进出口业务管理制度
1、目的
为了明确进出口业务的程序,规范进出口业务操作,促使进出口业务的顺利开展和有序进行,特制定本制度。
2、范围
适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。
3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程
一、出口业务
1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期,订舱。留意客人停靠港口不一样(纽约港/洛杉矶等)停靠港口不一样,需分卸货港订舱!
jp客有关订舱货柜柜型基本要求为:
1*20gp---22-27方
1*40gp---52-57方
1*40hq---62-67方
1*45hq---72-78方
注意事项:客号,款号,货物描述,纸箱尺寸等。有关货物描述,详情参阅revision for description"a cat&doc.request for jp。so-atth及std-so列印pdf件为订舱-1,订舱-2发船公司订舱,并抄送香港船务部同事。
2、jp客确定船期,追船公司配舱信息,etd,eta,ams cut off确定装柜日期及报关日期,并通知生产部,营业部,仓库,车间具体装柜日期及准确落货数据提供日期。注意,洋山港先报关后进港,外港先进港后报关。请务必保证至少在装柜前一天将报关资料寄报关行(节假日至少提前两天,防止快递公司业务繁忙导致报关资料不能准时送达报关行)实施无纸化报关的关区,只需要正本件扫描给报关行即可。
3、配舱信息第一时间发报关行,要求确定提柜日期装柜日期不能迟。请注意开港时间,确定装柜日期必须保证至少第二天已开港,否则会产生异常费用(落箱费或预进港费),不可导致异常费用产生。
4、制作报关资料,船务资料。
报关资料:发票,装箱单,申报要素,报关委托书,报关单。每款衣服都须亲自去车间查看并确认款式(套头/开襟/户外套装)并拍照附申报要素后面,确保申报正确。请一定注意!!
注意事项:
(1) 请务必保证单单相符,单证相符,单物相符。
(2) 有关商品编码请查阅海关税则书,亦可参考之前报关所用编码,也可咨询报关行专业报关人员(但不可完全听信,必须自己一一复核)。(商品编码归类原则:类别分男士/女士/孩童,成分含量分棉/羊毛/纤维/麻等,请一定注意归类时成分含量大取之,相同含量取编码在前者,款式分套头/开襟/背心/斗篷等)
(3) 申报要素包括:品名,制造方法(针织,钩编,是否为起绒),款式(套头衫/开襟衫/背心/斗篷等),类别(男/女),成分含量,品牌(jp/eight等,请查阅生产配料单)请务必保证申报要素齐全,正确无误。
船务资料:ctr-load paln, e*port invoice,ams
注意事项:
(1) ctr-load plan为香港集团统一系统,不可私自变更任何地方,因有宏执行,若变动会损坏系统。只在ctr,mid,bl-1里操作,其他只需聚集执行宏即可。需注意code,hs code,hts code,bl,s/o no等
(2) e*port invoice注意单价,总价,务必保证与报关资料一一对应,因最终收客货款以此份e*port invoice为准,收汇以报关单位准。
(3) ams信息包含三份(ams-1,ams-2,ams-3是由ctr,mid,bl-1衍生)请保证所提供ams所有数据准确无误,此份最终发美国海关,若数据有误会导致客人清关,请务必注意。
5、排柜。排柜原则:同款同批同尺寸排,宽度高度最大利用率,先紧后宽,尺寸放耗1cm。
6、装柜砌柜。货柜到厂,检查货柜,填写货柜七点检查法。柜内有严重刷漆,生锈,破洞,裂痕等一律不接受。检查拖车,填写拖车检查表。拖车必须具有行驶证,驾驶证。严格根据要求检查货柜是否符合客户要求。核对箱封号,填写设备交接单,每柜对应一份设备交接单,相对应一份ctr.砌柜请依据排柜所计算的排法。全程在场监督装柜,并妥善保管好封条。货柜装好后,当场封柜,并拍照。拍照须严格按照客户要求,一共拍6张照片合并一份word传香港及客人。装柜前,空柜拍一张,版开门拍一张,货装至一半拍一张,货装好后拍一张,封柜拍一张,封条拍一张。具体操作方法及流程见jp客装柜规章制度。
7、复核报关单,确认bl。复核必须一一检查核对,发现错误,立即更正。复核报关单请根据报关资料,确认bl请根据ams,请注意报关单单价,总价,注意bl货物描述一一对应,箱封号,毛重,有分柜请注意分柜相对应的数据。复核ok后,通知报关,出bl.
8、完善资料。load plan,e*port invioce,检柜确认单,检车确认单,装柜照片,托运单等资料整理发香港,完善台帐。请注意:所有资料整理按照箱号整理,一个货柜对应一文件夹,文件夹里包含:检柜单,检车单,托运单,laod plan,6张照片。再集合一批货所有资料,load plan。出口发票发香港。
9、结关,货物到港装船。若遇查验,请出查验分柜明细给海关。查验分柜明细表请根据装箱单明细来制作,同批号归类,同件数归类,不同件数单独列明,请注意尾箱。查验ok后,请根据新的箱封号更改ams信息,load plan,bl等资料,查验发票需提供船公司,以便更改ams信息产生异常费用。
10、核对对账单,报告审批。对账单请根据报价单核对,费用报告交主管审批,公司分管领导审批,交接财务。若有异常费用,请立即汇报,领导同意后方可执行,且附上相关电邮及费用明细单。
11、查验明细表。查验明细表根据集装箱号来整理,一个集装箱号对应一份查验明细表,并与ams-1一一对应。一个生产单号对应一份列单,根据装箱单明细表,整箱归类,尾箱归类,一一明细罗列。此项一定要细致认真。
以上为整柜出口,拼柜出口流程大致相同,报关单需一一填写清楚,要求wwll按照我们所填制的报关单申报即可。当月出口,当月办理入库出库手续,当月开票,不可隔月。每出口一批请及时更新出口台帐。
平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为报价提供帮助。
二、进口业务(香港进口,淮安物流园区,张家港保税区)
(一) 制作进口报关资料
1、 香港进口。根据香港装箱单,制作进口报关资料:发票,合同,提单,装箱单,无木质包装声明,电放保函,报检委托书,报关委托书。
2、 淮安物流园区进口。根据百隆出货资料,审核单价及品名,制作发票,装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料:合同三份,两份cif,一份fob,发票,装箱单各两份,报关委托书1份,报关单1份。
3、 张家港保税区进口。根据华孚出货资料,审核单价及品名,制作发票,装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料:合同,发票,装箱单,报关委托书,报关单。
(二) 发电邮告知生产部,营业部,仓库,车间有关进口装箱单明细,并根据营业部采购申请单在k3系统里制作采购订单。采购订单需注意:供应商为fang brother,摘要为相对应的进口发票号码,缸号一一录入不可错,单价折算lbs。
(三) 根据进口船期,联系船公司换单
(四) 进口报关,电子数据报送,海关报关单审核,审单,审价,出税单,核算税款。税款计算方法:关税:cif价*税率5%*汇率(汇率为上个月第三个星期的周三,若遇节假日顺延至下个星期周三)增值税:(cif价+关税)*17%
请注意:税款征收计量单位统一为人民币,请将美元兑换为人民币计算。
(五) 缴纳税款。通过东方电子支付平台,进入全国海关税费支付系统,查询相对应的税单列印并打印,制作税款报告及汇款申报单交领导审批,交接并联系财务缴纳税款。
有关东方电子支付税款步骤:电子口岸卡操作员卡插电脑usb接口,进入收藏夹里“东方支付”网页,点击进入“全国海关税费系统”,输入密码,最左侧栏有“税费单查询”(可查询需要交纳税款的款项),确认无误后进入“税费支付”,点击海关“税费支付”,选择“税单产生日期”(当天日期),选择需要支付税款的“税费单号”前面打勾,点击下方的“直接支付”,再次核对需要支付款项的金额,确认无误后,选择“中国银行”,确认直接支付,支付密码,点击确认ok。
(六) 结关放行,若查验配合提供相关情况说明及查验资料。
(七) 放行后,电邮通知生产部,仓库到货日期,并在k3系统里制作采购订单,收料通知。请注意单价,关税及相关报关报检等手续费需分摊成本,缸号一一对应不可错,税率,汇率请查询相对应日期的正确数据。
(八) 货物到厂后,检查货柜及货物是否完好无损,并通知仓库卸货。
(九) 一周后,联系淮安水门桥中行,取税单。
(十) 根据税单,仓库入库单,发票正本件及相关报关报检手续费发票制作采购发票,并交接财务入账。
注意事项:
1. 进口报关单的填制,报关口岸要分清上海/淮安/张家港,单价需折算kgs,进口单价审核后需交香港审批,因单价变动涉及税款,切记不可私自调整单价,若价格有变动,需得到香港同事及方小姐电邮通知。
2. k3系统制作采购订单,一定要注意缸号色号的录入准确对应不可错,单价计算需折算关税及报关报检手续费分摊成本。
3. 若仓库发现来毛短缺问题,请第一时间联系生产部处理方案(补毛,联系仓库先出入库单;不补毛接受溢短装范围内短缺,联系仓库出入库单)
4. 交接发票需注意:购销发票,入库单,税单,税款报告,报关报检等手续发票,报关报检费用报告。交接财务发票请依据财务规定,登记发票。
三、 jpa出口单,内销单操作
(一) jpa出口单操作
1. 富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货至kw。
2. kw报关部李弘乐负责报关出口。报关ok后,将报关单及装箱单发生产部,营业部,仓库通知办理入库出库手续。报关单需kw报关部李弘乐(0752-8876212-314)提供,装箱单需kw生产部王婷(0752-8876212-616)提供。
3. 制作香港进口资料:合同,出口落货发票发香港船务部报关部同事,用于香港清关,请注意一份报关单对应一份资料(香港单/澳门单/台湾单)。
注意事项:整套报关资料:发票,合同,装箱单,载货清单,报关单(联系李弘乐)请注意报关资料中的发票,合同,装箱单与出口落货发票,香港签订购销合同不一样,两个概念,两个性质,不可混淆。当月出口,当月办理入库出库手续,当月开票,不可个月。每出口一批请及时更新出口台帐。
(二) jpa内销单
1. 富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货。jpa内销单都是接香港电邮指示,走顺丰速递到货仓。
2. jpa内销单进仓资料为装箱单,箱封标示各两份,一份交货仓,一份签字盖章带回。顺丰速递面单需标明回单签收,并当面交代顺丰收件员,务必签单带回。
3. 有关速递费需当面仔细算清,长*宽*高/6000得计算单价,*10得运费+5元回单费,此为上海仓顺丰速递费计算,广州仓另算。
4. 进仓顺丰面单拍照传香港,面单上需标明件数,送货日期及价格。
5. 相关签收回单收到后,复印一份留底,正本件寄香港同事,用于结算。
6. 开具增值税发票。
(1) 根据香港船务部同事katty(00852-)电邮,经jpa客户确认进仓编号的装箱单发生产部,营业部,仓库,要求办理入库出库手续,规定入库出库时间,入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。
(2) 根据合同单价,装箱单一一对应开具开票申请单,请务必注意一份合同对应一批号一装箱单,开票时注意合同编号要标注在备注栏,规格型号严格按照合同上所签订的规格型号(女士套装/男士套装/针织裙等),单价要区分含税单价或不含税单价,价格万不可错。出库单号需一一标注在开票申请单上。
(3) 开票申请单,合同,装箱单及仓库出库单一并交接财务,财务开具增值税发票后,发票联,退税联两联复印一份留底,正本件顺丰快递香港同事,并将顺丰快递单号,发票号码一一电邮香港同事。
注意事项:jpa客对开具增值税发票要严格要求,品名,规格型号,合同号需一一标明不可错。注意仓库出库单,购货单位为:上海睿盈贸易有限公司,一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。签收回单,vat发票需全部寄香港同事用于结算。增值税发票财务开具后,需第一时间用顺丰速递快递给香港,不可拖延。每走一批货,及时更新台帐汇总。
(三) jpa单合同签订
根据香港同事raymond(00852-)电邮有关合同单价,与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。注意合同号自行编号,如tf-fu(富春江)tf-kang(康宁)以此类推,合同号不可重复。有关合同内容请根据生产单来完善:生产单号,款号,货号,货物描述,重量,针数,原料,销货条件,价格,交货日期。一式两份发富春江,一并抄送香港有关同事(船务部betty,raymond,katty,营业部judy,jayl,财务部anna, stephen),对方签字盖章回传寄出,收到后申请用印申请交领导审批,签字盖章复印一份留底,正本件一份交接财务,一份顺丰速递富春江/康宁,并电邮告知具体顺丰快递单号。
四、tf代kw加工开具增值税发票
1、 有关tf代kw代加工,需开具含17%增值税发票。根据生产单号,完成工序,泰丰发货数量,港惠收货数量,海关备案数量,香港集团确认生产单价,开具开票申请单。请注意单价,香港给出单价为一打含税单价,请/12折算为1件含税单价。
2、 并电邮通知将确认开票数,生产单号两栏发生产部,营业部,仓库办理入库出库手续。入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。
3、 通知仓库出出库单,签字并带回白联,请注意出库单容易出错地方:购货单位为惠东县港惠针织有限公司,不是香港肇丰针织有限公司。请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单,并将出库单号标注在开票申请单上。
4、 开票申请单,出库单,香港电邮有关单价一并交接财务,财务开具增值税发票,发票联,退税联复印一份留底,正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英(0752-8876212-318)收,并将顺丰速递单号,发票号码电邮给对方,告知对方注意查收。
注意事项:香港确认单价为每打单价,开票申请时注意折算为每件单价。电邮通知生产部,营业部,仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数,其他一并删除。出库单购货单位为:惠东县港惠针织有限公司。
五、 kw等外发厂代tf加工:
kw,新源通,南方等外发厂代tf加工,需tf签订合同,确定单价,确定加工工序。请注意代加工工序不一样,单价不一样。代加工单价由香港确定,生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对,生产部核对无误后,告知财务部。最终再与出口数量比对,差数标记出来。请注意:此单价为每打单价。合同签订后,第一时间发香港集团。
六、玛莎单操作流程:
1、 根据po单截仓期追生产进度,告知kw及tf生产部此单截仓期,最迟落货期。
2、 安排进仓。货物ok后,电邮通知生产部,营业部,仓库等入库出库,安排进仓。po单截仓期为死期,货物进仓日期必须在截仓期之前,故最终落货日期须至少提前两天,最晚截仓期前一天发货,不得推迟。否则客仓收到货后,签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。
3、 截仓文件包括hanging packing list, delivery note - m&s shanghai .pre-alert for goods arrival及po,pn单,5份资料一式两份,一份交货仓,一份签收带回,请务必与快递公司交接清楚。
4、 货物进仓后,签收回单到厂后,扫描一份给香港集团wynnie,阿平,阿辉,raymond,自己留档原件。
5、 根据po开票申请开具增值税发票单,附上po,仓库出库单,签收回单交接财务。
6、 所有vat文件交接上海玛莎商业有限公司财务孙杰021--8002,地址:上海市静安区南京西路863号玛莎百货6楼。整套vat文件包括:po确认书一份,增值税发票正本件一份,复印件一份,packing list一份,签收回单copy件一份。
注意事项:所有玛莎单生产数量必须严格按照po确认单所签订的数量为准,不可多也不可少,否则不予出货。po确认单截仓期为死期,不可推迟。仓库出库单供货商必须为上海玛莎商业有限公司,注意不可为香港肇丰针织有限公司。
六、 kw代tf出口单操作
(一)、kw代tf出口衫片
香港电邮通知由kw代tf出口衫片,确定单价,追香港衫片合同,报关资料与jpa出口单报关资料一样:合同,发票,装箱单,载货清单。报关单ok后,将装箱单,报关单发生产部,营业部,仓库安排入库,出库。货清关ok后,准备出口落货发票及与香港正式合同发香港船务部,生产部,财务部以备留档结算。
(二)、kw代tf出口成品(jp单)
香港电邮通知由kw代tf出口jp成品,我们提供单价给kw报关部李弘乐,请注意:金额超过一定数额,必须提供财务部出口退税用的出口发票,港惠海关出口需核查。以及生产此批单所购买的原料的增值税发票,供海关查验。报关资料包括:合同,发票,装箱单。若公路运输,则有在货清单,若水路运输,则是提单。水路运输需有load plan及相关拖车公司费用发票,及报关发票,由泰丰付,具体报价单请与香港船务部betty,raymond(00852-/6406)确认,需提供相对应的对账单,收费明细,并由此打报告申请汇款。货清关后,报关单及装箱单明细(注意成品有装箱单明细)装箱单请与kw蔡志伟(0752-8876212-521)联系,发生产部,营业部,仓库安排入库出库。并准备出口落货发票发香港船务部,生产部,财务部留日后结算。
注意事项:所有单当月出口,当月开票,不可隔月。切记切记!
八、飞机单走货操作
(一)、接香港通知飞机单走货,安排订舱。订舱前,请与香港指定的船公司联系,了解订舱托书及流程。apll需要在网上订舱,一单一合同一订舱单,步骤较繁琐,需根据网站上的流程一步一步操作。订舱ok后,有订舱编号,凭借订舱编号取进仓通知书。每家船公司订舱要求不一样,丹马士船公司只需托书即可。
(二)、订舱ok后有进仓通知书,凭借进仓通知书安排货物进仓。进仓通知书上有截仓日期,请务必保证截仓日期之前货物已进货仓。进仓需找有资历的进仓公司安排进仓,进仓ok后有进仓凭证,且需支付进仓费用,进仓费用凭进仓发票另行报销。进仓地址为船公司指定货仓,必须进仓到指定货仓。
(三)、有货代可安排报关,有货代需自行报关。根据不同的要求安排报关。
后续事宜与jp单正常出口事宜一样,需开销售发票等后续手续。
九、日常工作
1、 每月5号报送海关数据至国税局。
步骤:登录“中国电子口岸系统”——进入系统——密码——出口收汇——数据报送——选择报送——截图另存为当月数据打印交财务——全部选中数据——确定向国税局报送——报送成功。
2、 每月5号统计上个月进、出口、内销所产生的费用,交接财务。费用表格需统计上个月订舱费,进口、出口报关报检拖车手续费,进口关税、增值税,内销运费。
3、 每月10号交接报关单退单给财务(即报关单退税联)。退单为出口报关单退税证明联,附上相对应的load plan装柜次序表及b/l提单,kw代出口单附上载货清单。
现需进去电子口岸——出口退税——数据查询——结关报关单查询——右边页面出口日期选择当月如——,注意时间间隔不能超过30天。查询出当月一共多少笔报关单,出口日期,报送日期等信息,截图出来一一比对。再进入出口收汇——报关单核销联打印——输入当月需打印的报关单——与退税信息比对,出口汇总信息比对。在报关单核销联出口日期用红色笔标注出口报关单退税联出口日期,交接财务。
4、 每月15号进口台帐汇总,出口台帐汇总,内销台帐汇总交接财务。每进口一批货,出口一批货,内销一批货一定要及时更新台帐汇总,完善台帐信息。
5、 每月25号将当月1-25号所有出口报关单预录入单交接财务。请注意报关单预录入单有自出及港惠代出,一定要统计准确当月出口(tffob)所有报关单预录入单交接财务,不可影响开票。报关单预录入单所对应的生产单号,件数一一标明。
6、 每月30号进口台帐汇总,出口台帐汇总,内销台帐汇总交接财务,25-30号出口报关单预录入单交接财务。30号所交报关单预录入单是指25-30号所出口的单,当月报,不可隔月,一定要及时追报关单预录入单。
7、 去淮安市水门桥中行9号窗口取税单。乘车路线:公司炎黄路口乘坐206至涟水汽车站,从涟水汽车站坐淮涟专线至淮安汽车站,出淮安汽车站后至马路对面乘坐1号公交车至水门桥站下车,马路对面即为水门桥中行,对公9号窗口找翟玲玲(/)
8、 每月月底统计当月出口,开具出口落货发票签字盖章寄至香港集团船务部betty(00852-),用于结算。
9、 每月25日,30日进入电子口岸系统,打印出当月出口(自出、港惠代出口)销售报关单收汇核销联。电子口岸操作员卡插入读卡器,链接电脑——进入中国电子口岸网页——点击进入——输入密码——出口收汇——报关单收汇核销联打印——输入需打印的报关单号——条件设定——在需要打印的报关单号后面打勾——直接打印便可。每个月汇总当月所有出口单,不可隔月。切记切记!不可隔月销售开票!当月出口当月打印交接财务。并附上相对应的load plan,bl,设备交接单,合同,海关电子放行通知书。
10、 每个月25日上报下个月的资金计划给叶敬猛。请注意,发票必须报销入账。
十、可能出现的异常情况及处理方法
1、 进口单价海关估价,海关审单有疑问。
处理方法:针对海关所提出的疑问,当场解答,若还有疑义,将大合同及情况说明盖章交海关。有关常见问题(单价,申报要求)请参考之前的情况说明。所出每份情况说明必须交领导审阅,领导批示没有问题后,方可申请用印正本件交海关。
2、 进口毛料到厂后,仓库发现短缺
处理方法:毛料到厂仓库发现短缺,第一时间联系生产部及香港同事,咨询处理方法,是否接受溢短装条款内短缺,若接受,要求仓库补打入库单;若不接受,要求对方补毛(香港电邮指示)。
3、 进口短缺毛料补毛来毛与之前短缺毛料不符
处理方法:实际补毛与之前短缺毛料不符,色号/缸号/支数/数量等不符,需将之前短缺毛料所补打入库单部分做红字退库冲账抵消,再将实际补毛录入至收料通知。多余毛料(不需付款)入虚仓,(需付款)入实仓。请注意区分对方缸号/色号与我司缸号/色号,一一对比并换至我司毛料资料入仓。
4、 出口旺季货柜紧缺
处理方法:旺季货柜紧缺,请提前五天预约车队提柜,若个堆场货柜紧缺严重,立即联系船代wwll要求指定货柜,拿到指定密码后立即交车队提柜。自己也可联系上海各堆场箱管,随时联系货柜动向。实在搞不定,请车队帮忙到堆场预留货柜,此操作会产生异常费用,不到万不得已不可操作,须向领导请示。
5、 出口来柜有漏洞,有异味,有脏迹
处理方法:货柜到厂后,请第一时间检查货柜是否干净、干燥、无异味、无污迹、无破洞,若出现以上情况,立即联系报关行要求换柜。若时间赶不及,先简单清扫下,确保不会污染我司货物的情况下,先装货柜,到场站再倒柜。倒柜后的箱号,封号要第一时间更改,并提供给船公司,报关行,所涉及的所有资料必须重新更改正确资料。
6、 出口报关出错
处理方法:若发现报关行没有严格按照我司所出报关单报关,导致报关资料有误,影响我司收汇,请要求报关行删单重报。若船期赶不及,要求报关行承担一切损失。联系香港此次先按照此笔已报关价格结算,所损失的部分留置下次增减。
请注意:所有进口付汇必须按照报关单上面金额付汇,出口收汇必须按照报关单上面金额收汇。
