集团销售商务管理制度

集团销售商务管理制度

某集团销售商务管理制度

一、销售收入定义和分类。

(一)销售收入定义:公司在生产经营过程中由于销售产品、商品和提供劳务等而取得收入。

(二)销售收入分类。

1、按构成分类。

(1)产品销售收入:公司生产产品收入。

(2)商品销售收入:公司代理销售商品以及国内厂商商品收入。

(3)技术服务收入:维修服务收入、培训用户培训费收入等其他技术性收入。

(4)其他业务收入:材料销售、无形资产销售、固定资产出租、包装物出租等收入。

2、按收款方式分类。

(1)现金收入。

(2)银行收入(支票、汇票等)。

(3)转账收入(预收货款、欠款销售)

3、按购买对象划分

(1)集团外部销售:销往集团以外销售收入。

(2)集团内部销售:集团内部各经营公司之间销售,包括总部与分公司、分公司之间销售。

(3)公司内部销售:某一对外核算主体内部各核算部门之间 销售 。

内部核算部门:实行责任会计核算公司出内部 资产负债表 部门,不含该部门下小部门之间销售。

二、销售收入确认。

(一)财务核算:财务对外核算按照权责发生制执行。

l、采用现金结算方式,在开具销售小票和发票时确认收入实现。

2、采用支票、汇票结算方式,在开具销售小票和发票时确认收入实现。

3、采用预收款结算方式,自开具销售小票和发票时确认收入实现。

4、采用欠款销售方式,自开具销售小票和发票时确认收入实现;但合同或协议规定分期收款按合同规定收款期确认收入。

(二)内部考核核算(涉及税务问题)。

〈一〉收入现金管理(涉及税务问题)。

〈二〉收入支票、汇票管理(涉及税务问题)。

〈三〉预收货款管理(涉及税务问题)。

(三)商品销售业务程序。

1、客户上门自提。

2、市内送货上门。

3、发货市外、外地。

4、直运商品销售。

(1)集团公司向供应商购进商品,不通过集团公司仓库,而委托供应商直接拨给客户,或集团公司指派采购商务或储运商务将所购进商品,在本地或外埠车站分拨给客户,可以减少中间环节,减少商品损耗和资金占用,加速商品流转,节约费用开支。

(2)直接转货。

(四)商品销售运作流程。

1、由客户向销售商务发出请购订单,销售商务接受销售订单。

2、销售商务与销售业务部门确认分货原则。

3、销售商务向客户反馈销售订单确认情况,与客户沟通等。

4、销售商务根据销售业务部门政策开出销售清单。

5、销售商务到销售业务部门审批清单。

6、销售商务根据审批后清单,数控开出销售小票。

7、销售商务到财务部办理结算手续,计算不含税价。

8、本公司销货清单即客户进货清单。

第一联、附存根联,第二联、附发票联、客户记账使用,第三联、附记账联、公司记账使用,第四联、附抵扣联、客户交税务机关。

(五)商品销售出库管理。

商品出库业务是商务部门为公司生产和业务经营服务直接环节,是仓库业务结束。商品出库工作好坏,直接影响公司生产和业务经营正常进行,需要保证储运商务员准确及时地把商品发出,更好地为销售业务部门服务,保证客户满意。因此,搞好商品出库工作有着十分重要意义。

1、贯彻 先进先出 原则,按入库时间顺序,先入库商品先出库,确保在库商品质量完好,对有保修期、索赔期规定商品更应在保管期限内出库,以免造成不必要损失。储运商务认真审核《商品销售单》正确性、完整性,出库凭证和手续必须符合公司商务部物资管理制度要求。

2、销售出库规定。

(1)一切销售活动均须开具销售小票,各销售商务开据销售小票时应先查询储运商务提供库存报表进行数量、编码核实无误后再开销售小票,不允许以白条和口头方式提货。

(2)开具《销售单》人员必须是集团公司正式员工,只有人员编号的员工(正式或签约受控特聘员工)才有权开具销售小票。

(3)销售商务员必须将《销售单》各项内容打印和填写完楚,清楚准确,按单据规定项数填写商品种类。

(4)销售小票有条件用票据打印机打印,目前无条件机打可用手填,必须各项内容填写完整,禁止涂改,资金商务收款台检验无误后加盖收款章及人名章,如果有涂改或项目书写不清楚,储运商务员有权拒绝发货。

(5)未到货商品必须与正常入库商品分别开具销售小票。

(6)提货商品是否属于尚未办理入库手续,未办理入库手续商品不得提前提货即不能未办理入库手续就出库,各分公司调货销售必须出、入库手续同时办理。

(7)销售票在收款台加盖 货款收讫 章和 收款员名 章后一个月内提货有效。过期已销未提小票必须由总经理审批方可提货,最长有效期一个月。

(8)欠款销售必须填写《欠款结算单》,由总经理或其授权人签字审批方能生效。

(9)以支票付款结账,必须三日后方能提货,如不满足提货时间要求,必须有审批人签字或特殊情况有总经理或授权人签字审批。

(10)商品编号和名称与集团公司相-致。

(11)填写商品项数不能超过单据规定要求。

3、提货管理。

(1)商品提货时,必须是公司正式人员。客户自提时,如公司正式人员不能亲自提货,必须以书面形式写委托书,委托书内容要注明提货单位、提货时间、商品名称有规格、数量。委托人签字并加盖部门章,并与提货内容相一致,客户方可持委托书和对应出库凭证到库房办理提货。

(2)销售人员拿销售小票,到库房提货时储运商务员必须逐项审核销售小票的内容,传真fa*件和原件核对,填写放行条,小票填写严禁涂改。

(3)销售业务部门经理必须审核销售人资格,销售价格,付款方式,特殊情况由总经理批准后方能到资金商务收款台交款。

(4)资金商务收款员审核小票填写是否正确,审核手续是否齐全,以支票、汇票结算坚持款到付货原则,资金商务收款员要认真查验持票人身份证,并登记其号码和联系电话,在小票上加盖 支票结算,三日后提货 章。

(5)销售人员开好销售小票办理

完交款后,必须及时持销售小票到库房提货(当月发生必须在本月25日前办理)对暂时无货或暂不提货商品,销售部门应暂不开据销售小票。

(6)凡是已到货但未办理入库手续商品,为了财务核算准确无误,暂不办理提货业务。有特殊情况,由总经理或其授权人签字后可以持小票办理提货业务,但必须经商务统计人员核准后方可办理提货业务。

(7)以汇款方式结算,不能以传真件作为结算凭证。应按欠款销售处理。

(8)储运商务根据出库凭证内容,如商品编号、品名规格、数量等,每项与该商品编号对应实物、垛卡核对,出库点验、核对削减商品垛卡。

(9)商品出库必须本着 出库复核制 原则,即一储运商务出库,另一储运商务复核,这样能减少差错事故出现,出库后,储运商务应向提货人员认真交接,待提货人员清点核对认可后,才可进行下一项保管业务。

(10)盖章(货已收、货已付、私章)分单(储运联留存,统计联、财务联送商务统计)

(11)每天及时接收商务统计岗商品编码,确保票据及时录入电脑登账、对数、出报表,每日定时将录入完票据向商务统计进行传递(每天至少二至三次)记录各部门单据登记部,由双方签字并保存,配合商务统计核对差异。

4、储运商务员发货前审核内容,符合规定,储运商务员加盖 货付讫 章和人名章后方可发货。

(1)小票有否资金商务收款台盖章。

(2)票据填写是否正确。

(3)提货日期是否在1个月内。

(4)如为支票付款,提货日期是否在收款台签章3日后。

(5)所提货物是否有库存并已办理入库手续。

5、储运商务员发现和遇到错误情况,不予办理。

(1)有涂改痕迹,项目和内容不清楚,不完全。

(2)没有财务章,资金商务员签字。

(3)没有销售商务员和业务员及总经理或授权人签字。

(4)《销售单》开具之日起,超过财务结算月。

(5)以打白条和口头方式要求提货。

6、《商品销售单》格式及使用说明。

(1)第一联、资金商务收款联,出纳记账、存查。

(2)第二联、储运商务联,凭此联提货、提货时交储运商务。

(3)第三联、商务统计联,提货时交此联、由商务统计录入。

(4)第四联、财务会计核对联,提货时交此联、由储运商务转交财务会计核对提货。

(5)第五联、销售商务存查联。

7、发货后储运商务员应按日及时将小票其余联次传递给商务统计岗。

8、商务统计人员将审核后销售小票及时上机勾对,并将财务联传递给财务人员岗。

9、发货后储运商务员及时登记垛卡,并及时录入销售小票。

(六)欠款销售管理。

1、凡欠款销售必须有部门经理或授权人签字,并且必须与用户单位(集团内销售除外)签订销售合同书或收取 期票 ,合同书要加盖单位合同章或者经持有用户单位盖有公章授权委托书经办人签字。

2、凡涉及到有关工程方面业务,必须签订销售合同,并明细各项条款内容。

3、销售合同书必须符合商务部制定《集团公司合同管理办法》。

4、凡外购商品一律不允许做欠款销售(行业用户配售商品除外)。

5、同一客户购买不同部门定义商品时,办理欠款销售手续要按定义部门、经办人分别填写 欠款销售结算单 经销售业务部门经理或其授权者审批。

6、经办人持总经理签字 商品销售单 和 欠款销售结算单 到资金商务收款台检验无误后盖章,再到库房提货。

7、凡办理欠款销售应给用户 发票 暂留财务部(集团公司内销售发票由财务部统一分发邮寄)待用户货款全额收到后,销售人员持 欠款销售结算单 第三联到财务领走发票。国税局规定,增值税发票未按规定时间(两个月)取得不予抵扣税款,因此客户应尽快付清货款,以便及时领走发票。用户因不及时付款而造成不能抵扣,而要求财务重开、补开增值税专用发票,财务部一律不予办理。

8、业务人员应对已经办理,但未收到货款欠款销售及时催收。

(七)销售退回管理:客户由于商品质量或品种不符合规定要求,或其他某种特殊原因而将已购商品退回我公司。

1、原则。

(1)凡是代用户外购商品,库房一律不允许办理冲红和退货。如原供应商同意退货,方可办理给用户退货手续。

(2)售出超过一个月,因质量问题或非质量问题需要退货,原则上不予办理。特殊情况必须由产品销售业务部门经理或总经理或授权人签字审批后方予办理退货手续。

(3)在商品售出一个月内确因质量等原因,为开拓市场保护用户利益,由销售业务部门有关人员填写退货报告单,必须有销售业务部门经理签字,经技术人员对商品进行检验证实确有质量问题,按照财务部门和商务部有关规定办理退货手续(流程说明)。

〈1〉销售业务人员根据原销售小票填开冲红清单或小票,由资金商务收款台机打冲红小票,销售业务部门经理审批。

〈2〉销售业务员持总经理签字机打冲红小票、原销售小票存查联和退库商品到库房办理退库手续。储运商务按商务部规定验收商品并核查。主管在各联冲红小票盖 退货收讫 章并签字,在发票盖 作废 章。

〈3〉销售业务人员持经储运商务签字盖章冲红小票、原销售小票和原增值税发票的发票联和抵扣联或税务部门开具退货证明,到资金商务收款台办理退货手续。资金商务收款台复核有关票据后,开具冲红发票。

〈4〉销售业务人员持经资金商务收款台盖章冲红小票到财务部门出纳岗或者预收岗办理退款手续。

(4)内部核算销售业务部门之间交叉销售后形成退货,需经商品定义部门经理签字认可,方可办理退库手续。

(5)公司降价处理商品,售出后概不退货。

2、已提货商品退货步骤。

(1)销售人员或储运商务在资金商务收款台机打或手填冲红小票,在冲红《销售单》上填写原销售单号和销售时间其格式及联次同正常销售小票。销售人员持经总经理审批后冲红小票到库房办理手续。

(2)退库前应由技术部门主管经理对退库商品进行技术鉴定,填写检验报告并封箱。对退回商品,维修技术员鉴定后填写《商品鉴定单》,单据上有授权人,检验人签字。

(3)销售人持总经理签字冲红小票、原销售小票存查联、购货发票、检验报告及实物一并到库房办理退库手续。

(4)储运商务审核冲红小票,是否有总经理签字,确认商品是否为本公司售出商品,是否有技术部门检验报告。不能退回原销售单

,需要先重新开冲红销售单后,再开正确销售单,核对单据和货物。

(5)储运商务员确认符合手续后,在原销售小票存根联盖 已退货 章,在冲红小票盖 退货收讫 及人名章,发票盖 已作废 章。经过储运商务核实后,业务员或储运商务员将包装箱封好。

(6)业务办理人员或储运商务员到财务部办理手续后必须当天将单据传给储运商务员。

(7)储运商务将货物入库,与其他商品分开码放,同时储运商务将冲红小票的财务联和统计联传给商务统计岗。

(8)《冲红销售单》联次同销售单,商务统计岗审核票据并录入。

(9)销售人持储运商务员签字冲红小票,原销售小票,原增值税发票联和抵扣联到资金商务收款台办理退货手续。

(10)资金商务收款台审核有关票据是否齐全,方可开具红发票。

(11)销售人员持资金商务收款台盖章冲红小票到出纳岗办理退款手续。出纳岗审核冲红小票是否有收款台盖章,才办理退款业务。

3、已提货,需要变更客户名称。

在冲红小票及新开蓝小票上加盖 换票 章及资金商务收款员人名章,资金商务收款台将盖过此章小票传递给商务部统计员。

4、未提货商品的退货。

销售业务人员应持原销售小票中三联(提货联、统计联、存查联)到资金商务收款台办理而不再经库房验收。即开一冲红销售小票冲原来兰销售小票,冲红销售小票及兰销售小票上都加盖 换票 章后,再开新兰小票资金商务收款台应将红兰对冲小票传给商务统计记账备查。销售退回同时购货,退货单位与客户名称必须一致。

5、换货情况。

(1)商品编码,售出价格相同。

〈1〉一次拆箱不合格商品由维修部人员验机、封箱、盖章,库房负责换货。

〈2〉不属于此情况,一律经总经理签字认可,方能换货。

(2)商品编码相同、售出价格不同或售价相同、编码不同。

总经理签字认可,并由技术检验部门验机、封箱、盖章后,开具红兰销售小票,调整商品编码和销售差价,方可到库房换货。

(3)编码不同、售价不同:经过总经理签字认可,采用正常退货,正常销售方式处理。

6、已销未提管理。

(1)原则:商务统计岗每天接收资金商务收款台销售数据,并依据红、兰小票核减已销未提库。

(2)已销未提商品管理。

〈1〉商务统计岗对已销未提库应经常维护,保证操作正确,及时对数,确保实物仍在库房和已销未提库真实性。

〈2〉商务统计岗每月打印已销未提清单上报总经理。

〈3〉对超过半年未提商品,财务部应与业务部进行核对,提出处理意见,上报总经理审批后进行清理。同时将清理结果及明细表上报分公司管理部门、商务部、财务部备案。

(八)销售折扣与折让

〈一〉销售折扣:为鼓励客户多购和尽快付款,从应付货款中支付一定比例金额。

销售折让:客户由于商品质量或品种不符合要求,但商品不作退回,而要求在价格上给予某些折让(即退部分货款)。

〈二〉销售折扣与折让。

1、办理销售折扣折让时,应持 销售折扣折让 小票连同销售小票一起到资金商务收款台办理预留折扣折让手续。

2、销售折扣使用,需凭蓝 销售折扣折让 小票办理冲红,若要购货,则开具蓝销售小票,如果继续有余款,再以蓝 销售折扣折让 形式留存,资金商务收款台不再开具发票。

3、转出销售折扣折让必须在货款收妥后才可办理。

4、预留折扣折让有效期为开票后半年,过期部分不得再购货或转款,经办人应持销售小票到财务部办理增加部门利润手续

三、销售收入核算与统计。

(一)对外核算。

1、各核算单位应加强销售收入管理,认真组织会计核算,按销售构成分类方式、核算部门等设定会计科目,按日将销售小票录入,返填销售库,经核对无误后打印销售日报。

2、收入核算岗按日接收资金商务收款台传送销售数据,并与日报、发票记账联进行核对,根据收款方式生成记账凭证,打印整理完凭证后送交会计复核员进行复核,记账。

3、销售收入按月归集、结转。

(二)内部核算。

各经营公司根据管理需要实行内部责任会计核算,真实计算反映各核算部门经营业绩,提供考核评价依据。

1、部门间内销会计事项。

(1)因外销引起内销:对外销售过程中开票人所属部门与定义商品部门不一致而引起内销。

(2)因领用引起内销:公司内部因领用物品或固定资产而该商品定义部门与领用部门不一致形成内销。

(3)因部门间商品调拨而引起内销。

2、内部结算价格确定:根据不同事项可选择不同方法确定,经营单位在一个财政年度内不再变动。

(1)成本价:即按该商品月末计算平均单价作为内部结算价。

(2)成本加成:即在成本价基础上加上一定比例作为内部结算价。

(3)协商价:即内部购销双方协商确定结算价。

3、内销、内购流程。

各部之间内销、内购事项,财务部门应定期和内销部门提供清单,由内销部门填列齐结算价格、金额后返换回财务部进行账务处理,内部结算价应含增值税。

4、公司销货收入如不开销货发票,则不能通过银行结算,收取现金或通过内部账户,如有可能则补开发票。

(三)销售收入统计。