,协助项目公司和集团招商中心与承租方确认实际物业交付日,确认需以书面形式,双方盖章为准。
4.2.3.6若实际交付给步行街商户的物业未达到《租赁合同》约定的条件,商业公司应协调项目公司确定承租方进场条件整改时间表,协调项目公司与承租方确认实际物业交付日。
4.2.4租金的收缴
4.2.4.1商业公司营运部依据《主力店租赁合同》和《商铺租赁合同》和进场确认书,配合招商中心和项目公司与主力店确定起始计租日,以及首期应付租金的支付时间。
4.2.4.2商业公司营运部按照《租赁合同》约定,确定租金标准,或按照《租赁合同》约定向抽成计租的承租人索取营业财务报表,确认当期应收租金额。
4.2.4.3商业公司财务部审核应收租金额,由营运部于缴租日前五个工作日(原则上――主力店/次主力店不晚于每月的10日,小商户不晚于收费月的22日)前,向承租人送达《缴纳通知书》(见附件四),明确租金支付金额和支付时间,以及租金支付账户,并请承租方签收确认,归档保留原始文件。
4.2.5租金账户的管理
4.2.5.1项目公司开设的用于存储主力店租金及保证金的专用账户为商业公司收取主力店租金及保证金的账户,商业公司对该账户有查询权。收租责任人员应及时跟踪租金到账情况。
4.2.5.2商业公司应在基本户所在银行分支机构开立专用账户用于存储步行街商铺租金及保证金。商业公司应定期将收到的步行街租金和保证金净额划转到项目公司开设的租金专户中。划转前完成商业公司内部审批流程即可。
4.2.6租赁发票的开具
4.2.6.1商业公司财务部协调项目公司财务部,取得由项目公司提供的加盖财务专用章或发票专用章的空白发票,按《租赁合同》约定的时间节点向承租方开具租赁发票,并由收租责任人员交至承租方。
4.2.6.2商业公司财务部在收款和开票过程中应严格执行相关管理制度,开票和收款要严格分开,不得由一人完成。并定期与项目公司财务部核对发票存根和实收租金。
4.2.7保证金的管理
4.2.7.1商业公司营运部应配合由招商中心负责的主力店保证金管理工作。在需按《主力店租赁合同》的约定退还保证金时,商业公司营运部应及时向招商中心反馈主力店的缴租缴费情况。
4.2.7.2商业公司营运部负责步行街商铺的保证金催缴工作。步行街商铺保证金的退还或没收,须由商业公司财务部发起审批流程,经商业集团及领导审批后,方可执行。
4.2.8收租信息的反馈
4.2.8.1项目开业后,商业公司应根据商业集团下达的步行街租金决策文件,将步行街招商租金标准的执行情况进行汇总,编制《商铺租金收益汇总表》,经商业集团招商中心审核后提交营运部,作为步行街商铺租金控制管理的依据。
4.2.8.2商业公司营运部应保持与主力店的信息畅通,凡有关主力店租金收缴方面的承租方投诉、信函、沟通会议纪要等,须及时上报商业集团营运中心营运部,并配合集团招商中心解决。
4.2.8.3商业公司应保持与步行街商铺的信息畅通,凡有关步行街商铺租金收缴方面的承租方投诉、信函、沟通会议纪要等,须及时上报商业集团。
4.2.8.4商业公司对步行街商铺进行调整时,应执行商业集团下达的租金标准;步行街商铺调整后,商业公司营运部应对租金变动情况应及时上报商业集团营运中心营运部,并附《租赁合同》或补充协议,与此相关的租金台帐的更新须经商业集团营运中心营运部复核确认。
4.2.8.5商业公司财务部应于每年初(新项目在项目开业前),依据《租赁合同》及市场行情对本项目步行街商铺的年度租金收入进行预测,并上报商业集团营运中心营运部,营运部将于当年年末依据租金实收情况对年度租金收入预测进行复核。商业集团将对复核结果进行考核,纳入年度经营管理目标体系。
4.2.9欠租的处理
4.2.9.1在送达《缴款通知书》后,租金未按合同约定时间足额到账,收租责任人员应及时与承租方沟通,落实原因。在确认租金因承租方原因未到帐后,应立即送发第一次《欠租(费)催款通知书》,在通知书中明确拖欠租金金额及应付滞纳金的标准和缴纳时限,并归档保留承租方签收回执或其他相关证据。
4.2.9.2在《欠租(费)催款通知书》送达五个工作日后,承租方仍未缴纳租金和滞纳金,又无合同约定的制约租金收缴等业主方和管理方原因,应及时发出第二次《欠租(费、滞纳金)催缴通知书》,限期缴纳欠租和滞纳金,并归档保留承租方签收回执或其他相关证据。
4.2.9.3在第二次送达《欠租(费、滞纳金)催缴通知书》五个工作日后,承租方继续未缴纳租金和滞纳金,商业公司应立即向承租方发出律
师函,并上报集团营运中心和集团律师。
4.2.9.4因特殊原因引起的欠租,应定期(每月)送达《欠租(费、滞纳金)催缴通知书》,确认欠租金额,请承租方签收确认,并归档保留确认的原始文件。
4.2.9.5若承租户拒收各种催租催费文件,可用特快专递寄送上述文件至承租户公司所在地,并归档保留寄送文件和承租方签收的原始文件。
4.2.9.6商业公司应根据承租方欠租原因,依据《租赁合同》,协调集团招商中心、项目公司,以及商业公司相关部门,解决承租方提出的问题,并跟进问题解决的进程。
4.2.9.7需要采取法律手段催缴租金,应提前将拟采取的方案上报商业集团,经评估法律风险,并经商业集团同意后方可实施,同时跟进过程,及时上报商业集团。
4.2.10租金的减免
4.2.10.1主力店租金的减免须经集团审批同意,由商业公司财务部和商业公司总经理发起申请,经商业集团营运中心、商业集团财务部,商业集团营运副总、商业集团总经理,集团总部财务管理中心,并最终由执行总裁审批。审批获批后,应与主力店正式签订的补充协议。商业公司营运部应配合招商中心负责的与主力店签订补充协议的工作,并及时反馈主力店的缴租缴费情况。
4.2.10.2步行街商铺租金的减免须经集团审批同意,审批流程同主力店租金减免一致。审批获批后,与步行街商铺签订补充协议,而后方可执行。
4.2.10.3商业公司营运部依据与主力店、步行街商铺补充协议更新的租金收缴台账,须经商业集团营运中心营运部复核确认。
4.2.11租金收缴工作界面的划分
4.2.11.1在确认主力店实际计租日以前,商业公司应积极参与、配合由集团招商中心牵头,会同项目公司与主力店协商、协调因起始计租日不确定而导致的欠租问题。商业公司营运部应配合集团招商中心协调主力店确认实际计租日,协助集团招商中心将各主力店的首付租金及时、足额地催缴到位。
4.2.11.2商业公司营运部应及时反馈因主力店对《租赁合同》条款产生歧义导致的欠租问题,配合集团招商中心与主力店协商解决欠租。
4.2.11.3在项目公司完成《租赁合同》约定的物业交付条件之前,商业公司营运部参与由集团招商中心牵头,会同项目公司协调解决因工程问题引起的欠租。
4.2.11.4在项目公司完成《租赁合同》约定的物业交付条件之后,商业公司营运部负责解决因工程、物业管理以及运营管理方面问题引起的欠租,商业集团相关部门予以协调配合。
4.3销售性物业未出售部分的收租工作同持有性物业的收租管理工作。
4.4物业管理费收费工作
4.4.1日常管理
4.4.1.1商业公司财务部负责审核当期应收物管费并通知营运部,由营运部至少于缴费日前5个工作日(原则上――主力店/次主力店不晚于每月的10日,小商户不晚于收费月的22日)前,向主力店和其他商户送达《缴纳通知书》,明确当期应付物管费金额、支付时间和物业管理费收取账户,并请对方签收确认存档。
4.4.1.2商业公司财务部在收款和开票过程中应严格执行《货币资金管理制度》,开票和收款要严格分开,不得由一人完成。
4.4.2欠费处理
物管费欠费处理按本节2-i条要求执行。
4.4.3物管费减免
4.4.3.1原则上,不得对承租方进行任何形式的物业管理费减免或打折。
4.4.3.2承租方因各种原因提出减免请求,商业公司必须对承租方提出的减免原因进行复核。其中,因下列原因导致物业费减免的,商业公司须向商业集团总部提交专题书面报告,经逐级审批后方可减免;
1)因未按照合同要求向承租方提供相关服务项目而导致承租方要求减免的;
2)因向承租方提供的房屋或设备设施存在质量原因而导致承租方要求减免的;
3)因广场整体经营需要,对部分或全部承租方的物业管理费标准进行减免或调整的。
4.4.3.3审批流程:由商业公司财务部和商业公司总经理发起申请,经商业集团营运中心、商业集团财务部,商业集团营运副总、商业集团总经理,并最终由执行总裁审批。审批获批后,应与主力店或步行街商铺正式签订补充协议。
4.4.3.4商业公司营运部依据与主力店、步行街商铺补充协议更新的租金收缴台账,须经商业集团营运中心营运部复核确认。
4.5停车场收费管理职责
4.5.1商业公司应根据当地法律、法规办理地下停车场经营许可证明及停车收费许可证明,并依法进行年检,确保经营收费的合法有效。
4.5.2商业公司每年应制订年度停车场经营年度指标,报商业集团批准,纳入年度经营目标考核体系,并依据经营目标,制定停车场经营方案,将年度指标分解到月,把责任分解到人。
4.5.3商业公司物业部是停车场收费的责任部门,应严格执行政府物价部门审定的收费标准,加强收费管理,做到票款相符、日清日结,杜绝徇私和侵占公司利益的行为。
4.5.4商业公司财务部是停车场收费的监督管理部门,负责日常收费审核稽查,以及建立、上报停车场收费台账,按月统计,依法纳税。
4.5.5商业公司应注重停车场广告、多种经营等创收资源的开发,结合宝龙城市广场实际经营状况,拓展创收渠道。
4.5.6定期对停车场不同时段的车位利用率、收益率进行统计,包括:固定包月停车收入、临时停车收入、占用车位其它经营收入等,同时对周边停车场的经营情况进行调研,对停车场的经营形势进行综合分析,并形成分析报告,适时调整停车场经营方案。
4.6停车场收费工作
4.6.1商业公司应建立停车场台账,明确规划车位、已售车位、主力店免费使用车位、多种经营占用车位、可经营车位等数量,以及与主力店约定的停车优惠政策。
4.6.2商业公司应建立停车场年度收费台账,按月统计汇总停车场税前收入、税金支出、发票工本支出、政府主管部门管理费支出及扣除以上支出后的净收入,并依据与业主(或集团)约定的比例对净收入进行分成。
4.6.3商业公司财务部应于每月第三个工作日内,编制上月停车场收费报表,上报商业集团营运中心营运部。
4.6.4在停车场内占用车位的多种经营项目,须报商业集团批准。
4.6.5停车场内占用车位的多种经营收入,均应列为停车场收入。
4.7多种经营收费管理
4.7.1商业公司每年11月底前编制完成次年多种经营规划及年度预算,上报商业集团审批。
4.7.2商业公司营运部应建立多种经营台账,明确规划点位、可出租点位、已出租点位、未出租点位以及主力店免费广告位的数量、面积。
4.7.3商业公司所有多经业务须由集团审批,财务部依据多经审批单以及相关多经业务合同,建立多种经营台帐,按月统计汇总多经经营税前收入、税费支出及扣除以上支出后的净收入。
4.7.4商业公司营运部于每月5日前,将上月多种经营收入台账,上报商业集团营运中心营运部。
5、相关流程/作业指引
《商业核心业务收费流程》
6、参考模板
《缴款通知书》
《欠租(费)催款通知书》
