万科物业顾问项目监察期管理办法

发布时间：2023-08-18 16:30:06 查看人数：59

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万科物业顾问项目监察期管理办法

vk物业顾问项目监察期管理办法

1.目的:

保证监察期审核的效果,维护公司的顾问服务品牌。

2.范围:

适用于公司承接的顾问项目。

3.职责:

部门/岗位工作内容

品质部负责监察期审核工作的总体安排。

顾问经营部审核的协调配合;

每年制作《顾问监察审核节点计划表》及项目信息提交品质管理部。

监察审核人负责现场审核及报告编制。

4.方法和过程:

4.1审核工作安排

4.1.1顾问项目人员撤出顾问项目后,顾问经营部收集委托方公司的项目进展、组织架构、主要负责人变动等相关信息,以及委托方对监察期间监督审核的时间安排、人员要求、监督审核次数、监督审核要求等事项。现场顾问期结束后一周内,顾问经营部根据以上信息内容调整《顾问监察审核节点计划表》经部门经理审批后发品质管理部备案。

4.1.2由品质管理部编制《顾问监察审核工作计划表》,经分管领导审批后,安排顾问监察期内的监督审核工作,顾问经营部协助品质管理部开展该项工作。

4.1.3品质管理部按审核计划,于审核前三天组织审核人员召开审核工作准备会,由顾问经营部详细介绍被审核方的基本情况、审核注意事项等内容。

4.1.4审核小组成员在专业方面应能相互补充,顾问经营部有责任对审核小组成员组成提出建议,第一次审核的小组成员中需有一名了解项目情况的人员参加。原则上,第一次审核的小组成员须有一名原顾问项目人员,最后一次审核须由公司总助及以上人员带队前往。

4.2审核前的注意事项

4.2.1审核小组成员审核前应了解当地法规,查阅现场顾问期间的工作报告以及上次监督审核报告,编制完善审核检查表。

4.3审核流程及注意事项

4.3.1审核首次会议:介绍审核组成员、审核目的、审核方式、审核计划、确定现场对接人。

4.3.2审核:验证上次整改事项落实情况,通过查阅文件、现场提问和现场查核的方式进行,对发现的问题予以录或拍照,及时与现场陪同人员口头沟通和确认,审核证据要求清晰明确。

4.3.3审核中应遵守委托方管理制度,保守委托方商业机密,遇委托方不便提供的资料或不便开放的处所不必强求,审核报告中说明由于委托方原因未能进行即可。对于存在的问题从产生的原因及可能带来的后果进行分析,并提出改进的建议。对于不同意见避免现场争执,在末次会议前可与委托方负责人先口头沟通,对过于敏感问题可不体现在书面报告中。

4.3.4末次会议以pp形式编制审核结果汇报,内容包括:

1)上次整改措施落实情况;

2)本次现场审核情况及改进建议;

3)现场问题点不同意见探讨;

4)对委托方工作配合的感谢。

4.3.5顾问监督着重审核公司整体运作及体系、制度与流程运行等状况,并针对性的提出建议,避免过分关注细节。审核完毕后五个工作日内审核人员和顾问经营部沟通后完成《监督审核报告》,经品质管理部审批后提交委托方。

4.3.6最后一次监督审核内容:除基本内容外,审核前应与委托方沟通确定审核的关注要点,编制针对性的审核检查表;现场审核时应对历次审核提出的问题进行跟进验证,并提出后续的解决方案;对委托方项目、物业公司整体运行情况进行评价和提出建议。

4.3.7最后一次监督审核末次会上,公司带队领导应向委托方表达今后保持联系、相互支持的友好愿望,并听取委托方关于今后持续合作的想法。

4.3.8监督审核基本内容:

分类审核内容要素描述

管理目标部门目标清晰量化

实施方案各级人员了解,业务流程支持,有考核方案