物业ic卡管理办法作业指导文件

物业ic卡管理办法作业指导文件

物业作业指导文件:ic卡管理办法

1.目的

规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。

2.范围

适用各管理处ic卡的工作管理

3.定义

无

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查

管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作

安全部负责核对顾客的ic卡使用情况

5.方法及过程控制

5.1.ic卡的发放控制

5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。

5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。

5.2 ic卡的登记发放

5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。

5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。

5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。

5.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。

5.3 ic卡的挂失、解挂

5.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。

5.4 ic卡的更换、退还

5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。

5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。

5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。

5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。

5.5 ic卡的注销

5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。

5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。

5.6 ic卡的授权期限规定

业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。

5.7工作人员ic卡的回收

工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《机动车ic卡办理通知单》