老乡会管理制度
总则
第一条下沙高教园区余姚同乡会(一下简称“同乡会”)是杭州下沙高教园区余姚同乡的学生组织,以“服务同乡,增强交流”为宗旨;以活跃余姚同乡的课外活动,增强余姚同乡的凝聚力为目标;同乡会代表着全体会员的利益,是联系在下沙各高校就读的余姚同乡的重要桥梁。
第二条同乡会在建设过程中要积极维护会员利益,同时会员也要主动履行其义务。
第三条凡就读于下沙高教园区,籍贯为余姚的全日制本科学生都有资格成为同乡会成员。
第四条同乡会的最高管理和决策机构为同乡会委员会,委员会成员必须对同乡会负责,对于委员会成员失职严重者委员会有罢免并重新委任的权利,委员会任期为一年,可连任,连任最多不超过两届,由同乡会中有意为组织服务且能力较强的会员担任。
第五条同乡会qq群:
同乡会人人俱乐部(待建立)
如有会员想要把相关资料(包括照片文档等)分享给组织,则可将其发至qq群共享或俱乐部主页,另外如果委员会由相关信息要传达,将通过飞信的方式进行通知。
第六条近年来在下沙范围内有不少各地的同乡会纷纷建立起来,本会将本着相互学习,共同发展的原则与其保持联系,交流经验。
第七条同乡会开展的活动主要是服务同乡、娱乐同乡,一般活动有:接待以及服务同乡新生、组织同乡交流联谊、印发同乡通讯录、组织同乡出游、假期小聚会、寒暑假及各法定节日包车、欢送毕业同乡等。
同乡会主要活动简介
第八条:直通车
目的:避开交通高峰,方便会员出行,同时增进会员感情,增强同乡会信誉度和凝聚力。时间:法定节假日或者寒暑假放假,另外平时周末只要会员有需要并且人数超过25人均可以发车。
负责人:遵循自愿原则由委员会委员负责。
地点:下沙范围内,根据报名会员所在学校以就近原则确定。
流程:
1、负责人于发车前一个星期及其以上发飞信通知会员关于发车的相关事宜,并统计报名会员。
2、会员自收到飞信之日即可向负责人报名,报名尽早,以免车位爆满,截止日期:发车前一天。
3、负责人将与余姚的旅行社及车队进行联系,并会提前将发车具体时间地点车牌号等相关信息发给报名会员。
4、如有需要,负责人可自行制作上车凭证并向报名会员收取定金以保证发车顺利进行。
5、发车结束后将由委员会对会员进行反馈,同时会员也可向委员会提出自己个人的意见和
建议。
注意事项:
1、包车费用为45元/人(合理性:高速车费42+下沙到车站费用3)
2、与旅行社或者车队合作的过程中将产生少量利润,其中30%给与负责人作为通讯补贴及组织劳务费,70%归入同乡会盈余公积。
3、包车负责人负责通知联系会员及车队或旅行社,具体负责事项与流程为与会内部会议讨论统一。
4、会员在平时包车需要并有一定基本人数(10人及其以上)可提前(最迟发车前三天)告知会长,委员会可为其安排。
第九条:新生接待
目的:为新来下沙的同乡搭建一个活动平台,并取得相关帮助与引导,同时加大同乡会在余姚与下沙的影响力。
时间:暑假期间及开学初。
负责人:主要由会长和负责宣传的副会长负责,其他副会长配合相关工作。
主要活动范围:余姚――余姚中学、余姚二中、余姚四中;下沙――七所本科综合院校为主,其他院校为辅。
具体活动:
1、高考后高中毕业生填报志愿的过程中对其进行相关指导与建议,对有意向来下沙就读的毕业生进行同乡会宣传。
2、组建新生群并邀请同乡新生加入,由有意愿为新生服务的会员为其提供学习生活等各方面的咨询与信息,并结交同城好友以方便未来的学习与工作。
3、开学初新来校时由会员志愿为其提供接待服务,并可组织相应活动,如逛校园、结交同学、认识老师等。(待批准)
4、来下沙就读的余姚新生中有意愿加入同乡会的可由新生群加入到同乡会群中,成为同乡会会员。
注意事项:
1、主要由委员会负责,同时欢迎会员志愿参与,为新生提供帮助。
2、活动中需要的服务经费与宣传经费主要由委员会审批拨发,同时作为公益事业,活动在条件允许的情况下适当吸纳社会资金。
3、接待活动过程中的具体相关事宜由委员会讨论决定,尽可能为新生创造更好的条件更多的机会,活动形式可多样化。
4、校方配合工作具有机动性,视具体情况具体分析。
第十条:同乡会网上平台(公共主页待建立)
目的:借助网络方便会员间的交流与联系,同时为会内的资源共享提供平台。
具体方式:qq群以及人人网公共主页。
负责人:主要由委员会负责维护,同时欢迎有意愿的会员参与管理。
注意事项:
1、网上平台是同乡会交流与分享的场所,欢迎所有会员积极参与平台建设,参与会内事务商讨或沟通,分享资源。
2、为扩大同乡会的影响力,公共主页同样欢迎非会员加入,彰显同乡会精神。
3、委员会担任qq群管理员。
4、倡导文明网聊,内容积极健康。
第十一条:同城聚会
目的:维持同乡间的感情,保持联系。
时间:主要定于欢迎新生到校(开学初)与欢送老生毕业(学期末)时,另外会员有需求平时也可另定时间。
负责人:任何会员都可以组织聚会。
注意事项:
1、每次聚会之前,负责人都要做出具体的策划,可联络委员会给与帮助。
2、原则上聚会举办经费由参加的会员自行承担,考虑到有关聚会对同乡会建设的重要意义,委员会可根据实际情况需要适当审批经费。
3、合法聚会,杜绝非法*。
同乡会组织及其职能
第十二条同乡会核心组织为同乡会委员会,委员会设有一名会长与若干名副会长,副会长分管几大不同方面的具体事宜,同时出于地域性的考虑,各个会长将在下沙不同区的各个高校产生,以加大同乡会的影响力和覆盖面。
第十三条委员会将定期(半会议)组织委员会议,如有需要可增开会议,以探讨同乡会内部的相关问题及发展方向;同时委员会成员时刻接受会员的监督,若有会员举报或者弹劾,并经监委会投票过半人数对其工作存在不满,可撤销其委员资格另行选举。
第十四条各机构职能如下:
会长
1、同乡会会长是同乡会内部最高领导人和决策者,主要对同乡会的发展方向和组织上的决策;会长对委员会的日常工作有直接领导与监督的权利和义务,是同乡会日常工作得以正常、有序开展的直接领导力量。
2、召开委员会会议,研究讨论总结同乡会的工作和协调各部长的工作。
3、审批委员会成员的活动计划和经费预算,代表委员会向同乡会汇报工作,提出工作计划,方针,人物草案和各项通知等。
副会长
1、与会长一起共同负责会内事务,协助并配合其工作,同时是会长与各部门乃至各会员之间沟通的桥梁。
2、协同宣传部长共同负责同乡会网上平台的建设更新。
3、相关活动过程中与会长共同负责对外交涉。
宣传部长
1、负责同乡会的对外宣传,制作海报等资料,主要是欢迎新生的时候。
2、主要负责网上平台的建设,适时上传相关资料与会员共同分享。
人事部长
1、对于同乡会内的人事变动进行统计和管理(主要是新增新生和删减毕业生),以两个月为一个周期更新会员通讯录并发至会员手中。
2、同乡会活动时对参与的会员进行统计和通知。
3、负责同乡会群内的人员变动及其身份确认。
维权部长
1、该副会长管辖同乡会监委会(监委会为会内监督机构,由有意愿的会员组成,人数控制在10人以内),可接受会员的举报。
2、每次活动之后负责发放问卷或短信收集反馈信息。
3、建立同乡会对内监督机制与对外维权机制,切实维护会员利益。
文案部长
1、负责会内相关档案资料的记录与整理,同时将其存档管理。
2、对会内相关经费的收支进行记录,并制作财务报表,于委员会开会时向各委员汇报。
3、负责将相关资料在会员中进行公示。
同乡会成员的权利和义务
第十五条:权利
1、同乡会所有成员均享有使用同乡会公共资源、参与同乡会组织的活动的权利,除自己主动放弃的权利,其他任何人都不得以任何理由剥夺此权利。
2、同乡会所有成员都有选举委员会成员及被选举为委员会成员的权利。
3、同乡会成员遇到问题时有提出要求帮助的权利(通过qq群、公共主页,或者向委员会提出)。
4、同乡会成员享有对同乡会的公共利益的各项工作的监督权和建议权。
5、同乡会成员享有对同乡会的公共利益的各项工作的知情权和提出解释权,负责解释的委员会成员不得拒绝回答。
6、同乡会成员有在qq群和公共主页的言论自由权,提倡使用文明用语,不得侵犯其他成员的权利。
7、同乡会委员会成员在职权范围内有权自行调配各项工作,但必须对同乡会负责。
8、同乡会委员会成员在执行工作时,有权要求同乡提供协助,以便工作的顺利展开。第十六条:义务
1、同乡会成员有维护同乡利益、维护家乡利益的义务,并时刻提醒自己是余姚的一份子,代表着余姚人民的形象。
2、同乡会成员参与集体活动(如包车、聚餐、出游等)有缴纳经费的义务。
3、同学会委员会所有成员都是同乡们的公仆,所组织的活动均以集体为念,不得以权谋私;通知所负责学院的同乡参加各项活动,转达委员会的建议和通知时要到位,并及时向委员会反映所负责学院同乡遇到的问题和意见。
4、委员会成员必须对自己的工作负责,对自己的过失承担责任;在执行工作时必须规范自己的工作行为,做到热情有礼、真诚待人。
5、同乡会一切事物均须公开化,同乡会成员有监督委员会工作并提出意见的义务。
6、同乡会各成员有互相关心、互相帮助的义务。
同乡会活动经费管理
第十七条同乡会的经费管理由委员会共同负责,账户由会长管理,会长为财务工作的代言人。为了合理有效地利用同乡会经费,提高办事效率,本着节约,高效的原则专款专用,杜绝任何形式的不合理开支,特制定该财务管理细则:
1、同乡会的一切收费决定必须经委员会同意,由会长或代行会长权职者签名,对同乡解释清楚并对相关资料存档管理。
2、同乡会的所有经费同意由会长分配各委员会成员联系收费。
3、同乡会经费主要来源
(1)包车产生的盈余公积
(2)参与活动的会员资源缴纳的活动经费
(3)社会实践过程中社会团体的赞助
4、委员会各成员制定活动方案时根据活动所需规模、影响等因素进行活动经费预算,交委员会通过后由会长审批拨款。
5、同乡会各项日常活动开支必须预先向会长申请,会长同意后方可报销。
6、委员会对同乡会的一切支出款项必须向同乡公布经费支出项目及金额,重大活动的开支须在活动后对同乡公开,并对同乡提出的质疑作合理的解释。
7、同乡会的一切收支情况都要存档管理,负责人和会长意见等信心要完全。
8、委员会成员年终视具体情况补贴通讯费。
同乡会委员会成员的选拔
第十八条选拔条件:大一至大三的在校同乡,不限学校、学院、性别、年龄、成绩等,只要你有一颗诚挚的、积极向上的心和一股为广大同乡服务的热情都可报名自荐。
第十九条选拔方式:
自荐:由个人向委员会提出自荐,由委员会讨论择优筛选。
推荐:由上一届委员会成员对在同乡会活动表现积极和关心同乡会发展的同乡提名(可采取委员会成员对本职位直接推荐的方式),经委员会讨论择优筛选。
第二十条监督机制:新委员被任命后其相关信息将在公共主页上进行公示,并进行为期一周的监督,会员均可对其提出个人意见,若有三分之一以上的投票会员对其表示不满意,可取消其转正资格,否则到期正式转正。
第二十一条注意事项:为加大同乡会的覆盖面,委员原则上产生于下沙范围内不同的高校。
附则
第二十二条同乡会所有活动不违反国家法律,遵守学校规章制度,在公平公开的原则下进行活动和建设。
第二十三条本章程自公布之日起执行。
第二十四条本章程适用“不溯既往”原则,即自新章程公布之日起,执行新章程,旧章程自行废止。
第二十五条本章程适用“原则性与灵活性”相结合的原则,即在章程以外或者特殊条件情况下可以由委员会表决临时决定。
第二十六条本章程如需要修改须经过同乡会委员会讨论通过方可实施。
第二十七条本章程的最终解释权属于同乡会委员会。
下沙高教园区余姚同乡会委员会
20**年4月
