4.公文发行管理制度
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- 83 - 公司公文发行制度
一.目的
为规范集团、分子公司和各部门公文管理的级次、公文编号及发行程序，使公文制定标准化、统一化、规范化，特制定本制度。
二.适用范围
瑞恒茂集团、各分子公司及各部门。
三.公文分类及管理
1.公文释义：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部评审性公文以外的集团内部涉及各中心之间和部门之间就“制度、程序、标准、指导、指引、公示、意见、说明”等特性的公文。
2.公司的公文分类：
2.1制度类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“管理要求、管理流程”等方面的“决议性质、制度性质”的公文；该性质公文均标以“决议”、“制度”、“程序”、“规定”、“指引”的后缀字样。
2.2公示类公文：由集团、分子公司、部门制定并颁布的就“公示”、“通知”、“意见”等方面的“公示性质”的公文；该类公文均标以“公示”、“通知”、“通告”、“办法”、“说明”、“补充说明”、“意见”、“处理意见”等的后缀字样。
3.公文管理级次及适用范围：公司的公文分为三个级次，一级公文由集团制定颁发，适用于集团所有中心及各分公司所有部门；二级公文由分子公司制定颁发，适用于各分子公司各部门；三级公文由各部门制定并颁发，仅适用于各部门内部。
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- 84 - 4.部门以下的机构不得制定和颁发公文。
5.公文编号规则：公司名称+中心/部门编码+年份+三位流水号（公司名称、中心/部门编码见附件一）
6.公文格式：
6.1公文格式：全部为宋体字样，标题为三号，正文为四号，行间距为1.5倍行距，页边距为上下2.5cm ，左右3cm ；手册类公文需添加目录与页码。
6.2一级标题为“一”，二级标题为“1.”，三级标题为“1.1”，四级标题为“1.1.1”
6.2附件样式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。
四.公文的发布流程
1.制度性文件，本着公司与员工共赢的角度，由公司总裁办/总经办对现有情况进行了解和核实后，根据公司发展及行政需要，编订制度初稿。涉及相关部门的须由邀约部门领导进行共同探讨，进行修订。
2.修订稿经由各中心领导、部门领导会签后正式发行。
3.发行公文需进行员工制度培训或阅读，培训、阅读都需留有记录，以确保通知到每一位员工。
五.公文的管理
1.公文发行： 公文编码制定与发放、组织审核、发行、公示、保管：集团执行部门是总裁办；分子公司执行部门是行政/办公室；部门执行人是本部门行政人员。
2.公文公示：
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- 85 - 2.1公文公示时间：制度类公文公示周期为七个工作日；公示类公文公示周期为三个工作日。
2.2公文公示的途径：一、二级公文须公示于公司公示栏及每位员工邮箱，确保通知到位；三级公文纸质复印版公示于本部门公示栏。
3.公文保管：公文保管纸质版与电子版（电子版公文名称：填写公文编号+版本，word 和pdf 版）；
4.公文备案：一级公文由总裁办保管备案原件；二级公文每月度提交总裁办备案复印件；
5.公文抄送：会签完毕公文由总裁办/总经办进行抄送相关部门。
6.公文更新：已发行公文如需更新，按照公文发行流程进行重新发行，同时注明废止的原公文编号（填写公文变更记录表）。
6.1公文更新标识加注规则：在公文发行时注明修改版本（从1.0开始）。
6.2公文更新需向执行部门提出申请，审批后方可重新发行；如遇年末，公文可集中进行更新。
7.临时事项：如遇任命、人事调动、处分、奖励、节假日调休等临时情况，由人资部负责草拟公文，按照人力资源中心发行流程执行，会签后交总裁办备案原件一份。
8.二级、三级公文发行内容的范围不能与一级公文冲突与超越。
五.附则
1.本制度解释权归集团总务部。
2.本制度自下发之日起开始执行，原制度同时废止。
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附件：公文编码清单
