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第1篇 员工档案管理规定办法
员工档案管理规定【1】
第一条 档案工作任务
1、保管员工档案;
2、收集、鉴别和整理员工档案材料;
3、办理员工档案的查阅、借用和转递;
4、通过档案熟悉员工,为人事工作提供情况;
5、逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二条 档案材料内容
1、履历表;
2、自传;
3、鉴定;
4、考核材料;
5、政治历史问题的审查及甄别、复查材料;
6、参加党、团材料;
7、奖励及先进事迹材料;
8、处分、取消处分材料;
9、招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等;
10、其他可供组织上参考的材料,如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。
第三条 档案的管理
员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。
1、正、副总监以上领导档案,报送总公司人事部。
2、物业管理有限公司部门经理以下员工档案,由各单位人事部门自行管理。
3、根据人事回避原则,档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。
4、出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。
5、员工辞职、自动离职、开除公职、降名及解除劳动合同后,档案管理人员于15日内将其档案转至户口所在地的街道办事处保管。
第四条 档案材料的收集和归档
1、人事档案管理人员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料。有关部门应积极配合,档案管理人员对归档材料应及时归档。
2、凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整,用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写),并经组织审查盖章或本人签字后生效,否则不得归档。
3、员工档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐。
第五条 档案的保管
1、员工档案由人事部门设专人保管,档案管理人员必须是*正式党员。
2、员工档案应存入保险柜。档案室必须坚固适用,有防盗、防火、防潮等安全措施。
3、对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少,及时查找。
4、档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。
5、严禁任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重,给予严肃处理。
6、逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第六条 档案的查阅和借用
1、外单位前来查阅员工档案须凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信,并经人事部门领导批准。
2、大厦部门领导和党组织、纪检人员查阅员工档案应经人事部门领导批准。
3、档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4、员工档案一般不外借,特殊情况,经人事部门领导批准亦可借阅,但必须严格履行登记手续,按期归还。
5、私人不得查阅或借用员工本人及其亲属的档案。
6、查阅档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈划、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。:
第七条 档案的接收与转递
1、员工试用期满转正后,应及时到人事档案室办理档案调入手续,档案管理人员接收档案后应及时进行登记,并将档案回执及时退回原单位。
2、员工调出或辞职后,档案管理人员要及时办理档案转递手续。
3、员工档案转递应密封,一般应通过机要交通转递,也可由组织指派专人传送,但不得由员工本人自带。来源:考试大的美女编辑们
4、有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。
第八条 档案工作人员守则
1、认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。
2、热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。
3、保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。来源:考试大
4、严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。
5、坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
员工档案管理规定【2】
企业职工档案管理工作规定
第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作,在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由劳动主管部门领导与指导,实行分级管理, 同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理:实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后,其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责:
(一)保管职工档案;
(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;
(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
(四)登记职工工作变动情况;
(五)为有关部门提供职工情况;
(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其他有关事项。
第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类:
(一)履历材料;
(二)自传材料;
(三)鉴定、考核、考察材料;
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);
(五)政审材料;
(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
(七)奖励材料;
(八)处分材料;
(九)招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
(十)其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反(中华人民共和国档案法)、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:
(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
(二)查阅、使用企业职工档案的单位,应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
(五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。
(六)因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定:
(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案,必须按统一规定的'企业职工档案转递通知单'(见附件二)的项目登记,并密封包装。
(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直 辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。
第2篇 科技公司员工档案管理规定
科技公司员工档案管理规定
为规范z科技有限公司员工档案的管理,特制定以下管理规定。公司所有合同制员工的档案管理,均应按照此规定执行。
1员工档案的调入
1.1公司试用期满并转正的合同制员工,需在转正后一个月内,将本人档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。
1.2公司合同制员工在办理档案转移手续时,由公司出具介绍信,员工本人向北京市海淀区人才服务中心提供原单位出具的《同意调出函》,再由中国国际人才开发中心开出《商调函》,员工持《商调函》回原单位办理档案转移手续。
1.3员工在办理档案转移手续时,需同时将社会养老保险等材料转到公司人力资源部。
1.4根据北京市劳动局的有关规定,公司合同制员工,争取能在试用期满后一个月内,将档案调入公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户中。
2员工档案的调出
员工无论因何种原因,以何种方式离职(辞职、、劳动合同期满等),均需从最后工作日之日起,60天内将档案调离公司在中国国际人才开发中心开设的集体存档户。
2.1员工无论因何种原因,以何种方式离职,从最后工作日之日起,未在两个月内办清离职手续的,公司依法将员工档案自动转出集体户头,或退回员工本人所在街道劳动科,由此引起的一切争议由员工本人负责。
2.2员工在办理完离职手续后,到人力资源部开具《同意调出函》,员工所在部门出具员工个人工作鉴定。员工持本人身份证、存档卡片、存档协议、集体存档人员解除劳动合同证明信等,到中国国际人才开发中心办理转档手续,同时办理《社会养老保险》的转移手续。
3.外埠员工档案及用工管理
3.1根据北京市劳动局和人事局有关规定,公司人力资源部负责为符合条件的外埠员工办理相关《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》、档案、保险、北京市户籍等相关手续。
3.2除《暂住证》外,其它各项证件、证明或手续的原件统一由人力资源部保存。办理各种证件(《聘用证》、《寄住证》、《暂住证》)的费用由员工本人负担。
3.3员工无论何种原因离职,各种证件统一由公司按照国家及北京市相关规定予以处理。
3.4不符合北京市劳动局和人事局有关规定的外埠员工,公司不予办理上述各项手续(含各项保险),公司也不予任何形式的补偿。
4 本规定解释权属公司人力资源部。
