某小区管理处费用报销制度-5
小区管理处费用报销制度(5)
一、目的:进一步规范和完善管理处的费用报销管理制度,加强费用控制,减少成本支出,完善财务工作流程,提高工作效率。
二、适用范围:**家园管理处
三、过程与方法控制:
(一)物资采购费用报销程序:
a、零星物资采购:
1、物资采购之前,须由仓管员填写《物资采购申请单》报请部门经理同意,方能按照程序进行采购;
2、管理处物资的采购由采购员统一办理,特殊情况下(如采购员休假),由部门经理指定人员负责采购,且须先申请后采购;
3、物资采购完毕,由指定的检验人对物资检验并办理入库/出库手续,当天的采购单据必须在次日交由出纳报销及入帐,且当月申请必须当月采购完备,特殊情况下,不能完成项,该项当月取消,于次月再行申请。对于零星物资采购的报销单据必须在背面填写用途、经手人、证明人、供货商电话及供货商联系人等。
b、指定供应商物资采购:
1、日常维修材料及清洁用品由指定供应商送货。
2、办公用品的采购由供应商直接送货至管理处后,由部门经理指定专人负责验货并签收;
3、维修、设备类物资采购后,由仓管员负责验货并签收;
4、除直接在公司财务部结帐的货款外,其余指定供应商款项的结算必须在当月的25-27日由供应商负责人或指定的财务人员持发票及
有管理处相关人员签字的送货单前来管理处支取现金或支票,逾期或单据不齐,出纳员有权拒付;超过此规定时间期限者不予办理付款手续,相应款项推延至下一个月;
5、以上指定供应商物资采购的报销流程及规定事项由采购员负责知会相关供应商。
(二)交通费、医药费、通讯费报销:
1、采购交通费由采购人员直接与采购物资费用一起,填写同一张《付款申请单》予以及时报销;
2、上下班交通费,据2002年交通费报销办法,每位职员(工)提出书面报告据实报销,但报销额度不得超过公司规定的金额。除上下班交通费外,所有外出交通费都要注明起止地点、时间、事由、人数。
3、员工报销规定范围以内的交通费(培训、管理处委派外出办事、公司指定事项外出),将当天车票交由安全、保洁主办予以登记(时间、事由、金额、车票数)并在每张车票上注明当事人及时间经人事管理员证明确认后,于每月25-27日统一填写《付款申请单》交出纳处报销,其余时间不予办理报销;
4、规定限额以内(员工30元/月、职(员)工100元/月)的医药费报销,统一于每月25-27日进行,员工的医药费由保安/保洁主办统一填单汇总于指定日报销,职工的医药费由其本人填单于指定日内报销,其余时间不予办理,所有医疗费用不得累计跨季度(当月发生当月)报销。
5、按公司规定享受通讯费的人员,凭电信局发票扣除长途、声讯、漫游话费后按标准据实报销,通讯费用标准当月有效,不能累积。
报销注意事项:
除员工交通费以外,《付款申请单》必须由直接经手人填写;
《付款申请单》必须依照管理报告收支表中所列开支项目列明用途;
3、每一张《付款申请单》均须填写齐全日期、付款方式(现金/支票/公司转帐)、用途说明、大写金额、小写金额及经手人,备注栏内注明所附单据份额;
4、每一份报销单据背面必须注明用途、日期、经手人及证明人;
5、所有报销单据严禁使用钉书机。
6、外出办事的巴士票、的士票、汽车停车票等小票撕线边剪齐,同等面值发票排列整齐稍微错开在废纸底单上竖列粘贴,并在底单上注明张数*面值=金额。
7、付款申请单、发票单、报销附件等均粘贴左上角,四边不封死。
8、交通费、医药费单据均单独填单报销。
9、凡不符合上述8点要求的付款凭证,出纳员有权拒绝报销。
