酒楼采购供货管理制度

酒楼采购供货管理制度

酒楼采购及供货管理制度

一、采购程序

1、各部门需要零星物品购置时,应由该部门组长填写申购单

→库管签字→部门负责人签字→总经理签字→采购实施购买。

2、采购人员购货时,须对多家(三家以上)进行价格、质量比较;供货商定向送货的不得高于既定价格标准。

二、采购方式的确定

1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料,应该选择供货商送货的方式。

2、对于使用频率低,不容易集中采购的零星物品及餐中断档急需物品可由采购人员采购。

3、采购方式上采用'定点、定价、定时'采购原则。

4、对于一些特殊的原材料可由外地发货,按计划定期申购。

三、供货商进场程序

1、供货商的寻找原则上由采购主管负责,总经办主任、财务会计协助;

2、供货商进场首先与总经办主任接洽,总经办主任在财务会计的协助下(财务会计全程参与),谈妥相关合同细节(以酒楼合同范本为标准合同格式),经总经理审查批准后,由总经理出面代表酒楼与供货商签定合作协议。

3、总经办以书面形式通知财务会计、库管及相关使用部门负责人,并将已签定的合同(协议)送交财务部一份备档,另一份留存备查。

四、供货商处罚程序

1、凡供货商违反相关合作条款(送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到),到由总助、行政总厨、财务会计、库管告知办公室;

2、办公室了解事情原委后,由办公室主任作出处罚决定,开出罚单;

3、办公室所开罚单交总经理审批;

4、办公室将对供货商的罚单交财务部执行,财务部在结算供货商款项时按罚单标准予以扣除。

五、供货定价制度

(一)原材料市场价格调查

1、酒楼每月组织供货市场调查不得少于两次,且应填写市场价格调查表,写明市调时间及地点,各参加人员在市调表上签字。财务会负责调价表格打印、价格记录工作并负责调价表保管。

2、市场调查由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计组成,具体由财务会计召集。

3、市场调查时间定于每月 日、 日,如恰逢周末,应作适当顺延。

(二)定价程序

1、每次市场价格调查后,应及时制定当期的供货商品执行价格,先由总助、行政总厨、总经办主任、财务会计、采购主管初定,再交总经理审定后,最后交董事会审批。董事会审批后将执行价格以书面形式交财务部执行。

2、原材料采购定价标准

处在批发价和零售价之间(即高于批发价低于零售价)。

3、价格调整:

因市场变化情况特殊,供货商提出价格调整要求,首先由供货商报总经办主任,总经办主任了解相关市场情况后与总助,财务会计碰头商量定出调价草案,再报总经理审批。

(三)供货商的更换与续用

在合作过程中如发现供货商有不履行合同的行为,且经沟通后无效,由总助、总经办主任、财务会组成审查小组,集体讨论决定是否更换、续用,然后报总经理最后裁夺。

六、货款的支付

1、货款的支付应尽量不通过采购,若因特殊情况必须经过采购时,须由采购填写借款单,并由总经理批准后方可借款,借款后应在3(次)日内报销冲帐;

2、供货商的货款支付,由财务会计向总经理报付款计划,并在付款前填写《请款单》经总理签字批准,方可付款;

3、双因特殊原因,未及时付款的供货商,由财务部会计负责进行协调,必要时由总经办主任协助。如经财务会计、总经办主任协调未果报总经理处理。