会馆办公管理制度
休闲会馆办公管理制度
(一) 电脑
1.总经理办公室文员根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统,同时遵守公司的相应保密制度,禁止非文秘管理人员接触电脑,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露,违者视情节轻重给予处理。
2.办公室文员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料。
3.根据保密原则需要,由总经理办公室文员对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码。
4.非文员及相关管理人员外任何人不得私设置、更改电脑密码,不得私自拷贝电脑内部任何文件,不得私自浏览电脑内部任何与自己本身无关的文件,发现一律严肃处理。
5.爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
6.严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分。
(二) 传真机、复印机
1.由公司办公室文员统一管理与使用。
2.建立严格的使用登记制度。
3.未经许可,个人不得自行操作使用。
4.所有复印的项目必须由营业经理签字,注名页数、用途等。
(三)打印
1.经理、各部门主任及相关人员交由文员打印之文函、文件,需填写《文书委派单》,并标明文件之性质,由营业经理签字。如传真、公函、内部文件及保密级别,急迫性程度由行政文员根据其缓急确定先后秩序。
2.打印完毕后文员先行校核并于《文书委派单》上签字,转交委办部门之经办人
校核、签字
3.传真、公函行政文员须复印存档(参见收发文流程)
4.文书处理过程中,未经同意行政文员不得将受托文书传阅他人
(四)办公用品领用规定
1.公司各部门所需的办公用,由办公室统一购置,各部门按实际需要领用。
2.各部门专用的表格,由各部门制度格式,由办公室统一订制。
3.办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
4.所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。
5.购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任审批,购置大宗、高级办公用品,必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。
6.所有办公室的纸张,必须双面使用完毕后,才能作废,特殊文件销毁除外。
(五)电话使用规定
1.电话为办公配备、使用。不得因私事接打电话,不得妨碍联系公务。
2.禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外,给予罚款处理。确有急事者,应先请示部门领导同意,并按邮电部门规定交长途电话费。
3.联系业务时应尽量减少挂发长途电话,降低费用。
