纸质文件管理制度范文
公司纸质文件归档管理办法
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益,把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。
根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况,特制定如下纸质文件归档管理办法。
第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。
在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。
第二章 纸质文件归档的具体实施
第三条 纸质归档文件的收集范围
1.红头文件,如批复、决定、通知等
2.白头文件,如经验介绍、会议材料等;
3.公布性文件,如公告、通告、布告等;
4.记载性文件,如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;
5.内部使用文件,如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;
6.报道性文件,如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。
7.证明性文件,如介绍信存根、党组织关系转移证明等;
8.信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;
9.契约性文件,如协议、合同、意向书等;
10.登记性文件,如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。
第四条 纸质归档文件的整理注意事项
1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③
正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;
⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;
⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。
分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。
4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。
如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;
④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。
5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。
6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。
8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。
第五条 纸质归档文件的保管办法
1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作,是档案管理中的一项重要内容。
基本任务和要求是维护档案的完整与安全。
2.档案保管的软硬件设施管理
2.1 档案室/柜管理。
要建立完善的档案室/柜管理制度,配备必要的防护设备,合理调节和控制温度、湿度,做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作,定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作,保持整洁、有序,保证档案安全无损。
2.2 档案检查。
对于已存档案的状况应定期进行全面检查,必要时可临时进行部分检查。
着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况,检查时要逐卷进行,要作出详细记录并写出正式报告。
一旦发现档案缺少或严重破损等问题,要及时采取措施,妥善处理。
2.3 防止泄密。
对于保密文件,要保护其机密不被盗窃,严防泄密。
对涉密档案安全进行检查,特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞,确保档案信息安全。
节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
3.保管期限的划分
3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。
它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。
(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。
(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。
(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。
3.3 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。
(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。
(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。
3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:① 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
② 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
③ 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。
④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。
第六条 纸质归档文件的借阅使用
1.公司各部门借阅档案,必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
外来公司单位企业来人查阅本单位档案,需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚,办理手续。
用完的档案要归还原位。
2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《 档案安全保密标准》中的要求办理。
3.查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。
特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。
需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。
4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
第七条 纸质归档文件的鉴定销毁
1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。
档案鉴定销毁小组组长为董事长,作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理,作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员,作为档案销毁的执行人。
2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定,对保管期限已满但仍有保存价值的,应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。
3.销毁档案必须编制档案销毁册,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。
4.销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字,严禁将档案作废纸出售。
第八条 以上办法自2023年11月1日起执行,解释权归公司行政部。
二○一一年十月
纸质文件管理制度
