集团企业办公管理制度13
集团公司办公管理制度(十三)
第一章总则
第一条为提高工作效率、创造良好工作环境,特制订本制度。
第二条本制度适用于集团公司及所属各分(子)公司、部门的办公管理,各公司也可依据本制度精神自行拟定相应制度。
第二章办公纪律管理
第三条爱岗敬业,保持积极的工作状态,认真负责地完成本职工作和领导布置的工作任务。
(一)员工须服从领导安排;
(二)对工作范围内的事件尽职尽责,对个人能力范围内的工作行为须负全部责任;
(三)承诺或会议任务应按期完成。
第四条保持良好的工作秩序,树立良好的工作形象。
(一)工作时间不大声喧哗、不唱歌、不打闹嬉戏;
(二)上班时间不得穿背心、短裤、拖鞋;男职员不准留长发,女职员不得穿超短裙。
第五条认真履行保密义务,做好保密工作。
(一)严格遵守公司规章制度,做到不该去的地方不去,不该问的问题不问,不该说的不说;
(二)未经同意,任何人不得乱翻别人桌上文件、物品;
(三)办公室无人时,须锁好门窗。因工作需要离开岗位时应将桌面上文件收起放好,并将电脑处于锁定或其他状态。
第六条注意办公环境卫生,养成良好工作习惯。
(一)厂区内不准随地吐痰或乱扔杂物;
(二)厂区或者库区内不准吸烟;
(三)办公场所注意讲究卫生,保持良好的工作环境,做到办公场所无蚊蝇、无灰尘。
第七条爱护公司财物,养成勤俭节约的良好习惯,提高成本意识。
(一)不浪费水、电、纸等资源和办公易耗品;
(二)按照相关要求使用办公用品或车间设备;
(三)爱护公司财物,不损坏公司财物。
第八条礼貌待人、文明用语,树立良好个人形象。
第九条爱岗敬业,严肃工作纪律,上班期间不做与本职工作无关的事。
(一)不窜岗、闲聊、吃零食、唱歌、谈论(包括利用电话谈论)或争执与工作无关的事;
(二)不看报纸、杂志等与工作无关的资料;
(三)不会见朋友、亲属等与工作无关的人员;
(四)接听私人电话应尽量控制在3分钟内;
(五)上班时间内不偷懒睡觉。
第三章电话使用、接听管理规定
第十条电话使用
(一)电话使用必须使用礼貌用语,电话接通后必须自报部门、单位;
(二)电话使用语言应简明,切忌语言含糊不清;
(三)不利用公司办公电话拨打私人电话;
(四)任何人员在利用电话进行交谈时应有强烈的保密意识,不得与无关人员谈论公司事务,不得在无关人员在场的情况下讨论涉及公司秘密的事项。
第十一条电话接听处理
(一)办公人员接听电话时必须使用礼貌用语,应有较强的随机应变能力;
(二)重要电话接听应做好电话记录工作,将电话接听内容记录并及时传达、回复;
(三)语言要求:规范礼貌、简洁耐心;
(四)电话接听时说:'您好+单位名称';电话结束时说'再见!';
(五)对方拨错号码时,不要说'打错了'就马上挂断电话,而应礼貌地说:'我想您拨错号码了';
(六)接听电话要及时,一般电话铃响不得超过3声;
(七)为防止电话长时间占线,接听电话一般不宜超过3分钟(特殊情况时可适当延长);
(八)原则上不允许接听私人电话,经领导批准后接听私人外线不得超过3分钟;
(九)领导无暇接听电话或拒绝接听电话时,须灵活处理,可询问对方详细情况与来电事由以决定领导是否接听。
第十二条传真接收处理
(一)做到及时接收传达并做好接收登记工作,保证信息快速畅通;
(二)保密性文件要做好保密措施,不能随意放置在办公桌上,并及时通知相关人员承办处理。
