物业公司档案管理制度怎么写（13篇范文）

发布时间：2024-11-12 查看人数：89

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物业公司档案管理制度怎么写

第1篇物业公司档案管理制度怎么写

一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。

二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门文种时间编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

b.普通文件:除a级外的文件均属b级。

四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

五、归档资料必须准确做好文件索引。

建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;

卷内文件应把正文和底稿、文件和、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。

六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;

纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;

用钢笔书写,字迹端正。

七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。

十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;

b级档案由副总经理批准借阅。

十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。

做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则,将追究当事人责任;

如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。

十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。

对摘抄的材料应进行审查、签章。

第2篇物业管理公司档案资料管理制度怎么写

一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。

4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

第3篇项目物业公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度

第一条管理原则:

一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。

二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。

三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。

第二条归集整理:

一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第三条分类编号

一、档案分类

(一)档案范围

1、各部门制定的管理规定。

2、工程维修保养合同。

3、小区社区文化。

4、人事调动。

5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。

7、重大采购合同。

(二)各部门档案范围

1、行政人事部行政

(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。

(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。

(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。

(4)公司重大事投诉报告、处理决定。

(5)通报表扬。

(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。

(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。

(9)公司大事记。

(10)公司固定资产说明书。

2、行政人事部人事

(1)中级职称、员工技工职称资料。

(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。

(5)员工的奖励、处分的决定和通报。

(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。

(7)员工花名册。

(8)采购合同。

3、安护部

(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。

(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。

4、财务部

(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。

(2)小区管理费调整的请示、通知。

(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。

5、工程部

(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改项目、图纸。

(3)工程重大事故报告。

(4)工程重大投诉诉处理资料。

(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。

(6)小区维修资料。

6、客户服务

(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。

(2)写字楼、商场等管理规定。

(3)重大投诉、重大事故处理意见。

(4)用户资料。

(5)装修指南。

(6)用户手册。

二、档案编号:

(一)按照分类大小级别按次序编号。

(二)按照年度时间按顺序编号。

(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。

第四条立卷目录

一、立卷:

就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。

(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。

(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。

二、编制目录:

(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

第五条档案保管:

一、保管期限

(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。

(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。

(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。

(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。

(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

二、保管要求

(一)便于查阅。

(二)保证档案的安全。

(三)防止档案的损坏。

(四)采取修复技术,延长档案寿命。

三、保管职责:

(一)财务部保管财务档案。

(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。

(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。

(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。

(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。

(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。

(八、)档案原则上保管原件。

第六条档案保密:

一、档案密级

分为三级:绝密、机密、普通;

(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、档案查阅

(一)查阅权限

1、总经理可查阅公司所有档案。

2、总经理助理可查阅分管工作的档案。

3、部门负责人可查阅该部门所有档案。

4、其他人员根据审批查阅有关档案。

(二)档案的查阅/借阅/复制

1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

2、档案管理员审核其查(借)阅资格:

3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:

5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

三、档案的销毁

(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。

(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。

(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

第七条库房管理:

一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。

二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。

三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等'七防'措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。

四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。

五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。

六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。

七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。

第4篇中海物业公司档案管理制度

zh物业公司档案管理制度

为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点:

a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有:

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则:

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序:

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

第5篇物业管理公司档案管理制度七

物业管理公司档案管理制度(七)

一、档案管理总则

1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责

1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:

①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;

③组织培训各部门兼职档案管理员;

④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;

2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:

①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;

②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;

③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

三、公司档案归档范围和要求

1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;

3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;

4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;

5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。

四、档案的管理

1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;

2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。