工程管理部资料管理制度
工程管理部资料管理制度
目的
对工程管理部所有的文件资料及书籍进行有效控制和管理。
工程文件资料
1.下发的公司文件;
2.工程技术书籍;
3.与工程有关的政府批文(包括复印件);
4.勘察、设计、施工等有关合同(包括复印件);
5.工程管理部来往文件;
6.工程管理部管理制度;
7.工作记录;
8.工程地质勘察报告;
9.设计图纸、文件及图形磁盘;
10.施工承包商提交的文件;
11.现场签证单及现场签证跟踪单(经济和工期)、设计变更及设计变更跟踪单(经济和工期);
12.竣工图和竣工资料;
13.工程管理部内部各项计划、文件、报告等;
14.其它资料。
必须归档的工程资料
对于必须归档的工程资料,资料员应及时了解情况,向有关部门索要资料。
其中包括:
1.与工程有关的政府批文;
2.勘察、设计、施工等有关合同;
3.设计图纸、文件及图形磁盘;
4.竣工图和竣工资料;
5.依照深圳市城市档案管理处规定必须归档的文件。
资料室文件资料管理
一、文件
1.政府来文
(1)政府来文是指:政府部门所批的各种批文及通知等;
(2)资料员在收到来文后,填好《政府文件登记表》(表4-17-1),填写《来文处理单》(表4-17-3),然后送工程管理部经理审阅;
(3)工程管理部经理审阅后,认为需要下发的做出批示,由资料员进行复印、下发,并填好《文件发放登记表》(表4-17-2),原件不得下发;
(4)不能下发的文件,在工程管理部经理批示后可到资料室阅览。
2.内部文件
(1)内部文件是指:公司文件及合同等;
(2)工程管理部经理在收到内部文件后交资料员;
(3)资料员收到文件后对其进行统一编号,分类填好《文件登记表》(表4-17-7)和《合同登记表》(表4-17-6);
(4)内部文件一般不得借阅,工程管理部内部员工可到资料室进行阅览;
(5)若确有需要借阅,应有工程管理部经理的批准签字。
(6)内部文件重新改版后资料员应将旧版文件交工程管理部经理审核,工程管理部经理批示是否消毁。
3.其它文件的收发
(1)这里主要是指:外部文件及资料等;
(2)资料员在收到文件后填好《文件登记表》(表4-17-7);
(3)资料员登记后填写《来文处理单》(表4-17-3),然后送工程管理部经理审阅;
(4)由工程管理部经理批示来文是否需下发、转发以及转发部门;
(5)资料员根据工程管理部经理批示进行文件的下发、转发,并填好《文件发放登记表》(表4-17-2)。
二、专业书籍管理
(6)专业书籍的购买是由各专业工程师提出,经领导批准,资料室统一购买;
(7)资料员应对专业书籍进行详细登记,填好《专业书籍登记表》(表4-17-4);
(8)借阅的书籍资料员应填好《专业书籍借阅表》(表4-17-5);
(9)已过时的旧版书籍,资料员应及时整理,建议重新申请购买;
(10)对于离职、离岗人员借阅的书籍,资料员应及时索要。
三、资料错漏管理
a)凡是资料室下发的资料,接收人若发现有错漏之处,为避免出现混乱,必须将错漏之处列项发文到资料室;
b)资料室收到文交工程管理部经理审阅后再将文传到相关部门。相关部门出变更文件,由资料室跟踪、发文。
项目部资料管理
i.文件收发
(1)项目部在收到资料室的发文后,由项目主管视文件内容下发,并填好《文件发放登记表》(表4-17-2);
(2)项目主管收到其它单位来文后,项目主管审阅后送交资料室处理。
ii.资料错漏管理
参阅资料室文件资料的接收与发放。
资料分类与编号
1.文件资料编号
i.政府来文编号规则:
'(政)-分类代号-序号'
其中:
分类代号:
js:建设局;
gt:国土局;
*f:消防局;
zj:质检站;
qt:其它。
ii.公司内部文件编号:
'(内)-分类代号-序号'
其中:
分类代号:
zz:职责;
zd:制度;
qt:其它。
iii.其它文件编号:
'(文)-分类代号-专业代号-序号'
其中:
分类代号:
ht:合同;
tz:图纸;
bg:设计变更;
qz:签证单;
sg:施工单位提交的文件;
dz:电子文档;
qt:其它。
专业代号:
j:建筑;
g:结构;
s:给排水;
n:采暖、通风;
d:电气;
r:弱电;
q:其它。
2.工程技术书籍编号规则:
'(书)-分类代号-专业代号-序号'
其中:
分类代号:
gf:规范、标准和规定;
sc:技术手册;
bz:各专业标准图;
c*:计算机程序盘;
qt:其它工程技术书籍。
专业代号:
j:建筑;
g:结构;
s:给排水;
n:采
暖、通风;
d:电气;
r:弱电;
q:其它。
相关记录和表格
4-13-1政府文件登记表
4-13-2文件发放登记表
4-13-3来文处理单
4-13-4专业书籍登记表
4-13-5专业书籍借阅表
4-13-6合同登记表
