第1篇 公司文件及档案管理制度
公司文件及档案管理制度
(七) 第一章总则
第一条 为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
第二条 本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条 本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范围
第四条 档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第五条 根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责
第六条 管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条 管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、 技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条 重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条 档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、 统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;
三、 监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;
四、 维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;
五、 推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交
第十条 档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、 必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。
第十一条 归档要求
一、归档专业技术要求
(一) 归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;
(二) 归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三) 文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四) 声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、 相关工作要求
(一) 如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;
(二) 原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;
(三) 新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条 档案立卷
一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;
二、 立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;
三、 各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。
第十三条 档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、 公司内部移交要求:
(一) 行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二) 全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。
三、 对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。
四、 电子档案管理(略)第五章档案的利用
第十四条 档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条 档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、 借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;
三、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;
四、 严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;
五、 涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批,各档案室即可办理;
六、 新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;
七、 节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;
八、 借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;
九、 密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;
十、 外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;
十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条 档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、 复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条 档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;
二、 查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;
三、 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;
四、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;
五、 档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;
六、 不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;
七、 档案属下列情况之一者,不与开放利用:
(一) 涉及公司商业机密;
(二) 涉及公司专利或技术秘密;
(三) 涉及公司员工个人隐私;
(四) 档案形成部门规定限制使用。
第十八条 档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)第六章档案的保管和鉴定
第十九条 档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;
二、 档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;
三、 档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;
四、 定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。
第二十条 档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(一) 经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;
(二) 技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;
(三) 鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、 档案销毁规定
(一) 经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;
(二) 销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;
(三) 档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条 档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定
第二十二条 公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。
第二十三条 罚则
一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(一) 档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;
(二) 未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;
(三) 未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;
(四) 未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;
(五) 未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;
(六) 专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。
二、 因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则
第二十四条 本制度自印发之日起执行。附表:
一、《档案移交登记表》
二、 《档案查询审批表》
三、 《档案借阅审批表》
四、 《公司密级事项划分表》
五、 《档案材料归档数量统计表》
第2篇 x公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的签收
3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
3.2 公文的编号保管
3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。
3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3.3 公文的阅批与分转
3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
3.4 文件的传阅与催办
3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。
3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。
4.0 发文的管理
4.1 发文的规定
4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。
4.2 发文的范围
4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
4.2.2 公司下发文件主要用于:
① 公布公司规章制度;
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;
④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
⑤ 发布有关奖惩决定和通报;
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
5.0 文件的立卷与归档
5.1 文件的归档范围
5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档:
① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦ 上级机关领导同志来公
司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨ 公司日志和大事记;
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
6.0 文件的销毁
6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
第3篇 z物业公司文件资料管理制度
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1
b)未被质量体系引用的外来文件: 2
c)与服务过程无关的合同协议: 3
d)未被质量体系引用的法律法规: 4
e)行业标准性文件: 5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
*-*.*-**
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr―wd01―02―01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr―wd01―02―02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr―wd01―02―03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr―wd01―02―04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
qr―wd01―02―05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr―wd01―02―06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr―wd01―02―07
办公室
一年
起草人: 审核人: 审批人:
日期: 日期: 日期:
第4篇 物业管理公司文件管理制度9
物业管理公司文件管理制度(九)
1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单,送综合部经理审阅后,再送公司领导批阅。
2、经公司领导批阅的文件,综合部要及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。
3、各部门接文件后,要当日阅办,并根据领导批示及文件要求,主动办理。属于各部门联合承办的,主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合。
4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。
5、各部门在文件承办后,要将办理结果写在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间或字号,将文件退交公司综合部,立卷、归档。
6、上级下达的业务性文件,承办单位办完后,需要留存的,公司综合部经理签批后可以复印留用。
7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件,均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办。
第5篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章总则
第一条为提高行文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据我公司的实际情况,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。
第三条全公司各类文件由办公室统一管理。
第二章收文的管理
第四条公文的签收。
(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
(2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管。
(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件,总经理启封后,也应交办公室秘书办理正常手续。
(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号,个人不得私自保存。
第六条公文的阅批与分转。
(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
(2)一般函、电、单据等,分别由办公室秘书直接分转处理,如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
(3)为加速文件运转,办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
(2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。
(3)阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失、泄密。文件阅完后,应送交办公室秘书。
(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
第三章发文的管理
第八条发文的规定。
(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向公司办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。
(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发。
第九条发文的范围。
(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。
(2)公司下发文件主要用于以下事项。
①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。
(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。
①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定,同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
②在公司日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司总经理批准后,由主管业务部室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
③凡各业务部室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以用部室名义发会议纪要。
④各业务部室与外单位发生一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
第四章发文程序与要求
第十条发文程序规定。
(1)各单位需要发文,应事先向办公室提出申请。
(2)办公室同意发文时,主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。
(3)草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
(4)文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章,标定日期和密级。
(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿。
(6)经办公室审查、修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。
(7)对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新纂写清楚。
(8)需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。
(9)文稿审核、会签后,按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书,统一编号后送打印室打印。
(10)文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。文件打印后,由办公室派专人按量印刷,再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件,办公室秘书应拒绝盖章分发。
第五章文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需要本部门负责人签写便条,对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。
第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时
查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。
第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围。
(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。
(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。
(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。
(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。
(7)公司日志和大事记。
(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
(9)业务部室日常工作中形成的活动资料,由各业务部室负责立卷归档。
第十六条立卷要求。
(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
第6篇 投资公司文件收发和轮阅管理制度
投资开发公司文件收发和轮阅管理制度
一、编制目的
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
第7篇 物业公司文件格式的管理规定行政工作制度
物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定
6文件格式的管理规定
6.1适用对象
本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。
6.2.公司标志
公司标志在文件上端的最左边,具体如下:
6.3文件编号的规则:
1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
档号
文件种类
发文部门
项目物管处
物管公司
诠释:
物管公司 g80文件类型内部工作联系单w
项目物管处时代rma备忘录m
岭南rms会议纪要mu
逸彩rmy电子邮件e
发文部门资源部zy传真f
财务部cw物管公司0
工程部gc项目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往来公司3
档号 `0001始
6.3日期的格式统一有以下两种
6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文
文字日期)、或2005年1月31日(简称为中文式数字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用规定
6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最后落款的文件日期,统一使用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。
6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。
第8篇 关于公司文件及规章制度的管理规定
公司文件及规章制度是企业保证正常生产工作秩序的基本法则，是广大员工共同遵守的行为规范。为了加强公司文件及规章制度的严肃性，克服随意性，真正发挥公司各项管理制度应有的作用，制定本规定。
一、公司的重要管理事项和重复出现的生产、经营、行政等管理活动，经公司研究，总经理签批后以公司文件的形式发放。各条线的专项管理制度，由相关条线负责起草，综合性管理制度由综合管理办公室负责起草，统一由总经理签批。
二、公司内部制定的规章制度，要符合和体现公司的有关规定精神，统一到综合管理办公室审查备案，确保规定与公司的相关规定不相违背。
三、公司的文件、规章制度及有关综合管理工作计划，统一由综合管理办公室管理，技术、财务专业性文件由技术、财务部门编制审批发放，并做到监督执行和考核。对文件、规章制度的发放和废止，要做好登记记录。
四、要加强公司文件及规章制度的执行力度。文件及管理制度一旦发放，就严格执行，在执行中存在的问题及时修正，坚决杜绝有章不循的现象存在。
五、各部门要增强制度的严肃性，各级领导带头、认真组织学习制度内容，加强组织观念、制度观念、法制观念，逐步走上以法治厂的轨道。
第9篇 物业管理公司文件管理制度怎么写
物业管理公司文件管理制度
第一节 总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节 文件分类
一、规定。
发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。
二、决定、决议。
对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。
三、通知。
转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。
四、通报。
表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。
五、请示、报告。
向上级请求批示与批准,用'请示'。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。
六、批复。
答复请示事项用'批复'。
七、函。
商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。
八、会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'。
第三节 文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括代号、年号、顺序号。
四、公司发文代号分为四种:
①'发'、②'人发'、③'客发'。
冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。
力避随意发文。
'发'用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;
'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。
(公司其他部门均以'发'的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。
七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用a4型。
第四节 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
第五节 办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。
第六节 发文
一、发文一律使用《公司发文稿纸》。
二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
第七节 其他
一、时限要求:
1、特急:限4个工作时内完成。
2、急:限8个工作时内完成。
3、平:限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
第10篇 金属公司技术文件管理制度
金属制品公司技术文件管理制度
一.总则:
为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性特制订本制度。
二.技术文件的编制、审核、批准:
1.技术文件由工程部负责编制,工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。
2.工程部部长负责技术文件的审核。
3.总经理负责技术文件的批准。
4.技术文件包括:
a.图纸;
b.工艺操作规程;
c.设备操作规程;
d.产品内控标准;
e.产品检验规范;
f.采购技术要求等。
三.技术文件的更改:
1.技术文件更改的前提:
a.顾客要求更改;
b.由于开发试制的疏忽而必须更改;
c.技术要求过高,生产设备无法达到而必须进行更改等。
2.各部门如确需对技术文件进行更改,须由各部门负责人填写技术文件更改申请单,报工程部审核,厂务经理批准;
3.技术文件更改申请单应包括以下内容:
a.更改原因;
b.更改前参数;
c.更改后参数。
4.技术文件更改申请单的审批:
a.厂务经理负责对技术文件更改进行审批;
b.必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签;
c.厂务经理下达技术文件更改指令(书面文件);
5.生产部根据指令实施更改。
a.更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求;
b.更改不得违反有关标准和法律、法规;
c.工程部负责更改,其他人员未经受权无权更改,工程部做好技术文件更改记录;
d.更改时所有部门及所有文件应同步更改。
四.技术文件的管理:
1.技术文件发放:
技术文件由工程部发放到相关责任部门,并在[文件发放记录表]上登记,由领用人签名。
2.文件使用和保管:
a.工程部根据工作需要合理发放给使用者;
b.使用者要妥善保管好文件,使用者未经技术部许可,不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续;
c.工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表];
d.技术文件由工程部归口保管,工程部对上述文件应进行分类并妥善保管;
e.借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准,并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录,由借阅人签名;
f.对无使用及保存价值的文件,由工程部负责审批后及时收回销毁,并填写[文件及资料回收登记表];
g.对有保存参考价值的作废文件,应在该文件上进行标识,并用专柜保存,以防误用。
批准审核编制
日期日期日期
第11篇 检验检疫公司文件管理制度
检验检疫集团公司文件管理制度
第一章 总则
第一条 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高收发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合集团实际,特制定本制度。
第二条 本制度适用范围:各级政府、机关、企事业单位来文,集团上报、下发的各种文件、资料,子公司上报的文件。
第三条 文件由办公室统一管理。
第二章 收文的管理
第四条 公文的签收。
签收文件须检查收文单位或收件人姓名。
签收文件须核对文件的份数、标题等内容,发现问题及时报告主管领导。
签收文件须签写姓名并注明时间。
第五条 收到的文件须分类登记。登记内容包括:收文日期、编号、来文单位、文件主题。
第六条 各类会议带回的文件和材料,在传达和汇报后交办公室保管,个人不得存放。
第七条 文件须附“文件处理传阅单”,由办公室根据文件内容和性质,在当天或第二天分送领导阅签或送承办部门阅办;涉及到两个以上部门,按批示次序依次传阅。
第八条 文件的传阅。传阅文件严格遵守传阅范围和详细规定,不得将保密范围内的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,不得将文件转借他人阅看。阅批文件一般不得超过两天,阅批后及时交给办公室,阅后应签名以示负责;有领导批示、拟办意见的,办公室应责成相关部门和人员办理有关事宜。
第三章 发文的管理
第九条 发文范围:以集团名义上报、下发的各类文件。
第十条 办公室负责文件的上报下发,其它部门不得擅自向上、向下发送文件。
第十一条 发文的程序。各职能部门发文须事先向办公室提出申请。办公室同意发文后,职能部门草拟文稿,且须在文稿纸首页详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位和拟稿人。拟稿部门负责人核稿并签字。办公室调整文稿内容与格式,确定分发或报送份数,并报集团领导审批。领导审批后,方可发文。
第四章 文件的借阅和清退
第十二条 留用文件须办理借阅手续,明确责任人、借阅和归还时间。
第十三条 借阅人不得翻印和复印文件,不允许拆卷和在文件上勾划,不得转借他人,绝密文件在指定地点阅读。
第十四条 办公室定期收缴已处理的和限期清退的文件;文件丢失须及时查明原因和责任人,并向领导报告。
第五章 文件的归档与销毁
第十五条 文件原稿由办公室存档,并保持完好。
第十六条 不具备存查价值的文件,经办公室主任审批后,方可销毁。销毁秘密文件应到指定场所,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。下发到各部门的无密级文件由其自行销毁,并向办公室上报销毁清单。
第十七条 违反文件管理制度的,视情节轻重,由办公室提出对责任人的处理意见,经领导批示后处罚。无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、电风扇、空调上无浮尘;衣柜、镜子上无浮尘、污迹,档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;计算机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土;厕所墙面、地面、便池清洁干净,无杂物、无异味;花坛、绿地内无杂草、杂物。
第二十七条 卫生清理实行部门责任制,部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁,公共卫生清理实行部门区域负责制。
第二十八条 责任区卫生应定期清扫,集团办公室定期进行卫生检查。
第二十九条 卫生工作,列入年终部门评比考核项目。
第三十条 吸烟须在指定场所。工作场所内严禁随地吐痰,乱丢垃圾等。
第三十一条 垃圾、污物、废物的清除,须合乎卫生要求。垃圾处理物须放置在规定场所或垃圾桶内。
第三十二条 工作场所使用的器具、用品,须依规定放置。
第三十三条 对违反本管理办法者及其所在部门,根据情节轻重,进行批评教育或处罚。
第12篇 物业公司文件、资料管理制度作业指导书
物业公司作业指导书--文件、资料管理制度
1目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3职责
3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文:1
b)未被质量体系引用的外来文件:2
c)与服务过程无关的合同协议:3
d)未被质量体系引用的法律法规:4
e)行业标准性文件:5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
*-*.*-**
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和
检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文
件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6使用的记录表格
序号名称编号存放地点存放时间
1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年
2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期
3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年
4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年
5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年
6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年
7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年
起草人:审核人:审批人:
