小区大厦业主档案管理制度-6

小区大厦业主档案管理制度-6

小区(大厦)业主档案管理制度6

1.0业主档案构成规定

1.1业主档案

1.1.1 业主个人资料

1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

1.1.1.4 身份证件复印件

1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)

1.1.1.6业主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

1.1.2.3与业主关系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自联系方式

1.1.3产籍资料

1.1.3.1购房合同复印件

1.1.3.2房地产权书复印件

1.1.3.3房屋面积测绘资料

1.1.3.4收楼通知书

1.1.3.5收楼证明书及确认书

1.1.3.6收楼验收表

1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

1.1.3.8钥匙托管书

1.1.3.9防火责任书

1.1.3.10精神文明公约

1.1.3.11业主(临时)公约

1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

1.1.4物业使用资料

1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

1.1.4.2单元物业使用记录

1.1.4.3单元物业维修保养记录

1.1.4.4单元物业维修派工单

1.1.4.5单元物业投诉记录

1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

2.0业主档案管理规定

2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任

2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施

2.6 对业主档案的保管要按照'栋号、楼层号、房号'先后顺序进行编号、分类、集中存放

2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理

2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性

2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据

2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中

2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅

2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新

2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚