第1篇 投资公司档案管理制度
投资管理公司档案管理制度
第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。
第二条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。
第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。
第四条一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
第五条在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。
第六条归档范围:
(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
(二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
(三)本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
(四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
(五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
(六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第七条归档要求:
(一)归档的文件材料要完整、系统、准确。
(二)归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
(三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
(四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
(七)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
(八)案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。
第八条档案管理人员职责
(一)按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
(二)按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
(三)工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
第九条档案的查阅和借阅
(一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。
(二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。
(三)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
(四)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
(五)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
(六)不准转借,必须专人专用。
(七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第十条档案的保管
(一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射'五防'工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。
(二)为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
(三)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
第十一条档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。
第十二条奖惩
(一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。
(二)经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。
(三)故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。
第十三条本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。
第2篇 投资公司档案管理制度格式怎样的
投资管理公司档案管理制度
第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。
第二条 公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。
第三条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。
第四条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
第五条 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。
第六条 归档范围:
(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第七条 归档要求:
(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。
(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。
第八条 档案管理人员职责
(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
第九条 档案的查阅和借阅
(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。
(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。
(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
(六) 不准转借,必须专人专用。
(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第十条 档案的保管
(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射'五防'工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。
(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
第十一条 档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。
第十二条 奖惩
(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。
(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。
(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。
第十三条 本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。
第3篇 某某城建投资公司档案管理制度
某城建投资公司档案管理制度
为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。
一、档案管理规范
(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。
(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。
(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。
(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。
(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。
(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。
(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。
二、财务固定资产档案管理规范
(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。
(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。
(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。
(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。
三、工程项目档案管理规范
(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。
(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。
(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
