某物业辖区ic卡管理办法
物业管理公司作业指导文件
--ic卡管理办法
1.目的:
规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范围:
适用使用ic卡的各管理处。
3.方法和过程控制:
3.1 ic卡的发放控制
3.1.1部门经理负责对本部门的ic卡发放管理工作进行监督、审批。
3.1.2部门指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑密码每季度进行更改。
3.2 ic卡的登记发放
3.2.1业主申请领卡须出示有关证明,ic卡发放人员根据证明,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,须经部门经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
3.2.3 ic卡持有人需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证明,部门发卡人员予以变更,并登记。
3.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
3.3 ic卡的挂失、解挂
3.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人员核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
3.4 ic卡的更换、退还
3.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡到控制中心可换取新卡,发卡人收回旧卡并登记。
3.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领取,不能更换。
3.4.3公司赠送的ic卡不能办理退还相关手续。
3.4.4车主不再承租车位后,出纳应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
3.5 ic卡的注销
3.5.1如业主产权发生变更,部门出纳员应及时通知中心,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
3.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,授权人应立即予以注销或收回ic卡,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
3.6 ic卡的授权期限规定
业主及家庭成员的ic卡授权期限一般为五年;其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
3.7工作人员ic卡的回收
部门工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic卡发放/异常情况登记表》中。
3.8门禁系统密码管理
大堂门、单元门的开启密码管理处每季度更改一次,更改后的新密码应提前一周发到住户邮箱或电话通知。新密码不得以张贴或公告形式进行通知。
4.质量记录表格:
**wy7.5.1-a01-07-f1《ic卡发放(异常)情况记录表》
**wy7.5.1-a01-07-f2 《ic卡季度整理表》
