m项目管理处文档管理制度
项目管理处文档管理制度
根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定以下制度:
一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管,做到完整、系统、准确。
二、任何人员借阅上述文件资料,须经管理处经理批准,登记日期、用途、经手人及归还时间。
三、属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。
四、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料等要进行合理归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。
六、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经管理处领导批准可做销毁处理。
七、积极实行档案现代化管理,应用计算机检索手段,做到文档管理标准化、规范化和程序化。
八、会同有关部门,在购置重要设备到货时,检查验收文件材料,并及时归档。
九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理好,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交文档管理员及时归档。
