学生会财物管理规章制度

学生会财物管理规章制度

(一)经费管理制度

1、一切活动经费从“节省经费,多办实事”的原则出发,合理使用经费。学生会经费由生活部统一管理。

2、各项活动由主办部门根据实际情况商定所需的经费数额,做出书面报告,随活动方案上报分管主席及主席签字同意;再由生活部报团总支审批。

3、经团总支审批同意的经费方可报销,报销凭正式发票到生活部办理。

4、批准开支的经费,凭经费预算在活动开展前7天到生活部预支经费;在活动结束后的7天内收齐发票或收据到生活部统一进行报账工作。发票和收据金额总和应与所预支的经费相符,多退少补。

5、批准的正当经费,因特殊情况未能取得发票时,须凭收据报销。因个人原因未取得发票的由个人负责.

6、每月第一个星期由生活部进行报销工作,各部在要报销的发票后用黑色钢笔注明用途、经手人、证明人,不按照要求书写,恕不进行报销。

7、生活部设立经费收支账本,做好各项经费收支登记,并妥为保管各种单据和报销凭条。

8、每学期结束由生活部清算全部经费的收支情况并向主席团、团总支老师及有关领导作汇报。

(二)器材管理制度

1、学生会一般财物由生活部管理,包括学生会由于工作出色获得的集体性奖品、纪念品,学生会内的重要报刊杂志及日常工作文具等物品。

2、各部自行负责本部器材并确定其所置放之处,器材用毕应将其放回原处。

3、各部若需向外院系借用器材,应先打借条,经主席团同意后方可借用。所借用器材应妥善管理,用毕立即归还,并注销借条。

4、外院系或院内各班向我院借用器材时,须经我院学生会主席同意方可外借。

5、院学生会器材为公共财物,各部门应妥善管理。若器材有所损坏、遗失,照价赔偿。

(三)档案管理制度

秘书处负责学生会各类文件、会议记录及其他文字资料的整理、分类及管理工作。

1、 学生会档案分类为:

(1)规章制度类:学生会章程、学生会工作制度、学生会各部门职责及各部下属机构制度等。

(2)计划总结类:学生会及各部的学期计划、总结;各部的月份计划、总结;各项活动的计划、总结。

(3)名单联系类:本院老师、学生会干部、基层班级干部的名单及联系方式,全院学生宿舍安排,外校及外院系学生会联系方式;学期时间安排表、课程表等。

(4)内部刊物类:学院内的报刊杂志等。

(5)外部交流类:学校文件及兄弟院系文件、刊物。

(6)获奖评优类:学生会评比材料,各类评优活动及校内、院内各项活动获奖资料(包括获奖人,获奖时间、项目等)。

(7)其他:会议记录,活动留影等。

2、 各部应及时将各项活动计划、总结及其他保留资料交与秘书处存档,并自行保存本部各项活动资料。

3、 各学生会正式成员每学期必须递交一份详细的个人总结,介绍在这期间的工作内容,工作成绩及经验教训,并由秘书处负责存档(具体递交时间由秘书处统一安排.)

4、 秘书处每月对档案进行一次整理,并督促各部门的文件存档。

5、 本会档案只供本院学生会干部查阅,但在查阅之前须经秘书处同意,并在学生会办公室内查阅,未经允许不得擅自拿走,如要借出须经学生会主席、秘书长同意,并进行登记;外院系干部如要借阅,须经本院团总支老师批准,并在秘书处进行登记,方可借出。

6、 秘书处负责将学生会档案磁盘化,统一进行电脑管理。

(四)工作证使用制度

1、院学生会工作证只限院学生会干部本人使用,不得转借,持证人要自觉接受全院师生的民主监督。

2、秘书处负责工作证的分发,并统一管理。

3、各成员在各类大型活动中须佩带工作证。

4、工作证应妥善保管,如有遗失应立即向秘书处报告,以便尽快补办。

5、学生会成员退会应交还工作证。