x大学物业公司人事档案管理办法
n大学物业公司人事档案管理办法
第一条 为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。
第二条 员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条 员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案管理员按规定向有关档案馆移交。
第四条 人事档案管理员的职责
(一)保管员工档案;
(二)及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
(三)办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
(四)登记员工工作、工资、奖惩情况;
(五)为领导和有关部门提供员工的情况;
(六)做好员工档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向有关部门移交档案;
(八)办理其它有关事项。
第五条 人事档案的内容及分类归档
(一)本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
(二)本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
(三)本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;
(四)政治历史审查及甄别复查材料;
(五)员工参入党、团、工会等材料;
(六)奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
(七)入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
(八)处分、取消处分的材料;
(九)任免、工资、职称等材料;
(十)学历和评定的技能等材料;
(十一)其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条 人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。
第八条 人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。
第九条 新接收档案,档案材料不全,可不予接收。接收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十一条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。
