房地产企业法律事务管理制度
房地产企业法律事务管理制度
为加强公司法制建设,建立、健全法律事务工作管理制度,保障法律事务工作合法有效地进行,根据有关法律精神,结合公司的具体情况,制定本规定。
(一)、适用范围
本规定所称之'法律事务'包括日常法律事务和特殊法律事务。日常法律事务包括但不限于:日常法律文件,资料的建立、存档、保管、签发等;特殊法律事务包括但不限于:
1、各部门在其日常管理活动中所签定的管理性合同,如雇佣合同、医疗保险合同等;
2、各部门在其管理权限范围内,对公司现有员工、离退休员工、辞退职人员做出任何形式的处理决定,涉及或有可能涉及其人身权利、财产权利及其他合法权益的处理决定;
3、公司任何形式的投资行为,包括资产购买、出售、置换,对外担保、贷款等行为;
4、公司重组、改制、合并、分立、收购或被收购、破产、清算等;
5、以公司为一方当事人的行政处理案件;
6、以公司为一方当事人的诉讼、仲裁案件。
(二)、公司法律事务由办公室联合律师事务所集中管理。特聘的律师事务所为公司常年法律顾问,由其集中处理公司委托之法律事务。具体委托事务包括但不限于:
1、为公司建章立制工作提供法律咨询,并提出审校意见;
2、为公司制定可参考的合同文本,为公司与外界签订的合同、协议、意向书提供修改意见;
3、参与公司债权债务的清理、重组工作;
4、参与公司重大交易或重大投资项目的法律事务工作;
5、为公司日常经营管理行为提供法律意见或其他形式的咨询服务;
6、作为公司代理人统一组织管理以公司为一方当事人的的仲裁、诉讼案件;
7、负责公司对外的法律事务,负责联络司法仲裁机关及与其他法律部门之间的协调、沟通工作。
(三)、公司处理特殊法律事务时,应遵循如下原则、步骤:
1、如公司发生特殊法律事务,则由该专人或该部门在发生该项法律事务时,立即请示主管领导,经主管领导同意后,征求常年法律顾问的意见,在取得常年法律顾问的书面法律意见书之前,不得对外签署合同或其他法律文件,也不得擅自签收或接收利害关联方提交的任何法律性文件,更不得擅自向其他方或新闻媒体透露该事件的进展情况;
2、在该专人或该部门取得常年法律顾问就该法律事务的专项意见后,相关人员将结合该法律意见进行讨论、研究;
3、公司对特殊法律事务的处理,实行集体讨论制度,以保证必要的谨慎性及工作的高效性;集体讨论的范围得依据处理特殊法律事务的工作需要,由具体负责人员自行决定。讨论时,相关负责人应全面客观地介绍特殊法律的情况或相关法律事务背景;
4、公司在依据前款的规定研究、讨论并做出决定后,由公司负责人员协商确定特聘法律顾问,并就该项事务与其签署特聘委托协议;
5、在与特聘法律顾问签署委托协议后,公司指定负责处理前述事务的专人或部门应根据需要与特聘法律顾问进行沟通、联系,以及时关注事务的进展;
6、公司对外与特聘法律顾问、特殊法律事务涉及的对方当事人或其他相关方发生的文件、信函往来等,均应及时交与具体负责人审阅;特聘法律顾问与对方当事人、相关政府部门或司法机构之间发生的往来函件、法律文书等均应交存公司相关负责人复印件以作备份或留存,同时,公司在以自身名义就该特殊法律事务接收或对外发送往来函件、法律文书时,均要事先征求特聘法律顾问的同意或及时通知特聘法律顾问,并将这些函件、法律文件的复印件等及时提交该特聘法律顾问;
7、在整个事务处理的过程中,参与该事务处理的相关工作人员应严格遵守保密义务,不得向工作范围之外的其他人透露工作事项。
(四)、公司对外签署合同、其他法律文件后,负责人应注意该合同、其他法律文件对各方当事人的约束,并跟踪关注该合同、其他法律文件的履行情况,及时总结;如发现相关当事人(包括公司)可能存在违约情形的,应及时向上一级负责人反映情况,在需要时应与常年法律顾问联系,并取得其法律意见。鉴于诉讼时效的规定可能导致公司对相关方丧失胜诉权,也可能导致公司免于被追索,因此公司负责人在合同、其他法律文件签署后应特别注意诉讼时效的规定。
(五)、公司发生日常法律事务或特殊法律事务时,有关当事人或部门应严格按照上述规定的原则和步骤进行。否则,由此产生的法律后果和经济损失由该当事人或该部门承担。
