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第1篇 公司合同管理办法考核
公司合同管理办法
1目的
规范集团公司合同管理程序,明确管理职责,界定管理层面,防范经营风险,提高管理效能。
2 适用范围
本制度适用于集团公司本部、分支机构和其他直属单位。集团公司全资、控股子公司依据法定程序执行。
3 定义
3.1所属单位:特指集团公司所属各全资企业、其他直属单位,以及依照法定程序应当执行本制度的集团公司控股企业。
3.2合同:是指除劳动合同外,集团公司及其全资、控股成员企业及其他直属单位与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3.3合同管理:是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
4管理体制、组织形式与相关规定
4.1 合同管理实行分级归口管理与有限的集中控制相结合的管
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理体制,具体组织形式包括:
4.1.1 所属单位下列合同,如果是隶属于集团公司直接管理的项目,由集团公司相关业务主管部门审核同意后方可签订;非隶属于集团公司直接管理的项目,以及其他属于集团公司授权分支机构或其他直管单位管理的项目,需经具有相应管理权限的集团公司分支机构或其他直管单位审核同意后签订,并由审核或直接办理单位报集团公司备案。其中,需由集团公司提供担保的项目合同,应当经集团公司审核同意后签订:
4.1.1.1 电力项目利用外资合同。
4.1.1.2 投资、借(贷)款及其他融资、企业财产保险、资产转让、出售、收购、租赁合同(房屋租赁合同除外)。
4.1.1.3 集团公司直管所属单位的购售电合同、并网调度协议、电厂运营、机组检修合同。
4.1.1.4 企业合并、兼并、联营合同,以及担保合同。
4.1.1.5 限额以上的买卖合同。
4.1.1.6集团公司或具有管理权限的所属单位认为有必要审核或备案的其它合同。
4.1.2 集团公司本部各类合同,以及所属单位除4.1.1规定范围以外的其他合同,由集团公司及所属单位分别按本办法关于单位内部合同管理的相关规定,自行办理。
4.1.3 集团公司控股企业,对4.1.1规定事项,按《公司法》
-3-
及公司章程规定的股东权利及程序办理。
4.2 管理规定
4.2.1签订合同,除即时清结外,都必须采用书面形式。
4.2.2 集团公司本部及所属单位法律事务工作机构或者法律顾问所在的综合管理部门,为合同归口管理部门。
4.2.3 需要以集团公司或者所属单位名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人,借调、借用人员不得被指定为承办人。
4.2.4审计、监察部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。
4.2.5合同签订之前应当经财务、审计、归口管理部门,以及合同项目所涉及的相关业务管理部门审查会签。相关业务管理部门范围,由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设、股权、市场、国际合作等问题确定。
4.2.6 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。
4.2.6.1合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。
4.2.6.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。 -4-
4.2.7 集团公司及所属单位内部的部(处、科、室)等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件;具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同,应当具有集团公司的授权委托。
4.2.8 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同,应当按《集团公司法定代表人授权委托管理办法》的规定,办理授权委托书。
4.2.9合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。
4.2.10 在合同的订立、履行中,对有下列行为之一,且产生较大影响或严重后果的,由监察部门按照有关规定进行查处,并会同人事部门追究责任单位(部门)负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
4.2.10.1 不按本办法规定签订、履行合同的。
4.2.10.2 订有重大缺陷或无效合同的。
4.2.10.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。
4.2.10.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。
4.2.10.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的。
4.2.10.6 提供虚假资料的。
4.2.10.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的。
4.2.10.8 未按规定进行授权或擅自转委托的。
4.2.10.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。 -5-
4.2.10.10 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的。
4.2.10.11 延误纠纷处理法定时效期间的。
4.2.10.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
5 职责
5.1 归口管理部门职责
5.1.1 贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。
5.1.2 建立健全本单位合同管理制度,监督、检查考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。
5.1.3 参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
5.1.4 统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜,管理合同专用章。
5.1.5 负责合同备案文本的管理,执行合同登记、统计及报告制度。
5.1.6 组织合同管理知识培训,负责合同承办人员资格审查。
5.1.7 在会签或参与重大合同谈判过程中,负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
5.1.8 其他相关管理工作。
5.2 合同承办部门职责 -6-
5.2.1 负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查,报请主管领导审批。
5.2.2 组织合同的谈判。
5.2.3 起草合同文本,并组织审查会签。
5.2.4 组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书。
5.2.5 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
5.2.6 负责合同档案的管理。
5.2.7 负责所属单位报送集团公司审核合同事项的办理。
5.2.8 收集本办法的执行情况信息,并按集团公司年度制度建设计划,提出修改意见。
5.3 合同审查会签部门职责
5.3.1 财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查;对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见。
5.3.2 审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。
5.3.3 相关业务部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。 -7-
5.3.4 归口管理部门审查会签职责,按本办法5.1.7的规定执行。
5.4 合同承办人职责
承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责,对期间出现的任何与合同有关的问题,按国家有关法律法规及本办法的规定,须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商,并以承办人为主进行处理。
5.5 监察部门职责
负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查,对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理,提出监察建议或做出监察决定,并可根据需要进行专项效能监察。
6 程序
6.1 合同送审及备案程序
6.1.1 按4.1.1规定,责任单位将合同草案、立项依据、事项所涉及的有关原始资料,并附相关情况说明,办理报批或备案。
6.1.2 合同送审,按合同所涉及业务的性质,向相应业务主管部门报送,由该业务主管部门承办。
6.1.2.1 承办部门审核立项依据、签署承办意见、确定承办人。
6.1.2.2 按6.2规定的会签、审核、审批程序办理。
6.1.2.3 通过审批后,由承办部门通知送审单位签署。 -8-
6.1.2.4 涉及变更、解除、纠纷处理问题时,按本办法相关规定办理。
6.1.3 合同备案,应向合同归口管理部门报送,由归口管理部门办理。
6.1.3.1 归口管理部门根据具体情况和需要,组织合同审查,征求相关部门意见。
6.1.3.2 对存在相关问题的合同,协商报备单位处理。
6.1.3.3 备案材料归档。
6.2 合同签订程序
6.2.1 立项
6.2.1.1 合同立项应当由承办部门填写立项登记审批表,注明立项依据及资金来源(预算内与预算外)。
6.2.1.2 意向接触,确定合作主要条件及运作方式,开展相关合作条件或价格方面的咨询,或者按招投标管理规定组织招标。
6.2.1.3 资信调查, 确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力,范围包括:
1)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效。涉及专营许可的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书。
2)经营范围能够充分满足合同项目的需要。
3)具有履约能力,必要时应索取其经审计的财务报表、资
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金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
4)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无严重违约事实;在签署本合同时,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
5)在签署本合同时,不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。
6)其他与合同签订、履行相关的事项。
6.2.1.4 对不符合前款规定的当事人,如果必须与其签订合同时,应由其提供合法、真实、有效的担保。
6.2.2 草拟合同文本
凡国家、行业或集团公司有标准或示范文本的,应当结合实际需要予以适用或借鉴。
6.2.2.1 合同必备条款包括标的(规格、型号、数量或具体事项)、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
6.2.2.2 具有支付条件的合同,首期预付款原则上不超过合同总价款的30%;如数额较大或必须超过30%,合同他方应当提供相应担保。
6.2.2.3 合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。 -10-
6.2.2.4 合同文本份数按实际需要确定,但我方至少保证承办部门存档、附财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。
6.2.3 谈判
重大合同应组成谈判小组进行谈判,一般应有财务、技术、法律、监察审计及与合同内容相关的其他部门人员参加,承办部门负责组织和确定具体人员范围。
6.2.3.1召开准备会议,明确谈判事项,确定谈判原则、策略、重点及主谈人员,统一部署。
6.2.3.2 承办人对谈判中遇到的重大问题,应及时向本部门负责人汇报,必要时向本部门分管领导请示。
6.2.3.3 谈判结束后,承办人制作谈判备忘录,并经我方全体参加人员签字确认。备忘录应记载以下内容:
1)准备会议情况,包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见、需要请示承办单位负责人、分管副总经理或法定代表人的事项等。
2)谈判情况,包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧,以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。
6.2.4 审查会签
6.2.4.1 承办人填制审查会签单,附合同草案,连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料,送会签部门审查。
6.2.4.2 审查部门应提出具体的审查意见,如有必要,可附书
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面审查意见返回承办部门。如没有具体意见,应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见,并由审核人签字。
1) 审查意见书应包括以下内容:合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。
2) 合同签审部门对合同的审核期限,一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查,一般不超过八个工作日。
6.2.4.3 审查会签意见处理
1) 根据合同所涉及项目的具体情况,经承办人与审查人沟通,由承办人按双方取得共识的意见,修改合同草案。
2) 出于项目本身需要及各种客观条件的限制,对于承办人认为无法采纳的意见,应向本部门领导汇报,由本部门领导决定是否采纳。
3) 承办人应将审查会签意见处理情况如实填入《立项登记审批表》,对未予采纳的意见,应注明原因。
6.2.6 审核
6.2.6.1 承办人将承办部门承办意见填入《立项登记审批表》,由部门审核盖章、领导签字。承办意见包括:
1)当事人的主体资格和资质是否符合要求。
2)合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件。 -12-
3)合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范。
4)合同项目是否列入年度投资计划。
5)合同条款是否是缔约人真实意思的表示。
6) 合作条件、方式是否符合公平、效益原则,主体之间的平等地位是否得到体现。
7)合同价款是否合理,价款的确定是否符合公司有关程序。
8)相关问题的处理意见。
9) 是否具备签署条件。
6.2.6.2 承办人将《立项登记审批表》连同合同草案、会签单、会签部门审查意见书、或有的谈判备忘录,以及承办部门认为必须提交的其他说明材料,送归口管理部门审核。
6.2.6.3 归口管理部门审核
1) 对符合本办法规定的程序和要求,所附资料齐全的合同,由归口管理部门经办人在会签单上签字、统一编号。
2)对未按本办法规定履行相应程序、所附资料不全的合同,由归口管理部门提出补正意见,承办部门整改。
6.2.7 审批
6.2.7.1 归口管理部门审核、编号后,由承办人将合同草案及相关资料送部门分管副总经理(总师)审批。部门分管副总经理(总师)认为必要的,在签署意见后送法定代表人审批。 -13-
6.2.7.2 部门分管副总经理(总师)或法定代表人,根据《立项登记审批表》记载的事项、部门意见及相关情况,决定是否批准。
6.2.8 签署
6.2.8.1 承办人对合同逐页签字后,送法定代表人签署。
6.2.8.2 法定代表人授权委托代理人签署的,应由承办人会同合同归口管理部门办理授权委托书。
6.2.8.3 法定代表人或受托人签署后,送归口管理部门加盖合同专用章。承办人应将合同副本、授权委托书(各1份)留存归口管理部门备案。
6.2.8.4 合同他方由代理人承办、代签合同的,应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
6.2.8.5 根据法律规定或当事人之间的约定,办理合同鉴证、公证或审批、备案手续。
6.2.9 简易程序
对于标的数额及风险较小的采购、服务类合同,以及特殊紧急情况下的应急事项合同,可按6.2.1、6.2.2、6.2.7、6.2.8的规定,直接办理。具体包括:
6.2.9.1 直接或间接涉及金额在20万元以下的买卖及办公服务类合同。
6.2.9.2 特殊紧急情况下经法定代表人批准的合同。 -14-
6.3 履行程序
6.3.1合同经签字、盖章,且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前,不得实际履行。
6.3.2 承办人按合同约定,承担通知义务,组织合同的履行,办理相关事项,并及时填写《合同履行情况统计表》,按年度报归口管理部门备案。如有付款事项,承办人应向财务部门提供合同副本。
6.3.3 承办部门实施履约跟踪统计,掌握实际履行情况。对出现的各种问题,及时获取证据、协调处理并向归口管理等相关部门报告。重大事项,必须及时向合同签署人报告。
6.4 变更或解除程序
6.4.1 合同需要变更或解除时,合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后,以书面形式通知他方,说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成,需按本办法6.2的相关规定办理。
6.4.2 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文,应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后,应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除,应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案,确定索赔条件,并按本办法6.2的相关规定办理。 -15-
6.4.3 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的,应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料,主动与合同有关各方协商处理。
6.4.4 有担保条款的合同变更,应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
6.4.5 需经有关行政部门批准的合同,变更或解除合同应报原批准部门批准。
6.4.6 经公证、鉴证的合同,所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
6.4.7 涉外合同的变更或解除,法律有特殊规定的应按规定办理。
6.5 纠纷处理程序
6.5.1 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的,承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。
6.5.2 出现纠纷,承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告,并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。
6.5.3 合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时,应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时,应在法律规定的时效期间内,可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷,承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等,并向受托签
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署人、法定代表人请示。
6.6 档案管理与使用程序
6.6.1 归口管理部门依据合同审核情况,建立适时动态统计台账。
6.6.2 合同履行完毕或合同的权利义务终止后,由承办人整理、保管合同档案,并按集团公司有关档案管理的规定及时归档。具体范围包括:
6.6.1.1 合同正式文本及附件。
6.6.1.2 立项登记审批表。
6.6.1.3 会签单。
6.6.1.4 审查会签意见书。
6.6.1.5 与合同签署有关的基础、背景资料。
6.6.1.6合同他方当事人资信证明材料。
6.6.1.7 双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
6.6.1.8 合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
6.6.1.9 或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
6.6.1.10 或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
6.6.1.11 其它应当存档的相关资料。 -17-
6.6.2 档案的使用,按集团公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。
6.7 监督管理程序
6.7.1 审计部门、归口管理部门对在专项审计、日常管理中发现的问题,及时向监察部门反映。
6.7.2 监察部门对审计、归口管理部门反映的情况,组织有关部门开展调查工作。
6.7.3 监察部门根据调查结果,以及在效能监察、举报处理中发现的问题,提出整改意见,经承办部门分管副总经理(总师)同意后,要求承办部门及相关责任人予以纠正。
6.7.4对依据事实情况及集团公司有关规定需要做出处理的,由监察部门提出处理意见,经本部门分管公司领导同意后,向法定代表人报告。
6.7.5 监察部门依据集团公司的有关规定或决议,商人事劳动部门处理。
7 支持性文件及相关附件
7.1支持性文件
7.1.1《中华人民共和国合同法》
7.1.2《中华人民共和国公司法》
7.1.3《中国电力投资集团公司组建方案》
7.1.4《中国电力投资集团公司章程》 -18-
7.1.5《中国电力投资集团公司规章制度管理制度》
7.2 相关附件
7.2.1 合同管理流程图
7.2.2 合同审核会签表
7.2.3 合同履行情况统计表
7.2.4 合同立项登记审批表
7.2.5 制度执行情况反馈意见表
第2篇 a公司合同管理办法
1目的
规范集团公司合同管理程序,明确管理职责,界定管理层面,防范经营风险,提高管理效能。
2 适用范围
本制度适用于集团公司本部、分支机构和其他直属单位。集团公司全资、控股子公司依据法定程序执行。
3 定义
3.1所属单位:特指集团公司所属各全资企业、其他直属单位,以及依照法定程序应当执行本制度的集团公司控股企业。
3.2合同:是指除劳动合同外,集团公司及其全资、控股成员企业及其他直属单位与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3.3合同管理:是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
4管理体制、组织形式与相关规定
4.1 合同管理实行分级归口管理与有限的集中控制相结合的管
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理体制,具体组织形式包括:
4.1.1 所属单位下列合同,如果是隶属于集团公司直接管理的项目,由集团公司相关业务主管部门审核同意后方可签订;非隶属于集团公司直接管理的项目,以及其他属于集团公司授权分支机构或其他直管单位管理的项目,需经具有相应管理权限的集团公司分支机构或其他直管单位审核同意后签订,并由审核或直接办理单位报集团公司备案。其中,需由集团公司提供担保的项目合同,应当经集团公司审核同意后签订:
4.1.1.1 电力项目利用外资合同。
4.1.1.2 投资、借(贷)款及其他融资、企业财产保险、资产转让、出售、收购、租赁合同(房屋租赁合同除外)。
4.1.1.3 集团公司直管所属单位的购售电合同、并网调度协议、电厂运营、机组检修合同。
4.1.1.4 企业合并、兼并、联营合同,以及担保合同。
4.1.1.5 限额以上的买卖合同。
4.1.1.6集团公司或具有管理权限的所属单位认为有必要审核或备案的其它合同。
4.1.2 集团公司本部各类合同,以及所属单位除4.1.1规定范围以外的其他合同,由集团公司及所属单位分别按本办法关于单位内部合同管理的相关规定,自行办理。
4.1.3 集团公司控股企业,对4.1.1规定事项,按《公司法》
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及公司章程规定的股东权利及程序办理。
4.2 管理规定
4.2.1签订合同,除即时清结外,都必须采用书面形式。
4.2.2 集团公司本部及所属单位法律事务工作机构或者法律顾问所在的综合管理部门,为合同归口管理部门。
4.2.3 需要以集团公司或者所属单位名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人,借调、借用人员不得被指定为承办人。
4.2.4审计、监察部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。
4.2.5合同签订之前应当经财务、审计、归口管理部门,以及合同项目所涉及的相关业务管理部门审查会签。相关业务管理部门范围,由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设、股权、市场、国际合作等问题确定。
4.2.6 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。
4.2.6.1合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。
4.2.6.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。 -4-
4.2.7 集团公司及所属单位内部的部(处、科、室)等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件;具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同,应当具有集团公司的授权委托。
4.2.8 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同,应当按《集团公司法定代表人授权委托管理办法》的规定,办理授权委托书。
4.2.9合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。
4.2.10 在合同的订立、履行中,对有下列行为之一,且产生较大影响或严重后果的,由监察部门按照有关规定进行查处,并会同人事部门追究责任单位(部门)负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
4.2.10.1 不按本办法规定签订、履行合同的。
4.2.10.2 订有重大缺陷或无效合同的。
4.2.10.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。
4.2.10.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。
4.2.10.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的。
4.2.10.6 提供虚假资料的。
4.2.10.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的。
4.2.10.8 未按规定进行授权或擅自转委托的。
4.2.10.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。 -5-
4.2.10.10 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的。
4.2.10.11 延误纠纷处理法定时效期间的。
4.2.10.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
5 职责
5.1 归口管理部门职责
5.1.1 贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。
5.1.2 建立健全本单位合同管理制度,监督、检查考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。
5.1.3 参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
5.1.4 统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜,管理合同专用章。
5.1.5 负责合同备案文本的管理,执行合同登记、统计及报告制度。
5.1.6 组织合同管理知识培训,负责合同承办人员资格审查。
5.1.7 在会签或参与重大合同谈判过程中,负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
5.1.8 其他相关管理工作。
5.2 合同承办部门职责 -6-
5.2.1 负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查,报请主管领导审批。
5.2.2 组织合同的谈判。
5.2.3 起草合同文本,并组织审查会签。
5.2.4 组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书。
5.2.5 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
5.2.6 负责合同档案的管理。
5.2.7 负责所属单位报送集团公司审核合同事项的办理。
5.2.8 收集本办法的执行情况信息,并按集团公司年度制度建设计划,提出修改意见。
5.3 合同审查会签部门职责
5.3.1 财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查;对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见。
5.3.2 审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。
5.3.3 相关业务部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。 -7-
5.3.4 归口管理部门审查会签职责,按本办法5.1.7的规定执行。
5.4 合同承办人职责
承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责,对期间出现的任何与合同有关的问题,按国家有关法律法规及本办法的规定,须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商,并以承办人为主进行处理。
5.5 监察部门职责
负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查,对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理,提出监察建议或做出监察决定,并可根据需要进行专项效能监察。
6 程序
6.1 合同送审及备案程序
6.1.1 按4.1.1规定,责任单位将合同草案、立项依据、事项所涉及的有关原始资料,并附相关情况说明,办理报批或备案。
6.1.2 合同送审,按合同所涉及业务的性质,向相应业务主管部门报送,由该业务主管部门承办。
6.1.2.1 承办部门审核立项依据、签署承办意见、确定承办人。
6.1.2.2 按6.2规定的会签、审核、审批程序办理。
6.1.2.3 通过审批后,由承办部门通知送审单位签署。 -8-
6.1.2.4 涉及变更、解除、纠纷处理问题时,按本办法相关规定办理。
6.1.3 合同备案,应向合同归口管理部门报送,由归口管理部门办理。
6.1.3.1 归口管理部门根据具体情况和需要,组织合同审查,征求相关部门意见。
6.1.3.2 对存在相关问题的合同,协商报备单位处理。
6.1.3.3 备案材料归档。
6.2 合同签订程序
6.2.1 立项
6.2.1.1 合同立项应当由承办部门填写立项登记审批表,注明立项依据及资金来源(预算内与预算外)。
6.2.1.2 意向接触,确定合作主要条件及运作方式,开展相关合作条件或价格方面的咨询,或者按招投标管理规定组织招标。
6.2.1.3 资信调查, 确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力,范围包括:
1)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效。涉及专营许可的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书。
2)经营范围能够充分满足合同项目的需要。
3)具有履约能力,必要时应索取其经审计的财务报表、资
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金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
4)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无严重违约事实;在签署本合同时,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
5)在签署本合同时,不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。
6)其他与合同签订、履行相关的事项。
6.2.1.4 对不符合前款规定的当事人,如果必须与其签订合同时,应由其提供合法、真实、有效的担保。
6.2.2 草拟合同文本
凡国家、行业或集团公司有标准或示范文本的,应当结合实际需要予以适用或借鉴。
6.2.2.1 合同必备条款包括标的(规格、型号、数量或具体事项)、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
6.2.2.2 具有支付条件的合同,首期预付款原则上不超过合同总价款的30%;如数额较大或必须超过30%,合同他方应当提供相应担保。
6.2.2.3 合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。 -10-
6.2.2.4 合同文本份数按实际需要确定,但我方至少保证承办部门存档、附财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。
6.2.3 谈判
重大合同应组成谈判小组进行谈判,一般应有财务、技术、法律、监察审计及与合同内容相关的其他部门人员参加,承办部门负责组织和确定具体人员范围。
6.2.3.1召开准备会议,明确谈判事项,确定谈判原则、策略、重点及主谈人员,统一部署。
6.2.3.2 承办人对谈判中遇到的重大问题,应及时向本部门负责人汇报,必要时向本部门分管领导请示。
6.2.3.3 谈判结束后,承办人制作谈判备忘录,并经我方全体参加人员签字确认。备忘录应记载以下内容:
1)准备会议情况,包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见、需要请示承办单位负责人、分管副总经理或法定代表人的事项等。
2)谈判情况,包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧,以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。
6.2.4 审查会签
6.2.4.1 承办人填制审查会签单,附合同草案,连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料,送会签部门审查。
6.2.4.2 审查部门应提出具体的审查意见,如有必要,可附书
-11-
面审查意见返回承办部门。如没有具体意见,应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见,并由审核人签字。
1) 审查意见书应包括以下内容:合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。
2) 合同签审部门对合同的审核期限,一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查,一般不超过八个工作日。
6.2.4.3 审查会签意见处理
1) 根据合同所涉及项目的具体情况,经承办人与审查人沟通,由承办人按双方取得共识的意见,修改合同草案。
2) 出于项目本身需要及各种客观条件的限制,对于承办人认为无法采纳的意见,应向本部门领导汇报,由本部门领导决定是否采纳。
3) 承办人应将审查会签意见处理情况如实填入《立项登记审批表》,对未予采纳的意见,应注明原因。
6.2.6 审核
6.2.6.1 承办人将承办部门承办意见填入《立项登记审批表》,由部门审核盖章、领导签字。承办意见包括:
1)当事人的主体资格和资质是否符合要求。
2)合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件。 -12-
3)合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范。
4)合同项目是否列入年度投资计划。
5)合同条款是否是缔约人真实意思的表示。
6) 合作条件、方式是否符合公平、效益原则,主体之间的平等地位是否得到体现。
7)合同价款是否合理,价款的确定是否符合公司有关程序。
8)相关问题的处理意见。
9) 是否具备签署条件。
6.2.6.2 承办人将《立项登记审批表》连同合同草案、会签单、会签部门审查意见书、或有的谈判备忘录,以及承办部门认为必须提交的其他说明材料,送归口管理部门审核。
6.2.6.3 归口管理部门审核
1) 对符合本办法规定的程序和要求,所附资料齐全的合同,由归口管理部门经办人在会签单上签字、统一编号。
2)对未按本办法规定履行相应程序、所附资料不全的合同,由归口管理部门提出补正意见,承办部门整改。
6.2.7 审批
6.2.7.1 归口管理部门审核、编号后,由承办人将合同草案及相关资料送部门分管副总经理(总师)审批。部门分管副总经理(总师)认为必要的,在签署意见后送法定代表人审批。 -13-
6.2.7.2 部门分管副总经理(总师)或法定代表人,根据《立项登记审批表》记载的事项、部门意见及相关情况,决定是否批准。
6.2.8 签署
6.2.8.1 承办人对合同逐页签字后,送法定代表人签署。
6.2.8.2 法定代表人授权委托代理人签署的,应由承办人会同合同归口管理部门办理授权委托书。
6.2.8.3 法定代表人或受托人签署后,送归口管理部门加盖合同专用章。承办人应将合同副本、授权委托书(各1份)留存归口管理部门备案。
6.2.8.4 合同他方由代理人承办、代签合同的,应索取其法定代表人*明书、授权委托书、代理人*明。
6.2.8.5 根据法律规定或当事人之间的约定,办理合同鉴证、公证或审批、备案手续。
6.2.9 简易程序
对于标的数额及风险较小的采购、服务类合同,以及特殊紧急情况下的应急事项合同,可按6.2.1、6.2.2、6.2.7、6.2.8的规定,直接办理。具体包括:
6.2.9.1 直接或间接涉及金额在20万元以下的买卖及办公服务类合同。
6.2.9.2 特殊紧急情况下经法定代表人批准的合同。 -14-
6.3 履行程序
6.3.1合同经签字、盖章,且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前,不得实际履行。
6.3.2 承办人按合同约定,承担通知义务,组织合同的履行,办理相关事项,并及时填写《合同履行情况统计表》,按年度报归口管理部门备案。如有付款事项,承办人应向财务部门提供合同副本。
6.3.3 承办部门实施履约跟踪统计,掌握实际履行情况。对出现的各种问题,及时获取证据、协调处理并向归口管理等相关部门报告。重大事项,必须及时向合同签署人报告。
6.4 变更或解除程序
6.4.1 合同需要变更或解除时,合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后,以书面形式通知他方,说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成,需按本办法6.2的相关规定办理。
6.4.2 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文,应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后,应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除,应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案,确定索赔条件,并按本办法6.2的相关规定办理。 -15-
6.4.3 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的,应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料,主动与合同有关各方协商处理。
6.4.4 有担保条款的合同变更,应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
6.4.5 需经有关行政部门批准的合同,变更或解除合同应报原批准部门批准。
6.4.6 经公证、鉴证的合同,所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
6.4.7 涉外合同的变更或解除,法律有特殊规定的应按规定办理。
6.5 纠纷处理程序
6.5.1 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的,承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。
6.5.2 出现纠纷,承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告,并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。
6.5.3 合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时,应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时,应在法律规定的时效期间内,可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷,承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等,并向受托签
-16-
署人、法定代表人请示。
6.6 档案管理与使用程序
6.6.1 归口管理部门依据合同审核情况,建立适时动态统计台账。
6.6.2 合同履行完毕或合同的权利义务终止后,由承办人整理、保管合同档案,并按集团公司有关档案管理的规定及时归档。具体范围包括:
6.6.1.1 合同正式文本及附件。
6.6.1.2 立项登记审批表。
6.6.1.3 会签单。
6.6.1.4 审查会签意见书。
6.6.1.5 与合同签署有关的基础、背景资料。
6.6.1.6合同他方当事人资信证明材料。
6.6.1.7 双方或有的法定代表人*明、授权委托书、代理人*明。
6.6.1.8 合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
6.6.1.9 或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
6.6.1.10 或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
6.6.1.11 其它应当存档的相关资料。 -17-
6.6.2 档案的使用,按集团公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。
6.7 监督管理程序
6.7.1 审计部门、归口管理部门对在专项审计、日常管理中发现的问题,及时向监察部门反映。
6.7.2 监察部门对审计、归口管理部门反映的情况,组织有关部门开展调查工作。
6.7.3 监察部门根据调查结果,以及在效能监察、举报处理中发现的问题,提出整改意见,经承办部门分管副总经理(总师)同意后,要求承办部门及相关责任人予以纠正。
6.7.4对依据事实情况及集团公司有关规定需要做出处理的,由监察部门提出处理意见,经本部门分管公司领导同意后,向法定代表人报告。
6.7.5 监察部门依据集团公司的有关规定或决议,商人事劳动部门处理。
7 支持性文件及相关附件
7.1支持性文件
7.1.1《中华人民共和国合同法》
7.1.2《中华人民共和国公司法》
7.1.3《中国电力投资集团公司组建方案》
7.1.4《中国电力投资集团公司章程》 -18-
7.1.5《中国电力投资集团公司规章制度管理制度》
7.2 相关附件
7.2.1 合同管理流程图
7.2.2 合同审核会签表
7.2.3 合同履行情况统计表
7.2.4 合同立项登记审批表
7.2.5 制度执行情况反馈意见表
第3篇 某某物业公司合同专用章管理办法
某物业公司合同专用章管理办法
第一条 为加强公司合同专用章的管理,规范合同专用章的使用和保管行为,满足公司经营活动的需要,维护公司的合法权益,根据国家和公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司签订的各类合同。
第三条 本办法所称的合同专用章管理是指公司对外签订(变更、解除)合同时所使用的专用印章的管理。
第四条 公司暂定刻制一枚合同专用章,由公司办公室负责刻制和管理。
第五条 公司对外签订(变更、解除)合同一般应使用合同专用章。
第六条 合同专用章的使用
需要签盖合同专用章的合同,应由合同承办人持已分类编号的合同文本到合同专用章管理部门用印,同时须提供以下资料:
1.已签署的盖印申请单(必须由公司相关业务部门及相关主管领导审核会签同意,总经理阅签);
2.经本单位法定代表人(负责人)或其授权委托人批准并签署的正式合同文本,合同由授权委托人签署的,需同时提供有效授权委托书;
3、其它应提供的资料。
4、为方便公司物业部经常性签订房屋租赁合同的需要,经总经理办公会同意,对经总经理签批的规范租赁合同文本,授权委托分管物业的副总经理签字后可以盖印。
第八条 合同专用章管理部门(人员)的职责:
1.妥善保管合同专用章,不得遗失、毁损或擅自交与他人;
2.严格按规定使用合同专用印章;
3.建立使用台账,严格使用登记;
4.不得擅自将合同专用章携带外出签订合同,也不得在空白合同书上加盖合同专用章,特殊情况经本单位法定代表人或负责人批准的除外。
第九条 凡违反本办法有关规定,造成经济损失的,视情节轻重给予处罚;情节严重构成犯罪的,由司法机关追究其刑事责任。
第十条 本办法由公司办公室负责解释、修订。
第十一条 本办法自公布之日起实行。
合同专用章使用登记表
年度:
序号 使用日期 合同编号 合同对方当事人 使用人 批准人 备注
第4篇 h物业公司合同管理办法
z物业公司合同管理办法
为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本办法。
第一条 公司对外签订的各类合同一律适用本办法。
第二条 合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经营活动的开展和经济利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、认真执行本办法。
第三条 合同谈判须由总经理、副总经理或区域经理与相关部门负责人共同参加,不得一个人直接与对方谈判合同。
第四条 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人,法人委托人必须对本企业负责。
第五条 签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。
第六条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
第七条 合同一律采用书面格式,并必须采用规范和法律认可的统一合同文本。
第八条 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。
第九条 签订合同:除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
第十条 合同在正式签订前,必须按规定上报总经理审查批准后,方能正式签订。
第十一条 合同审批权限如下:
一般情况下合同由董事会授权总经理审批。
标的超过50万元以上(含50万元)的合同由董事会审批,并由法人代表直接签订或授权总经理签订合同。
第十二条 合同原则上由综合办公室具体经办,拟订初稿后经各级主管审查并按合同审批权限审批。合同审查的要点是:
1、合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2、合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
3、合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第十三条 根据法律规定或实际需要,合同可以呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
第十四条 合同依法成立,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。
第十五条 合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第十六条 总经理、副总经理、区域经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。
第十七条 在合同履行过程中,碰到困难的,首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更,解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第十八条 对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本公司合法权益出发,从严控制。
第十九条 变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关的手续。
第二十条 变更、解除合同的手续,应按本办法规定的审批权限和程序执行。
第二十一条 变更、解除合同,一律必须采用书面形式,口头形式一律无效。
第二十二条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
第二十三条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十四条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本办法规定妥善处理。
第二十五条 合同纠纷应由分管副总经理负责处理,经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十六条 处理合同纠纷的原则是:
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律未作规定的,以国家相关政策或合同条款为准。
2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,分管部门的副总经理及相关部门负责人应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
3、因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
第二十七条 在处理纠纷时,分管副总经理及相关部门负责人应加强联系,及时沟通,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿,统一意见,统一行动。
第二十八条 合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
第二十九条 凡由法律顾问处理的合同纠纷,有关部门必须主动提供有关证据材料。
第三十条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第三十一条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第三十二条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导汇报。
第三十三条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。
第三十四条 在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。
第三十五条 合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备考。
第三十六条 本公司合同管理具体是:
由总经理总负责,归口管理部门为综合办公室、财务部。副总经理、总经理助理可以根据工作需要查阅相关合同,合同借阅须
经总经理批准,并保证合同内容不外泄。
第三十七条 公司所有合同均由综合办公室统一登记编号,按审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。
第三十八条 综合办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下:
1、建立合同档案;
2、建立合同管理台帐;
3、填写“合同情况月报”。
第三十九条 其他
1.本办法经公司董事会审议通过后执行。
第5篇 房地产公司合同管理办法
房地产开发公司合同管理办法
一、总则
1、为规范公司合同的订立、履行和管理,有效防范风险,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定,结合本公司的具体情况,制订本管理制度。
2、公司对外的一切交易、合作行为,除须及时结清的事务外,必须订立书面合同。合同依法成立即具有法律约束力,必须严格遵守,全面履行。
3、不得违法订立合同,不得订立有损国家、社会公共利益和本公司合法权益的合同,不得与资信不佳,不具备履约能力的单位订立合同。
4、预算合同部为公司合同的归口管理部门,具体业务经办部门为合同的第一责任人。第一责任人具体负责合同的拟定、市场询价、商务谈判、合同的签订以及合同的履行。具体分类如下:
合同类型第一责任人
1)行政类行政部负责人
2)营销类业务部负责人
3)报建类开发部负责人
4)财务类财务部负责人
5)工程设计类技术总监
6)工程类预算合同部负责人
5、公司法律顾问负责合同的内容、形式的合法性、有利性的审查,并指导公司的合同管理工作。
二、合同订立与履行的一般原则
1、订立合同前,公司经办人员及所在部门应严格审查订立合同对方的下列情况:
(1)是否领取营业执照,有无法人资格;
(2)经营范围和经营方式,是否取得相关资格证书或许可证;
(3)是否具备相应资质等级、履约能力和信用。
经办人员应收集其营业执照、当年工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查(如系个人应收集身份证复印件)。
2、订立合同时,如对方委托其代理人订立合同,必须出具由法定代表人亲自签发的授权委托书。公司经办人员应当认真审查授权委托书载明的授权事项和范围并收集备案。
3、一般合同,经办人员应在做好市场、资信调查的基础上,与合同对方充分协商。
4、对于有国家相关行业标准格式合同的,经办人员应当认真审查合同内容表述是否准确,涉及权利、义务关系的条款是否完备,充分考虑对公司是否有利,并具有可操作性。
4.1格式合同表述不准确、条款不完备,或者对公司不利的,经办人员应当对相关条款进行修改或添附相关的内容,或者草拟补充协议予以完善。
4.2格式合同空白处不需填写内容的,应划斜线予以填充,防止合同内容被伪造或篡改。
5、凡本公司作为一方的合同,除有行业标准格式的外,原则上由本公司经办人员草拟合同。重大或复杂的合同,可以同法律顾问交换意见,由法律顾问草拟。如对方起草的合同,本公司经办人员必须严格审查并提出意见。
6、合同必须具有标的、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的办法等主要条款,尽可能订立担保条款(定金、保证或抵押等)。
7、建筑勘察、建筑设计、广告、美术、雕塑设计制作合同中,应尽可能约定相关(含计算机软件)的着作权、专利权、商标权等知识产权归本公司所有。涉及商业秘密的合同,应当订立保密条款,约定保密责任。
8、合同必须由法定代表人或其授权的代理人签字,加盖合同专用章或公司公章。对合同进行修改、增删,应在修改、增删处加盖印章或由经办人签名进行确认。两页(含两页)以上的自行装订的合同,应当加盖骑缝章。
9、合同应当按约定程序全面、及时履行,禁止'先履行,后补签'合同。
10、合同对方违约,应当及时按约定追究其违约责任。
11、合同变更或解除程序与合同签订审核程序相同。合同变更或解除
应当由合同双方达成书面协议。按约定变更或解除合同的,应当及时通知对方。通知方式应当选择易被证明的方式。
12、任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。
三、合同的审查
1、合同经办部门在正式订立合同前,应当将合同草案送有关部门会
同审核,并填写《合同评审批准表格》。《合同评审批准表格》附后
2、《合同评审批准表格》是合同审批过程中各部门审核确认的依据。合同具体经办部门对合同金额、单价、结算及付款方式等条款负责;预算合同部对合同金额、单价、结算及付款方式条款进行监督审核;财务部门负责对各部门合同中,收、付款方式、期限等财务约定进行审查。律师对合同的合理合法性进行审核。工程类合同工程部对工程质量、工期、安全等相关条款负责;技术总监对技术措施、施工方案及工期、质量等相关条款进行监督审核。
3、合同经业务经办部门起草、预审后,送相关顾问单位(对送审的
合同进行专业审查)、财务部、律师及预算合同部、香港总部审查后方可报送总经理审批。
3、合同经办部门须对合同的价格反复进行市场询价,价格比较和磋商,降低合同价格。对付款时间的约定应充分考虑到公司的履行程序,留有足够的余地,避免公司违约。
4、法律顾问负责对合同的内容、形式的合法性、有利性进行审查,应当在要求的时限内完成合同的审查工作。 对合同中的一般问题,法律顾问可提出具有可操作性的修改建议;对有重大法律隐患或对公司严重不利的合同,法律顾问可以直接进行修改;对通过审查的合同,法律顾问应当盖章,注明审查日期。
5、预算合同部负责对合同主要条款和合同签订程序进行审查。
6、公司总经理或法定代表人对违反本规定送审的合同,应当拒绝审批,并责成有关责任人和责任部门予以纠正。
四、合同的管理
1、合同的编号管理由预算合同部统一负责。各部门应当确定一名合同管理员,负责本部门合同的整理和保管工作。
2、合同业务经办部门对合同的起草、审查、订立、履行以及合同文本的管理负直接责任。
3、合同文本一式六份,两份正本原件由行政部和预算合同部各执一份归档备案,副本由财务部、业务经办部各留存一份。对方单位存两份正本原件。
4、财务部需按照成本核算的要求对合同按项目进行分类管理。
5、合同执行中如发生合同纠纷,经办人及所在部门除及时向公司和法律顾问报告外,须配合法律顾问做好处理工作,同时采取措施防止损失的扩大。
五、合同的履行
1、由相关业务部门跟进合同的履行情况,确定合同约定的收、付款时间、金额及要求。
2、合同经办部门应当按照财务部门的要求编制应收、应付账款的时间表,财务部门根据时间表提醒并督促主办部门做好收、付账款工作。
3、付款程序:业务经办部门确认已经达到合同付款条件提出付款申请预算合同部审查财务部审查成都公司总经理审查
由业务经办部门报总部。(后附付款申请表)
4、凭付款申请单按财务制度付款。
5、需要结算的合同在合同项目完成后需办理结算报告,经业务部门签字确认后,交预算合同部及财务部各一份。
六、责任事故的处理
1、因不了解对方资信、履约能力而轻率签订合同或者合同条款的约定存在明显瑕疵,或者违反合同管理规定,给公司造成不良社会影响或经济损失的,公司有权追究相关人员的责任。
2、因故意、重大过失或违法订立合同,给公司造成重大经济损失的,视情节追究责任人员行政、经济责任;构成犯罪的,移送司法机关处理。
七、合同的分类编码规则
第一位含义:项目名称
yb:迎宾大道项目、dd:东大街项目、
wh:文化宫项目、gl:管理合同
注:项目名称为该项目的中文名称头两位的拼音缩写
第二位含义:期数
00:无分期、01:1期、02:2期…以此类推
第三位含义:科目
a:行政类、b:营销类、c:报建类、d:财务类e:工程设计、咨询类、f:工程类
第四位含义:序号
001、002、…
例:yb-01-e-001迎宾大道项目1期方案设计合同001号
八、合同签订的流程图
九、附则
一、本办法自发布之日起实施。
附件
一、付款申请表
二、《合同评审批准表格》
第6篇 工贸油品调运分公司合同管理办法附表
附件1: 油品调运分公司合同报审表
送审部门:送审时间: 年月日
合同名称:合同编号:
签约单位甲方:承办人: 职务:电话:
乙方:承办人: 职务:电话:
标的额:签订地点:
合同审批权限:□ 集团公司□ 工贸公司履行期限:
合同相对方资信状况住所地:注册资本额:
经营范围:经营期限:
年检情况 □ 合格□ 不合格专业资质:
合同担保人(如有):担保方式:担保期限:
担保资格 □ 有□ 无担保范围及其他问题:
附件名称:
中介机构尽职调查意见(若有):
其他说明情况(可另附页):
送审部门负责人意见(盖部门公章): 年月日送审部门分管领导意见:年月 日
有关专业部门意见(盖部门公章): 年月日合同主管部门意见(盖部门公章): 年月日
总法律顾问意见: 年月日经理意见: 年月日
注:1.合同草案应与本表一同上报。
2.属于集团公司、工贸公司审核的合同还需连同附件二(1、2、3)一同上报。
附件二:(1)对外合同(协议)送审表
送审部门:送审时间:年 月 日
合同名称:
承办人姓名:联系方式:
送审部门负责人意见(盖部门公章):
送审部门分管领导意见:
需提供的资料
合同 一般合同立项审批材料
谈判记录(会议纪要)
合同初稿
合同相对方资信状况调查表
其他
合同 经招标招标文件
中标通知书
合同初稿
其他
招标合同 应招标而未经招标办同意不招标的情况说明,并有承办部门的分管领导和集团公司分管招标工作的领导批示
谈判记录
项目立项说明
合同初稿
合同相对方资信状况调查表
其他
备注
注意:送审部门必须按合同送审表填写,并提供所需材料。否则合同审查部门有权拒绝接收合同,直至达到本表要求。
附件二:(2)对外合同/协议审查审批表
合同/协议名称编号
签约单位甲方:代表:
乙方:代表:
标 的 额签订地点:
履行期限:
承办单位意见负责人签字: 年 月 日
有关专业 部门意见
合同主管 部门意见合同主审 人员意见负责人意见
合同复审 人员意见
总法律顾问意见
经理意见
注:1.由合同主管部门认定“有关专业管理部门”。2.签订对外合同必须填写此表并留存合同主管部门,审查意见填写不下时可附页。3.合同承办单位或部门应依据审查审批表自上而下顺序呈送各级领导、部门签署意见,越级签署的审查审批表视为无效。
4.各级领导、部门负责人须在审查审批表中应填写明确意见并署名,只签署姓名的视为无效意见。
附件二(3):合同相对方资信状况调查表
合同相对方名称
住所注册资本额
经营范围
专业资质
法定代表人/负责人委托代理人
合同相对方承办人 姓名职务
电话传真
合同担保人(如有)担保期限
担保方式有无担保资格
担保范围及其它需要说明的担保问题
附件名称(包括合同相对方营业执照、经营许可证、自然人身份证、授权委托书、银行保函、尽职调查报告等)
中介机构尽职调查意见 (若有)
合同承办单位(部门)对合同相对方资质的意见
备注
承办单位/部门(盖章) 合同编号:
负责人(签字):承办人(签字):
第7篇 企业公司合同管理办法
公司合同管理办法
第一章 总则
第一条 为保护贵研铂业股份有限公司(以下简称“公司”)合法利益,建立企业风险防范机制,预防合同纠纷,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合公司实际,特制订本办法。
第二条 本办法适用于公司在日常经营管理活动中对外签订的所有合同。
第三条 本办法下列用语的含义:
(一)主管领导,是指具备相应职权并可在合同上签字的公司董事长、总经理、分管业务的副总经理等高级管理人员和各合同承办部门的主要负责人。
(二) 本办法所称的“以上”不含本数,“以下”含本数;合同金额以人民币为计量单位。
第四条 签订合同,必须严格执行《中华人民共和国合同法》等有关法律法规,遵守公司的有关规定,坚持“慎重签约、公开透明、权利与义务并重”的原则。
第五条 签订和履行合同,必须严格按照本办法及公司确定的原则、程序及权限进行。
第六条 公司对外签订的合同,必须以公司名义对外签订和履行,公司任何部门和个人不得以部门或个人的名义对外签订公司合同。
第二章 合同管理人员及职责
第一节 合同管理部门
合同管理部门为投资发展部,公司总经理可根据公司实际情况调整合同管理部门和职责。
第七条 投资发展部职责如下:
(1)拟订、修改合同管理办法和相关的合同管理规定;
(2)负责办理公司合同管理的日常事务;
(3)审查送审合同文本及相关法律文书;
(4)参与公司进行合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动;
(5)依照公司相关规定办理公司法定代表人授权委托书、法定代表人证明书;
(6)参与公司重大合同的谈判及其文本的起草;
(7)对需要公证的合同或需保全的证据,负责办理公证事宜;
(8)对公司合同业务提供相应的法律支持;
(9)公司赋予的其它职责。
第二节 合同业务承办部门
第八条 合同业务承办部门负责各自业务范围内的合同签订并管理本部门承办的合同。
(1)投资发展部承办对外投资、证券事务、重大融资(不含银行借款)、法律服务等合同。
(2)市场营销部承办对外销售类合同。
(3)人力资源部承办劳动、社会保障类合同业务。
(4)财务部承办银行借款、审计评估、资金委托管理、担保、财产保险合同业务。
(5)采供部承办设备、生产资料、办公用品采购合同业务。
(6)贵金属商务部承办贵金属购销合同、与贵金属贸易相关的合作合同、进出口合同。
(7)科技部办理科研合同、技术转让合同、技术合作合同、科研项目合同。
(8)其他合同业务由相关部门按照部门职责承办。
(9)公司董事长或总经理指定的合同事务由某一职能部门办理时,由被指定的职能部门承办该特定的合同事务。
经公司决策程序调整各部门职责的,按调整后的部门职责承办。
第九条 公司财务部负责合同收付条款的订立和执行,控制资金的使用,减少或避免资金风险。
第三节 合同管理员
第十条 合同承办部门应当根据本部门情况配备兼职或专职的合同管理员,合同管理员应当具有从事合同管理所需的法律专业知识,熟悉本部门相关业务和技术。
第十一条 合同管理员向本部门主要领导负责,履行相应职责,合同业务上接受投资发展部指导。其职责如下:
(1)参与合同起草、谈判,审查本部门承办的合同,对合同内容的合法性、完整性和有利性提出意见。
(2)指导合同承办人按投资发展部提出的审查意见完善合同条款。
(3)督促合同承办人员履行合同。
(4)对合同订立、履行过程中发现的问题应及时向本部门领导或公司投资发展部汇报,并提出处理建议。
(5)对发生的合同纠纷,应及时报告本部门领导,并通报财务部、投资发展部及与合同纠纷相关的部门。
(6)对本部门承办管理的合同进行编号、登记、保存,建立健全本部门合同台帐,向投资发展部报送合同签订报表和合同履行情况表,接受投资发展部的检查。
第四节 合同承办人
第十二条 合同承办人是公司法定代表人或主管领导指定的办理具体合同事务的人员,合同承办人对主管领导负责。其职责如下:
(1)负责对指定业务进行前期调研、市场询价、对方资信调查和制作相关文件。
(2)负责召集、联络有关人员进行合同谈判并制作书面记录。
(3)依法草拟合同文本,办理合同签订手续,依法办理履行合同的事宜,及时掌握合同履行情况。
(4)依据主管领导的指示办理合同变更、解除、终止和转让具体事宜。
(5)及时向本部门的合同管理员或投资发展部通报在履行中的问题,提出处理建议或采取相应措施。
(6)及时将合同文本及相关资料报合同管理员存档。
(7)参加承办合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
第三章 合同管理权限及程序
第一节 签订合同的职权和授权
第十三条 公司董事长为法定代表人,可代表公司签订所有合同。须经公司股东大会或董事会审议通过方可签订的合同,只能由董事长或董事长授权特定人员签订,如公司股东大会或董事会决议授权特定人员办理的,由该特定人员办理相关事项并签订合同。
第十四条 公司总经理可签订董事会授权、公司章程及相关制度赋予给总经理的权限内的所有合同。
第十五条 公司副总经理、董事会秘书、财务总监等高级管理人员可在分管业务范围内签订相关合同,其权限由公司总经理确定,但不得超越董事会、公司章程及相关制度赋予给总经理的权限。
第十六条 公司各部门负责人可以签订其业务和职权范围内的相关合同,但不得超出授权范围,具体的授权权限和范围等事宜由公司授权管理的相关制度确定。
第十七条 经公司董事长书面授权或依据公司相关制度授权,公司相关人员可在授权范围内代表公司签
订相关合同,公司实行“谁签约、谁负责”的原则,签订合同的人员,应勤勉尽职地代表公司对该合同业务负责。
第十八条 经股东大会或董事会审议决定或特别授权的事项,按董事会授权规定办理。
第十九条 授权范围内的合同事项,应经公司内部决策程序决策的,应事先按程序汇报和决策,承办部门和承办人员应按决策的结果办理相关合同事项。
第二节 合同签订程序
第二十条 如有合同业务发生时,合同承办部门应指定合同承办人员,起草合同或初审对方提供的合同,并与对方协商相关合同条款,形成合同草稿,重大合同条款应事先得到有职权领导同意方可确定,需会审的合同应按程序进行会审。
第二十一条 承办人员将起草或初审后的合同草稿提交有职权领导审阅,有职权领导提出审阅意见。
第二十二条 合同草稿形成后,按公司内部决策程序进行相应决策后方可签订。
第二十三条 以下合同为公司重大合同,合同承办部门应先报送至公司有职权领导、投资发展部、财务部、纪检监察部门及其它相关部门进行合同会审或会签,形成会审意见。合同承办部门原则上必须采纳会审意见,但如果客观情况发生变化,有职权的公司副总经理以上领导可修改会审意见或重新进行会审:
(1)涉及对外长期投资的股权投资合同(不含短期证券投资);
(2)总金额100万元以上的对外合作合同;
(3)对外担保合同;
(4)与关联自然人发生的30万元以上的关联交易合同(连续十二个月内累计计算);
(5)与关联法人发生的300万元以上的关联交易合同(连续十二个月内累计计算);
(6)与日常经营相关的合同,如采购、销售合同、科研合同,根据风险可控与否,由主管业务领导确定是否提交会审;
(7)虽达不到上述会审标准,但合同承办部门认为风险较大,可以提交进行会审。
(8)公司董事长、总经理及分管业务的领导认为风险较大应当进行会审的合同。
第二十四条 须会审的合同如因时间紧迫且风险可控,经公司董事长或总经理书面同意,可豁免合同会审程序。
第四章 合同签订的相关规定
第二十五条 国家法律法规规定应进行招投标的,必须以招投标方式订立合同。分管副总以上领导认为有必要进行招投标的,可以采取招投标方式订立合同。
第二十六条 签订合同的双方必须有合法的主体资格,在合同上签字的双方人员必须有职权或授权。
第二十七条 合同承办人在签订合同之前应验证对方当事人的主体资格,确保对方当事人签订的合同合法有效。
第二十八条 合同书或协议书须主要条款完备、内容合法、意思表示清楚,且不得有损公司合法利益。
国家法律法规规定需使用格式合同的,应从其规定。
承办合同业务时,应尽可能地由我方起草合同草稿。对于销售和采购类合同,合同承办部门应拟订格式合同,并尽可能使用我方的格式合同。
第二十九条 有预付款的合同应查明对方资信情况和履约能力,应经主管领导同意,必要时可要求对方提供担保;首次支付预付款不得超过该合同总金额的20%(如有特殊情况,须主管领导审批同意),定金不得超过该合同总金额的20%。质保金的比例最低不得低于合同总金额的5%。
第三十条 合同价款或酬金的确定应按有关规定和程序,由合同承办部门按市场原则进行询价,并提出建议,经相应决策程序后由公司主管领导审定。
第三十一条 合同约定的质量条款,对于有特殊质量要求的,须经公司相关职能、技术部门审定;凭样品买卖的,应将样品封存,并对样品质量予以说明,交付物应与样品及其说明质量相同。
第三十二条 合同文本签字之前,具主管领导或经其授权签约的人员,应仔细查阅审查意见,审阅合同内容。
第三十三条 主管领导或其授权的人应对合同进行审查,如发现对公司明显不利的问题,或合同的签订程序、内容有严重违反法律、法规及本办法的规定,应不予签字。
第三十四条 合同签字人应代表公司对所签订的合同承担相应责任和义务,如因合同签字人的过错导致公司利益受到损失,公司可追究相关责任人的责任。
第三十五条 因特殊情况未按本办法的规定签订的合同,须事先经董事长或总经理书面同意。
除董事长或总经理书面同意外,各承办部门不得先付款,后补签合同。
第三十六条 合同应以书面方式订立,但若存在以下情况时,经主管领导同意后,可不订立书面合同:
(1)当场钱货两清且不存在风险的交易行为;
(2)预收全部货款且不存在重大风险的销售合同;
(3)先收货后付款且不存重大风险的采购合同;
(4)合同金额小于5万元且主管领导确保无风险的合同。
第三十七条 在风险可控的情况下,可用传真、电子邮件等方式订立合同,但应保留传真文件等资料,并在一个月内交换回合同原件。
第三十八条 合同应经有职权领导或授权人员签字并加盖公司公章或合同专用章,加盖公司印章时印章保管人应审核签字人具备相应职权或获得相应书面授权,并同时对合同加盖骑缝章。
未经公司董事长或总经理书面同意,不得在空白合同上盖章。
印章保管人应建立台账如实记录合同加盖印章情况,印章保管人违反本规定给公司造成损失的,公司将追究印章保管人的相关责任。
第五章合同履行的相关规定
第三十九条 合同成立并生效后,合同签订人或经其指定的合同承办人应负责办理该合同的履行事宜。
第四十条 验收合同标的的部门或人员,应严格按合同约定的品种、数量、质量及相关资料逐项检查验收,并以书面方式作出准确记录,由合同双方当事人在记录上签字确认。
检验结果与合同约定不符,对方人员在场的,应立即提出;对方人员不在场的,应在合同约定期限内以书面方式通知对方。争议未解决之前,不得动用合同标的。
第四十一条 合同签订后因我方责任造成违约的,合同承办人应及时向主管领导报告,采取适当补救措施,尽量避免或减少公司可能遭受的损失。
出现对方违约,合同承办人应及时向主管领导报告,按合同的约定和有关法律规定代表公司追究违约方责任,未经公司董事长或总经理同意,不得擅自放弃追究违约责任的权利。
合同承办人如发现有证据表明或判断对方不再具备履行合同的能力时,应立即向主管领导汇报并采取相应措施。
第四十二条 如
在合同履行过程中发生争议,合同承办部门及合同承办人应及时向主管领导汇报,并与对方进行协商,无法协商可能进入诉讼或仲裁程序的,应及时将相关情况通报投资发展部,由投资发展部协助合同承办部门一起处理合同争议事项。
第四十三条 财务部通过结算监督合同履行,严格审查单证,严格执行合同付(收)款的规定,对违规签订、未处理违约责任或未按约履行的合同,应暂缓或者拒绝办理付款业务。
第四十四条 合同承办人应记录合同履行情况,妥善保管合同及与合同相关的信件、传真、电子邮件等资料,并及时交由本部门合同管理员建立相应合同管理台账后存档。
第六章合同的变更、解除
第四十五条 已签订的合同在履约过程中,如发生需变更、中止、解除任一情形的,报主管领导同意后,根据公司实际情况采取相应措施。
合同的变更、中止、解除和转让,按原合同的签订权限办理。
第四十六条 合同成立后,合同承办人应关注对方的变化,发现对方有经营状况恶化、转移财产、抽逃资金及逃避债务,或丧失商业信誉等可能丧失履行合同能力的情况,经我方要求对方提供履约担保对方不能提供的,应及时向主管领导报告,在取得相应证据后应当立即中止履行,并通知对方。在上述情形消失或对方提供有效的担保后恢复履行。
第四十七条 因不可抗力、对方违约导致不能实现合同目的的,可以解除合同,并及时通知对方。
第七章合同纠纷的处理
第四十八条 合同发生纠纷时,合同承办人按主管领导的指示会同本部门合同管理员与对方协商解决,并及时向主管领导报告。如需要采取法律手段解决的,应及时将相关情况通报至投资发展部,并提供完整的证据材料(包括往来书件、电报、电传、图表以及电话记录、会议纪要、补充协议以及物证等),投资发展部认为需要立即采取诉讼或仲裁方式解决的,报公司总经理决定。
第四十九条 合同纠纷在进行协商时,合同承办人及承办部门必须确保该纠纷不得超过诉讼时效,对于即将超过诉讼时效的纠纷,应至少在超过诉讼时效的前一个月将相关情况通报至投资发展部。
第五十条 公司董事长或总经理决定采取诉讼或仲裁方式解决合同纠纷或者因合同纠纷起诉或申请仲裁的,由公司授权有关人员代表公司办理诉讼或仲裁的相关事宜。
第五十一条 合同纠纷经协商达成一致意见的,应订立书面协议。
第八章合同的公证
第五十二条 国家法律法规规定需要公证的合同,应予以公证。
第五十三条 承办部门或公司投资发展部认为需要公证的合同或发生合同争议需要保全证据的可予以公证。
第五十四条 公证事务由投资发展部承办。
第九章监督检查与考核
第五十五条 合同承办部门按季向投资发展部上报本部门该季度合同签订情况和履行情况统计报表。
第五十六条 投资发展部可根据需要会同其他职权部门对合同承办部门执行本办法的情况进行检查。
第十章 奖励和处罚
第五十七条 合同管理纳入经济责任制度考核。对下述情况,本人对该损失无责任或过错的,可投资发展部核实并报总经理同意后给予一次性奖励:
(1)在合同的履行和纠纷处理过程中,避免或挽回经济损失在10万元以内的,按挽回或避免经济损失的5%给予奖励。
(2)避免或挽回经济损失超过10万元的部分按3%奖励。
第五十八条 对在从事合同管理工作中有下列行为的人员,经投资发展部核实并报请总经理批准后,公司给予相应处罚;给公司造成损失的,追究其经济责任;构成犯罪的,提请司法机关追究其法律责任:
(1)未经授权、超越授权范围、或未按公司决策程序决策擅自以公司名义与他人签订合同,给公司造成5万元以上损失的。
(2)工作不负责任,玩忽职守或违反程序签订合同,或擅自放弃公司利益,使公司遭受5万元以上经济损失的。
(3)牟取私利,致使公司的利益遭受损失的。
(4)其他违反国家法律法规和公司相关规定的。
第五十九条 对下列情况者,由投资发展部核实报总经理批准后,酌情扣发责任者奖金:
1、违反公司合同管理办法或其它相关制度签订、履行合同的;
2、签订合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的;
3、未经授权、超越授权范围、或未按公司决策程序决策擅自以公司名义与他人签订合同,给公司造成5万元以下损失的;
4、由于承办部门、承办人员及其它责任部门的原因导致公司违约的;
5、由于承办部门或承办人员的责任,对对方违约行为未及时追究,导致公司损失在5万元以下的;
第十一章 附则
第六十条 本办法自颁布之日起实施,由投资发展部负责解释。
第六十一条 市场营销部、贵金属商务部、采供部等合同承办部门可根据本办法制订本部门的具体管理细则及权责分工,并报投资发展部备案。
第六十二条 在公司直接管理范围内的企业,执行本办法的相关规定,公司各控股子公司可参照本管理办法制订相应合同管理办法。
附件一:合同管理流程图
附件二:合同会审表
附件三:合同履行情况登记台账
第8篇 公司合同管理办法
1目的
规范集团公司合同管理程序，明确管理职责，界定管理层面，防范经营风险，提高管理效能。
2 适用范围
本制度适用于集团公司本部、分支机构和其他直属单位。集团公司全资、控股子公司依据法定程序执行。
3 定义
3.1 所属单位：特指集团公司所属各全资企业、其他直属单位，以及依照法定程序应当执行本制度的集团公司控股企业。
3.2 合同：是指除劳动合同外，集团公司及其全资、控股成员企业及其他直属单位与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3.3 合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
4管理体制、组织形式与相关规定
4.1 合同管理实行分级归口管理与有限的集中控制相结合的管
-2-
理体制，具体组织形式包括：
4.1.1 所属单位下列合同，如果是隶属于集团公司直接管理的项目，由集团公司相关业务主管部门审核同意后方可签订；非隶属于集团公司直接管理的项目，以及其他属于集团公司授权分支机构或其他直管单位管理的项目，需经具有相应管理权限的集团公司分支机构或其他直管单位审核同意后签订，并由审核或直接办理单位报集团公司备案。其中，需由集团公司提供担保的项目合同，应当经集团公司审核同意后签订：
4.1.1 .1 电力项目利用外资合同。
4.1.1 .2 投资、借
（贷）款及其他融资、企业财产保险、资产转让、出售、收购、租赁合同
（房屋租赁合同除外）。
4.1.1 .3 集团公司直管所属单位的购售电合同、并网调度协议、电厂运营、机组检修合同。
4.1.1 .4 企业合并、兼并、联营合同，以及担保合同。
4.1.1 .5 限额以上的买卖合同。
4.1.1 .6集团公司或具有管理权限的所属单位认为有必要审核或备案的其它合同。
4.1.2 集团公司本部各类合同，以及所属单位除
4.1.1 规定范围以外的其他合同，由集团公司及所属单位分别按本办法关于单位内部合同管理的相关规定，自行办理。
4.1.3 集团公司控股企业，对
4.1.1 规定事项，按《公司法》
-3-
及公司章程规定的股东权利及程序办理。
4.2 管理规定
4.2.1 签订合同，除即时清结外，都必须采用书面形式。
4.2.2 集团公司本部及所属单位法律事务工作机构或者法律顾问所在的综合管理部门，为合同归口管理部门。
4.2.3 需要以集团公司或者所属单位名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人。
4.2.4 审计、监察部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。
4.2.5 合同签订之前应当经财务、审计、归口管理部门，以及合同项目所涉及的相关业务管理部门审查会签。相关业务管理部门范围，由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设、股权、市场、国际合作等问题确定。
4.2.6 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。
4.2.6 .1合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人。
4.2.6 .2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。 -4-
4.2.7 集团公司及所属单位内部的部(处、科、室)等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件；具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同，应当具有集团公司的授权委托。
4.2.8 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同，应当按《集团公司法定代表人授权委托管理办法》的规定，办理授权委托书。
4.2.9 合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制。
4.2.1 0 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由监察部门按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任单位
（部门）负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：
4.2.1 0.1 不按本办法规定签订、履行合同的。
4.2.1 0.2 订有重大缺陷或无效合同的。
4.2.1 0.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。
4.2.1 0.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。
4.2.1 0.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的。
4.2.1 0.6 提供虚假资料的。
4.2.1 0.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的。
4.2.1 0.8 未按规定进行授权或擅自转委托的。
4.2.1 0.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。 -5-
4.2.1 0.10 泄露合同意向
、商业秘密或有关机密的。
4.2.1 0.11 延误纠纷处理法定时效期间的。
4.2.1 0.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
5 职责
5.1 归口管理部门职责
5.1.1 贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务。
5.1.2 建立健全本单位合同管理制度，监督、检查考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。
5.1.3 参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
5.1.4 统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜，管理合同专用章。
5.1.5 负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。
5.1.6 组织合同管理知识培训，负责合同承办人员资格审查。
5.1.7 在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
5.1.8 其他相关管理工作。
5.2 合同承办部门职责 -6-
5.2.1 负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查，报请主管领导审批。
5.2.2 组织合同的谈判。
5.2.3 起草合同文本，并组织审查会签。
5.2.4 组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。
5.2.5 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
5.2.6 负责合同档案的管理。
5.2.7 负责所属单位报送集团公司审核合同事项的办理。
5.2.8 收集本办法的执行情况信息，并按集团公司年度制度建设计划，提出修改意见。
5.3 合同审查会签部门职责
5.3.1 财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。
5.3.2 审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。
5.3.3 相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。 -7-
5.3.4 归口管理部门审查会签职责，按本办法
5.1.7 的规定执行。
5.4 合同承办人职责
承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本办法的规定，须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商，并以承办人为主进行处理。
5.5 监察部门职责
负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需要进行专项效能监察。
6 程序
6.1 合同送审及备案程序
6.1.1 按
4.1.1 规定，责任单位将合同草案、立项依据、事项所涉及的有关原始资料，并附相关情况说明，办理报批或备案。
6.1.2 合同送审，按合同所涉及业务的性质，向相应业务主管部门报送，由该业务主管部门承办。
6.1.2 .1 承办部门审核立项依据、签署承办意见、确定承办人。
6.1.2 .2 按
6.2 规定的会签、审核、审批程序办理。
6.1.2 .3 通过审批后，由承办部门通知送审单位签署。 -8-
6.1.2 .4 涉及变更、解除、纠纷处理问题时，按本办法相关规定办理。
6.1.3 合同备案，应向合同归口管理部门报送,由归口管理部门办理。
6.1.3 .1 归口管理部门根据具体情况和需要，组织合同审查，征求相关部门意见。
6.1.3 .2 对存在相关问题的合同，协商报备单位处理。
6.1.3 .3 备案材料归档。
6.2 合同签订程序
6.2.1 立项
6.2 .
1.1 合同立项应当由承办部门填写立项登记审批表，注明立项依据及资金来源
（预算内与预算外）。
6.2 .
1.2 意向接触，确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询，或者按招投标管理规定组织招标。
6.2 .
1.3 资信调查, 确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括：
1）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质
（等级）证书。
2）经营范围能够充分满足合同项目的需要。
3）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资
-9-
金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
4）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
5）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。
6）其他与合
同签订、履行相关的事项。
6.2 .
1.4 对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。
6.2.2 草拟合同文本
凡国家、行业或集团公司有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或借鉴。
6.2 .
2.1 合同必备条款包括标的
（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
6.2.2 .2 具有支付条件的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%；如数额较大或必须超过30%，合同他方应当提供相应担保。
6.2.2 .3 合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。 -10-
6.2.2 .4 合同文本份数按实际需要确定，但我方至少保证承办部门存档、附财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。
6.2.3 谈判
重大合同应组成谈判小组进行谈判，一般应有财务、技术、法律、监察审计及与合同内容相关的其他部门人员参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围。
6.2.3 .1召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。
6.2.3 .2 承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报，必要时向本部门分管领导请示。
6.2.3 .3 谈判结束后，承办人制作谈判备忘录，并经我方全体参加人员签字确认。备忘录应记载以下内容：
1）准备会议情况，包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见、需要请示承办单位负责人、分管副总经理或法定代表人的事项等。
2）谈判情况，包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧，以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。
6.2.4 审查会签
6.2.4 .1 承办人填制审查会签单，附合同草案，连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料，送会签部门审查。
6.2.4 .2 审查部门应提出具体的审查意见，如有必要，可附书
-11-
面审查意见返回承办部门。如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见，并由审核人签字。
1) 审查意见书应包括以下内容：合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。
2) 合同签审部门对合同的审核期限，一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查，一般不超过八个工作日。
6.2.4 .3 审查会签意见处理
1) 根据合同所涉及项目的具体情况，经承办人与审查人沟通，由承办人按双方取得共识的意见，修改合同草案。
2) 出于项目本身需要及各种客观条件的限制，对于承办人认为无法采纳的意见，应向本部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳。
3) 承办人应将审查会签意见处理情况如实填入《立项登记审批表》，对未予采纳的意见，应注明原因。
6.2.6 审核
6.2.6 .1 承办人将承办部门承办意见填入《立项登记审批表》，由部门审核盖章、领导签字。承办意见包括：
1）当事人的主体资格和资质是否符合要求。
2）合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件。 -12-
3）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范。
4）合同项目是否列入年度投资计划。
5）合同条款是否是缔约人真实意思的表示。
6) 合作条件、方式是否符合公平、效益原则，主体之间的平等地位是否得到体现。
7）合同价款是否合理，价款的确定是否符合公司有关程序。
8）相关问题的处理意见。
9) 是否具备签署条件。
6.2.6 .2 承办人将《立项登记审批表》连同合同草案、会签单、会签部门审查意见书、或有的谈判备忘录，以及承办部门认为必须提交的其他说明材料，送归口管理部门审核。
6.2.6 .3 归口管理部门审核
1) 对符合本办法规定的程序和要求，所附资料齐全的合同，由归口管理部门经办人在会签单上签字、统一编号。
2）对未按本办法规定履行相应程序、所附资料不全的合同，由归口管理部门提出补正意见，承办部门整改。
6.2.7 审批
6.2.7 .1 归口管理部门审核、编号后，由承办人将合同草案及相关资料送部门分管副总经理
（总师）审批。部门分管副总经理
（总师）认为必要的，在签署意见后送法定代表人审批。 -13-
6.2.7 .2 部门分管副总经理
（总师）或法定代表人，根据《立项登记审批表》记载的事项、部门意见及相关情况，决定是否批准。
6.2.8 签署
6.2.8 .1 承办人对合同逐页签字后，送法定代表人签署。
6.2.8 .2 法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人会同合同归口管理部门办理授权委托书。
6.2.8 .3 法定代表人或受托人签署后，送归口管理部门加盖合同专用章。承办人应将合同副本、授权委托书
（各1份）留存归口管理部门备案。
6.2.8 .4 合同他方由代理人承办、代签合同的，应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
6.2.8 .5 根据法律规定或当事人之间的约定，办理合同鉴证、公证或审批、备案手续。
6.2.9 简易程序
对于标的数额及风险较小的采购、服务类合同，以及特殊紧急情况下的应急事项合同，可按
6.2.1 、
6.2.2 、
6.2.7 、
6.2.8 的规定，直接办理。具体包括：
6.2.9 .1 直接或间接涉及金额在20万元以下的买卖及办公服务类合同。
6.2.9 .2 特殊紧急情况下经法定代表人批准的合同。 -14-
6.3 履行程序
6.3.1 合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。
6.3.2 承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事项，并及时填写《合同履行情况统计表》，按年度报归口管理部门备案。如有付款事项，承办人应向财务部门提供合同副本。
6.3.3 承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际履行情况。对出现的各种问题，及时获取证据、协调处理并向归口管理等相关部门报告。重大事项，必须及时向合同签署人报告。
6.4 变更或解除程序
6.4.1 合同需要变更或解除时，合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后，以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本办法
6.2 的相关规定办理。
6.4.2 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法
6.2 的相关规定办理。 -15-
6.4.3 对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。
6.4.4 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
6.4.5 需经有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。
6.4.6 经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
6.4.7 涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。
6.5 纠纷处理程序
6.5.1 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。
6.5.2 出现纠纷，承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。
6.5.3 合同纠纷协商、调解, 应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等，并向受托签
-16-
署人、法定代表人请示。
6.6 档案管理与使用程序
6.6.1 归口管理部门依据合同审核情况，建立适时动态统计台账。
6.6.2 合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由承办人整理、保管合同档案，并按集团公司有关档案管理的规定及时归档。具体范围包括：
6.6 .
1.1 合同正式文本及附件。
6.6 .
1.2 立项登记审批表。
6.6 .
1.3 会签单。
6.6 .
1.4 审查会签意见书。
6.6 .
1.5 与合同签署有关的基础、背景资料。
6.6 .
1.6 合同他方当事人资信证明材料。
6.6 .
1.7 双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
6.6 .
1.8 合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
6.6 .
1.9 或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
6.6 .
1.1 0 或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
6.6 .
1.1 1 其它应当存档的相关资料。 -17-
6.6.2 档案的使用，按集团公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。
6.7 监督管理程序
6.7 .1 审计部门、归口管理部门对在专项审计、日常管理中发现的问题，及时向监察部门反映。
6.7 .2 监察部门对审计、归口管理部门反映的情况，组织有关部门开展调查工作。
6.7 .3 监察部门根据调查结果，以及在效能监察、举报处理中发现的问题，提出整改意见，经承办部门分管副总经理
（总师）同意后，要求承办部门及相关责任人予以纠正。
6.7 .4对依据事实情况及集团公司有关规定需要做出处理的，由监察部门提出处理意见，经本部门分管公司领导同意后，向法定代表人报告。
6.7 .5 监察部门依据集团公司的有关规定或决议，商人事劳动部门处理。
7 支持性文件及相关附件
7.1 支持性文件
7.
1.1 《中华人民共和国合同法》
7.
1.2 《中华人民共和国公司法》
7.
1.3 《中国电力投资集团公司组建方案》
7.
1.4 《中国电力投资集团公司章程》 -18-
7.
1.5 《中国电力投资集团公司规章制度管理制度》
7.2 相关附件
7.2.1 合同管理流程图
7.2.2 合同审核会签表
7.2.3 合同履行情况统计表
7.2.4 合同立项登记审批表
7.2 .
第9篇 某某大学物业公司合同管理办法
某大学物业公司合同管理办法(暂行)
根据国家法律、法规及省市相关规定,按照学校合同管理办法,结合公司实际,特制定本办法。
一、合同管理原则
(一)各类合同的制定、实施和管理必须严格遵守国家法律、法规,认真履行合同法以及省市有关规定,依法办事。
(二)合同是对外经济活动的重要依据,凡参与合同订立、实施和管理的部门及个人必须坚持原则,从严把关,坚决维护学校、公司利益。
(三)合同管理实行的原则是:归口管理、分类实施。合同管理归口部门是行政办公室。各部门要指定专人负责合同管理与实施。
(四)本办法适用于公司各部门。
二、合同签订流程
(一)合同的起草:合同起草公司(单位)或个人必须严格遵守国家法律、法规及省市有关规定,合同文本应做到条款清晰、标的准确、责任分明。
(二)合同的审核:合同由要约事件的责任部门委派专人初审,并经责任部门负责人审核签字盖章后,报送学校资产管理处合同管理科或公司法律顾问,申请法律顾问进行审核。合同要约责任部门负责协调相关单位按照学校法律顾问意见修改合同,并将修订稿报送行政办公室,由行政办公室报送合同管理科或法律顾问进行复审,经复审通过后,履行会签程序。
(三)合同的会签:合同提交领导审批前,必须实行严格的会签制度,未经会签的合同文件不得提交校领导审批和对外发送。
1.会签程序:合同文件首先由合同要约责任部门进行初审会签,部门负责人确认签字盖章后,报送行政办公室;其次,由行政办公室按照公司领导指示确定应会签的相关部门,由相关部门负责人签字盖章;最后,会签单返回行政办公室,办公室负责人签字盖章后,提交公司领导。
2.合同会签制度是合同管理的重要程序,会签部门应认真审阅合同文本,确保合同的合法性、可行性。合同要约责任部门在收到不同会签意见,认真研究后将研究结果通知会签部门,取得一致意见后报送至行政办公室,由行政办公室将合同报送至合同管理科,进入送审批准程序。
3.部门会签时间一般情况下在三个工作日内完成。
(四)合同的签订:行政办公室负责将公司合同审批单、合同正本(一式四份)、合同会签单提交公司领导,公司领导签字、盖章后,行政办公室将合同审批单、合同正本原件(一份)备案,必要时还需交资产管理处合同管理科备案。
(五)合同发送:合同是公司重要的机密文件,必须严格遵守公司保密规定,控制发送,
非责任部门不得持有合同文本。对外因工作需要发送合同文本时,必须经主管总经理批准后方可办理。
第10篇 工贸油品调运公司合同管理办法
工贸油品调运分公司合同管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)的合同管理工作,维护公司对外经济、技术交往中的合法权益,保证生产经营的正常运行,规范签约履约行为,避免经营风险,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》和工贸公司《合同管理暂行办法》及相关规定,结合实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司对外签订的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议。
第三条 公司订立、履行合同必须遵守《合同法》、工贸公司《合同管理暂行办法》及本办法的规定,符合国家政策,尊重社会公德,贯彻执行平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则,确保合同预期经济目标的实现。任何单位和个人不得利用合同从事违法活动,扰乱社会经济秩序和公司生产经营管理秩序,损害国家利益、社会公共利益、公司利益。
第四条 公司建立“统一管理、分级授权、归口审查、各负其责”的合同管理体制。
(一)统一管理,即公司制定统一的合同管理办法,公司制定相应的合同管理办法;合同审查审批和合同印章管理统一由合同主管部门负责。
(二)分级授权,即按合同的性质、种类和标的额大小划分公司与上级单位之间的合同管理权限,对合同实行分级负责、授权管理。
(三)归口审查,即对合同内容,由合同主管部门归口综合审查,相关专业部门联合会审。合同主管部门负责法律审查,相关专业部门负责专业技术和经济商务审查。
(四)各负其责,即合同承办部门全面负责合同的订立、履行,对合同商务风险负责;合同主管部门对合同法律风险负责;相关专业部门对合同相关专业、技术风险负责。
第五条 公司建立合同审查标准流程,推行合同示范文本制度。对在生产经营活动中大量发生的常见合同,公司应组织编制有关业务通行的规范合同文本。
第二章 组织机构及职责
第六条 合同管理实行主管部门、专业部门和承办部门管理相结合的原则。公司承担法律事务工作的职能部门为合同主管部门,规划、计划、财务、技术、审计及其他专业部门是合同管理的专业部门,合同的具体执行部门是承办部门。
第七条 合同主管部门应当配备专(兼)职合同管理人员,并将管理人员名单及联系方式报工贸公司法律事务部登记,管理人员发生变更的,应于变更之日起五日内报工贸公司法律事务部变更登记。主要承担以下合同管理职责:
(一)负责起草及组织实施合同管理实施办法;
(二)参加重要合同项目的调研立项, 参与本企业重要合同项目的谈判、法律论证、法律审查;
(三)负责管理权限范围内合同的法律审查和合同争议纠纷的处理等事项;
(四)负责办理需呈报工贸公司审批或授权签约的合同项目事宜;
(五)负责编写常见合同规范文本,报工贸公司合同主管部门核准后推广使用;
(六)对管理权限范围内的合同履行情况进行定期检查;
(七)负责建立合同管理台帐和合同文本档案,并负责本企业合同信息的汇总、编制、统计分析,并按规定向工贸公司合同主管部门报送材料;
(八)工贸公司合同主管部门和公司要求履行的其它职责。
第八条 合同承办部门职责:
(一)调查合同相对方主体资格、权限、资信情况、签约能力、履约能力以及担保人的相关资信情况,对合同相对方签约资格和履约能力负责;
(二)具体负责所承办合同的文本起草、谈判、签订等相关事宜,保证起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;
(三)办理合同的申报及担保、公(鉴)证、批准登记等有关手续;
(四)具体负责所签合同的全面履行,协调履行过程中的相关事宜,及时督促合同相对方履行合同,保存合同履行过程中的有关文书,对履行中出现的问题,应及时向公司领导及合同主管部门反映,并协调解决,遇有合同需要变更、解除等重大事项时,按照规定送审;
(五)负责合同会签过程中的协调工作;
(六)其他应由承办部门承担的职责。
第九条 公司的合同专业部门按照业务分工,负责有关合同的商务审查和技术审查,协助合同主管部门作好相关工作。
第十条 公司应配合工贸公司建立和完善合同管理信息系统,推进合同的草拟、审核、订立、审批、履行、结算、统计、归档等全流程自动化管理,逐步实现合同网上信息处理,提高合同管理的效率和水平。
第十一条 公司要加强合同管理的基础工作,对合同台帐、报表、谈判记录等统一归档,规范管理,明确专人负责。应建立合同动态统计分析制度,定期分析合同签订及履行情况,及时发现合同管理中存在的问题,提出改进的意见和建议。
第三章 管理权限
第十二条 公司经工贸公司授权可以对外独立签订的合同有以下几类,超出授权范围的合同都须报工贸公司审批之后才能签订。
(一)运输、装卸类合同;
(二)采购类合同、销售合同标的额在300万元以内;
(三)建设工程施工合同,标的额在100万以内;
(四)建设工程勘察、设计、监理合同,标的额在50万以内;
(五)租赁类、运输类、委托服务类、技术咨询和技术服务类合同,标的额在50万元以内。
注:“以内”含本数
第十三条 公司不得签订对外担保合同。
第十四条 公司内部职能部门不得以部门名义对外签订合同。
第十五条 公司管理的合同由公司行政主要负责人签署。公司行政主要负责人可向各部门负责人颁发授权委托证书,明确授权范围,在授权范围内由被授权人代为签署合同,不得转授权。由公司企业发展部具体承办授权事宜。
第四章 合同的订立
第十六条 订立合同必须有计划列项,做好洽谈的充分准备,并履行必要的审查审批程序。具备招标条件的合同项目,应当按照工贸公司及公司招标管理制度的要求进行招标。
第十七条 公司对外发生经济、技术往来,除即时清结者外,必须事先订立书面合同。应当订立书面合同而没有订立的,财务资产部不予结算。依法需要办理登记、公(鉴)证、审批等手续的,按法律规定执行。合同主管部门认为需要办理公(鉴)证的合同,由合同承办部门依法办理相关手续。
第十八条 以谈判方式订立合同一般程序:立项、资信调查、组织谈判、起草文本、审查审批、签字盖章及备案。
第十九条 通过招标投标方式订立的合同,在确定中标单位后,由承办部门
根据招标文件起草合同文本,办理审查审批手续后签订。
第二十条 合同订立前,合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资质、资信情况和履约能力等进行了解和调查。主要包括:
(一)具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效;涉及专营许可或安全生产许可等要求的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书;
(二)经营范围、注册资本等能够满足合同项目的需要;
(三)具有履约能力,必要时应索取其经审计的资产负债表、现金流量表,注册会计师签署的验资报告和审计报告等相关文件;
(四)具有履约信用,过去三年重合同、守信用,无严重违约事实;在签署本合同时,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件;签约相对方信用调查可采取要求对方出具《保证函》的方式进行;
(五)在签署本合同时,不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关做出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序;
(六)签约相对方的涉诉情况,可采取由对方法律顾问或其委托的律师事务所出具《涉诉情况调查函》的方式进行;
(七)对合同相对方合同承办人员、签约人资格进行审查,对于需提供担保的合同还应对担保人担保资格及担保能力进行审查;
(八)其他与合同签订、履行相关的事项:
1.对不符合前款规定的当事人,如果必须与其签订合同时,应由其提供合法、真实、有效的担保。
2.对于重大合同,承办部门可以委托中介机构进行尽职调查;必要时,可要求合同相对方出具银行保函。
3.合同承办部门应按要求调查相对方资信情况,并在《合同报审表》中逐项据实填写相关情况;按《合同报审表》要求,承办人签字确认,相关领导、部门负责人签署意见并加盖公司(部门)公章。
第二十一条 合同承办部门在授权范围内与合同相对方进行谈判;重大合同项目谈判,应当由承办部门牵头,组成由商务、财务、技术、法律人员参加的谈判小组,按专业和职责分工归口把关,提出并优化谈判方案。需要招标的,按招标程序进行。
第二十二条 对专业性强、技术内容复杂的合同,应有相关技术专家参与谈判,专家意见纳入合同归档资料。
第二十三条 合同承办部门与合同相对方洽谈后,根据双方达成的初步共识在7个工作日内完成合同文本起草工作,订立合同时应遵守以下规定:
(一)订立合同,一般应由我方起草合同文本。
(二)订立合同应使用集团公司、工贸公司或公司制定的规范合同文本,尚未制定规范合同文本的,可使用国家标准合同文本,若规范文本、标准文本均尚未制定时,所使用的合同文本应符合相关法律、法规的要求。
(三)合同文本应当用中文书写,涉及境外业务合同的外方要求使用包括中文在内的两种以上语言书写时,一般应在合同中约定“不同语言文本不一致时,以中文文本为准”。
第二十四条 合同项目需要招投标的,招投标文件应经合同主管部门和有关业务部门审核,方可发出。
第二十五条 合同文本内容一般包括下列条款:
(一)当事人的名称或者姓名和住所:应包括合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人(负责人)或代理人姓名、职务、联系方式,并在合同中约定“双方承诺该联系方式为甲乙双方文件往来的有效方式,联系方式发生变化的需在变动之日起五个工作日内通知对方。”
(二)标的:动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等;不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、完整;不动产应注明名称和坐落地点;货币应注明币种;
(三)数量:包括检测标准和方式,数量要准确,计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定,国家有强制性标准的,应写明该标准的代号全称。如有多种标准的,应约定与合同标的相适用的标准;
(四)质量:写明质量标准、质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等;
(五)价款或者报酬及支付方式:合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序。通常采用分期付款方式,我方首期预付款一般不超过合同总价款的30%;尾留的质保金一般不低于合同总价款的5%;
(六)履行期限、地点和方式:履约期限、地点和方式要具体明确,地点应冠以省、市、县(区)名称,交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体;
(七)双方权利和义务:应明确、具体。对于涉及知识产权、商业秘密、质量健康安全环保(qhse)的合同条款必须明确产权归属和双方的责任;
(八)违约责任: 合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法;
(九)解决争议的方法: 约定通过诉讼解决的,应写明约定的有管辖权法院的名称,通常应约定由我方住所地法院管辖,约定由仲裁机构裁决的,应写明具体的仲裁机构的名称;
(十)合同签订地:一般应在我方住所地或主要办事机构所在地,并在合同中写明。对于需要在我方住所地或主要办事机构所在地以外的地方签订合同的,应经合同主管部门书面同意。
(十一)双方约定的其它条款。
第二十六条 公司签订的合同一般应按以下程序审查审批:
(一)合同承办部门草拟或填写合同文本后,填写《合同报审表》(附件一)随同合同文本及立项批文、招标文件、中标通知书、项目预算、谈判记录、谈判人员名单、价格依据等与订立合同有关的资料送合同主管部门和相关专业部门审查(相关专业部门由合同主管部门确定;合同主管部门认为必要时,可以召集有关专业部门进行会审);
(二)合同主管部门和相关专业部门审查后,出具审查意见反馈合同承办部门;
(三)合同承办部门按照审查意见对合同文本进行修改后送合同主管部门进行编号;
(四)参与合同审查会签的相关专业部门按本办法规定的职责,在《合同报审表》上签署意见;
(五)合同主管部门在《合同报审表》上签署部门审查意见。然后,由合同承办部门按管理权限逐级呈公司分管领导、行政负责人审批签字。
(六)经审查通过的合同,合同承办部门送交有权签字人签字后,由合同主管部门加盖合同专用章。须经政府有关部门批准、登记方能生效的合同,由合同承办部门负责办理相关手续。
合同使用两种以上语言书写的,只对中文文本进行审查审批。
第二十七条 各级领导、部门负责人应在审查或审批表中填写明确意见并署名,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,如只签字,则视为无效意见。各会签部门如有保留意见,应在《合同审查审批表》上(或附页)注明。
第二十八条 合同文本经会签后不得
随意更改,如需更改,应经会签部门同意并由合同主管部门做相应记录。
第二十九条 签订合同应严格履行本办法规定的程序,不得先履行合同后拟定、补签合同文本。如遇特殊情况,须经公司主管领导批准,并告知合同主管部门进行登记,且应按照本办法规定及时补办相关手续。
第三十条 合同相对方有下列情形之一的,不得与之签订合同:
(一)未依法登记、未经批准而成立的单位、组织;
(二)非独立单位或者单位内设机构、部门,且未经法人授权,或超越授权权限的;
(三)超越经营范围(包括超越经营方式)、超资质(未获行政许可,或者未达到相当级别、层次)经营的;
(四)无履约能力,或者履约能力差又无可靠担保的;
(五)信用、信誉不佳的;
(六)有巨额债务,存在潜在履约困难的;
(七)具体签约人无法提供有效的授权委托书,或者无法证实其法定代表人(负责人)身份的;
(八)因其违反法律、法规或规章,不宜与之签约的其他情形。
第三十一条 公司之间或与集团公司所属企业之间订立关联交易合同,应根据集团公司的生产经营和投资计划及有关专项协议确定的定价原则、内容要求,按照“有序竞争、比质比价、同等优先”的原则,由双方协商签约。
第三十二条 合同相对方由代理人(非法定代表人或行政主要负责人)承办、代签合同的,应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
第三十三条 公司对外签订合同必须使用合同专用章,不得使用行政印章或其它印章代替。关于合同印章的使用管理依照《zz石油(集团)工贸公司合同印章管理的规定》执行。严禁在空白文本上盖章,严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
合同文本需具备以下形式要件方可加盖公章:
(一)有行政负责人或其授权的代理人(需有《授权证书》)签字;
(二)经公司审核批准,并如实、完整填写《合同报审表》中各项内容。
第三十四条 留存的生效合同文本不得少于四份,分别由合同审核部门、承办部门、财务资产部门、其它需要留存的部门保存。合同签订后,由合同主管部门负责在5日内将合同文本分发给相关单位或部门,并记载分发情况。
第三十五条 合同主管部门应当于每年12月31日前将公司该年度签订的合同及相关资料送交公司档案管理部门归档。
第五章 合同履行
第三十六条 合同正式生效前,不得实际履行合同。
合同生效后,合同承办部门应当全面履行合同约定,落实质量、数量、进度、工程变更、工期(交货期限)、验收、工程交接、付款等内容,同时应接受合同主管部门对履约情况的监督检查。
第三十七条 合同承办人发现合同相对方不履行或不全面、不适当履行合同,或收到合同相对方对我方履行合同提出的异议时,应立即书面报告部门负责人和合同审核部门,并在法定或约定期限内,以法定或约定方式向合同相对方提出有针对性的异议或予以答复。发出的异议文函或答复材料需经合同审核部门审核、备案。
第三十八条 合同履行期间,合同承办部门应妥善保管与合同相关的双方函电、文书、传真、往来凭证等相关证明资料。
第三十九条 因合同履行情况发生变化需变更合同条款,承办部门或承办人在征得公司行政主要负责人的同意并经合同审核部门审核、备案后,以书面形式向合同相对方提出变更合同的要求,并说明变更的原因、要求合同相对方答复的期限。书面文件应以特快专递的方式邮寄合同相对方或亲自交合同相对方负责人或承办人签收,在未得到合同相对方书面答复前,除依法可以中止履行外,仍需按合同规定履行。
第四十条 承办部门或承办人不得以合同相对方的口头(包括电话)答复作为合同变更的依据。特快专递详情单应当注明文件名称及文件简要内容,回执作为重要资料予以保存。
第四十一条 合同相对方提出变更合同要求的,必须以书面形式提出,口头(包括电话)提出变更合同要求的,承办部门或承办人必须要求合同相对方提供书面文件,否则仍按原合同规定履行。
第四十二条 因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义,必须在不可抗力发生时,及时向合同审核部门书面报告,并以书面形式告知合同相对方,再以电话通知,同时收集不可抗力发生的证据。不可抗力消除之日起3日内,向合同审核部门提出处理意见。需要解除合同的,须立即向合同相对方提出书面解除要求,并提供有关证明文件。
第四十三条 合同相对方因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义,提出书面解除合同要求时,应立即中止合同的履行,并要求合同相对方提供有关证明文件。
第四十四条 合同承办部门在发现合同相对方经营状况严重恶化、转移财产、抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉以及有丧失或可能丧失履行能力的情形时,并掌握确切证据后,应及时向合同审核部门报告,由合同审核部门提出是否中止合同的意见和操作方案,报公司主要行政领导审批后执行。
第四十五条 合同相对方未能在合同规定的期限内履行义务,承办部门或承办人在发出书面文函催促履约后仍未能履行合同,则可以解除该合同,并追究合同相对方违约责任。
第四十六条 变更或解除合同的通知或复函须在法定或约定期限内经合同审核部门审核、备案后发出。
第四十七条 合同变更或者解除的审核程序与合同签订审核程序相同。
第四十八条 下列情况应当签订补充合同,补充合同的审查审批部门和程序与主合同相同。
(六)合同中双方义务及责任没有规定清楚的;
(七)甲乙双方所处商业环境发生变化时;
(八)合同价款波动较大时。
第四十九条 合同结算工作由财务资产部门负责,应严格按合同约定条款执行。我方收取价款或报酬的应及时收取;合同相对方在完成阶段性工作或全部工作后,合同承办部门应按业务规定及时进行验收,验收合格后填写结算通知单,附验收记录或报告,随合同提交财务资产部门支付合同价款或报酬。
第五十条 合同履行过程中发生争议和纠纷,承办部门应及时向合同审核部门申报。对纠纷的处理在保证企业利益的前提下应本着自愿合法的原则协商解决。协商不成的,应依据合同约定的争议解决方式妥善处理。
第六章 考核与奖惩
第五十一条 合同管理实行逐级考核的原则,考核一般包括下列内容:
(一)是否建立健全公司合同管理规章制度;
(二)有关合同法律法规、工贸公司及公司合同管理制度落实和执行情况;
(三)合同文本、台帐、档案、报表、专用印章管理使用等基础工作情况
;
(四)合同签订、履行和违约情况;
(五)避免合同风险或挽回经济损失情况;
(六)合同管理人员配备及业务培训情况。
第五十二条 公司对在合同谈判、签约、审查、履行过程中严格把关,节约资金或避免风险和损失以及在处理合同纠纷中依法挽回经济损失的合同决策人员、承办人员和管理人员,给予表彰奖励。
第五十三条 在合同订立、履行中,凡具有下列情形之一,并经合同主管部门会同有关部门认定,提出处理意见报公司批准后,对相关责任人视情节轻重分别给予相应的党纪、政纪处分;对公司造成损失的,视其程度分别给予通报批评、责令赔偿损失、解除聘用合同的处罚;触犯刑律的,移交司法部门处理:
(一)应当签订书面合同而未签订的;
(二)未经授权私自以公司名义对外签订合同或超越授权范围对外签订合同,公司未予追认的;
(三)擅自以公司名义为他人订立合同提供担保的;
(四)签订有重大缺陷或无效合同,给公司造成损失的;
(五)以分拆合同或其他方式规避相关部门审查的;
(六)事后合同,即不及时签订合同或合同未生效而实际开始履行的,给公司造成经济损失的,或虽未给公司造成经济损失,但数量达到5份以上的;
(七)未经合同主管部门同意,擅自同意或默许合同相对方转包、分包合同项目的;
(八)违反合同审查审批程序对外签订合同的;
(九)违反合同履行程序进行合同结算付款的;
(十)合同管理混乱、无章可循或有章不循、漏洞较多、隐患较大并已影响正常生产经营的;
(十一)不执行或消极执行合同主管部门、会签部门根据实际情况和法律规定提出的纠正意见或处理方案,给公司造成损失的;
(十二)在合同履行中应当追究合同相对方违约责任而擅自放弃的;
(十三)合同承办不力,造成货款不能回收或未能按期回收的;
(十四)违反合同履行审查程序,擅自修改合同内容,或擅自变更、中止、解除、转让合同的;
(十五)违反合同印章管理规定的;
(十六)丢失、毁损合同资料或对合同文件资料未按期归档的;
(十七)对已建档合同因管理不善,造成遗失、被窃或损坏的;
(十八)其他违反合同管理规定的。
第五十四条 对不能胜任岗位职责的合同管理或业务人员,应当调离原岗或撤换。
第七章 附则
第五十五条 本办法所述“以上”均包含本数,“以下”均不含本数额。
第五十六条 本办法由公司企业发展部负责解释。
第五十七条 本办法未尽事宜,按国家相关法律法规和集团公司相关规定执行。
第五十八条 本办法自印发之日起施行。
第11篇 地产公司合同管理办法
地产有限公司合同管理办法(暂行)
为了加强合同管理工作,维护企业的合法权益,保证企业对外经济交往活动的法制化和规范化,根据国家有关法律、法规,结合实际情况,特制定本办法。
一、合同管理职责及分工
1、财务部负责公司经济合同有关经济的监督、检查、咨询、并参与指导意见,以及对以签署接收的合同进行存档管理;
2、行政部负责公司合同的会签传递、法律咨询,以及合同文稿修定后的整理工作;
3、合同经办人员及部门是代表本公司对外签订合同的主要责任者,其职责是:
4、负责合同对方当事人的主体资格、资信和履约能力的调查,并相应承担责任。
5、对合同的标的、数量、质量、价款、履行期限和方式等约定的条款进行起草,对其真实性、合理性、有效性负责。
6、提请有关方面审查、会签其经办的合同。
7、负责其经办的合同中我方当事人权利与义务的履行,监督对方当事人权利与义务的履行。
8、及时向本公司领导及合同管理部门通报合同履行中发生的问题,并提出解决问题的意见。
9、保管好合同文本及与履行、变更、解除、终止合同有关的文件,及时交送合同管理部门归档。
三、合同文本公司所签定的各类合同
文本必须采用国家政府有关部门制定的示范文本。若经济活动内容不完全符合示范文本的合同,可在示范文本合同中增加附加条款或签订补充协议。没有示范文本的,由公司行政部提供格式合同,作为正式对外签署的合同文本。
四、合同的会签程序:所有合同的签订实行公司会签制度,具体程序如下:
1、由合同经办人员拟定合同,并签名确认;
2、合同拟定后,报所在部门负责人审核并签署意见,并提请相关部门进行汇签,相关部门按照分管范围分别对合同的相关条款进行会签审核,并签署意见;
3、经有关部门汇签后的合同,报项目负责人或主管领导审核,并由项目负责人或主管领导确定该合同是否需经公司法律顾问审核,并签署意见,转至行政部;
4、由行政部负责与公司法律顾问联系,并将法律顾问意见书及合同修改意见传回至合同经办人进行修改;
5、修改后的合同由合同经办人传回行政部,由行政部负责整理后报公司法定代表人或委托代理人审批;
6、公司法定代表人或委托代理人对合同签定的必要性及主要条款进行最终审查;
7、在合同签订时,如情况特殊,部门及项目负责人无法进行确认,需报公司经理会进行专项讨论,最后报公司法定代表人或委托代理人审批;
8、所有合同的签署,原则上由签约对方先签字盖章后,经公司主管领导签字后,方可到行政部加盖印章,书面合同为两页以上时,须加盖骑封印;
9、合同在成立或生效五日内,由公司合同管理人员将合同报公司行政部及财务部备案。
五、合同的履行、变更、终止及纠纷的处理
1、合同具体履行由合同经办人所在部门负责;
2、合同在履行中需要对合同的内容进行变更的,或需要 对合同中未加约定的事项进行增加的,可签订变更协议、补充协议。变更协议、补充协议也实行会签制度;
3、合同中规定的各方当事人的权利与义务全部履行完毕后,合同自然终止,必要时,签订终止协议。终止协议也实行会签制度;
4、按合同约定,公司在支付最后一笔款项时,按有关资金使用计划及付款规定执行。
5、合同实行合同履行完毕会签制度;
6、经会签的合同在履行过程中,如发现我公司或对方违约或有违约的可能,合同经办人员要与对方友好协商,达成调解协议,促使合同得以顺利履行。如果经协商不能解决纠纷,由公司财务部主持相关人员参加,负责继续处理。必要时及时采取诉讼或仲裁方式解决,并确保在诉讼时效期内向法院或仲裁委员会提起诉讼或申请仲裁。我公司为债权人的合同纠纷案是否诉讼或仲裁由各部门及所属公司提出要求,经公司经理会讨论并征求法律顾问意见后决定;
7、公司行政部负责对外承担起诉、应诉,委托律师代理诉讼及仲裁案,会同各部门及所属公司办理有关手续等事宜;
8、在案件的调查取证、开庭审理、裁判、申请执行、诉讼保全和仲裁等各个环节,合同经办人应与公司行政部或代理律师密切配合,分工明确;公司行政部对诉讼时效、执行期限承担责任。
六、罚则
1、有关人员如有违反上述合同会签程序及合同管理要求的,视情节公司将分别给予警告、记过、记大过、开除等处分。
2、合同在签定和履行时,如给公司造成经济损失的,则由责任人按给公司造成损失的大小承担相应的经济责任。触犯到法律条款的,要同时追究其法律责任,并移交司法机关处理。
七、本办法由公司行政部负责解释。
八、本办法自通过之日起施行。
第12篇 房地产公司合同管理实施办法
房地产开发公司合同管理实施办法
第一章 总则
第二章 合同签定前的调查、论证
第三章 合同的审核、签定
第四章 合同的变更、解除
第五章 合同纠纷的处理
第六章 附则
第一章 总则
第一条 为规范公司合同的签定及管理工作,保证公司有序运作,制定本办法。
第二条 公司实行合同先行原则。在签定正式合同前,应先对拟签定的合同进行调查、论证,并形成合同草本,在经过本办法规定的审核程序后,方可正式签定。
第三条 合同签定遵循部门负责、法务部审核、总经理批准的程序。
第四条 合同的审核、签定、履行、变更、解除应当形成书面材料。
第二章合同签定前的调查、论证
第五条 需要签定合同时,由拟签定合同的部门负责人组织相关人员进行签约前的调查、论证、谈判等准备工作。必要时,法务部人员可参与合同签定的前期工作。
第六条在签定合同前,具体负责人应充分调查市场行情、了解市场动态、供求关系、行业惯例,并就拟签定的合同在技术上、专业上的可行性进行论证。
合同的条款一般分为技术条款、经济条款、法律条款。涉及工程技术等方面的事项订立的合同,工程部门技术人员应对合同的技术条款负责;涉及工程费用等方面的事项订立的合同,财务、费控部门人员应对合同的经济条款负责;涉及工程法律方面的问题,法务人员应对合同的法律条款负责。
第七条 合同签定前的调查、论证、谈判等工作主要以拟签定合同的部门牵头负责,其他部门予以配合。
第八条 调查、论证、谈判等工作结束后,由具体负责人将拟签定合同的草本及相关背景资料报送公司,由总经理根据具体情况安排法务人员审核,或组织相关部门评审,或直接签定。
第三章合同的审核、签定
第九条 合同签定实行签字负责制度。
第十条 拟签定合同时,具体负责人应填写签约申请单,并将拟签定的合同草本及本办法第十二条规定的资料,交法务处审核,法务人员审核签字后,报总经理审核批准。
合同审核涉及财务问题的,总经理可要求财务人员参与合同的审核。
第十一条 合同审核、签定中应注意以下事项:
(一)签约各方的名称、地址、联系人及方法;
1、名称规范。合同文本上应使用公司的法定名称(不能用简称):成都**房地产开发有限公司;
2、名称前后一致;
3、对方单位的地址、联系电话、邮政编码;
4、对方主体资格的信息概况。主要包括:单位名称及营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、许可证、自然人身份证复印件;
5、对方单位经办人身份证复印件、对方单位盖章的授权委托书及经办人的联系电话;
(二)合同标的。如产品的名称、规格、数量、单价、总价等;
(三)质量及技术标准要求。如产品的生产厂、品牌及图片(照片)、样品(样板)等技术资料;
(四)价款或报酬;
(五)履约期限、地点、方式。如交货时间、地点、验收方式、付款时间、付款方式及付款条件等;
(六)违约责任的约定;
(七)解决争议的办法;
(八)合同生效约定;
(九)合同编号及签定时间(注明合同签定的具体日期)。
第十二条 拟签定合同的具体负责人,在签定合同前,应向公司报送下列资料的复印件:
(一)对方单位的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证、许可证复印件、自然人身份证复印件等主体资格信息情况的资料;
(二)对方单位经办人身份证复印件、对方单位盖章的授权委托书;
(三)拟签定的合同有样品(样板)、图片(照片)的,应将样品(样板)、图片(照片)等交公司存档;
(四)拟签定的合同附有图纸资料的,应同时报送公司。
第十三条 合同审核中,各部门应密切配合,在各自的专业范围内,就合同的签定进行解释、说明、提出意见或建议,并在相关文件上签字确认。
第十四条 总经理批准签定正式合同后,由具体负责人代表公司与对方签定正式合同。
拟签定的合同有政府推行的示范文本者,可直接采用示范文本,或参照示范文本进行拟订。
第十五条 合同签定完毕后,应将合同及相关审核单等资料交档案室存档备查并将合同复印件交法务部一份。
第四章 合同的变更、解除
第十六条 合同履行过程中,需要变更原合同约定内容或解除合同的,由具体负责人提出相关变更申请,依照本办法第三条、第十条规定的合同审核、签定程序进行办理。
第十七条 合同变更或解除应当达成书面协议,签定完成后应及时归档备查并将形成的书面协议复印件交法务部一份。
第五章 合同纠纷的处理
第十八条 合同履行过程中如产生纠纷,相关部门应及时报告公司。公司根据纠纷情况,可责成相关部门负责人会同法务部人员负责纠纷处理工作。涉及诉讼或仲裁的,由法务部配合顾问律师进行处理。
第十九条 合同纠纷的处理应互相配合、积极协商,尽量缩小影响范围,妥善处理,化解纠纷。
第六章 附则
第二十条 本办法所称合同是指公司在项目建设和管理中应当订立书面合同的事项。如勘察、设计、施工、监理、材料(设备)采购、营销(策划)、行政管理等事项而订立的合同。
第二十一条 本办法所称合同的签定及编号管理主要要求如下:
(一)施工类合同(s类),是指就建设项目的工程施工等事项而订立的合同。一般包括建安合同(j)、门窗工程合同(m)、水电气等配套工程合同(s)、园林景观合同(y)、道路总平施工合同(d)、消防工程合同(*)、装饰装修合同(z其他施工合同(q)等。此类合同金额在2万元以上(含2万元)的,必须订立书面合同;
(二)技术服务类合同(j类),是指就建设项目的勘察、设计、监理、工程技术和其他技术服务事项而订立的合同。一般包括勘察合同(k)、设计合同(s)、监理合同(j)、图审合同(t)和各类咨询(劳务)合同(z)等。此类合同金额在5千元以上(含5千元)的,必须订立书面合同;
(三)材料(设备)采购类合同(c类),是指就项目建设所需的材料、设备、设施等物品的采购而订立的合同。一般包括土建材料
购销合同(t)、水电材料购销合同(s)、装饰材料购销合同(z)、消防材料购销合同(*)和设备购销合同(s)等。此类合同金额在1万元以上(含1万元)的,必须订立书面合同;
(四)营销(策划)类合同(y类),是指就建设项目的策划、定位、包装、宣传、广告设计、营销代理等事项而订立的合同。一般包括策划、定位合同(c)、广告、宣传、包装合同(g)、营销代理合同(y)等。此类合同金额在5千元以上(含5千元)的,必须订立书面合同;
(五)综合类及其他合同(z类),是指为公司进行行政管理以及维持公司的正常运转而采购或者委托加工、承揽、租赁等事项而订立的合同。一般包括办公用品采购合同(b)、办公设备采购合同(s)、租赁合同(z)、拆迁合同(c)及其他合同(q)等。此类合同金额在2千元以上的,必须订立书面合同。
第二十二条根据合同的不同类别,合同分别由下列部门具体负责实施:
负责部门
经营部
工程部
财务部
费控部
综合部
合同类别
1:jk、js、jt;
2、y类。
1:s类;
2:jj、jz。
jz、zq。
1:jz;
2:c类。
z类
合同签定、履行、变更、解除的过程中,涉及各部门职责交叉的时候,各部门人员都有义务配合主要负责部门的工作,不得推委拖延,懈怠工作。
第二十三条本办法在实施过程中遇到的情况和问题,相关负责人应及时向公司作出汇报。
第二十四条本办法自总经理签字之日起实施。
附件一:签约申请单
附件二:签约变更申请单
第13篇 学校物业公司合同管理办法
学校物业公司合同管理办法(暂行)
根据国家法律、法规及省市相关规定,按照学校合同管理办法,结合公司实际,特制定本办法。
一、合同管理原则
(一)各类合同的制定、实施和管理必须严格遵守国家法律、法规,认真履行合同法以及省市有关规定,依法办事。
(二)合同是对外经济活动的重要依据,凡参与合同订立、实施和管理的部门及个人必须坚持原则,从严把关,坚决维护学校、公司利益。
(三)合同管理实行的原则是:归口管理、分类实施。合同管理归口部门是行政办公室。各部门要指定专人负责合同管理与实施。
(四)本办法适用于公司各部门。
二、合同签订流程
(一)合同的起草:合同起草公司(单位)或个人必须严格遵守国家法律、法规及省市有关规定,合同文本应做到条款清晰、标的准确、责任分明。
(二)合同的审核:合同由要约事件的责任部门委派专人初审,并经责任部门负责人审核签字盖章后,报送学校资产管理处合同管理科或公司法律顾问,申请法律顾问进行审核。合同要约责任部门负责协调相关单位按照学校法律顾问意见修改合同,并将修订稿报送行政办公室,由行政办公室报送合同管理科或法律顾问进行复审,经复审通过后,履行会签程序。
(三)合同的会签:合同提交领导审批前,必须实行严格的会签制度,未经会签的合同文件不得提交校领导审批和对外发送。
1.会签程序:合同文件首先由合同要约责任部门进行初审会签,部门负责人确认签字盖章后,报送行政办公室;其次,由行政办公室按照公司领导指示确定应会签的相关部门,由相关部门负责人签字盖章;最后,会签单返回行政办公室,办公室负责人签字盖章后,提交公司领导。
2.合同会签制度是合同管理的重要程序,会签部门应认真审阅合同文本,确保合同的合法性、可行性。合同要约责任部门在收到不同会签意见,认真研究后将研究结果通知会签部门,取得一致意见后报送至行政办公室,由行政办公室将合同报送至合同管理科,进入送审批准程序。
3.部门会签时间一般情况下在三个工作日内完成。
(四)合同的签订:行政办公室负责将公司合同审批单、合同正本(一式四份)、合同会签单提交公司领导,公司领导签字、盖章后,行政办公室将合同审批单、合同正本原件(一份)备案,必要时还需交资产管理处合同管理科备案。
(五)合同发送:合同是公司重要的机密文件,必须严格遵守公司保密规定,控制发送,
非责任部门不得持有合同文本。对外因工作需要发送合同文本时,必须经主管总经理批准后方可办理。
第14篇 门业制造公司合同管理办法
门业制造公司合同管理办法
第一节 总则
第一条 为了加强企业的合同管理工作,保证依法签订、履行、变更和解除合同,及时解决合同纠纷,维护企业的合法权益,促进经营发展,根据《中华人民共和国合同法》和其他有关法律、法规的规定,结合本公司具体情况,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司及相关部门。
第三条 国内合同,除即时清结者外,均应采用书面形式。国内技术合同和涉外合同,必须采用书面形式。
第四条书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)。
第五条 公司总部对外签订经济合同,必须遵守国家法律、法规,必须符合企业利益以及公司相关的规定。
第二节 合同的种类及审批签订程序
第六条 公司对所签订的合同分为三类:
一、一般合同:指公司日常业务重复使用的范本合同(经审批后的),以及数额较小(在总经理授权范围之内)、争议不大,且合同约定的权利义务关系比较简单的合同。
二、重要合同:指公司开展业务所办理的除一般合同之外的所有合同。
三、机密合同:特别重要、复杂,并具有商业机密的重要合同。
第七条 公司合同的审批签订按以下程序进行:
一、一般合同由公司合同经办人或负责部门送本单位负责人审查,审查后填写《合同审批表》报公司行政部备案即可签订。若本单位负责人对所要签订的合同把握不准,亦可将合同按重要合同的审批签订程序进行。
二、重要合同由总经理指定的人员或企业专职人员洽谈、起草,经部门或企业负责人认可后,送行政部审核,总经理审定同意后,方可签字盖章生效。
三、机密合同由总经理指定专人及法律顾问负责洽谈、起草,直接由公司行政部负责,报公司总经理审批签订后,按总经理指示执行。
四、合同正本交行政部存档,副本交财务部门作财务凭证。副本复印三份,一份送行政部监督执行,一份交部门负责人履行。合同履行完毕,由经办人作书面说明报告并作归档处理。
五、合同签订过程中要明确以下条 款:1、当事人的名称或者姓名和住所;2、标的;3、数量;4、质量;5、价款或者报酬;6、履行期限、地点和方式;7、违约责任;8、解决争议的办法。
六、采用信件、数据电文等形式订立合同的,可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。
七、下列合同诉讼时效期间为一年:1、寄存财物被丢失或损毁的;2、拒付或者延付租金的。
第三节 签订合同的权限
第八条 公司总经理是公司的法定代表人,全权代表公司对外签订各类合同。总经理没有授权,公司任何员工均不得对外签订合同。
第九条 企业各部门负责人在经企业法定代表人授权后,可以就其主管的业务范围代表本单位对外洽谈、拟草、签订一般合同。
第十条 公司的《法人授权证明书》、《代订合同委托书》由公司行政部管理。使用时,由总经理签发。
第四节 行政部、承办人员及其职责
第十一条 公司行政部为本公司合同管理机构,担负本公司合同的修订、监督和管理工作。
第十二条 行政部的主要职责:
一、拟订合同管理制度。
二、监督检查有关部门签订、履行合同情况,并定期向总经理报告。
三、审查合同,防止不完善或不合法以及有损企业权益的合同出现。
四、依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。
第十三条 合同承办人员的主要职责
一、根据总经理的授权,依法参与合同的签订、变更、解除。
二、依照公司合同管理程序,提请有关部门审定其经办的合同。
三、认真履行所签订的合同,密切注视动向,及时向主管和行政部汇报合同在履行中发生的问题,并提出解决问题的建议。
四、受上级委托,参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。
第十四条 合同承办人员在签订合同后,将合同移交其他人员履行时,应办清移交手续,对有关文件不齐全的,接管人员有权提出意见。
第五节 签订合同的监督与检查
第十五条 签订合同时,对对方履约能力(包括资格、资信)应进行审查。必要时应要求对方出示工商行政管理机关的登记证明副本、银行资信证明或提供担保,担保者必须是能够承担相应经济责任,具备法人资格的经济实体。
第十六条 对方法定代表人或经办人签订合同时,必须出示《法定代表人证明书》或明确了授权范围的《法人授权证明书》并交我方保存,否则不得代表法人签订合同。
第十七条 代订经济合同的对方应出示委托单位的《代订经济合同委托书》,并根据授权范围以委托单位的名义签订。《代订经济合同委托书》应交我方保存。
第十八条 合同生效前,合同承办人员必须填报《合同审批表》,按照合同签订程序,连同合同送交行政部审核,并经法定代表人或部门负责人审批,由于业务需要在外地签订合同,合同承办人员应将拟就的合同稿传真回公司确认,回到单位后应补报《合同审批表》。
第十九条 合同审核的主要内容:
一、对方是否具有法定签订合同的主体资格。
二、签约对方是否具备履约能力及其资信状况。
三、合同内容是否合法。
四、合同内容是否可行,有否经济效益。
五、合同的签订程序是否符合法律规定。
六、合同条 款是否完整,表达文字是否准确。
七、违约责任是否明确。
第二十条 合同管理人员对已经生效的合同要编号登记,逐个建立起档案,凡与合同有关的文书都要附在合同卷内收档、履行完毕的合同,按会计档案保管期保管。
第六节 履行合同的监督与检查
第二十一条 合同生效后,合同履行单位要指定专人及时检查履行情况。如发现问题,经单位负责人同意,合同承办人员要及时查询或实地调查对方履约能力。如确定对方不能履行合同,要及时采取补救措施,并按法律规定追究其相应违约责任。
第二十二条 合同双方互负债务,没有先后履行顺序的,在对方履行债务之前应拒绝其对我方的履行要求,在对方履行债务不符合约定的,应拒绝其对我方相应的履行要求。
第二十三条 合同双方互负债务,有先后履行顺序,对方应先履行而未履行的,应拒绝其对我方履行要求。对方履行债务不符合约定的,应拒绝其对我方相应的履行要求。
第二十四条 若合同约定我方先履行债务,有确切证据证明对方有下列情形之一时,
应当中止履行。
一、经营状况严重恶化;
二、转移财产、抽逃资金,以逃避债务;
三、丧失商业信誉;
四、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
我方中止履行意向应当以书面形式(挂号信要有回执存查)及时通知对方。
若对方提供我方可接受的有效担保时,应当恢复履行。
若中止履行后,对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供有效担保的,应及时解除合同。
五、因作为债务人的对方怠于行使其到期债权,给作为债权人的我方造成损害的,应向人民法院请求以我方名义代位行使对方的该债权(但该债权专属对方自身的除外),代位权行使范围以我方债权为限,行使代位权的必要费用应要求对方支付。
六、当发现作为债务人的对方放弃其到期债权或者无偿转让财产,或者以明显不合理的低价转让财产,并且受让人知道该情形的,对作为债权人的我方造成损害的,应及时(不得超过一年)请求人民法院撤消对方的行为。
第二十五条 合同的变更、转让或解除,必须按法律规定的程序办理。
第二十六条 合同发生纠纷时,承办人员应及时将情况报告上级主管,并依据有关法律与对方协商解决,协商达成一致意见应形成书面协议(亦按合同审批签订程序),并按协议执行;协商不成的应及时建议行政部向合同仲裁机关申请仲裁或向人民法院起诉。
第二十七条 向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请仲裁书、诉状或答辩状等文件,必须经行政部审核,并报法定代表人审定后执行。
第七节 惩罚与奖励
第二十八条 有下列情况之一,未造成经济损失的,对直接责任者或者有责任的主管进行批评教育;造成经济损失的,视情予以行政处分和经济处罚;构成犯罪依法追究刑事责任,移送司法机关处理。
一、应当签订书面合同而未签订;
二、不按合同签立程序,未填报《合同审批表》而擅自签订合同;
三、凡不使用或不检验'委托授权证明书'而签订合同的;或者发放、使用'委托授权证明书'不当的;
四、在签订、履行合同时,由于失职或违法导致合同纠纷的;
五、丢失、销毁合同及合同附件的;
六、在诉讼时效期间内,不向违约者提出要求或提起诉讼,或者不追究违约者责任的;
七、行政部或有关责任人由于疏于职守的;
八、在洽谈合同时,与对方恶意串通,损害企业权益,或因私利故意放弃企业权益者;
九、在合同履行期中,明知对方无法履行合同,或有违约行为,知情不报的,应该知道而没有发觉的。
第二十九条 合同管理承办人员有下列表现的,应视不同情况发给奖金或给予记功、晋级、通令嘉奖等奖励。
一、尽职尽责,有显著成绩的;
二、防止或挽救事故有功,使企业利益免受重大损失的;
三、其他应该予以奖励的。
第八节 附则
第15篇 s集团公司合同管理办法
某集团有限责任公司合同管理办法
一、目的
为适应社会主义市场经济的需要,规范合同管理工作,避免和减少因合同管理不当造成的损失,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及国家其它有关法律、法规和《##集团有限公司法律事务管理制度(试行)》、《##集团有限公司法定代表人授权委托管理办法(试行)》、《##集团有限公司合同管理办法(试行)》,结合本公司实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于##有限责任公司与其它法人、非法人组织及个人签订的、变更、解除、终止各类经济合同、协议、备忘录或其他法律性文件。
三、职责
(一)设备部负责设备、备品备件采购及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(二)基建部负责承揽合同、建设工程施工合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(三)财务部负责借款合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(四)技术部负责技术合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(五)市场部负责原材料采购、产品销售及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(六)综合部是公司合同管理的综合部门,设合同综合管理员和法律事务员,负责本公司的经济、技术等合同和法定代表人授权委托书的管理,参与重大、重要合同的谈判、起草和签订,检查和监督合同专用章的管理及合同的履行情况,制定、修改合同管理方面的规章制度,指导参与办理合同登记、公证、签证工作,参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼,对违反合同管理制度的问题进行调查了解,并负责公司租赁合同、联营合同和承包合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(七)法定代表人或授权代理人负责合同的签批。
(八)档案管理人员负责合同的归档保管。
四、合同管理程序
(一)根据公司生产经营实际,将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。
1.重大合同包括但不限于月销售、采购额2000万元以上的供销合同以及其他标的额在500万元以上的合同;对外担保合同(包括抵押、质押、保证担保合同等);财产租赁合同;联营合同;法律关系复杂的合同、涉外合同等。
2.重要合同包括但不限于:月销售、采购额500万元以上、2000万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以上、500万元以下的合同。
3.一般合同包括:月销售、采购额500万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以下的合同。
(二)合同管理的主要内容
1.建立、健全合同管理制度。
2.保管、使用《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》。
3.监督合同依法、依有关规章制度签订。
4.建立合同档案,对合同进行登录、统计、保管。
5.监督检查合同的履行。
6.处理合同的纠纷。
7.在合同管理过程中,实行承办人制度和合同备案制度。
8.其它合同管理工作。
(三)合同管理实行承办人制度
1.每一项合同应当由法定代表人或职能部门确定至少一名承办人,合同承办人应当具备相应的专业知识和法律常识。
2.合同订立或履行过程中,合同承办人离开工作岗位的,由其原所在的职能部门负责人或法定代表人指定其它人继续履行承办人职责,直至合同履行完毕。
3.合同承办人不得是临时性借用或聘用人员。
4.承办人须依法律、法规以及本办法进行工作。
5.承办人应对合同自谈判起至履行完毕的全过程负责,在此期间合同若出现任何问题,承办人应及时与有关部门及法律事务人员进行协商,并以承办人为主进行解决。
(四)合同的审查与签订
1.在合同签订前,合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查:
(1)主体资格合法:具有经工商管理部门年检的营业执照,其核载的内容与实际相符。
(2)合同的标的应符合当事人的经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、等级、资质证书。
(3)由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代表人身份证明。
(4)具有相应的履约能力:具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
(5)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件。
2.合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式做出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。
3.合同谈判与管理
(1)重大合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部、集团政策法律室及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前十天将市场调查、资信审查及谈判准备的有关材料提交参与部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书后将相关文件报集团政策法律室复审备案。
(2)重要合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(3)一般合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(4)参与合同谈判的各部门应当相互配合、相互协作,对事先达成的内部意见,应当予以保密。
(5)签订并办理完有关手续的合同,由合同承办人在二天内将合同正本一份交综合部存档备查。
4.合同的形式
(1)合同除及时清结者外,一律采用书面形式。虽属及时清结,但合同标的物有专业技术要求,清结当时难以检测产品的内在质量,或应有试用期、保质期要求的交易,也应当订立书面合同。凡国家或行业有标准或示范文本的,应当优先适用。
(2)书面合同是指采用合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形的表现所载内容的
合同形式。
(3)当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。
(4)计划单、调拨单、任务单、定货单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分,但不能代替合同。
5.合同应当包括以下内容
(1)合同各方的法定名称、住所、法定代表人的姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式。
(2)签约的目的和依据。
(3)合同标的(包括名称、型号、规格等)。
(4)数量和质量(包括检测标准和方式)。
(5)价款或酬金(包括支付方式)。
(6)履行的地点、期限和方式。
(7)争议解决方法。
(8)违约责任。
(9)变更或解除合同的条件。
(10)根据法律或合同性质必须具备的其它条款以及各方当事人认为有必要约定的其它条款。
(11)合同生效的时间和条件。
(12)合同附件的名称。
(13)合同签订的日期、地点。
(14)合同当事人的开户银行及帐号。
6.合同文本应当做到:条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。
合同中的术语、特有词汇、重要概念等,应当设立定义条款。
合同中涉及数字、日期的,应当注明是否包含本数。
7.合同应加盖签约各方的公章或合同专用章,并由法定代表人或代理人签章。
除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成。
法定代表人授权委托代理人签订合同时,必须签署授权委托书。
授权委托书是法定代表人授权委托代理人进行业务活动的书面凭证(格式见附件)。凡在合同上代表本公司签字者,必须有法定代表人签发的授权委托书,授权委托书原件由委托人持有,综合部和委托人所在部门分别备案一份复印件。
8.公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同;如因业务需要,必须要以有关职能部门的名义对外签订合同时,应由法定代表人书面授权。
9.承办人应对其提供的材料的真实性负责。
10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。
11.公司在订立下列合同前,合同承办人应就商谈约定内容草拟合同文本,送交综合部和集团政策法律室,按公司章程规定,需提交股东会或董事会的,提交股东会或董事会讨论决定:
(1)利用外资合同。
(2)资产抵押、转让、出售、租赁合同。
(3)担保合同。
(4)标的较大的借款合同。
(5)企业合并、分立合同。
(6)股份制改制、资产重组、重大投资合同。
(7)具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同。
(8)其它重大合同或集团公司规定报送审查的合同。
12.为保证合同的真实性、合法性和可行性,必要时,由业务主管部门负责报工商行政管理部门鉴证或请公证处公证。
(五)合同的履行
1.合同实行先签订,后履行的原则。合同生效前,不得实际履行。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同。
2.合同虽已签订,如因重大误解订立或发现显示公平,严重损害公司利益的,应及时与对方协商变更或解除合同,必要时请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤销;合同一经签订,但事后发现对方有重大欺诈行为时,应立即采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,并及时请求仲裁机关或人民法院确认合同无效。
3.承担履约责任的业务部门,对合同对方当事人不按照合同约定履行义务的,应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议。
合同履行过程中,如收到合同对方当事人发出的履行异议,承担履约责任的业务部门也应在法定或合同约定的期限内以法定或约定的方式予以答复。
异议文件及答复文件须经合同承办人及法律事务人员审查。
4.合同承办人有证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同,或存在其它损害本公司合法权益的情形,应及时报告法定代表人,同时通知法律事务人员,并根据具体情况行使抗辩权、代位权、及撤销权等权利,尽可能减少和避免损失,以维护公司的合法权益。
(六)合同的变更和解除
1.已签订并依法生效的合同,确需变更或解除的,由原承办部门写出书面申请报告,由综合部指导或参与按法律规定的方式及程序办理。
2.变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。
3.变更或解除合同的通知和协议,应当采用书面形式。未达成书面协议或作出书面通知前,原合同仍然有效。
4.合同变更或解除应严格按照法定或约定的期限。
因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,应当以书面形式及时通知对方当事人;对方当事人要求变更或解除合同的,应当在法定或约定的期限内书面明确回复意见,协商变更或者解除合同,并履行相应的手续。
符合法定解除合同条件的,有权通知对方当事人依法解除合同,因此遭受经济损失的,除依法可予免责外,应向责任方追偿损失。
(七)合同纠纷的处理
1.合同发生纠纷时,应先采用协商方式解决,承办人应及时将有关情况通知法律事务人员和有关业务部门,由他们共同与对方当事人协商,能达成一致意见时,应依合同签订程序签订书面协议。该书面协议作为合同的补充应予以归档保存。
2.通过协商不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。承办人应与法律事务人员协商确定代理人、诉讼方案等,并向法定代表人报告。必要时请集团政策法律室参与,并将纠纷情况及处理结果书面报集团政策法律室。
3.集团政策法律室审查或参与签订的重大合同发生纠纷,承办人在纠纷发生一日内书面报公司政策法律室,公司政策法律室一日内报集团政策法律室,由集团政策法律室指导或参与处理。
4.公司与集团内各子公司、分公司之间发生合同纠纷,由承办部门及时协商解决;当协商达不到一致意见时,及时报集团政策法律室,集团政策法律室会同有关部门协商解决。未经集团政策法律室批准不得就纠纷擅自起诉、申诉仲裁或请公司以外的单位进行调解。
5.合同发生纠纷时,承办人应及时收集下列有关证据:
(1)合同文本,包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
(2)有关的票据、票证。
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(4)证人证言。
(5)其它有关材料。
(6)有关部门应尽可能为承办人收集证据的工作提供协助。
6.对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时,承办人应及时会同法律事务人员并经法定代表人同意后,向人民法院申请强制执行。
(八)合同的监督与检查
1.合同承办部门应按合同履行阶段向综合部进行书面报告。
2.综合部每季度对合同履行情况进行一次检查。
3.重大合同签订后,承办部门每季度向综合部和集团政策法律室书面报告合同履行情况。
(九)合同档案的管理
1.公司对合同建立档案,业务主管部门在合同签订完成后应及时将合同正本送交综合部,承办部门妥善保管好合同文本副本及相关资料,加强合同档案的日常管理和定期归档工作,确保其完整安全。合同执行完成后,除在日常工作中需经常查阅的合同可于隔年3月底前向公司档案室归档外,其它合同全部于次年3月底向公司档案室归档。
2.合同档案的内容
(1)合同文本及份数、各文本存置记录。
(2)承办人登记。
(3)合同附件、审查意见书及其它有关文件。
(4)合同履行情况记载。
(5)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
3.各种合同档案的管理工作在正式向公司档案室移交之前由业务主管部门和综合部的专兼职档案管理人员负责,正式移交后,由公司档案室档案管理人员负责。档案室档案管理人员应指导和协助各业务主管部门档案管理人员做好合同档案管理工作。
4.各业务主管部门和综合部要建立合同管理台帐,作为执行合同管理的依据。合同管理台帐的主要内容包括:序号、合同号、签订日期、合同名称、合同对方当事人、合同类型、承办人、执行部门、合同金额、备注等。备注栏主要记载合同的变更、解除等事项。合同管理台帐应做到准确、及时。
(十)奖励与惩罚
1.对符合下列条件之一者,应给予表彰或奖励。
(1)在合同签订过程中,发现并纠正重大缺陷使公司免受重大经济损失的。
(2)在合同履行过程中,发现重大问题,积极采取补救措施避免重大经济损失的。
(3)在合同管理工作中认真负责,做出突出贡献的。
2.有下列情形之一,情节严重,造成重大经济损失或扩大经济损失的,对责任人员予以经济处罚或行政处分,构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。
(1)未经授权或超越授权或授权委托期满仍以委托人名义对外签订合同,事后又未经委托人追认的。
(2)代理人在签订履行合同中存在假公济私、损公肥私、谋取私利或未泄私愤而损害公司的各种行为。
(3)代理人对外签订、履行合同过程中不勤勉尽责、马虎大意致使公司遭受损失的。
(4)伪造公章或合同章,伪造法定代表人或法定代表人授权的代理人的签字对外签订合同的。
(5)公章或合同专用章保管人员未经主管领导同意,私自在合同上盖章的。
(6)合同经办人员在签订、履行合同过程中疏忽大意丢失、遗漏、毁损与合同有关的一些重要的材料,致使公司遭受损失的。
(7)发生合同纠纷后,隐瞒不报或不及时采取措施的。
(8)应当或可以追究对方当事人的违约责任而擅自放弃的。
(9)泄露合同意向、商业或技术秘密和其它有关机密的。
