iso9000文件-消防管理程序制度（十二篇）

第1篇 iso9000文件-消防管理程序制度

公 司 程 序 文 件版号: a

修改号: 0

ej-qp4. 2消防管理程序页码: 1/3

1.目的:

加强消防工作的管理,贯彻以防为主的方针,确保小区人身财产的安全。

2.适用范围:

适用于本小区的消防管理。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.8、4.9、4.10、4.13章

3.2 iso9002标准第4.8、4.9、4.10、4.13章

4.职责:

4.1公司全体员工及分承包商员工为义务消防员;

4.2公司管理者代表为义务消防队总指挥;

4.3保安服务部负责日常消防的预防工作;

4.4保安服务部主任检查、监督日常消防工作。

5.工作程序:

5.1成立义务消防队。

5.1.1由保安服务部成立义务消防队,保安服务部主任即为义务消防队负责人。

5.1.2将义务消防队成员名单交给综合办公室备案。

5.1.3义务消防队负责人,负责有关消防工作的监督和检查。

5.2消防设备管理和检查:

5.2.1根据深圳市消防局制定的《消防条例》,配备消防器材和设施。

5.2.2义务消防队建立《消防设备登记表》和《消防设备平面图》。

5.2.3对小区消防设施按《消防设备、设施标识各检查方法》标出明显标记。

5.2.4每月保安服务部根据制定的《消防检查制度》负责对消防设施进行检查,并在《消防器材设施检查表》中作好记录。

5.3消防检查:

5.3.1保安服务部主任制定消防检查制度,根据该制度对小区及地下车库的消防情况进行检查,做质量记录。

5.3.1.1对损坏消防设施、器材的,要求先行修复并赔偿损失。

5.3.1.2对违章使用、更改天然气管道的,要求停止作业,恢复原状。

5.3.1.3对装修使用易燃易爆物品的,责令停业使用,更换其它物品方可再施工。

5.3.1.4其它:视具体情况提出改进要求。

5.3.2对违章情况由消防队长提出《整改通知书》,发至相关单位,

限期改进并跟踪验证整改效果。

5.4消防知识培训:

5.4.1对住户的消防要求:

5.4.1.1通过发放《住户须知》向住户宣传安全用电、用水、安全专用楼宇等常识。

5.4.1.2义务消防员必须接受消防技能培训。综合办公室组织义务消防队消防知识的培训,并将培训结果填写在各人培训档案。

5.4.2对员工每年学习消防知识,增强消防意识,学习内容:公司制定的《消防检查制度》、学习情况,参加人员要详细记录。

5.5消防演练:

5.5.1由保安服务部每年组织一次消防演练。

5.5.2由保安服务部主任拟制演练计划,由管理者副代表批准后,责成保安服务部实施。

5.5.3演练后,由保安服务部组织座谈、总结,将总结形成文字后上报综合办公室存档。

5.6火灾事故处理:

5.6.1火灾事故处理程序参见《火灾应急措施》。

5.6.2由保安服务部主任责成具体事故单位写出火灾事故报告。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《消防检查制度》 ej-wi-qp4.2-01

6.2《火灾应急措施》 ej-wi-qp4.2-02

6.3《整改通知书》 &

nbsp; ej-wi-qp4.9-05

6.4《消防器材设施检查表》 ej-qr-qp4.2-01

6.5《消防设备登记表》 ej-qr-qp4.2-02

6.6《消防设备、设施标识和检查方法》 ej-wi-qp4.2-03

6.7《火灾隐患检查表》 ej-qr-qp4.2-03

6.8《消防设备、设施检查卡》 ej-qr-qp4.2-04

6.9《消防设备平面图》 ej-wi-qp4.2-04

6.10《消防演练计划表》ej-qr-qp4.2-05

6.11《消防演练总结》ej-qr-qp4.2-06

6.12《消防值班记录》ej-qr-qp4.2-07

6.13《消防系统的检测和保养规程》ej-wi-qr4.2-05

第2篇 华闽酒店文件管理制度

闽华酒店文件管理制度

1、公文办理一般包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;

2、凡酒店的收文(信、函)包括领导的亲收件,由总经理室秘书处签收、登记,转交董事长或总经理;

3、公文登记后,根据总经理的批示,由总经理办公室转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由总办秘书送交,并经登记、签收后方可送交;

4、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到总经理办公室阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;

5、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有着落,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;

7、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第二季度移交完毕;

8、各级干部调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送总办秘书处登记保管;

9、没有保存价值的文件,经过鉴别和主管领导批准,由总经理定期销毁。销毁秘密文件,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销,秘密级以上文件不准作废出售,一律集中销毁。

第3篇 文件、档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导>;批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

第4篇 调度中心文件信息资料管理制度

一、文件、信息、资料的登记:

接收上级的来电、文件、传真及各矿上传或报送的资料应立即登记,认真填写《文件信息接收报送登记表》。

二、文件、信息、资料的报送:

1、每天白班收到上级来电、文件、传真等,应立即送局办公室。

2、每天白班收到各矿上传的文件、传真或其它资料,应于当天下班前送局办公室。

3、每天夜班收到上级下发的文件、传真,应立即把相关内容电话通知分管领导,按分管领导的指示及时或于第二天早8:30分之前报送到局办公室。

4、每天夜班收到各矿报送的文件、传真、资料等,应于第二天早8:30分之前报送到局办公室。

三、文件、资料的传达:

1、以传真电文形式下传:电话通知各矿调度员接收传真,记录接收人姓名,填写《转发文件(传真)登记簿》。

2、复印文件(传真)形式下发:电话通知各矿来局调度中心取文件,记录接收通知人姓名,填写《发放文件(传真)登记簿》。要求来取人员签字。

四、文件、资料的存档:

将存档文件按要求填写文件索引目录,以电子文档形式保存,然后将文件分类保存至档案柜。

五、文件、资料的梳理、存档、报送职责:

1、各类表格、记录的内容由当班相关人员填写。

2、每天接收各矿井(公司)向局上报的资料,由当班相关人员负责梳理、汇总、报送、存档。

第5篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条 公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条 文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；

2、各种专业例会记录；

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

4、有保存价值的客户资料及处理结果；

5、企业日志和大事记。

第十条 立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条 本制度解释权归行政部。

第十三条 本制度自公布之日起执行。

公司文件管理制度（二）

（一）总则

第一条 减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

（二）收文的管理

第四条 公文的签收

1、凡来厂公文件（除厂领导订的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲文件，厂领导封後，也应分别交两办办理正常手续。

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

3、加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文的管理

第八条 发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群团体文件由党委批转。

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

第九条 发文的范围：

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党委、厂部下发文件主要用於：

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4、在工厂日常生、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

（四）发文程式与要求

第十条 发文程式规定：

1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、业务科室，各群团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件的销毁

第十七条 对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度（三）

第一章 总则

第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文书档案立卷归档方法

第一节 文件资料的收集管理

第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。

第七条 各系统、部门档案员的职责：

（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节 归档范围

第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十三条 信访工作资料。

第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。

第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。

第三节 平时归卷

第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。

第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的'案卷类目'。'案卷类目'的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。

第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照'案卷类目'条款，放入平时保存文件卷夹内'对号入座'，并在文件处理登记薄上注明。

第四节 立卷

第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第6篇 机关单位文件管理制度范例

机关单位文件管理制度

一、文件管理包括文件的登记、传阅、分发、归档等一系列相关的、衔接有序的工作程序。

二、保密室收到来文后,应及时进行登记办理,急件要立即办理。

三、传阅文件应根据批办要求,进行办理,先呈送主管领导,不得延误。

四、文件传阅时间不宜过长,送领导和秘书的文件,原则上时间不超过2天,急件不得过夜。尽量避免横传文件,以防文件遗失或下落不明。

五、为提高办文效率,传阅不得出现差错,避免漏送、错送。

六、需要各有关单位办理的文件,时间一般不超过3天,特殊情况或难度较大的不得超过一星期。

七、对领导批示,应有办理结果,有关文件应及时附在办理文件之后,做到件件有着落,事事有回音。

八、秘书借阅文件,应进行登记,用完后及时退回,时间一般不超过一星期。

九、会议文件,应由分口秘书负责收回,及时送保密室存档。

十、严格加强催办制度,采取多种方式进行催办,对急需办的文件,应单独进行登记,以便及时催办。

十一、严格加强电报管理,电报随到随办,对需办理的电报根据电报内容或电话通知有关办理单位,或请有关单位的领导亲自来阅,如部门领导没有时间或不在家,可派专人到保密室把电报内容摘抄带回办理,对需拿走的电报催办要及时,不能延误。

十二、文件收回后,要及时进行整理、清退,以便查阅、归档。

十三、严格加强文件销毁工作,对过时和需销毁的文件,由文秘科统一销毁,各科室不得自行处理。

十四、文件或电报的办理工作一定要做好、做细,力求高效、安全、稳妥地传阅,严格按照国家公文管理办法执行。

第7篇 机房上墙文件：工具管理制度

工程部机房上墙文件:工具管理制度

1、集中管理的工具

集中管理的工具为小型机械、精密仪器及不宜由个人保管的各种工具,借用者应掌握工具的基本性能和操作要领。借用工具必须登记。登记要清楚,用完后应及时归还销账。应每月对工具进行清点、核对。

2、对工具精心保管、精心使用,如因使用不当或保管不善,造成损坏、丢失,应由借用者负责赔偿。

3、工具不得转借他人,归还时需擦干净。

4、个人管理的工具做好个人管理工具登记。

5、工具必须精心使用,妥善保管,如有丢失或使用不当造成损坏应由个人赔偿。

6、工具的更新配置由工程部经理审批,统一安排。

**物业管理公司工程部

20**年*月**日

第8篇 文件管理制度范文

小编在这里分享一篇文件管理制度,希望大家以后在使用文件时要多加注意哦。

(一)总则

第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上'文件处理传阅单',作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部党员代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施,修改时亦同。

第9篇 纸质文件管理制度范文

公司纸质文件归档管理办法

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益,把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。

根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况,特制定如下纸质文件归档管理办法。

第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。

在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。

第二章 纸质文件归档的具体实施

第三条 纸质归档文件的收集范围

1.红头文件,如批复、决定、通知等

2.白头文件,如经验介绍、会议材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.记载性文件,如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;

5.内部使用文件,如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;

6.报道性文件,如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。

7.证明性文件,如介绍信存根、党组织关系转移证明等;

8.信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;

9.契约性文件,如协议、合同、意向书等;

10.登记性文件,如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。

第四条 纸质归档文件的整理注意事项

1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③

正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;

⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。

如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;

⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。

3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。

分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。

取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。

4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。

如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;

④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等。

5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。

具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。

6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。

8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。

第五条 纸质归档文件的保管办法

1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作,是档案管理中的一项重要内容。

基本任务和要求是维护档案的完整与安全。

2.档案保管的软硬件设施管理

2.1 档案室/柜管理。

要建立完善的档案室/柜管理制度,配备必要的防护设备,合理调节和控制温度、湿度,做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作,定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作,保持整洁、有序,保证档案安全无损。

2.2 档案检查。

对于已存档案的状况应定期进行全面检查,必要时可临时进行部分检查。

着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况,检查时要逐卷进行,要作出详细记录并写出正式报告。

一旦发现档案缺少或严重破损等问题,要及时采取措施,妥善处理。

2.3 防止泄密。

对于保密文件,要保护其机密不被盗窃,严防泄密。

对涉密档案安全进行检查,特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞,确保档案信息安全。

节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

3.保管期限的划分

3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。

它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。

(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。

(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。

(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。

(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。

3.3 短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。

(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。

(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。

3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:① 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

② 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

③ 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。

④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。

第六条 纸质归档文件的借阅使用

1.公司各部门借阅档案,必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

外来公司单位企业来人查阅本单位档案,需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚,办理手续。

用完的档案要归还原位。

2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《 档案安全保密标准》中的要求办理。

3.查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。

特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。

需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

第七条 纸质归档文件的鉴定销毁

1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。

档案鉴定销毁小组组长为董事长,作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理,作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员,作为档案销毁的执行人。

2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定,对保管期限已满但仍有保存价值的,应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。

3.销毁档案必须编制档案销毁册,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

4.销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字,严禁将档案作废纸出售。

第八条 以上办法自2023年11月1日起执行,解释权归公司行政部。

二○一一年十月

纸质文件管理制度