第1篇 某电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作,建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位(部门)的档案由形成部门负责收集、整理、归档,单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导,对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全,按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的,档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。(详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》)
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累,做好收集整理工作,档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料,任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工(成果鉴定)3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案(例如2008年12月底以前移前2006年的档案)。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档;证件类实物档案每年1月份以前移交;印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式,即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间,在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入,对本部门的档案进行整理、编号,档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件,对文件进行整理并立卷,打印文件移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入会计档案,对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订,打印移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合,打印照片移交目录,档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入录音文件,打印录音文件移交目录,档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案,打印移交目录,档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接,对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘,在数字档案馆系统中录入光盘档案,打印移交目录,档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》(以下简称“规范”)中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作,保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合,根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求,以公司全部档案为对象,遵循档案形成的规律,依据公司职能,本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括:0党群工作,1行政管理,2经营管理,3生产技术管理,4财务审计和5人事劳资,六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下,但由于其管理方式与文书档案不同,因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际,根据其形成特点,增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括:电力系统生产调度(6大类),科学技术研究(7大类),基本建设(8大类),设备仪器(9大类)。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴,在内容和分类上属于上述0-9大类类目,但由于存载体形式的不同,其保管方式也不同,因此在实际管理时设立单独的门类进行管理,包括:照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下:
特殊载体档案名称
代字
照片档案
zp
磁性载体档案
c*
录音文件
ly
实物档案
sw
光盘
gp
7.3.5电子类文件(ed)。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定,为便于档案的管理和利用,档案室应建立健全各项规章制度,并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”,即档案室(库)、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密,做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温(湿)度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理,定期进行库藏档案的清理和核对工作,发现情况,立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作,严格执行档案开发利用的相关制度和规范,为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者,并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要,重点编写具有参考价值的资料。如:全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者,按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范,与本档案管理办法具有相同的效力。
第2篇 电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司（以下简称公司）档案管理工作的规范化、标准化和科学化，充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分，是维护公司合法权益，记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分，受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放，只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定，防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任，违反本办法，造成档案失损、损毁的，依照公司有关规定处理；触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导，实行以本行业管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制，实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定，制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导，交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复，延长档案寿命，并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作，积极提供各类档案资料信息，为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作，建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位（部门）的档案由形成部门负责收集、整理、归档，单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导，对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全，按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的，档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。（详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》）
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累，做好收集整理工作，档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料，任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工（成果鉴定）3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案（例如2008年12月底以前移前2006年的档案）。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档；证件类实物档案每年1月份以前移交；印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式，即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间，在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入，对本部门的档案进行整理、编号，档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件，对文件进行整理并立卷，打印文件移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入会计档案，对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订，打印移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合，打印照片移交目录，档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入录音文件，打印录音文件移交目录，档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案，打印移交目录，档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接，对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘，在数字档案馆系统中录入光盘档案，打印移交目录，档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》（以下简称“规范”）中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作，保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合，根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求，以公司全部档案为对象，遵循档案形成的规律，依据公司职能，本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括：0党群工作，1行政管理，2经营管理，3生产技术管理，4财务审计和5人事劳资，六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下，但由于其管理方式与文书档案不同，因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际，根据其形成特点，增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括：电力系统生产调度（6大类），科学技术研究（7大类），基本建设（8大类），设备仪器（9大类）。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴，在内容和分类上属于上述0－9大类类目，但由于存载体形式的不同，其保管方式也不同，因此在实际管理时设立单独的门类进行管理，包括：照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下：
| 特殊载体档案名称 | 代字 |
| 照片档案 | zp |
| 磁性载体档案 | cx |
| 录音文件 | ly |
| 实物档案 | sw |
| 光盘 | gp |
7.3.5电子类文件（ed）。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定，为便于档案的管理和利用，档案室应建立健全各项规章制度，并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”，即档案室（库）、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密，做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温（湿）度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理，定期进行库藏档案的清理和核对工作，发现情况，立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作，严格执行档案开发利用的相关制度和规范，为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者，并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要，重点编写具有参考价值的资料。如：全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者，按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范，与本档案管理办法具有相同的效力。
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