第1篇 公司档案管理制度格式怎样的
第一章管理部门
第一条 管理部门。
(1) 文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以复印件归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印件。
(2) 各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。第二章整理与分类
第二条 文件点收。文件结案移送归档时,依如下原则点收。
(1) 检查文件的本文及 是否完整,如有短少,应即追查、归入。
(2) 文件应有管理部门主管的签认。
⑶ 文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回,由经办部门补办。
(4) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
(5) 有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
第三条 文件整理。点收文件后,应依下列方式整理。
(1) 中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(2) 右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
⑶ 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类。
(1) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
(2) 档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不够用时,可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多,亦可仅使用部门及大类或小类两级。
⑶ 同一小类(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够用时,可分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设卷次编号,以便查考。
(4) 每一档夹封面内页应设目次表,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个目次编号为原则。
(5) 档号的表示方式为a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2为经办部门代号,b1b2为大类号,c1c2为小类号,d1为档卷卷次,e1e2为档案目次。
第五条 档案名称及编号。
(1) 档案各级分类应命名,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容、性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
(2) 各级分类、卷次及目次的编号,均以阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少而定。
⑶ 档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(4) 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增加时,随时增补。
(5) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先研究,并编制新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条 档号编列。
(1) 案件如系新案,应就档案分类编号表,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(2) 案件如可归属前案,应查明前案的档号,予以同号编列。
⑶ 档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。
(4) 档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第三章归档与档案清理
第七条 保存期限。
(1) 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
(2) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股东名簿。③组织规程及办事细则。④董事会及股东会纪录。⑤财务报表。⑥政府机关核准文件。⑦不动产所有权状及其他债权凭证。⑧工程设计图。⑨其他经核定须永久保存的文书。
(2) 10年保存。①预算、决算书类。②会计凭证。③事业计划资料。④其他经核定须保存10年的文书。
⑶ 5年保存。①期满或解除之合约。②其他经核定保存5年的文书。
(4) 1年保存:结案后无长期保存必要者。
(5) 规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第九条 档卷清理。
(1) 管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。档案每年依规定清理一次,已届保存期限者,可以销毁,销毁前应造册报总经理核准,必要时向主管政府部门报备,并在目次表的附注栏内注明销毁日期。
(2) 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。第四章调卷
第十条 档案借阅程序。
(1) 各部门经办人员因业务调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后,向管档人员调阅。
(2) 管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备核查、催还。
⑶ 在档案室当场借阅者,可免填“调卷单”。
(4) 档案归还时,经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即可归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理。
(1) “调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
(2) 调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有必要拆开时,亦须说明原因,请管档人员负责处理。
⑶ 调卷人员调阅档案,应在规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自借出。
(4) 调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。
第2篇 有限股份公司档案管理制度
1.目的
为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。
2.范围
本制度适用于公司各级档案管理。
3.名词解释
3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。
3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。
3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。
4职责
4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。
4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。
4.3行政部档案管理工作：
4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。
4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。
4.3.3负责编制、完善档案管理制度。
4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。
4.4各部门(厂)档案管理员：
4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。
4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。
4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。
5.管理内容：
5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。
5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。
5.2.1质量要求：
5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。
5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。
5.2.2档案收集规则
公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：
5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。
5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：
5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。
5.3档案整理规则：
5.3.1.1公司档案设置三级类目：
5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。
5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。
5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。
5.3.2装订：
5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。
5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。
5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。
5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。
5.3.3排列：
归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。
5.3.4编号：
公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称【年度】-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。
5.3.4.1声像档案
照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。
录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。
5.3.4.2实物档案
每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。
5.3.5编目：
5.3.5.1卷内文件目录(附表7.1)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。
5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
5.3.6装盒：
将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表7.2)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。
5.4档案的保管和保护：
5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。
5.4.2声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。
5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。
5.5档案的移交：
5.5.1移交规则：
在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。
5.5.1.1文书档案的移交：
由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。
5.5.1.2声像实物档案的移交：
声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。
5.5.1.3对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的资料均应为原件。
5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。
5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。
5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。
5.5.2.4移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表7.3)，确保填写内容的完整、准确、清晰。
5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。
5.5.2.6移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。
5.5.3移交时限：
一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。
5.6档案的借阅：
5.6.1公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表7.4)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.2公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.3外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。
5.6.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。
5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。
5.6.6借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。
5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。
5.7档案保管期限：
档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。
凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。
5.8档案的处置
5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。
5.8.1.1如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。
5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。
5.8.2销毁
5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表7.5)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。
5.8.2.2对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。
6..对发生以下行为者将进行相应处罚：
6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
6.2私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
7.附表：
7.1卷内文件目录
7.2备考表
7.3档案交接登记表
7.4档案借(查)阅单
7.5档案销毁清册
第3篇 纺织公司文件和档案管理制度
为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。
1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。
2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。
3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。
4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。
5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。
6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。
7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。
第4篇 建筑公司档案管理制度
建筑工程公司档案管理制度
1.档案管理目的
为了完善公司现代化、规范化,系统化的管理制度,全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理,促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务,公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规,制定本公司的档案管理制度。
2.档案管理范围
2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
2.2本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工;经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责
3.1公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
3.2.2 综合部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作,并建立独立的档案室,负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。
3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.3.3 归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。
3.3.4 保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。
3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.5档案管理人员变动时,综合部部长要对档案交接负有监交责任,且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
3.6会计类档案将由财务部统一归档保管,以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则
4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2归档资料要进行登记,编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
4.3借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。
4.4任何人不得拒绝归档,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改,抽换,伪造,盗窃,隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,按照公司相关规定进行处理。
4.5归档文件的密级,按照《保密工作管理规定》的相关条款确定,绝密类档案应单独入柜保管,严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权,专利技术和商业秘密的档案重点保管。
4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况,档案管理员立即向综合部部长报告,经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
4.7借用存档文件资料时,档案员应视借阅文档的密级,要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录,认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作,不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下,外单位来人查阅本公司档案,需持单位介绍信并经总经理签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按档案管理规定经总经理批准后,由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法
5.1档案档号的编制:
5.1.1 档号编制原则:档号是存取档案的代号,排架的依据,它反映公司档案分类体系和物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机管理。
5.1.2 档号编制方法
■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。
5.2档案保存期限:
5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
5.2.2 工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
5.3档案的归档
5.3.1 归档范围:可根据实际情况进行归档,具体应由公司各部门的负责人确定编制。
5.3.2 归档要求:
■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档;工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档;电子档案由各部门形成、整理后,拷贝在耐久保存的介质中,连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交;声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档,对于会议形成的声像归档,会议结束后半个月归档。档案交接时,双方当面点清,并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改,要报送给档案管理部门《文件更改申请单》,连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。
■归档的文件资料,必须是原件,原件出于报批不能归档或相关企业需保留的,综合部保存复印件。
5.4工程竣工档案管理:
5.4.1 工程竣工验收后十五日内,项目部将竣工工程的内业资料整理、编目,并上报各相关主管部门审核合格后,装订成册,上交综合部,办理档案移交手续。
5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部,归档存放。
5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字,方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。
5.4.4 年终档案归档结束后,将存档情况上报总经理。
5.4.5 定期检查档案存放情况,发现问题及时处理并上报公司领导。
5.4.6 档案一律存放在柜内,档案按工程竣工时间分区,按工程分类,按专业分号。按先后顺序整齐存放,并填写《竣工档案登记明细表》,档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明
6.1文件档案的管理:
6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。
6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
6.2电子文档的管理:
6.2.1 收集、积累要求:
■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常
改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.2 收集、积累方法:
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求:
■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
6.3声像档案的管理:
6.3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
6.3.2 文字说明的编写要求:
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
第5篇 项目物业公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则:
一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理:
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
(一)档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
(二)各部门档案范围
1、行政人事部行政
(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。
(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。
(4)公司重大事投诉报告、处理决定。
(5)通报表扬。
(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。
(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
(9)公司大事记。
(10)公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
(1)中级职称、员工技工职称资料。
(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
(5)员工的奖励、处分的决定和通报。
(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。
(7)员工花名册。
(8)采购合同。
3、安护部
(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。
(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。
(2)小区管理费调整的请示、通知。
(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改项目、图纸。
(3)工程重大事故报告。
(4)工程重大投诉诉处理资料。
(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。
(6)小区维修资料。
6、客户服务
(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。
(2)写字楼、商场等管理规定。
(3)重大投诉、重大事故处理意见。
(4)用户资料。
(5)装修指南。
(6)用户手册。
二、档案编号:
(一)按照分类大小级别按次序编号。
(二)按照年度时间按顺序编号。
(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷:
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。
(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。
(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
二、编制目录:
(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
第五条 档案保管:
一、保管期限
(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。
(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。
(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
(一)便于查阅。
(二)保证档案的安全。
(三)防止档案的损坏。
(四)采取修复技术,延长档案寿命。
三、保管职责:
(一)财务部保管财务档案。
(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。
(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
(八、)档案原则上保管原件。
第六条 档案保密:
一、档案密级
分为三级:绝密、机密、普通;
(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
(一)查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
(二)档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查(借)阅资格:
3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。
(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理:
一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。
二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等'七防'措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。
第6篇 某公司档案管理制度
档案管理制度
一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4. 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第7篇 s公司派遣员工档案管理制度
某公司派遣员工档案管理制度
为进一步健全我单位规章制度,维护单位及派遣员工的合法权益,避免纠纷产生,促进企业健康发展,结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务派遣员工的聘用及管理,请各部门相互配合,严格执行。
一、基本原则
公司招聘录用派遣员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则,档案管理机构对派遣员工的全部档案实施综合管理。
二、根本要求
档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全,便于公司对档案的有效利用。
1.档案的完整:一方面,从数量上,要保证档案的齐全配套,不使应该集中保存的档案缺文短页,杂乱无章;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,严防对档案人为地割裂分散,或者零乱堆砌。
2.档案的安全:一方面,从档案的物质安全上说,要努力采取科学措施,对派遣员工的档案进行很好的管理和保护,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要加强保密工作,严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。
三、派遣员工个人档案的形成
严格遵守派遣员工的招录流程,并将派遣员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入派遣员工个人档案,编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目:
1.应聘登记表;
2.笔试成绩表及面试评价表;
3.体测表;
4.体检表;
5.培训登记表;
6.考核登记表;
7.社会保险个人信息采集表;
8.派遣员工告知书;
9.无犯罪记录证明(声明);
10.个人承诺书;
11.劳动合同及补充协议原件;
12.派遣员工手册签收凭证(公司联);
13.个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件;
14.员工离职相关材料;
15.解除(终止)合同证明;
16.其他与派遣员工聘用招录有关的书面文件。
四、档案管理
1.管理部门
派遣员工档案归口人力资源部(综合办公室),归入人事档案类别,与公司其他档案分类编辑,统一管理。
2.归口管理
2.1.归档前,要对归档材料进行鉴别,按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。
2.2.归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。
2.3.及时将新材料归入档案中。
3.档案的查(借)阅
3.1.查(借)阅派遣员工档案须经公司分管领导审核批准后方可,特殊情况下须经董事长审批,并进行借阅登记。
3.2.使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由档案管理人员向证明人核实情况后,可以出具证明材料。
3.3.档案管理员要做好归档记录、查(借)阅记录。档案借阅最长时间为一周,若借阅人未按规定及时归还所借档案,档案管理人要及时催还,必要时为其续办延长借阅手续,并要求到期归还。
3.4.档案管理员在出借档案时要核实档案材料,并在档案归还时核对材料是否完整或损坏,如发现材料损坏或丢失应及时向分管领导汇报。
4.档案的保存和销毁
4.1.档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
4.2.档案管理员要定期对档案进行检查,防治霉变、虫蛀,防火、防水、防盗。
4.3.档案原则上永久保存,对于已辞(退)职派遣员工的个人档案,原则上自离职之日起3年后方可销毁,销毁时须经公司领导批准,并做好销毁记录。
五、制度生效
1.本档案管理制度自即日起开始实施,在实施过程中应结合实际情况不断进行完善,重新编辑或编制补充文件附于本文件之后。
2.《派遣员工档案借阅申请单》、《派遣员工档案借阅登记表》、《派遣员工档案销毁申请单》作为本文件附件。
第8篇 水务集团公司档案管理制度
河套水务集团公司档案管理制度(暂行)机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。为了对集团公司发展过程中产生的珍贵资料进行科学保存和管理，以便于在工作过程中总结工作经验，指导工作开展，提供可靠依据，充分发挥档案的指导作用和记查作用，根据目前集团公司的办公条件，特制定本制度以规范集团公司档案管理工作。
一、公司档案管理的基本原则
集中管理与分散管理相结合，即公司文书档案由行政部集中统一管理，其他部门业务档案(已交行政部的除外)分别由部门自行管理，以便于及时利用，维护档案的完整、原始与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
二、公司档案的归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、会谈纪要、决定、委托书、协议、合同、项目申报资料、工程技术资料等具有参考价值的文件资料。
三、公司档案管理责任
集团公司部门的档案管理员暂由各部门工作人员兼职，所属单位设专(兼)职管理员,要明确具体责任人。管理员职责：
1、要维护好公司及各部门的原始工作资料及单据齐全完整;
2、要负责及时整理好部门工作资料，按月、按年并分类汇编成册，要有明确对应的目录，以便于工作需要时索引查找;
3、档案管理员要有良好的保密习惯，借阅资料要有翔实记录手册并负责收回;
4、要树立高度的法制意识和观念。
四、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“平时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作中形成的档案资料及时收集、归档，每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。归档资料应为电子版和打印件各一份。
3、凡应该及时归档的资料，由各部门档案管理员负责及时归档。整理好的档案要明确保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
4、各部门以公司名义收、发文必须交行政部档案管理员留存一份，以部门名义收、发文件资料，则自行留存。
五、档案的借阅
1、总经理、副总经理、财务总监、总经理助理借阅公司档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司以外人员需借阅档案时，由部门负责人办理档案借阅申请，并送分管副总经理核批。
3、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
六、档案管理工作检查与考核
集团公司在半年和年底对各部门和所属单位档案工作进行考核，具体要求如下：
1、没有设置档案管理人员岗位，扣1分;
2、没有按月、按年并分类整理成册的档案资料，扣0.5分;
3、重要工作没有档案记录和原始资料，一项扣0.5分;
4、发生因档案泄密造成的公司损失，视情况扣分;
5、没有电子版本或纸质版本污损严重，扣0.5分
七、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、档案保存到期时，由档案管理员提出档案资料销毁申请，交部门负责人审核经分管副总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案资料销毁申请和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
公司档案管理制度
公司档案管理制度是一篇规则方案的范本，由课件之家为您精心整理，如果您觉得公司档案管理制度不错的话，请把公司档案管理制度加到您的收藏夹里面或告诉你的朋友。
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第9篇 某热电公司劳动者职业卫生监护及其档案管理制度
为履行对接触职业病危害的劳动者进行职业卫生监护的法定职责，规范职业卫生监护工作，加强职业卫生监护管理，保护员工健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》、国家安全监管总局《工作场所职业卫生监督管理规定》等法律、法规的要求，结合我公司实际情况制定本制度。
一、本公司综合办公室根据的职业病危害因素的类别、接触水平等情况，严格按照《职业健康监护技术规范》（gbz188）等国家职业卫生标准的规定，组织从事接触职业病危害因素的劳动者有计划地到法定职业卫生技术服务机构进行职业卫生检查。员工接受职业卫生检查视同正常出勤。
二、组织拟从事接触职业病危害因素作业的新录用人员（包括转岗到该作业岗位的人员）、从事有特殊卫生要求作业的员工进行上岗前职业卫生检查。新进厂员工必须经职业卫生检查合格后，方可从事接触职业病危害因素作业。
三、每年组织一次从事接触职业病危害因素作业的员工进行在岗期间的定期职业卫生检查和异常人员的复查治疗。由用人单位职业卫生管理部门和人事部门负责核实人员名单，制定体检计划并组织实施。
四、对即将离岗的从事接触职业病危害因素作业的员工，人事部门报职业卫生管理部门，并共同组织其进行离岗前职业卫生检查，未进行离岗体检的，不得解除或终止与其订立的劳动合同。
五、对体检中发现有职业禁忌症或有从事与职业相关的卫生损害的员工应调离原作业岗位，并妥善安置；发现卫生损害或需要复查的，应如实告知员工本人，并按照体检机构要求的时间，进行复查或医学观察、治疗。
六、对疑似职业病病人应当按规定向所在地安全生产监督管理部门报告，并按照体检机构的要求安排其进行职业病诊断或者医学观察。
七、在设备生产、检修过程中如出现职业病危害因素严重超标，对遭受或者可能遭受急性职业病危害的劳动者，职业卫生管理部门应做好个体防护并及时组织进行卫生检查和医学观察。
八、职业卫生管理部门应当建立劳动者职业卫生监护档案和用人单位职业卫生监护管理档案，并按规定妥善保存，接受安监部门的监督检查。
劳动者职业卫生监护档案应包括以下内容：
（一）劳动者姓名、性别、年龄、籍贯、婚姻、文化程度、嗜好等情况；
（二）劳动者职业史、既往病史和职业病危害接触史；
（三）历次职业健康检查结果及处理情况；
（四）职业病诊疗资料；
（五）需要存入职业健康监护档案的其他有关资料。
本单位职业卫生监护管理档案
1、用人单位申报检测、组织员工体检、委托医疗机构服务等活动的委托书；
2、职业卫生检查结果报告和评价报告；
3、职业病诊断报告；
4、对职业病危害患者、患有职业禁忌证者和已出现职业相关卫生损害从业人员的处理和安置记录；
5、用人单位在职业卫生监护中提供其他资料和职业卫生检查机构记录整理的相关资料。
6、设备，设施的改进，隐患整改情况等。
九、本单位不得安排未经上岗前职业卫生检查劳动者从事接触职业病危害作业；不得安排未成年工从事接触职业病危害的作业；不得安排孕期、哺乳期女员工从事对本人和胎儿、婴儿有危害作业；不得安排有职业禁忌证的劳动者从事所禁忌的作业。
十、职业卫生检查、复查、医学观察、职业病诊疗费用由本用人单位负担。
十一、建立参加职业病危害事故应急救援人员体检制度。
第10篇 某快递公司档案管理制度
快递公司档案管理制度
1、目的 为了加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,加强公司信息安全措施,维护公司合法权益,特制订本制度。
2、适用范围及职责
2.1档案管理责任人为财务部
2.2公司各部门、员工应遵守档案管理要求,有保护档案的义务。
3、档案分类
3.1本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;
4、档案管理
4.1整理:根据分类和成立时间整理;
4.2分类:根据经济业务进行分类;
4.3立卷:区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期;
4.4作好档案的“三防”管理,即:防火、防潮、防遗失;
4.5档案室管理:公司档案存放钥匙由专人负责保管、部门档案存放钥匙由指定人员负责保管,不得转借;无关人员不得随意进入或翻阅;
5、档案备份对存入电脑的重要资料、档案等必须备份。
6、本制度自颁布之日起实施。
第11篇 投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
第12篇 地产公司销售部档案管理制度
地产公司销售部档案管理制度6
为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;
一、档案归档范围
1、销售合同
(1)预定书(认购书)原件;
(2)买卖合同原件;
(3)换、退房申请;
(4)房型修改申请;
(5)其他合同之补充协议。
2、客户资料档案
(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。
(2)签约客户档案
基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;
办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;
其他客户提交之资料。
3、内部管理档案
(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件
(2)销售管理档案
(3)各日、周、月统计表及报表;
(4)早晚会会议记录。
4、内部往来文件
(1)发往各部门间的日常函件;
(2)收到公司各部门的往来文件。
5、公司对外宣传资料
(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;
(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;
(3)户外灯箱、路牌的样稿;
(4)各类宣传活动的录影带及照片。
6、房地产相关信息
(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;
(2)各楼盘楼书;
(3)房地产相关信息剪报;
(4)各项目对外宣传广告剪报。
7、对外合同合约
(1)户外宣传制作合同复印件;
(2)媒体制作合同;
(3)其他与销售部有关的合同合约。
二、归档及保管要求
1、严格按归档范围对档案进行归档整理;
2、档案资料分类应清晰、全面;
3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;
4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;
5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。
三、档案的借阅
档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:
1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;
2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;
3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;
4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;
四、档案的保管
1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;
2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;
3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;
4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。
五、档案的剔除和销毁
1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;
2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。
