外来样品管理制度

外来样品管理制度

外来样品管理制度

1.目的

通过对外来样品进行管理、比选，确保外来样品得到有效利用，为产品设计和开发选择最佳原料。

2.范围

适用于产品开发部所有外来样品的管理，包括食品添加剂、外来调味品（竞品）和所有以产品设计和开发有关的样品。

3.职责

3.1产品开发部负责收集以产品设计和开发有关的样品，建立样品供方档案。

3.2产品开发部负责以产品设计和开发有关的原料样品管理，并建立台帐

4.工作程序

4.1样品的收集

4.1.1产品开发部负责收集以产品设计和开发有关的所有样品，建立样品管理档案（包括供方资质、产品标准、价格、联系人及联系方式）。

4.1.2产品开发部外出购回的样品或营业部等其它部门提供的样品由开发部负责统一管理，建立台帐。

4.2样品的比选或测试

4.2.1以产品设计和开发有关的样品由开发部负责测试、比选，并将测试、比选结果输出，同时建立测试、比选档案。

4.2.2所有外来样品由开发部负责管理，必要时（涉及公司设计和开发产品或现有产品相关的竞品）进行相关项目的检测，建立档案。

4.3样品比选或测试结果的输出

4.3.1开发部应将原料测试报告及时输出，如经选定符合设计和开发要求的样品应在报告中加以说明，并经部门负责人审核后输出。

4.4样品的保存和清理

4.4.1以产品设计和开发有关的样品由研发组负责保存、定期清理，超过保质期或变质样品应及时进行销毁，并做好记录。

4.5样品档案管理

4.5.1开发部应建立完整的以产品设计和开发有关的原料或已选定成熟配方的原料档案，其内容应包括：

a)供方资质证明资料（营业执照、生产许可证、卫生许可证）；

b)产品标准（如为选定样品则需要供方提供质检局的监督抽检报告）；

c)产品型号、性能、特点及实验室的测试、比选报告；

d)供方名称、联系人及联系方式。

4.6.2开发部应建立以设计和开发有关的原料及定型输出配方的原料档案,其内容应包括:

a)产品供应厂家、型号、特点及测试、比选的原始资料和输出报告；

b)如为选定样品，应有样品标准、样品试制产品的跟踪记录以及有特殊要求的性能满足状况；

c)样品保存期限及清理日期。

4.6.3开发部应建立外来样品档案以及以新产品设计和开发有关的测试样品档案和定型配方所有原料的检测档案，其内容应包括:

a)外来样品的生产厂家、产品类别、名称、生产日期、保质期、产品规格、价格、保存期限及销毁记录，如经过检测的样品应保存完整的原始记录及检测报告，并进行简要的样品优势和劣势分析，为产品开发提供参考数据。

b)以设计和开发有关的原料应保存完整的原始记录及检测报告，如为选定样品和定型配方的输出样品，应保存完整的检测分析档案，及检测方法、检测指标的确定档案，必要时建立相应的跟踪验证档案。

4.7样品档案的移交

4.7.1产品定型后，定型配方及原料档案由开发部办公室编制原料采购清单，原料采购人员将配方中原料的档案，连同采购清单经部门负责人审核后一并输出给公司资财课执行；

4.7.2公司资财课在执行原料采购时，只能按产品开发部提供的原料采购清单进行采购，没有开发部的认可不得随意变更原料供方及原料型号。

外贸样品管理办法，外贸样品管理规定

1.目的：

1.1为使本公司样品能有效管理及正常使用，特订定本办法。

2.范围：

2.1凡采购、外发、制程上品质查证所需之样品实物均依本规定控制。

3.权责：

3.1样品之提供：客户、品管部、研发部、业务运作部、供应商、使用单位。

3.2样品之确认：品管部、研发部。

3.3样品之保管：品管部。

4样品之定期检验：品管部。

3.4.1检验周期：半年一次。

3.5样品之清洁：使用单位。

3.5.1清洁周期：一个月一次。

4.定义：

4.1采购样品：在采购行为发生前，对新供应商或新物料，由品管部、研发部或供应商提供，由品管部与研发部共同签认,随“采购单”递送的样品。其目的是明确采购物料的品质要求，规范采购作业。

4.2外发样品：产品或物料外发加工制作时，由研发部提供,由品管部与研发部共同签认,随“外发加工制作单”一起递交给外发厂商的样品，用以明确加工品质要求。

4.3生产样品：新产品生产前，由客户或业务运作部、研发部提供，由品管部核发给生产车间的样品，用以明确生产品质要求。

4.4检验样品：由客户或业务运作部、研发部提供，品管部核发的供品管员检验使用的样品，或由授权人签发的特殊情况下的让步接收，暂收程度样品。

5.样品管理

5.1所有样品由品管部统一管理，品管部设立样品管理员对样品的管理负责。

5.1.1样品管理员对所有接收的签确样品登记，以不同类型分开登记在登记薄。

5.1.2样品管理员把保存样品的位置，根据样品的类型，进行区域划分并编码。

5.1.3给签收的样品按区域编号。

5.1.4按编号输入明细登记表，并建立样品档案。

5.15将样品放入相应位置。

5.2样品使用管理

5.2.1品管部不同环节需借用样品，应向样品管理员申请借取。样

品管理员应对借出的样品做记录，并要求借用人员签名。

5.2.2样品借出品管部以外，需由品管部主管批准，样品管理员根据批准手续登记后借出。

5.2.3借用人在使用期间，对样品应加强保管，以防遗失或损坏，并及时归还样品。

5.2.4样品管理员应及时监督，追回借出的样品，并对样品的完整性做检查,防止错还或损坏.5.2.5如样品有遗失或损坏，应立即汇报，并说明原因。

5.2.6到期如借用人需续用样品,需重新办理借用手续。

5.2.7样品管理员因不慎或其他原因遗失样品,应及时汇报,说明遗失原因,并要求补制样品。

6．样品变更及报废

6.1样品管理员收到某种产品的新样品后,对旧样品申请处置意见。

6.2需更改的样品,样品管理员应立即在样品上标示,并填写更改内容,醒使用者在使用时注意,待收到有效样品即做取消。

6.3经批准提供样品的部门,需回收某种样品,样品管理员应在样品档案中注销,并申请补签新样品.6.4由相关部门通知停止使用或失去效果的样品,样品管理员要及时申请作报废处理。

6.5样品管理员应不定期地对样品进行整理与检查,发现异常立即上报处理。